民辦高校行政管理部門績效管理存在的問題及改進(jìn)措施

摘 要：通過對民辦高校中層管理的訪談，發(fā)現(xiàn)民辦高校行政管理部門績效管理存在一定的問題，并進(jìn)行原因分析，從而提出了構(gòu)建和優(yōu)化了民辦高校行政管理部門績效管理體系所需要的運(yùn)行保障措施。

關(guān)鍵詞：民辦高校 績效管理 行政管理部門

績效是指工作任務(wù)在熟練程度、質(zhì)量水平及效率高低等方面的情況；對于員工而言，績效是指上級和同事對自己工作狀況的評價。

影響績效的主要因素有員工工作能力、外部環(huán)境、內(nèi)部條件以及激勵效應(yīng)。員工工作能力是指員工所具有的核心能力，是內(nèi)在的因素，經(jīng)過培訓(xùn)和訓(xùn)練是可以提高的；外部環(huán)境是指組織和個人所必須面臨的，但是又無法改變的因素，是客觀因素，是無法控制的；內(nèi)部條件是指組織和個人進(jìn)行工作時所需要的各種資源，是客觀因素，但是內(nèi)部條件在一定程度上能夠改變；激勵效應(yīng)是指組織和個人為實現(xiàn)組織目標(biāo)而工作的主動性、積極性，是主觀因素。

績效管理是人力資源管理的核心，是提高工作人員工作水平和工作績效的有效管理方法，行政管理人員的績效評價是提高行政人員工作效率和實現(xiàn)管理職能的有效手段。在民辦高校的管理中，建立科學(xué)合理的績效管理體制和制定完善的績效考核方法，對民辦高校行政管理部門及行政管理人員提高工作效率和工作質(zhì)量有著極其重要的作用，這對提高高校整體的管理水平和高校的綜合實力，提升辦學(xué)質(zhì)量，都有著長遠(yuǎn)的意義；對于行政管理部門來說，它能提高部門的績效水平，也能激發(fā)人員工作的積極性和創(chuàng)造性。因此，在民辦高校面臨戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型及外部的激烈競爭時，為了適應(yīng)當(dāng)代教育改革的發(fā)展要求，對民辦高校行政管理部門績效管理進(jìn)行研究，在戰(zhàn)略目標(biāo)的基礎(chǔ)上，探索出一條區(qū)別于公辦高校和符合自身發(fā)展的績效管理體系，全面提高行政管理人員的管理能力和工作績效，是提高民辦高校教學(xué)質(zhì)量和綜合競爭力的關(guān)鍵。

一、民辦高校行政管理部門績效管理存在的問題

選取陜西具有代表性的民辦普通本科院校，通過對民辦高校行政管理部門中層領(lǐng)導(dǎo)的訪談，發(fā)現(xiàn)績效管理存在一下問題：

1.目標(biāo)分解方面存在問題?？冃Э己酥笜?biāo)的設(shè)定是在學(xué)院戰(zhàn)略目標(biāo)分解的基礎(chǔ)上建立的，學(xué)院層面的績效考核指標(biāo)與學(xué)院戰(zhàn)略目標(biāo)結(jié)合緊密，但是行政管理部門績效考核指標(biāo)的設(shè)定隨機(jī)性較大，目標(biāo)分解的科學(xué)性差。

2.績效考核方面存在問題。一是考核指標(biāo)不明確，難以量化。選擇和確定什么樣的績效指標(biāo)是績效考核中一個重要且比較困難的一個問題，指標(biāo)設(shè)置不合理，考核評定時容易出錯。二是考核指標(biāo)權(quán)重設(shè)定不科學(xué)?？己酥笜?biāo)設(shè)定時主觀臆斷占主要，沒有選用科學(xué)的統(tǒng)計分析方法，權(quán)重易受到主觀因素的影響，導(dǎo)致權(quán)重系數(shù)與實際偏差較大。三是沒有詳細(xì)的指標(biāo)評定方法?？己酥笜?biāo)評定方法不科學(xué)，不同的數(shù)據(jù)類型應(yīng)該采用不同的統(tǒng)計計算方法，這樣才能保證評分更加準(zhǔn)確。四是績效考核內(nèi)容不全面，只重視部門工作的完成情況。對部門績效指標(biāo)的考核和對部門領(lǐng)導(dǎo)的績效考核分開獨(dú)立的進(jìn)行考核，應(yīng)該將其作為一個整體的兩個分部同時進(jìn)行考核，這樣才能保證考核內(nèi)容的全面。

3.績效反饋方面存在問題。大部分行政管理部門將考核的目的理解為統(tǒng)計考核，只重視考評的結(jié)果，而忽略績效改進(jìn)的目的是為了目標(biāo)的實現(xiàn)；考核結(jié)束后，只是簡單的告知考核對象結(jié)果，甚至有的只是在一定范圍內(nèi)公布考核結(jié)果或者直接不告知，并且也不能有效地與考核對象進(jìn)行溝通，指出其問題所在，被考核者不清楚工作中究竟存在哪些問題、產(chǎn)生這些問題的原因以及今后需要改進(jìn)的地方等，這樣的績效考核起不到提高績效水平的作用。

4.績效考核結(jié)果運(yùn)用存在問題?？冃Э己私Y(jié)果運(yùn)用比較單一，作為計算年終獎金的依據(jù)，沒有運(yùn)用到工資調(diào)整中，沒有起到激勵作用。

二、民辦高校行政管理部門績效管理問題的原因分析

針對存在的問題，深入分析其原因，歸納為以下幾點：

1.學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。許多行政部門的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員認(rèn)為績效管理是人事部門的事情，沒有認(rèn)識到績效管理是一個系統(tǒng)，涉及到學(xué)院的每一個部門，每個人員都應(yīng)該參與其中。領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是學(xué)院績效管理有效實施的關(guān)鍵。如果學(xué)院管理者不夠重視，行政部門績效管理系統(tǒng)將舉步維艱，難以實施，從而導(dǎo)致失敗。如果學(xué)院管理者重視績效管理，他會時刻關(guān)注績效管理的實施過程，一旦發(fā)現(xiàn)問題，能夠及時解決問題，并且可以給予指導(dǎo)，從而使績效管理得以正常運(yùn)行。

2.績效指標(biāo)設(shè)計缺乏科學(xué)性。在績效指標(biāo)設(shè)計環(huán)節(jié)，只考慮部門工作績效指標(biāo)，沒有考慮本部門學(xué)習(xí)成長、部門協(xié)同滿意度等指標(biāo)，并且不能清楚的界定績效指標(biāo)的類型，導(dǎo)致績效指標(biāo)設(shè)計科學(xué)性差。績效指標(biāo)設(shè)計是績效管理的重要環(huán)節(jié)，在設(shè)計績效指標(biāo)時，不僅要重視工作績效指標(biāo)，還要考慮保證工作績效指標(biāo)順利完成的其他指標(biāo)：本部門的學(xué)習(xí)成長方面、服務(wù)對象及財務(wù)等方面的相關(guān)指標(biāo)；在績效指標(biāo)權(quán)重設(shè)計時，應(yīng)該采用科學(xué)的統(tǒng)計分析法——層次分析法對權(quán)重進(jìn)行科學(xué)的設(shè)計。

3.績效管理機(jī)制不健全?？冃Ч芾磉^程是一個循環(huán)的過程，沒有健全的機(jī)制，就會導(dǎo)致績效管理在實施過程中出現(xiàn)大量的問題?？冃贤ê涂冃Х答伿强冃Ч芾碇械闹匾h(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)的實施，必須要有良好的機(jī)制支持，這樣才能保證績效溝通和績效反饋的有效進(jìn)行。

4.缺少專業(yè)的人力資源管理團(tuán)隊?？冃Ч芾淼慕M織和實施，需要依靠專業(yè)的人力資源管理團(tuán)隊來進(jìn)行。專業(yè)的人力資源管理團(tuán)隊，能夠掌握和控制好績效管理實施的各個環(huán)節(jié)，使指標(biāo)設(shè)計更加科學(xué)，考核周期和考核主體更加合理；可以對考評者進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，這樣更有利于績效管理的有效實施。

三、民辦高?？冃Ч芾眢w系保障措施

通過對民辦高校績效管理存在的問題及原因進(jìn)行分析，為了確保績效管理行之有效，需要內(nèi)外部條件的支持和保障，其中有一些是必不可少的。

1.建立績效管理組織機(jī)構(gòu)。成立由學(xué)院院長直接領(lǐng)導(dǎo)的學(xué)院戰(zhàn)略管理辦公室以及以院長或副院長為核心，由人事處、財務(wù)處、招生辦、教務(wù)處、學(xué)生工作處、戰(zhàn)略辦公室等核心部門領(lǐng)導(dǎo)或核心員工為主要成員組成績效薪酬委員會。戰(zhàn)略管理辦公室主要負(fù)責(zé)將組織的戰(zhàn)略制定和戰(zhàn)略執(zhí)行協(xié)調(diào)起來，制定學(xué)院的中長期戰(zhàn)略規(guī)劃，進(jìn)行戰(zhàn)略執(zhí)行及評估，改善學(xué)院日常運(yùn)營中的管理及優(yōu)化咨詢項目；績效薪酬委員會的主要職責(zé)：負(fù)責(zé)將學(xué)院的總目標(biāo)分解到各個教學(xué)部門和職能處室；跟蹤和檢查教學(xué)部門和職能處室目標(biāo)完成情況；設(shè)置考核指標(biāo)；組織和實施績效考核；分析考核結(jié)果。各個職能處室及教學(xué)部門的績效管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)本部門的績效管理工作，包括目標(biāo)分解、指標(biāo)設(shè)置、績效考核、結(jié)果反饋及應(yīng)用等方面。

2.樹立科學(xué)的績效管理理念。要建立科學(xué)的績效管理系統(tǒng)，需要科學(xué)的理念進(jìn)行指導(dǎo)，以及戰(zhàn)略指引與文化支持。績效管理不是簡單的績效考核，績效管理是一個循環(huán)的過程，實施績效管理，需要清楚的認(rèn)識和了解績效管理理論?？茖W(xué)的績效管理理念，是使績效管理得以實施的前提。

績效考核的主要目的是為了完成組織的目標(biāo)、發(fā)現(xiàn)員工工作的短處，從而使員工及時改進(jìn)、提高；提升承擔(dān)績效考核工作管理者的現(xiàn)代管理者意識、素質(zhì)和能力，真正使學(xué)院行政部門各管理者在所有管理活動中發(fā)揮推動作用。

3.建立健全績效反饋機(jī)制。以績效溝通為基礎(chǔ)的績效評價是績效管理的核心環(huán)節(jié)?？冃гu價是通過崗位管理人員或與崗位相關(guān)聯(lián)人員與崗位員工之間進(jìn)行有效的雙向或多向溝通，依據(jù)考核標(biāo)準(zhǔn)和實際工作完成情況的相關(guān)資料，在分析和判斷基礎(chǔ)的上形成考核結(jié)果，并將結(jié)果反饋給員工的一種工作制度。績效評價需要預(yù)先建立健全績效反饋機(jī)制，如果有些員工對自己所得到的績效考核結(jié)果持有不同意見，可以在一定時間內(nèi)通過該程序?qū)⒎制缃鉀Q。

建立和完善績效反饋機(jī)制，為員工提供良好的反饋平臺，使有異議的員工能夠有平臺進(jìn)行申訴。因此，建立健全績效反饋機(jī)制，保證及時解決問題，使員工相信績效管理不是紙上談兵，績效管理已經(jīng)落到實處，從而促使員工工作改進(jìn)和業(yè)績提高，激勵員工業(yè)績持續(xù)增長，并最終實現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標(biāo)。

4.保證績效溝通的有效實施?？冃贤ㄘ灤┯诳冃Ч芾淼恼麄€過程，學(xué)院的高層領(lǐng)導(dǎo)、中層管理人員及科室領(lǐng)導(dǎo)在績效管理實施過程中就績效問題必須與下級人員持續(xù)不斷的進(jìn)行交流和溝通，及時了解績效中存在的問題，對下級進(jìn)行指導(dǎo)。通過溝通，可以使考核者和被考核者之間就績效目標(biāo)和績效考核標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成共識，從而使被考核者積極地參與到績效考核工作中。

對于管理人員來說，績效溝通有以下的意義：（1）幫助下級人員提升工作能力；（2）及時掌握員工的工作情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，確保工作方向和工作結(jié)果的正確；（3）客觀的評價員工的工作業(yè)績；（4）提高員工的工作積極性和滿意度。對于普通行政人員來說，通過績效溝通，可以發(fā)現(xiàn)自身的不足和短處，確立改進(jìn)的方向和重點。無論是對于管理人員還是普通的行政人員，績效溝通的重要性顯而易見，有效地溝通時行政績效管理有效運(yùn)作的前提?？冃贤ǖ挠行嵤┦强冃Ч芾眄樌M(jìn)行的保障，要加強(qiáng)績效溝通的雙向性和有效性。通過有效地績效溝通，可以使績效管理過程變成一個多贏的過程。

5.建設(shè)績效管理信息系統(tǒng)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息的迅速發(fā)展，民辦高校的日常管理開始使用信息化系統(tǒng)，可以有效地處理各類日常事務(wù)，節(jié)約事務(wù)處理時間，提高工作效率。人力資源管理工作會產(chǎn)生大量的信息，涉及信息的處理和儲存問題，這都需要建立一個基于信息網(wǎng)絡(luò)的管理系統(tǒng)?？冃Чぷ饕彩侨唛L繁雜的，運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處理，可以有效地縮短處理時間，及時解決問題。目前，民辦高校已經(jīng)開始使用教職工網(wǎng)上管理系統(tǒng)，使用該系統(tǒng)可以有效地查詢員工的信息和工資發(fā)放等情況，但是該系統(tǒng)不能作為基礎(chǔ)信息庫，績效管理信息系統(tǒng)可以記錄日常的工作和事件，也可以作為獲取信息的一種渠道，所以需要建立一個完整績效管理信息系統(tǒng)。

建立基于信息網(wǎng)絡(luò)的績效管理系統(tǒng)，在設(shè)計上需要注意以下幾點：（1）系統(tǒng)針對性強(qiáng)，界面清楚，流程清晰，操作簡單；（2）系統(tǒng)自動化程度高，人為因素較少；（3）信息查找方便，利于信息處理。

績效管理信息系統(tǒng)包含的功能：（1）建立員工基礎(chǔ)信息并及時更新；（2）記錄工作進(jìn)展情況；（3）記錄月度考核信息；（4）記錄績效溝通內(nèi)容；（5）查詢績效考評結(jié)果；（6）績效反饋及績效申訴的平臺。

績效管理信息系統(tǒng)的建立，必須著眼于未來，實現(xiàn)對指標(biāo)庫的動態(tài)管理、考核數(shù)據(jù)的收集和管理、考核得分的管理等功能。因此，開發(fā)和建設(shè)績效管理系統(tǒng)是必經(jīng)之路。

高等教育體制改革已在全國范圍內(nèi)開始推行，民辦高校面臨著艱巨的任務(wù)，民辦高校內(nèi)部體制改革迫在眉睫，作為制度改革的一種創(chuàng)新，績效管理正在逐步的被多數(shù)人認(rèn)同，在民辦高校內(nèi)部管理中逐漸得到運(yùn)用。但是目前在民辦高校中推行績效管理還處于探索階段，對民辦高?？冃Ч芾淼难芯恳彩翘剿?，還有許多方面都需要深入的研究，而文中闡述的問題都是急需解決的問題。

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