房屋檔案數(shù)字化管理方法探討

摘 要：社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，房地產(chǎn)行業(yè)實現(xiàn)了良好的進(jìn)步。由于房屋交易數(shù)量不斷增加，因而房屋檔案工作也逐漸復(fù)雜。在房地產(chǎn)管理工作中，檔案管理是極為重要的工作內(nèi)容，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，房屋檔案數(shù)字化管理成為重要的發(fā)展趨勢。本文就房屋檔案數(shù)字化管理的意義進(jìn)行闡述分析，并提出科學(xué)的管理方法策略，更好地實現(xiàn)房屋檔案管理。

關(guān)鍵詞：房屋檔案 數(shù)字化管理 方法

房屋檔案數(shù)字化管理是社會發(fā)展的重要產(chǎn)物，滿足時代發(fā)展的需要。當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展，企業(yè)應(yīng)把握時代發(fā)展的機遇，順應(yīng)社會發(fā)展需要，強化數(shù)字化、信息化技術(shù)的應(yīng)用，更好地提高企業(yè)競爭力。房屋檔案管理在房地產(chǎn)行業(yè)中占有十分重要的地位，并發(fā)揮著重要的作用，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理能夠保證檔案安全，避免人為或自然災(zāi)害導(dǎo)致檔案丟失、損害現(xiàn)象的出現(xiàn)，同時提高房屋檔案管理的效率，實現(xiàn)資源的共享，減少重復(fù)性的工作，使得房屋檔案管理更加科學(xué)，促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

一、房屋檔案數(shù)字化管理的意義

房屋檔案的數(shù)字化管理滿足辦公自動化的實際需要，數(shù)字化管理能夠使檔案的服務(wù)以及載體形式發(fā)生變化，但是其內(nèi)容和性質(zhì)是不會發(fā)生改變的。傳統(tǒng)的房屋檔案主要是以紙質(zhì)形式存在的，數(shù)字化檔案管理將檔案的實體與日常服務(wù)相分離，實體檔案可以作為原始憑證保存到檔案室中，在日常使用時，就需要利用計算機中的圖像、聲音、文字等多媒體信息，發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫等作用?，F(xiàn)如今，我國的房地產(chǎn)行業(yè)不斷發(fā)展，房地產(chǎn)的業(yè)務(wù)量也逐漸增加，房地產(chǎn)市場中的登記記錄逐漸增多，由于房產(chǎn)臺賬需要經(jīng)常的茶語、記錄等，因此容易缺邊少角，紙質(zhì)檔案管理的方式已經(jīng)無法滿足房地產(chǎn)檔案管理工作的實際需要。檔案現(xiàn)代化管理逐步推進(jìn)，人們開始對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，并將其保存到光盤中，人們可以利用網(wǎng)絡(luò)對檔案信息進(jìn)行查詢。這種數(shù)字化的檔案保存方式能夠重復(fù)備份，能夠減少工作的負(fù)擔(dān)，使得檔案管理的壓力得以緩解。房屋檔案數(shù)字化管理能夠?qū)n案的原件有效的保護(hù)，對于檔案的利用也十分便利。檔案原件是不可替代的，在管理過程中要保證檔案能夠長時間儲存，并快速的編排、查找，避免檔案被隨意篡改、破壞。實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，原件與掃描件之間能夠相互監(jiān)督，避免被篡改，隨時查閱能夠隨時獲得結(jié)果，能夠很大程度上減少工作人員的工作壓力，也能夠避免檔案原件的磨損破壞。用數(shù)據(jù)庫將檔案打印出來并編排檔案號，通過軟件實現(xiàn)檔案之間的聯(lián)系，檔案室只需要依據(jù)編號就可以將檔案進(jìn)行有序的保存。計算機中儲存的檔案能夠為用戶的查閱提供便利，使原件能夠長時間使用，并對原件進(jìn)行很好的備份與監(jiān)督。

二、房屋檔案數(shù)字化管理的有效策略

1.提高對數(shù)字化檔案管理的重視。以往的房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理中，工作人員在檔案管理過程中缺乏積極性，由于檔案管理的重視程度不足，檔案管理人員也不注重自身業(yè)務(wù)水平的提升，數(shù)字化檔案管理后，檔案管理人員很難適應(yīng)數(shù)字化管理的需要。在實際工作中需要提高對數(shù)字化檔案管理的重視程度，房地產(chǎn)企業(yè)的管理者也需要認(rèn)識到數(shù)字化檔案管理的重要性，積極引導(dǎo)檔案管理人員形成管理意識，提高自身的管理能力，更好地為檔案管理數(shù)字化提供服務(wù)。提高管理者對數(shù)字化檔案管理的重視，才能夠更好地引導(dǎo)工作人員，對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，并保證其安全性。

2.完善檔案的數(shù)字化管理制度。與傳統(tǒng)的檔案管理方式不同，數(shù)字化的檔案管理要實現(xiàn)良好的效果就需要有完善的檔案管理制度作保障，滿足房屋檔案管理的實際需要。進(jìn)一步優(yōu)化檔案工作制度、信息管理制度以及保密制度，使得檔案的數(shù)字化管理更加規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。房屋檔案數(shù)字化管理中最為主要的就是檔案的安全問題，要樹立安全保密意識。電子檔案信息是通過數(shù)字化的形式儲存在數(shù)據(jù)庫中，一旦出現(xiàn)安全為，房屋檔案數(shù)據(jù)信息也會受到損壞。在房屋檔案數(shù)字化管理過程中，要強化安全防范，將檔案數(shù)據(jù)的儲存盤進(jìn)行有效的保管，科學(xué)的使用計算機，避免病毒侵入計算中，影響檔案的安全。

3.完善數(shù)字化檔案管理設(shè)施的建設(shè)。要促進(jìn)房屋檔案數(shù)字化管理，就需要有完善的管理設(shè)施作保障，因此在檔案管理過程中要進(jìn)一步完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案管理部門要采購先進(jìn)的檔案管理硬件以及軟件設(shè)備，使得檔案數(shù)字化管理順利推進(jìn)。檔案管理人員要依據(jù)房屋檔案管理的實際情況，明確房屋檔案管理的數(shù)量，了解數(shù)字化檔案管理的要求，實現(xiàn)特色化的管理，保證檔案管理達(dá)到較高的水平。此外還需要建立完善的信息化資源體系，使得檔案信息能夠共享，建立專業(yè)化的檔案管理網(wǎng)站，充分利用檔案資源開展其他工作。

4.建立完善的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)。建立完善的數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系能夠使檔案管理實現(xiàn)信息化發(fā)展，并且能夠避免標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一造成的阻礙。在對房屋檔案錄入、掃描以及傳輸過程中，若數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，文件格式就可能出現(xiàn)差異，格式不同的文件在轉(zhuǎn)化過程中會遇到一定的困難，使得今后的檔案數(shù)字化管理受到影響。建立檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)時，需要從房地產(chǎn)行業(yè)的實際情況出發(fā)，對檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)以及內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，并將標(biāo)準(zhǔn)融入到檔案數(shù)字化管理的具體環(huán)節(jié)中，使得檔案信息的掃描、儲存更加科學(xué)合理。

5.做好數(shù)字化檔案管理人才的培訓(xùn)。房屋檔案數(shù)字化管理工作需要有高素質(zhì)水平的管理人員作保障，因此需要強化房地產(chǎn)檔案管理人員的素質(zhì)水平，形成先進(jìn)的用人理念，明確檔案數(shù)字化管理的要求，聘用更多懂得數(shù)字處理知識的人才，形成高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊。同時注重數(shù)字化檔案管理人才的教育培訓(xùn)，不僅懂得檔案管理知識，還能夠熟練的操作計算機，提高檔案管理人員的技能水平，提高其管理能力。還需要強化管理人員的職業(yè)道德，更加認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾頇n案。

三、結(jié)語

總而言之，隨著房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，房屋檔案管理工作也逐漸受到重視，數(shù)字化的檔案管理將成為未來發(fā)展的重要趨勢。房屋檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理能夠使房地產(chǎn)檔案的管理、歸檔、檢索、利用等更加便利，能夠?qū)崿F(xiàn)高效的房屋檔案管理水平，更好地為房地產(chǎn)健康發(fā)展提供好的環(huán)境氛圍，有助于城市的數(shù)字化發(fā)展和進(jìn)步。

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