淺談行政事業(yè)單位原始憑證存在的問題和規(guī)范化建議

師春芝

摘要：行政事業(yè)單位在會計處理過程中，原始憑證往往存在形式上不規(guī)范、內(nèi)容上不真實等現(xiàn)象，財務(wù)審核形同虛設(shè)。為了正確地反映和監(jiān)督行政事業(yè)單位的各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，確保會計資料真實、準(zhǔn)確、合法，我們應(yīng)當(dāng)對原始憑證予以規(guī)范，以保證財務(wù)信息真實準(zhǔn)確、合理合法。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位 原始憑證 問題 建議

原始憑證是用來記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、據(jù)以填制記賬憑證的依據(jù)，是進(jìn)行會計核算的原始資料和重要依據(jù)，是會計資料中最具有法律效力的一種文件。如果原始憑證不規(guī)范，就不能正確地反映各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實情況，這樣不僅會造成國有資產(chǎn)的流失，還極易造成浪費，滋生腐敗。因此，行政事業(yè)單位中原始憑證不規(guī)范問題應(yīng)引起足夠重視。

一、原始憑證存在的問題

（一）原始憑證填制內(nèi)容不完整

1、外來原始憑證

主要表現(xiàn)為單據(jù)填寫內(nèi)容不齊全。有的不填日期或購買方名稱；有的是欄目填寫不全；有的憑證收款人、開票人有姓無名或沒有姓名；有的沒有收款單位章；有的發(fā)票金額只有一個總數(shù)，沒有分項明細(xì)，例如購買辦公用品的發(fā)票，只注明“辦公用品”，沒有具體商品名稱和明細(xì)清單，或者發(fā)票內(nèi)容與其附件不符、或其清單沒有印章。

2、自制原始憑證

填制內(nèi)容往往過于簡單。比如，不寫單位名稱；沒有大寫金額；沒有填表人、審核人；入庫單、出庫單只有數(shù)量，沒有規(guī)格、型號和單價等。

（二）原始憑證填制錯誤。

表現(xiàn)形式為：日期錯誤；付款單位名稱與本單位不符；大小寫金額不符；涂改發(fā)票；發(fā)票與支票收款方不符；金額計算錯誤；計量單位錯誤；金額合計錯誤；用其他公章代替財務(wù)專用章或發(fā)票專用章，或有意不蓋清晰；發(fā)票名頭和印鑒不一致等。

（三）原始憑證內(nèi)容不真實

比較常見的現(xiàn)象有：發(fā)票內(nèi)容與實際經(jīng)濟(jì)活動不符；違規(guī)編制虛假憑證；發(fā)票內(nèi)容不合常規(guī)，甚至采用虛假發(fā)票報銷。比如：發(fā)票金額超出實際支出；租用車輛用汽油發(fā)票支出；購買支出舍近求遠(yuǎn)跑到幾百幾千公里以外采購，價格昂貴且沒有理由等。

（四）業(yè)務(wù)支出內(nèi)容不合理、不合法

（1）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)本身不合法。如擅自擴(kuò)大開支范圍、提高開支標(biāo)準(zhǔn)、濫發(fā)獎金、津貼等違反財經(jīng)制度和財經(jīng)紀(jì)律的情況。

（2）業(yè)務(wù)支出不合理。比如領(lǐng)導(dǎo)隨心所欲的更換辦公設(shè)備；單位經(jīng)常購買一些沒必要的物品；或?qū)﹃惻f過時的設(shè)備進(jìn)行大修理等。

（五）原始憑證審批手續(xù)不健全、不規(guī)范

1、審批手續(xù)不健全

比如已經(jīng)入賬的發(fā)票沒有審批人和經(jīng)辦人；購買財產(chǎn)物資的發(fā)票沒有驗收人；大額資金支出未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定或主管單位審批。

2、審批手續(xù)不規(guī)范

比較常見的有：經(jīng)手人和審批人為同一個人；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行人、驗收人是同一個人，甚至申請、執(zhí)行、審核審批都是同一個人。有的單位以領(lǐng)導(dǎo)審批代替審核，只要領(lǐng)導(dǎo)批了，什么發(fā)票都可以報銷。

（六）原始憑證喪失時效性

比如，采用廢棄不用的發(fā)票或是逾期舊版發(fā)票報銷，有的甚至是幾年前的；有的發(fā)票未如實反映經(jīng)濟(jì)活動發(fā)生的真實時間。

二、原始憑證規(guī)范化建議

為了防止原始憑證中出現(xiàn)上述問題，同時也為了規(guī)范會計基礎(chǔ)工作，提高會計信息質(zhì)量，切實保證會計資料的真實性、合法性和完整性，必須著力加強(qiáng)原始憑證規(guī)范化管理。具體可以從以下幾個方面著手：

（一）政府監(jiān)管部門應(yīng)加強(qiáng)服務(wù)職能

（1）監(jiān)管部門要加大對票據(jù)使用合法性的查處力度，嚴(yán)厲打擊濫開、虛開發(fā)票的違法行為。稅務(wù)、財政部門要進(jìn)一步加強(qiáng)票據(jù)使用規(guī)范化管理和監(jiān)督。

（2）財政、審計部門要加強(qiáng)對會計基礎(chǔ)工作的管理和指導(dǎo)，邊審邊指導(dǎo)，對不符合要求的原始憑證要予以指正，不應(yīng)為了審計而審計。通過政策引導(dǎo)、監(jiān)督檢查、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等措施，促進(jìn)基層單位進(jìn)一步加強(qiáng)會計基礎(chǔ)工作，不斷提高會計工作水平。

（二）建立健全行政事業(yè)單位內(nèi)部會計管理制度

1、健全完善內(nèi)控管理體系

要在經(jīng)濟(jì)活動中建立一種相互稽核、相互制約、相互監(jiān)督的會計控制體系。其中要明確單位領(lǐng)導(dǎo)人對本單位的會計工作全面負(fù)責(zé)；明確會計工作相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限；明確會計機(jī)構(gòu)與其他職能部門的職責(zé)分工與協(xié)作關(guān)系，并盡可能的將這些責(zé)任量化，細(xì)化，使之切實可行，便于操作。

2、建立原始憑證管理制度

主要內(nèi)容包括：外來原始憑證應(yīng)具備的基本內(nèi)容；自制原始憑證的格式、內(nèi)容和填制方法；原始憑證簽署；原始憑證審核；支出報銷程序；原始憑證的各個管理環(huán)節(jié)和操作細(xì)節(jié)；相關(guān)人員對會計憑證應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任等。

3、建立財務(wù)收支審批制度

審批制度要充分考慮不兼容職務(wù)和相互分離的制衡要求，主要內(nèi)容包括：財務(wù)收支審批人員和審批權(quán)限；支出審批程序；審批人員的法律責(zé)任等。

（三）采用逆向?qū)徟贫?/p>

原始憑證先由會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管對其真實性、合法性、完整性進(jìn)行審核、簽章，再由分管財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和單位負(fù)責(zé)人簽批，之后向財會部門申請資金支付或辦理報銷手續(xù)。這樣以來，會計人員就可以發(fā)揮業(yè)務(wù)特長，從源頭上堵塞違規(guī)票據(jù)入賬，為領(lǐng)導(dǎo)把好第一邊關(guān)。

（四）強(qiáng)化會計人員的責(zé)任心，加強(qiáng)支出審核控制

資金支付前，出納人員應(yīng)當(dāng)全面細(xì)致地審核各類單據(jù)。重點審核單據(jù)來源是否合法；憑證使用是否正確；憑證格式是否規(guī)范；“抬頭”是否與本單位名稱相符；填制日期是否與報賬日期相近；各個欄目書寫是否規(guī)范、齊全；業(yè)務(wù)內(nèi)容是否真實完整、合理合法、符合預(yù)算；金額計算是否正確；大、小寫金額是否相符；有無涂改、刮擦現(xiàn)象；財務(wù)簽章是否與原始憑證企業(yè)或單位名稱相符；憑證是否有經(jīng)辦人簽字、審批手續(xù)是否齊全。

審核原始單據(jù)的粘貼是否齊全、規(guī)范。匯總發(fā)票應(yīng)附有機(jī)打小票或銷售清單，且蓋有發(fā)票專用章或財務(wù)專用章；購買實物的原始憑證必須有驗收證明；加班費、值班費支出應(yīng)附有原始記錄；涉及合同或者內(nèi)部簽報的，應(yīng)當(dāng)提供與支出業(yè)務(wù)相關(guān)的合同或內(nèi)部簽報作為支付報銷的依據(jù)；經(jīng)上級有關(guān)部門批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑怔附件。從外單位取得的原始憑證如有遺失，應(yīng)當(dāng)取得原開出單位蓋有公章的證明，并注明原來憑證的號碼、金額和內(nèi)容；確實無法取得證明的，如火車、輪船、飛機(jī)票等憑證，由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況，由會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位印章。

職責(zé)權(quán)利。對不真實、不合法的原始憑證財會人員有權(quán)不予接受，并向單位領(lǐng)導(dǎo)人報告；對記載不明確、不完整的原始憑證予以退回，待按規(guī)定更正、補(bǔ)充后方可報銷；對審批手續(xù)不全的財務(wù)收支，應(yīng)當(dāng)退回，要求補(bǔ)充、更正。

（五）政府監(jiān)督部門應(yīng)加大宣傳和培訓(xùn)的力度。

1、加強(qiáng)行政事業(yè)單位會計隊伍建設(shè)

會計工作具有很強(qiáng)的政策性和較高的專業(yè)性，如果財務(wù)人員沒有很好的專業(yè)素養(yǎng)，絕對難以做到規(guī)范的要求。審計、財政等監(jiān)管部門應(yīng)定期舉報一些培訓(xùn)班，并且所有財會人員全部參加。因為只有整體素質(zhì)提高了，才能做好本行業(yè)會計基礎(chǔ)工作，實現(xiàn)行政事業(yè)單位整體會計工作水平的提高。培訓(xùn)內(nèi)容除了政治思想教育、職業(yè)道德教育、規(guī)章制度宣傳和專業(yè)知識培訓(xùn)外，還要加大針對原始憑證的新做法、新要求、真假辨識等方面的培訓(xùn)，促進(jìn)行政事業(yè)單位財務(wù)管理工作水平全面提高。

2、加強(qiáng)對單位負(fù)責(zé)人財經(jīng)法律法規(guī)知識的宣傳力度

雖然《會計法》賦予了會計人員對原始憑證的審核權(quán)，但會計人員在單位職位低下，行使審核權(quán)非常有限?！耙话咽帧笔恰稌嫹ā肥跈?quán)的財務(wù)主要負(fù)責(zé)人，會計基礎(chǔ)工作的好壞與領(lǐng)導(dǎo)密切相關(guān)。政府監(jiān)管部門應(yīng)每年舉辦一期單位負(fù)責(zé)人培訓(xùn)班，內(nèi)容除了宣傳國家財經(jīng)法律法規(guī)外，還應(yīng)包括一些會計基礎(chǔ)知識，進(jìn)一步提高單位負(fù)責(zé)人對會計工作的認(rèn)識和重視程度，努力營造規(guī)范化的會計憑證審核氛圍。

（六）強(qiáng)化單位負(fù)責(zé)人的責(zé)任意識

單位負(fù)責(zé)人要堅持原則，以身作則，嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)禁授意、指使財會人員弄虛作假，私設(shè)“小金庫”，并誠心支持財務(wù)人員嚴(yán)格審核把關(guān)，切實把會計工作放在突出位置，為會計人員開展工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。

三、結(jié)束語

原始憑證的作用在于正確、及時、完整地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的本來面貌，以便據(jù)以進(jìn)行會計處理，并檢查會計業(yè)務(wù)的真實性、合法性和合理性。如果原始憑證失真，就不能正確地反映微觀經(jīng)濟(jì)各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實情況，從而影響國家宏觀經(jīng)濟(jì)決策，甚至造成國有資產(chǎn)的流失。因此，作為會計基礎(chǔ)性工作的原始憑證，非常重要和關(guān)鍵，應(yīng)引起足夠重視予以規(guī)范，切實保護(hù)社會主義財產(chǎn)的完整與安全。

參考文獻(xiàn)：

[1]《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》1996.6.17

[2]《會計法》1999.10.31

[3]《會計憑證的審核》2006.10