高校檔案管理信息化建設(shè)策略探討

摘 要：通過查閱相關(guān)的文獻(xiàn)資料，并對(duì)這些資料進(jìn)行匯總，繼而了解了當(dāng)下高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，闡述了高校檔案管理信息化建設(shè)的意義，深入分析目前高校檔案管理信息化建設(shè)所遇到的問題，并針對(duì)性地提出相應(yīng)的策略和建議。希望能夠提高我國(guó)高校檔案管理信息化的整體水平，促進(jìn)高校教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理 信息化建設(shè) 意義 問題 策略

一、引言

現(xiàn)如今，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)融入到我們工作、生活、學(xué)習(xí)中的方方面面。順應(yīng)現(xiàn)在的時(shí)代潮流，高校檔案管理信息化、數(shù)字化已成為必然，傳統(tǒng)模式的紙質(zhì)檔案必將被電子檔案所取代。因此，運(yùn)用現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化的檔案管理理念，采用先進(jìn)的檔案管理模式，提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的檔案信息，進(jìn)而提高高校檔案的管理水平已是刻不容緩。然而，當(dāng)下高校檔案管理信息化的發(fā)展現(xiàn)狀并不樂觀，在加快高校檔案管理信息化建設(shè)的道路上還有很多障礙和困難需要我們克服，我們要客觀地分析和看待這些障礙和困難并提出相應(yīng)的解決方法，促進(jìn)高校檔案管理信息化的建設(shè)。

二、高校檔案管理信息化的概念和意義

檔案管理信息化是指在檔案管理過程中，借助于數(shù)字化原理和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，把將檔案信息資料加工處理和應(yīng)用，對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)合理的分配、開發(fā)和利用，來達(dá)到檔案信息資源的社會(huì)共享，提高檔案利用率的目的。高校檔案是對(duì)學(xué)校歷史和發(fā)展的記錄，它是教學(xué)改革的依據(jù)，在高校教育的改革和發(fā)展的道路上具有舉足輕重的作用。而在現(xiàn)在這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，將高校檔案由傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)記錄轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代信息化管理有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，促進(jìn)高校檔案管理水平的提升。另外，為了提升學(xué)校公共服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、管理和服務(wù)水平，加強(qiáng)校園文化建設(shè)，培育大學(xué)精神，檔案管理信息化建設(shè)是今后高校教育發(fā)展的必然要求。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和問題

1.沒有認(rèn)識(shí)到高校檔案管理信息化建設(shè)重要性，管理觀念落后。目前，很多高校領(lǐng)導(dǎo)在高校管理的思想上依然很保守，甚至有些安于現(xiàn)狀并沒有根據(jù)現(xiàn)代化高校檔案管理需求積極地推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)。在他們的觀念里，并沒有將檔案信息當(dāng)成是一種信息資源而是簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理只是將學(xué)校、教師和學(xué)生的一些信息和資料進(jìn)行簡(jiǎn)單地整理、歸檔存放而已。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因是他們并沒有意識(shí)到高校檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于學(xué)校管理的重要作用以及對(duì)于教師調(diào)動(dòng)和學(xué)生今后步入社會(huì)的重大影響。這種做法嚴(yán)重影響了高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，使得檔案信息中的寶貴資源無法發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。如果高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)都不加以重視，那就跟不用說檔案管理人員了。

2.檔案管理人員素質(zhì)偏低，專業(yè)水平不高。受上面所提到的高校領(lǐng)導(dǎo)觀念的影響，他們并不注重高校檔案管理信息化建設(shè)，以至于現(xiàn)在的大多數(shù)高校中并沒有一支進(jìn)行檔案管理的專業(yè)化的隊(duì)伍。目前，在高校中擔(dān)任檔案管理的人員大多數(shù)只是兼職而已，他們并沒有經(jīng)過專業(yè)的技能培訓(xùn)。另外，由于歷史的原因，現(xiàn)在的檔案管理人員主要是一些年齡較大的老教師，這就出現(xiàn)了高校中的既懂得檔案管理又能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才匱乏的現(xiàn)象，使得高校檔案管理信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后。

3.資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和技術(shù)落后。進(jìn)行高校檔案管理信息化建設(shè)，用到的主要工具就是計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。而教學(xué)和科研是很多高校將經(jīng)費(fèi)大部門投入的地方，投入到檔案管理信息化建設(shè)上的經(jīng)費(fèi)十分有限。大多數(shù)高校只是簡(jiǎn)單地配備了計(jì)算機(jī)，但這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。現(xiàn)今的社會(huì)尤其是涉及到互聯(lián)網(wǎng)，更新?lián)Q代是非常迅速的。在高校進(jìn)行檔案管理信息化的過程中，必須要對(duì)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行日常的維護(hù)、升級(jí)，保證檔案信息與社會(huì)發(fā)展相對(duì)接。否則，檔案信息的過時(shí)不但不利于信息資源的利用反而制約了檔案信息化的建設(shè)。由于資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和技術(shù)落后還會(huì)造成各個(gè)高校之間網(wǎng)絡(luò)接口不統(tǒng)一，致使很多高校之間都是自立門戶，無法使高校與高校之間形成一個(gè)整體的網(wǎng)絡(luò)，并沒有發(fā)揮出檔案信息資源共享的作用。

4.網(wǎng)絡(luò)安全隱患。雖然現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展給我們的工作、生活和學(xué)習(xí)提供了很多的便利，但有一種尷尬的事情也隨之而來，那就是保密信息的泄露。這是網(wǎng)絡(luò)所具有的雙面性，一方面網(wǎng)絡(luò)上資源的公開讓我們能夠資源共享，另一方面也正是由于網(wǎng)絡(luò)的公開性使得我們的一些保密信息也更容易被公開。而由于檔案信息的特殊性，做好檔案信息的合理開放和嚴(yán)格保密工作的相協(xié)調(diào)成為在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)中所遇到的一個(gè)難題。怎樣能夠保證檔案信息不被網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒等入侵、破壞、惡意泄露，是我們?cè)跈n案管理信息化建設(shè)中急需解決的問題。

四、高校檔案管理信息化建設(shè)的策略和建議

1.強(qiáng)化高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者檔案管理信息化的思想意識(shí)。思想發(fā)生于行為之前，如果我們想要推進(jìn)高校檔案管理信息化的快速建設(shè)，首先要做的就是要強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)，讓高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性。只有讓高校領(lǐng)導(dǎo)打破傳統(tǒng)檔案管理理念的束縛，能夠以發(fā)展的眼光去看待、接受檔案管理信息化建設(shè)，才能真正推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)在高校的快速發(fā)展。因?yàn)橹挥懈咝ｎI(lǐng)導(dǎo)從思想上重視檔案管理信息化建設(shè)才能更好地合理分配給檔案管理人力、物力，從而為高校檔案管理信息化建設(shè)提供可靠的保障。因此，我們要加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)的大力宣傳，強(qiáng)化高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者檔案管理信息化的思想意識(shí)。

2.加強(qiáng)專業(yè)化檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。高校檔案管理信息化建設(shè)和檔案管理人員有著直接的關(guān)系，檔案管理人員素質(zhì)的優(yōu)劣直接影響著檔案管理信息化水平的高低。對(duì)于高校這個(gè)特殊的地方，第一，應(yīng)該吸納有著良好的檔案管理素質(zhì)的優(yōu)秀人才；第二，對(duì)現(xiàn)有的高校檔案管理人員進(jìn)行優(yōu)化，組織定期培訓(xùn)、專題講座等，通過這些方式來提升檔案管理人員的專業(yè)水平；第三，對(duì)高校管理人員機(jī)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)考核，采用競(jìng)聘上崗，提高整個(gè)高校檔案管理機(jī)構(gòu)的專業(yè)水平。

3.增加高校檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，增強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。高校檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)用的核心工具是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，并且還有與之配套的其他輔助設(shè)施較多，再加上平時(shí)的維護(hù)、升級(jí)的費(fèi)用，這對(duì)于高校而言這無疑是一項(xiàng)較大的開支。充足的經(jīng)費(fèi)是推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，這是必須要保證的一方面。對(duì)于高校而言，資金的來源主要可以從以下三個(gè)方面入手：一是向政府有關(guān)部門說明當(dāng)下學(xué)校的資金情況和檔案管理信息化建設(shè)的情況，申請(qǐng)政府的資金支持；二是優(yōu)化學(xué)校資金的分配體制，減少不必要的開支，來增加檔案管理信息化建設(shè)的資金投入；三是學(xué)校可以通過自籌的形式來彌補(bǔ)檔案管理信息化建設(shè)的資金缺口。通過這幾種方式使得高校檔案管理信息化建設(shè)的資金得到保證。

4.完善檔案信息的安全保障措施。高校的檔案信息作為一種重要的信息資源，必須要對(duì)其保密性采取相應(yīng)有效的安全保障措施。否則，一旦泄露無論是對(duì)學(xué)校還是對(duì)教師和學(xué)生都會(huì)造成嚴(yán)重的后果。對(duì)于檔案信息的安全保障，我們可以從以下三方面展開工作：第一，針對(duì)高校內(nèi)部，加強(qiáng)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，杜絕非法操作；第二，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)；第三，可以向政府有關(guān)部門申請(qǐng)完善相應(yīng)的法律法規(guī)，加強(qiáng)監(jiān)管力度，一旦出現(xiàn)泄漏檔案信息的情況必須進(jìn)行嚴(yán)懲。

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