房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理方法探討

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，房地產(chǎn)行業(yè)得到快速發(fā)展，房屋交易的數(shù)量逐漸增加，房產(chǎn)檔案管理工作也變得復雜。在這種情況下，如何實現(xiàn)科學有效的對房產(chǎn)檔案管理成為首要問題?？茖W技術在不斷的發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理向數(shù)字化和科學化管理轉(zhuǎn)變已經(jīng)成為流行趨勢，實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理不僅是工作的需要，而且還是社會發(fā)展到一定階段的必然選擇。

關鍵詞：房產(chǎn)檔案 數(shù)字化管理 方法

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，房產(chǎn)交易、租賃等內(nèi)容的出現(xiàn)，給房地產(chǎn)檔案管理工作帶來一定挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的依靠手工記錄登記的工作模式已經(jīng)不適應當前工作的需求，在這樣的背景下，房地產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化管理模式出現(xiàn)。數(shù)字化的管理模式大大提高了房產(chǎn)檔案管理的工作效率。本文將以不動產(chǎn)登記中心為例，對房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理方法進行探討。

一、房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的含義和必要性

1.房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的含義。房地產(chǎn)答案數(shù)字化是指利用計算機、數(shù)據(jù)庫、多媒體存儲等先進的，科學的技術手段等，將房地產(chǎn)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子信息進行存儲，通過網(wǎng)絡將所存儲的信息進行統(tǒng)一管理，形成統(tǒng)一的、全面的、安全的數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫中的信息可以實現(xiàn)共享，方便工作人員進行隨時查閱和調(diào)取，最大程度上實現(xiàn)房產(chǎn)檔案的科學管理和傳遞。簡單說就是，利用科學技術手段實現(xiàn)對房產(chǎn)檔案的管理。

2.房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的必要性。在經(jīng)濟迅速發(fā)展的時期，房地產(chǎn)行業(yè)快速崛起，房產(chǎn)交易在各個方面都發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當下現(xiàn)代化房產(chǎn)發(fā)展的需要，轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理模式成為檔案管理面臨的首要問題。房產(chǎn)檔案數(shù)字化的管理模式可以打破傳統(tǒng)管理模式的束縛，優(yōu)化傳統(tǒng)管理模式中出現(xiàn)的問題，無論是在信息獲取上，還是獲取信息的速度上都帶來極大的便利。運用現(xiàn)代化的數(shù)字管理方法，不僅實現(xiàn)圖文結合的管理方式，而且還通過對網(wǎng)絡和計算機的運用增加信息存儲的能力，實現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的多樣化。并且通過數(shù)字化的管理可以快速實現(xiàn)對檔案的分類、整理、排序以及查閱等工作，這樣突出的優(yōu)勢，顯著提高檔案管理水平，并且有效推動房產(chǎn)檔案管理的進一步發(fā)展，同時能夠為房產(chǎn)檔案管理提供科學有效的信息依據(jù)。房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理全面提高管理工作的效率，不斷推動房產(chǎn)答案管理工作向科學化、規(guī)范化、技術化發(fā)展。

在我國，大量的不動產(chǎn)權屬檔案基本還是以紙質(zhì)檔案為主，隨著城市規(guī)劃和老城改造等工程的推進，各類不動產(chǎn)檔案的數(shù)量迅速增加，檔案的利用率也逐漸提高。為了滿足不動產(chǎn)登記中心高效工作的需求，利用現(xiàn)代化電子技術對不動產(chǎn)檔案進行管理已經(jīng)越來越重要。另一方面，不動產(chǎn)交易涉及的方面比較廣，專業(yè)性比較強，所以在進行交易的過程中，準確掌握更多的不動產(chǎn)信息是非常重要的。不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理能夠使交易雙方及時了解商品的相關信息，并且做出正確決策。對不動產(chǎn)檔案進行數(shù)字化管理，可以通過對不動產(chǎn)的交易、市場信息等內(nèi)容進行分析從而起到預警的作用，方便政府部門對市場運用相關的調(diào)控手段，控制市場需求的穩(wěn)定，保證不動產(chǎn)市場有序發(fā)展。數(shù)字化的不動產(chǎn)檔案管理可以對市場進行綜合分析，引導房地產(chǎn)企業(yè)等進行理性投資，有效規(guī)避風險。

二、以不動產(chǎn)登記中心為例，房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

1.對房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化認識不足。房產(chǎn)檔案管理模式隨著社會的發(fā)展不斷發(fā)生著變化，但是效果并不是很明顯，究其原因還是相關工作人員對房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化管理模式缺乏足夠的認識。沒有認識到數(shù)字化管理模式在工作中的重要性，這一思想的存在導致在進行房產(chǎn)檔案管理工作時沒有對房產(chǎn)檔案信息進行采集和歸類，只是單純的做簡單的文字處理，忽略了房產(chǎn)檔案管理工作的重要作用。在實際的管理工作中，對信息的采集和分類環(huán)節(jié)沒有得到良好的重視，使得檔案材料的管理偏重形式化，嚴重破壞房產(chǎn)檔案信息的完整，降低檔案信息的利用價值，阻礙房產(chǎn)檔案信息管理工作的進度。

2.缺乏專業(yè)人士的指導。現(xiàn)代化的房產(chǎn)檔案管理模式是社會發(fā)展的必然選擇，我們必須認識到現(xiàn)代化管理手段所帶來的優(yōu)勢，這種優(yōu)勢是傳統(tǒng)手工勞動始終無法替代的。我國的房產(chǎn)檔案管理缺少專業(yè)的人才，大對數(shù)房產(chǎn)檔案管理人員所學并不是檔案管理專業(yè)，也沒有經(jīng)過相關的培訓和后期學習，所掌握的管理知識是從前輩那里學來的，對詳細的管理經(jīng)驗知之甚少。有的人員甚至是從其他部門抽調(diào)過來進行補充的，他們對檔案管理的認識始終停留在對資料的整理收集和存放等方面，無法從專業(yè)的角度看清房產(chǎn)檔案管理對經(jīng)濟發(fā)展的重要性。

3.資金不足。不動產(chǎn)檔案進行數(shù)字化管理是將原有的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子檔案進行存儲，電子檔案的存儲是關鍵的問題，比如說一個普通的發(fā)展城市的不動產(chǎn)檔案信息每年以上萬份在不斷增長，按照這樣的增長速度，對數(shù)據(jù)存儲中心的要求是非常高的。這種情況下，只有加大財力的投入，對服務器進行優(yōu)化和升級，才能實現(xiàn)服務器的良好的運作存儲工作，保障檔案數(shù)字化管理正常開展。

三、實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的方法

1.提高對房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的認識。房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理主要是實現(xiàn)檔案管理的科學性和系統(tǒng)性，為了方便查閱和管理等工作，從而保障檔案資料的完整，為企業(yè)的科學決策提供準確的數(shù)據(jù)參考。但是在進行檔案的管理過程中，由于管理不善會導致檔案內(nèi)容出現(xiàn)缺損的現(xiàn)象，這在很大程度上影響檔案信息的使用。房產(chǎn)檔案的管理會受到各個方面的影響，包括人力、物力和財力等因素，所以為了實現(xiàn)檔案信息的高效管理，就要不斷的提高檔案管理的水平，加強工作人員在思想上的認識。房產(chǎn)檔案管理人員應當對新型的管理模式以積極的態(tài)度進行了解，認識新型檔案管理中對企業(yè)未來發(fā)展的作用，相關的管理者應當對工作人員加強培訓，不斷補充新型的管理理念，使工作人員立足于全局認識房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理。同時加強對數(shù)字化管理資金和人力的投入，盡快消除檔案管理人員認知上的不足，推動房產(chǎn)檔案管理工作向著積極方向發(fā)展，盡快實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理。

2.提高房產(chǎn)檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理模式是一門系統(tǒng)的、專業(yè)性比較強的技術性專業(yè)，對于這方面的人才要求也是比較高的，只有具備系統(tǒng)知識框架和靈敏的觀察能力、信息處理能力才能勝任這項房產(chǎn)數(shù)字化管理工作，才能在工作中發(fā)揮最大的作用。房產(chǎn)市場競爭日益激烈，要想保證市場穩(wěn)定發(fā)展，企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟效益的最大化，那么管理部門應當建立一支文化水平高、專業(yè)素質(zhì)硬、思想覺悟較高的檔案管理隊伍，所以，培養(yǎng)高素質(zhì)的復合型人才對企業(yè)的發(fā)展有重要意義。相關單位應當將培養(yǎng)優(yōu)秀人才隊伍提上工作日程，重視檔案人才的教育，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，不斷提升工作能力，更好的服務于房產(chǎn)檔案管理。

四、結語

迅速發(fā)展的房產(chǎn)行業(yè)給我國的房產(chǎn)檔案管理工作既帶來機遇也帶來挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式中存在很多不足，只有不斷的進行升級優(yōu)化，企業(yè)才能在激烈的市場競爭中獲得發(fā)展的空間。順應時代的發(fā)展，盡快實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是向科學、系統(tǒng)、全面、高效發(fā)展的體現(xiàn)，是推動房產(chǎn)檔案管理不斷完善的重要舉措。在推動房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理工作中不僅要加強工作人員對數(shù)字檔案管理的認識，還要不斷的加大投入，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，為實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理打好堅實的基礎。

參考文獻：

[1]厚華東，陳靜.淺議加快推進房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理[J].山東檔案，2013，03.

[2]宣冬柏.淺談房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理[J].辦公室業(yè)務，2013，21.

[3]王明.淺談房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化趨勢[J].辦公室業(yè)務，2014，13.

[4]張玉芳.新形勢下房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理模式[J].經(jīng)營管理者，2014，33.

[5]張夫莉，盛研.房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2005，05.