PDCA循環(huán)在口腔醫(yī)院考勤管理中的應(yīng)用

蘆煒

摘 要 本文主要探索PDCA循環(huán)理論在口腔醫(yī)院考勤管理工作中的應(yīng)用過程。經(jīng)實(shí)踐表明，PDCA循環(huán)在規(guī)范員工考勤行為，優(yōu)化考勤制度，提高工作效率等方面有較高的使用價(jià)值，大大提高了醫(yī)院管理服務(wù)水平的科學(xué)性。

關(guān)鍵詞 PDCA循環(huán) 口腔醫(yī)院 考勤管理

考勤管理是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)，是醫(yī)療工作的保障，是計(jì)發(fā)員工薪資績效、考核評(píng)優(yōu)、職稱晉升等的重要依據(jù)，也是合理調(diào)配人力資源，實(shí)現(xiàn)員工動(dòng)態(tài)、高效管理的重要組成部分。科學(xué)、有效的考勤管理既能保障員工的個(gè)人利益，又保證醫(yī)院各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，有利于建設(shè)良好的精神風(fēng)貌和醫(yī)院文化。

自2015年8月開始，筆者所在醫(yī)院將PDCA循環(huán)這一科學(xué)的工作程序引入考勤管理當(dāng)中，持續(xù)改進(jìn)考勤工作，規(guī)范員工考勤行為，優(yōu)化考勤制度執(zhí)行過程中的細(xì)則和流程，減少了考勤統(tǒng)計(jì)中的錯(cuò)誤率，提高了工作效率，為臨床工作提供有力支持，取得了較好的效果。

一、PDCA循環(huán)與考勤管理實(shí)踐有機(jī)結(jié)合

PDCA循環(huán)是著名質(zhì)量管理專家“戴明”所總結(jié)的過程方法的簡稱：四個(gè)字母所代表的意義為P（plan計(jì)劃）、D（do 執(zhí)行）、C（check 檢查）、A（action 行動(dòng)），這四個(gè)過程周而復(fù)始、階梯式上升，持續(xù)循環(huán)改進(jìn)工作，廣泛應(yīng)用于醫(yī)院管理的方方面面。

將PDCA循環(huán)與考勤管理實(shí)踐相結(jié)合，有利于完善考勤制度，建立合乎醫(yī)院實(shí)際的考勤管理體系，提高考勤管理效率。

二、運(yùn)用PDCA循環(huán)實(shí)施考勤管理

（一）計(jì)劃（Plan）

1.分析現(xiàn)狀。醫(yī)院承擔(dān)著繁重的醫(yī)療任務(wù)和社會(huì)職責(zé)，口腔醫(yī)院的考勤管理又有其自身的特點(diǎn)。為方便患者就診，目前臨床工作的時(shí)間為早8點(diǎn)至晚6點(diǎn)，醫(yī)護(hù)人員采用周末一天照常工作，平時(shí)倒休的工作模式。繁重的醫(yī)療工作，加之醫(yī)護(hù)人員的上班時(shí)間調(diào)整頻繁，經(jīng)常出現(xiàn)醫(yī)護(hù)的排班表、假條統(tǒng)計(jì)與考勤打卡記錄不一致的情況。而在考勤制度方面，醫(yī)院制定的請(qǐng)假流程不能順利執(zhí)行，科室也不能準(zhǔn)確掌握員工的實(shí)際出勤情況，影響了椅位的使用效率，也不利于人員合理安排。

2.期望目標(biāo)。保障每月的考勤統(tǒng)計(jì)與員工的實(shí)際考勤情況相符，提高考勤統(tǒng)計(jì)效率，減少錯(cuò)誤率。進(jìn)一步規(guī)范和完善考勤制度，增強(qiáng)制度的可執(zhí)行性。

3.要因分析。筆者所在單位的核心管理小組高度重視，成立了CQI小組，明確分工，確定工作進(jìn)度。組織負(fù)責(zé)考勤管理的相關(guān)人員共同討論、分析，通過頭腦風(fēng)暴、個(gè)人訪談、問卷調(diào)查等形式，分析考勤管理中存在的問題，同時(shí)，借鑒和學(xué)習(xí)其他科室、組織機(jī)構(gòu)在考勤方面的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)方案進(jìn)行補(bǔ)充修改，并歸納整理反饋意見，最終制定出考勤管理計(jì)劃。主要原因分析詳見魚骨圖（圖1）。

（二）執(zhí)行考勤管理措施（Do）

1.醫(yī)院層面：成立考勤工作管理小組。考勤工作由人事統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，制定考勤管理計(jì)劃。根據(jù)考勤管理中護(hù)士排班休假問題較多的實(shí)際情況，指定護(hù)理考勤員一名，負(fù)責(zé)所有護(hù)理人員考勤的核對(duì)，并及時(shí)反饋；指定行政統(tǒng)計(jì)考勤員一名，負(fù)責(zé)全門診的考勤統(tǒng)計(jì)核實(shí)工作，與護(hù)理指定負(fù)責(zé)人對(duì)接。指定各科室主任以及科秘作為科室考勤管理的負(fù)責(zé)人，明確分工，責(zé)任到人。

2.科室層面：廣泛培訓(xùn)，提起高度重視。與各臨床科室主任以及員工充分溝通，廣泛培訓(xùn)，針對(duì)經(jīng)常出現(xiàn)的問題提出切實(shí)可行的解決辦法，并使考勤與績效、評(píng)優(yōu)等掛鉤。同時(shí)加強(qiáng)宣傳和科室監(jiān)督管理，提起大家的高度重視。

3.制度層面：細(xì)化考勤細(xì)則和流程。匯總經(jīng)常出現(xiàn)的問題并及時(shí)找出原因，與本人以及科室考勤員核實(shí)，確定更具可執(zhí)行性的處理方法和流程，同時(shí)據(jù)此改進(jìn)現(xiàn)有考勤制度中的執(zhí)行細(xì)則和流程，并使之更具可執(zhí)行性，確保再有類似問題出現(xiàn)后能有“法”可依。

4.加強(qiáng)請(qǐng)假流程的審核審批。全門診使用統(tǒng)一格式的請(qǐng)假申請(qǐng)單，請(qǐng)假的形式更加規(guī)范。明確審批權(quán)限，醫(yī)護(hù)休假、調(diào)班需提前申請(qǐng)，個(gè)人提出請(qǐng)假，三天以內(nèi)的，經(jīng)由科室護(hù)士組長、科室主任審批同意后報(bào)至考勤員；三天以上的需經(jīng)科室護(hù)士組長、門診護(hù)士長、科室主任以及門診主任審批同意后報(bào)至考勤員，實(shí)現(xiàn)逐級(jí)審批上報(bào)，嚴(yán)格把關(guān)。

5.加強(qiáng)對(duì)考勤員的培訓(xùn)和管理。每月定期組織考勤員碰頭會(huì)，階段性的總結(jié)考勤工作中的問題，并及時(shí)整改落實(shí)。

6.升級(jí)硬件設(shè)備。升級(jí)考勤機(jī)系統(tǒng)，由指紋識(shí)別改為人臉識(shí)別系統(tǒng)，提升考勤的準(zhǔn)確率。

（三）檢查考勤管理效果（Check）

1.工作效率和質(zhì)量改進(jìn)情況。通過一年零8個(gè)月時(shí)間的整改，目前考勤情況的核對(duì)和反饋準(zhǔn)確、及時(shí)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)，整個(gè)流程順暢高效，能夠保障每月考勤核查結(jié)果的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

以護(hù)理考勤管理效果為例，在規(guī)范護(hù)理排班以及考勤統(tǒng)計(jì)之后，共發(fā)現(xiàn)問題并查找原因11項(xiàng)，包括出勤統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤、跨月調(diào)班無假條、請(qǐng)假后忘交假條、假條排班不規(guī)范等。護(hù)理部據(jù)此制定了更為詳細(xì)的規(guī)范和要求，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)排班人員培訓(xùn)，提高了考勤管理工作的效率及質(zhì)量。用于考勤統(tǒng)計(jì)的時(shí)間也由原來的16小時(shí)/月，降低至7.5小時(shí)/月?；緦?shí)現(xiàn)每月的考勤統(tǒng)計(jì)與員工的實(shí)際考勤情況相符。

2.制度完善情況。在現(xiàn)有的教職工請(qǐng)假制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步制定更具執(zhí)行性的考勤細(xì)則，同時(shí)明確引入獎(jiǎng)懲機(jī)制，將員工總體出勤情況納入科室績效考核指標(biāo)，以減少甚至杜絕問題的發(fā)生。

3.降低管理成本。經(jīng)調(diào)查，員工對(duì)制度執(zhí)行細(xì)節(jié)的知曉率大幅提升，實(shí)現(xiàn)了全員知曉。從科室負(fù)責(zé)人到普通員工都高度重視考勤工作，并給予充分的配合，表現(xiàn)出了守時(shí)、規(guī)范的精神風(fēng)貌，形成了良好的考勤習(xí)慣，溝通成本、管理成本大幅降低。

此次PDCA循環(huán)改進(jìn)的過程達(dá)到預(yù)期效果，會(huì)繼續(xù)按照此方式執(zhí)行。

（四）考勤管理的后續(xù)處理（Action）

考勤工作管理小組使用PDCA循環(huán)這項(xiàng)科學(xué)管理理論，在實(shí)際工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，持續(xù)改進(jìn)考勤工作，將未解決的問題或者工作轉(zhuǎn)入到下一個(gè)PDCA循環(huán)中來解決。

PDCA循環(huán)貫穿在考勤管理的方方面面，而且處于持續(xù)不斷的循環(huán)過程中，有利于醫(yī)院在考勤質(zhì)量管理中建立一套完整的合乎醫(yī)院實(shí)際的管理體系。在以后的考勤管理工作中將繼續(xù)加強(qiáng)考勤工作的信息化建設(shè)，爭取實(shí)現(xiàn)考勤統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)與排班系統(tǒng)的信息實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)，便于考勤員的統(tǒng)計(jì)以及核實(shí)工作，也便于簡化員工的申請(qǐng)流程。將繼續(xù)完善考勤管理相關(guān)制度，制定更人性化、更科學(xué)合理的管理辦法，不斷提高工作效率。

（作者單位為北京大學(xué)口腔醫(yī)院第三門診部）

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