機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策研究

付艷杰

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。 檔案管理工作就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作，它記錄了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各個(gè)活動(dòng)，體現(xiàn)了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程，對(duì)今后的發(fā)展提供了借鑒和方向。檔案管理的目的就是為了服務(wù)，為本單位服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為人民大眾服務(wù)。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案內(nèi)容關(guān)系到國(guó)家的政治和經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對(duì)外開(kāi)放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿(mǎn)后才開(kāi)放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

現(xiàn)階段，隨著改革的不斷深化，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理水平也得到了一定的提升，但仍存在著與其它工作發(fā)展不協(xié)調(diào)的狀況。作為檔案管理工作者，我們要弄清楚工作中存在的問(wèn)題和不足，并研究和探索相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，以便促進(jìn)單位管理工作更好發(fā)展。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不深

主要表現(xiàn)在三個(gè)方面。一是不少機(jī)關(guān)事業(yè)學(xué)位的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，沒(méi)有意識(shí)到做好檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的作用和影響。甚至一些領(lǐng)導(dǎo)撤銷(xiāo)檔案管理機(jī)構(gòu)，更不用指望檔案能夠發(fā)揮它應(yīng)有的憑證和參考的作用了。二是單位的檔案工作人員在主觀(guān)意識(shí)上就沒(méi)有形成一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?duì)檔案進(jìn)行合理規(guī)范管理的思想態(tài)度，加之領(lǐng)導(dǎo)不重視，缺乏工作的動(dòng)力，管理意識(shí)和保密意識(shí)薄弱，工作懈怠，導(dǎo)致單位內(nèi)部檔案管理混亂，對(duì)檔案的管理措施實(shí)施不到位，造成部分檔案的丟失和不完善，在某種程度上，嚴(yán)重影響了單位的發(fā)展。三是單位內(nèi)部各部門(mén)的員工對(duì)檔案工作沒(méi)有清晰的認(rèn)識(shí)。認(rèn)為檔案工作是檔案人員的事情，在工作中缺乏文件歸檔保存的意識(shí)，辦理完畢的文件不注重保存，直接導(dǎo)致檔案工作人員在收集整理文件時(shí)不齊全和不完整，使得收集到的檔案資源無(wú)法有效地提供利用。

（二）檔案專(zhuān)業(yè)人才匱乏

社會(huì)發(fā)展離不開(kāi)人才，尤其是專(zhuān)業(yè)優(yōu)秀的人才更是不可或缺的。檔案管理作為一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)的、復(fù)雜的工作，必須要有專(zhuān)業(yè)的人才才能夠勝任。檔案工作者的業(yè)務(wù)水平，直接決定了單位檔案管理的質(zhì)量和效率。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位是定編定崗，編制緊張，使得配備兼職檔案員成了一個(gè)普遍的現(xiàn)象。兼職檔案員在單位中身兼數(shù)職，事務(wù)繁多，有的檔案員感覺(jué)進(jìn)了檔案室就像被打入了“冷宮”，不會(huì)有再大的發(fā)展。有的是單位新入職員工，不能馬上擔(dān)當(dāng)重任，被領(lǐng)導(dǎo)派到檔案室去熟悉單位工作環(huán)境，也有的單位通過(guò)招聘臨時(shí)整檔人員的方式來(lái)應(yīng)對(duì)檔案管理工作的需要。極少有檔案員是專(zhuān)業(yè)科班出身，筆者并非強(qiáng)調(diào)只有專(zhuān)業(yè)科班出身就能做好檔案工作，而是說(shuō)很多檔案員在進(jìn)檔案室之前，對(duì)于檔案的了解和認(rèn)識(shí)是“0”基礎(chǔ)，只能靠前一任檔案員口頭簡(jiǎn)單介紹。這就導(dǎo)致檔案人員流動(dòng)太過(guò)頻繁，檔案工作交接不及時(shí)，不到位，不全面，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能無(wú)法得到有效傳承。專(zhuān)業(yè)人員不足的現(xiàn)狀，導(dǎo)致這些人員在繁雜而專(zhuān)業(yè)的檔案工作面前力不從心，錯(cuò)誤百出。同時(shí)，即使有配備專(zhuān)職檔案員的單位，也有因檔案員工作態(tài)度不好而影響了檔案工作的實(shí)效。

（三）檔案經(jīng)費(fèi)投入少，軟硬件設(shè)備落后

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的涉及多個(gè)部門(mén)的工作。健全的基礎(chǔ)設(shè)施、充足的資金投入是做好這項(xiàng)工作必不可少的條件。而當(dāng)前，很多單位暫且不說(shuō)高大上的現(xiàn)代化管理的軟硬件設(shè)施投入，就連最基本的檔案庫(kù)房也是為了應(yīng)對(duì)檔案行政管理部門(mén)的檢查臨時(shí)騰挪出來(lái)的。有的單位有檔案庫(kù)房，不僅面積小，還在空地上堆放其它物品，檔案庫(kù)房已然成了雜物庫(kù)房。檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善，庫(kù)房建設(shè)不規(guī)范，檔案保管條件差，對(duì)溫濕度不能有效控制，使得紙質(zhì)檔案材料發(fā)生霉變、損毀現(xiàn)象，威脅著檔案的安全。

（四）缺乏規(guī)范有效的檔案管理和利用制度

規(guī)章制度和工作流程是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作順利開(kāi)展的依據(jù)。我們做任何事、任何工作都要遵循一定的道德規(guī)范或規(guī)章制度，然而目前部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度還不健全，甚至漏洞百出，缺乏相應(yīng)的權(quán)力制約機(jī)制。也有的單位規(guī)章制度不少，看起來(lái)也很全面，但是缺乏足夠的執(zhí)行力，再好的規(guī)章制度，沒(méi)有了嚴(yán)格的執(zhí)行力，也就成了一句空話(huà)。

（五）基礎(chǔ)環(huán)節(jié)工作薄弱

縱觀(guān)檔案管理工作，一般我們將其劃為8個(gè)環(huán)節(jié)，即檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計(jì)。這8個(gè)環(huán)節(jié)，都貫穿著社會(huì)需要和提供利用工作的要求；同時(shí)，前面諸環(huán)節(jié)又都直接影響著提供利用。對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)工作做得不到位，如，收集不全面，造成很多有價(jià)值的材料沒(méi)能進(jìn)入到檔案室保管而造成遺失；檔案價(jià)值鑒定不到位，使得很多沒(méi)有保存價(jià)值的材料進(jìn)入了檔案室，增加了庫(kù)房壓力，加大了工作人員的工作量，到了保管期限可以銷(xiāo)毀的材料，由于種種原因，不銷(xiāo)毀，也使得保管矛盾越來(lái)越突出，等等。檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)工作薄弱是影響檔案管理工作質(zhì)量的一個(gè)重要因素。

（六）信息化水平低

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各級(jí)政府開(kāi)始使用信息化辦公系統(tǒng)，大大提高了工作效率，而且無(wú)紙化辦公也不再是一個(gè)夢(mèng)。雖然目前也有不少機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作轉(zhuǎn)向了信息化，但是也僅僅是實(shí)現(xiàn)利用軟件來(lái)進(jìn)行檔案的錄入、排序和檢索，還未能實(shí)現(xiàn)資源共享，導(dǎo)致檔案資料的利用率低，沒(méi)有完全發(fā)揮出應(yīng)的功能。

（七）對(duì)現(xiàn)有檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用程度不夠。

檔案的收集、整理、保管是手段，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用才是最終的目的。鑒于前面筆者所羅列的一些現(xiàn)狀，使得檔案信息資源的開(kāi)發(fā)缺少必要的條件，如人員素質(zhì)水平、經(jīng)費(fèi)投入等等，那當(dāng)然是不能夠做好的。影響檔案信息資源開(kāi)發(fā)還有一個(gè)重要的因素，那就是單位內(nèi)部的檔案管理人員對(duì)檔案沒(méi)有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，他們只單純地認(rèn)為檔案管理就是保證檔案不被遺失，在需要時(shí)能夠很容易地找到就可以了，其實(shí)不然，檔案對(duì)單位內(nèi)部進(jìn)行決策時(shí)有著非常重要的指導(dǎo)作用，能夠讓領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)單位過(guò)去的發(fā)展進(jìn)行分析總結(jié)，然后對(duì)未來(lái)提出一些有建設(shè)性的意見(jiàn)，所以，對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用有著十分重大的現(xiàn)實(shí)意義。目前，許多事業(yè)單位的內(nèi)部管理人員還沒(méi)有意識(shí)到這一點(diǎn)，對(duì)現(xiàn)有檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用程度不夠，嚴(yán)重制約了單位的未來(lái)發(fā)展。

二、提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策

（一）提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作要想取得較高的水平，就需要單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)這項(xiàng)工作提起足夠的重視，改變那種把檔案管理工作當(dāng)做可有可無(wú)的輔助性工作的認(rèn)識(shí)。一是檔案工作者自身要通過(guò)學(xué)習(xí)、參加培訓(xùn)等等方式，改變自身對(duì)于檔案管理工作的偏見(jiàn)，如果連檔案管理者自身都不重視檔案管理工作，又怎能期望得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)同和支持呢？二是檔案工作者要多多向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案管理工作的重要性。因?yàn)楹芏鄷r(shí)候，并非領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，而是領(lǐng)導(dǎo)不了解情況。檔案工作者多向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)有關(guān)檔案的內(nèi)容、案例、工作，讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到原來(lái)檔案管理工作是這樣一種專(zhuān)業(yè)性的工作，重要性的工作，慢慢地就會(huì)提高對(duì)檔案工作的重視程度。三是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確檔案管理在單位整體工作中的重要性，把檔案管理工作列入到單位發(fā)展規(guī)劃中，列入到日常工作計(jì)劃中，并制訂相應(yīng)的考核獎(jiǎng)懲制度。

（二）提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

要想讓檔案管理做得越來(lái)越好，檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)必須有所提升。要保障檔案管理工作人員有較高的專(zhuān)業(yè)能力，筆者認(rèn)為可以從以下兩個(gè)方面入手：

一是在檔案管理工作人員的招聘上，設(shè)置相應(yīng)的任職條件，包括專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)以及強(qiáng)烈的職業(yè)認(rèn)同感和責(zé)任心，也就是相應(yīng)提高任職的門(mén)檻。檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，并不是無(wú)任何基礎(chǔ)條件的人員就能夠勝任的。

二是在部門(mén)工作開(kāi)展的過(guò)程中，要加強(qiáng)并有針對(duì)性地對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。包括綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)的能力，文件分類(lèi)以及快速查找的能力，搜索以及分析能力，記憶力等多方面綜合技能，確保檔案管理人員擁有足夠的能力來(lái)完成自己的工作。

三是促進(jìn)檔案管理工作人員基本職業(yè)道德的養(yǎng)成。檔案管理工作不僅是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性的工作，還是一項(xiàng)保密性的、政治性的工作。良好的職業(yè)道德操守，于公于私都是很必要的。要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)一個(gè)單位發(fā)展的影響，在工作中做到公平公正，實(shí)事求是，對(duì)自己的工作保持高度的警惕性，真實(shí)地記錄數(shù)據(jù)，多方面分析數(shù)據(jù)，力求把自己的工作越做越好。

（三）加強(qiáng)資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

落實(shí)檔案管理工作，不僅要有思想上的重視，也要有物質(zhì)上的保障，即資金支持。要不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障檔案資源存放科學(xué)，安全、有序。首先，要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案室，使檔案資源有地方放置；其次要有必要的檔案管理現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，使檔案資源安全保管，減少檔案丟失、損毀的風(fēng)險(xiǎn)

（四）建立和完善檔案管理制度

“制之有衡，行之有度”，制度是管理的基石和保障，要實(shí)現(xiàn)有效的管理，必須首先建章立制。

對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，就是要建立合理的檔案工作機(jī)構(gòu)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人，明確檔案管理人員的的崗位職責(zé)和范圍，建立有效的信息溝通渠道，同時(shí)建立完善的工作監(jiān)督制度，以及時(shí)有效地堵住檔案管理工作漏洞。最后還要建立檔案人員合理的激勵(lì)機(jī)制，提高檔案管理工作人員的工作積極性和對(duì)檔案事業(yè)的職業(yè)認(rèn)同感。

對(duì)于檔案信息資源來(lái)說(shuō)，要建立全面完善的收集制度、保管利用制度，明確檔案保管期限的劃分和歸檔制度。同時(shí)要建立起清楚明晰的檔案借閱、登記、統(tǒng)計(jì)制度，詳細(xì)記錄檔案的使用情況，及時(shí)查找遺失缺漏。

（五）加強(qiáng)信息化在檔案管理中的應(yīng)用

現(xiàn)代社會(huì)，信息化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)我們的工作、生活影響越來(lái)越大。在這樣一個(gè)信息大爆炸的時(shí)代，檔案管理工作要跟上時(shí)代的步伐，將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)到到現(xiàn)代檔案管理工作中。一是通過(guò)配備信息設(shè)備和技術(shù)手段，對(duì)已有的檔案資源進(jìn)行整理，以提高查全率和查準(zhǔn)率，提高工作效率；二是通過(guò)對(duì)檔案信息資源的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)提高檔案資源利用頻率，更好應(yīng)對(duì)檔案實(shí)體的自然損壞和自然災(zāi)害；三是通過(guò)對(duì)檔案信息資源管理的網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)借閱、異地借閱和信息共享。

（六）加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

檔案工作的最終目的就是為了開(kāi)發(fā)利用。一是要豐富并改善檔案信息資源結(jié)構(gòu)，建立檔案信息資源保障體系。加強(qiáng)檔案接收和征集工作，擴(kuò)大檔案接收范圍和征集門(mén)類(lèi)，加強(qiáng)檢索工具體系建設(shè)；二是轉(zhuǎn)變觀(guān)念，拓寬檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的服務(wù)范圍，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)觀(guān)念、開(kāi)放觀(guān)念、競(jìng)爭(zhēng)觀(guān)念、協(xié)作觀(guān)念和市場(chǎng)觀(guān)念；三是靈活多樣，借助新媒體做好檔案宣傳工作，由被動(dòng)借閱查詢(xún)向主動(dòng)推送服務(wù)轉(zhuǎn)變；四是完善檔案的政策法規(guī)建設(shè)，修改與時(shí)代不適應(yīng)的利用限制，擴(kuò)大檔案利用開(kāi)放范圍，改善檔案利用環(huán)境，為檔案開(kāi)發(fā)利用工作提供強(qiáng)有力的法律保障。

（作者單位：滄州市新華區(qū)水務(wù)局）