淺談辦公自動化后的檔案信息管理

術穎

摘 要：檔案管理信息化是檔案管理理念的全新變革實現(xiàn)檔案信息化建設目標，就必須徹底改變手工管理模式下的思維方式，應以全新的現(xiàn)代化管理的思維 來分析檔案業(yè)務處理流程是否合理、是否優(yōu)化、是否需要做檔案管理流程重建工作。只有在新的管理思想基礎上建立起來的新的信息一體化管理才能成為檔案管理走向網(wǎng)絡化、信息化的堅實基礎。

關鍵詞：檔案；信息；管理；辦公自動化

由于機關辦公自動化的發(fā)展產(chǎn)生了大量的電子文件，如何加強電子檔案信息的管理，提高工作效率，更好地為單位工作提供利用是檔案工作面臨的重要問題。隨著計算機在辦公室的應用，兩個不同階段、不同性質的工作――文書處理和檔案管理，也緊密地聯(lián)系了起來。

一、關于檔案管理與辦公自動化的關系

當今，很多單位開發(fā)了文書、檔案一體化計算機管理系統(tǒng)，并投入應用。他們不僅用計算機完成文件起草、收發(fā)文件的管理，而且能自動組卷、同步著錄標引、歸檔、統(tǒng)計分析等，幾乎包括了文書處理和檔案管理的全部業(yè)務工作。

1.辦公自動化是檔案形成的過程，檔案是辦公自動化的結果

從檔案學角度看，文件實質上是一種信息，且這種信息需具備真實性和可靠性。而目前的辦公自動化技術，已經(jīng)可以在信息分散處理過程中，真實記錄和反映文件產(chǎn)生的整個過程，并準確地將文件歸入相應的檔案數(shù)據(jù)庫。這些電子文件經(jīng)過檔案管理人員的整理核對，就形成了電子檔案。辦公與檔案管理自動化，是以滿足機關各項業(yè)務工作需要為最終目的，以計算機高新技術的系統(tǒng)集成為手段，以安全保密為原則，以規(guī)范化、標準化的有關條例為依據(jù)，以文件的運行規(guī)律為導向，以文件、檔案信息一體化管理為主線，構成了一個與機關傳統(tǒng)文件、檔案管理工作并存，外延基本吻合，內涵有所擴展，相互融合又相對獨立、完整的電子文件、檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對文件、檔案紙質載體、特殊載體及其內容信息的三重管理和利用。

2.辦公自動化和檔案管理互為影響。辦公自動化決定檔案的發(fā)展方向，反之，檔案管理也影響著辦公自動化網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)庫技術的進步，使越來越多的單位采用那些不僅能處理和存儲信息，而且能保證掌管文件的辦公自動化系統(tǒng)。正是這些系統(tǒng)的應用，使得機關的電子文件成為全部工作，而不是部分工作的準確依據(jù)。確保電子檔案的完整性和真實性，以及歷史檔案的延續(xù)可讀性，也要求辦公自動化技術必須不斷適應檔案管理的發(fā)展要求。

3.計算機技術促進了檔案信息的開發(fā)利用。檔案信息作為國家和社會從事各項活動的原始記錄，是社會信息源的重要方面，對它的開發(fā)利用，受到社會各界的廣泛關注。而計算機技術的發(fā)展，將建立起檔案現(xiàn)代化管理體系。利用計算機技術取代傳統(tǒng)的檔案利用，一是節(jié)省時間，幾分鐘甚至幾秒鐘便可解決傳統(tǒng)檔案管理辦法需幾小時甚至數(shù)天才能解決的問題，二是節(jié)省空間，通過檔案信息的數(shù)字化及其他先進的存檔技術手段，可大大減少檔案庫房面積：三是節(jié)省人力資源。

4.對檔案管理人員的素質要求。檔案管理人員應有良好的政治素質、現(xiàn)代化管理水平和創(chuàng)新能力。檔案管理是一項長期、艱巨的戰(zhàn)略任 務，任重而道遠，要擔當起這一歷史重任必須有較高的政治素質、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神，這一方 面是檔案工作的政治性、服務性決定的；另一方面，信息技術、網(wǎng)絡技術在檔案領域的應用，辦公自動化、文檔 一體化程度的提高，電子文件的產(chǎn)生、傳送、存儲、著錄、利用、歸檔等將由計算機輔助管理，需要管理人員具 備較好的現(xiàn)代化管理水平和創(chuàng)新能力，熟練操作微機，了解網(wǎng)絡知識，靈活運用檔案軟件，勝任文檔信息的存 儲、檢索、分析、利用、編研等工作，提高檔案信息的傳輸能力，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

二、推進檔案信息管理自動化過程中存在的問題

檔案信息管理的自動化在近些年得到了一定程度的應用與推行。但是在具體的應用過程中，依然存在一系列的問題。這些問題主要包括以下幾個方面：首先。檔案管理軟件缺乏通用性。由于檔案信息管理軟件在型號和規(guī)格上存在很大的差異。時至今日也沒有一個既可以進行文件檢索又可以用于檔案管理的處理系統(tǒng)。檔案信息管理的進度受到了很大的約束 其次是我國到目前為止還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換機讀目的的檔案系統(tǒng)。檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)管理兩方面的工作通常都是各行其是。缺乏配合。層次也不一樣。這種狀況不能適應檔案信息資源共享的要求。再次。檔案信息管理未實現(xiàn)標準化和規(guī)范化 檔案信息自動化系統(tǒng)的功能并沒有得到充分的發(fā)揮。而檔案業(yè)務基礎工作的標準化和規(guī)范化水平也非常差。最后，檔案管理人員的素質較為低下 檔案管理電子信息化需要相關的操作人員具備較高的層次和先進的技術水平。不能僅僅滿足于一般的互聯(lián)網(wǎng)操作過程。但是從目前的情況來看。很多檔案的部門缺乏高科技人才。而相關的復合型人才更加緊缺。很多的檔案管理人員年齡較大。不愿意進行互聯(lián)網(wǎng)知識方面的學習。過度依賴手工整理。盡管檔案室引進了自動化的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)。但卻沒有人靈活運用，也沒能發(fā)揮其應有的實際效用。就更談不上檔案管理的自動化了。

三、做好檔案管理自動化工作應注意的問題

檔案管理自動化是一項復雜的系統(tǒng)工程，檔案自動化管理工作的難度在于各方面的工作必須同時做好，否則，一個方面存在薄弱環(huán)節(jié)或沒做好，就會影響全系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)工作的正常運行和整體作用的發(fā)揮。鑒于這種情況，在肯定近年來檔案管理自動化工作取得成績的同時，還應當看到其存在的一些需要改進和完善的問題。

1.管理認識問題。這是檔案管理自動化工作的核心問題。檔案管理自動化是一門綜合性學科，一個好的檔案管理自動化系統(tǒng)，可以處理機關內各方面的工作信息，并在此基礎上進行高度綜合。如果要實現(xiàn)檔案管理自動化工作在單位內全面而穩(wěn)定地運轉，需要有更強的管理方法。因為一個系統(tǒng)要真正全面運轉起來，并取得預定目標，需要各環(huán)節(jié)的人員都按統(tǒng)一的要求去工作。這樣，檔案管理自動化的優(yōu)勢才能充分發(fā)揮出來，有限的信息才能充分共享。

2.管理體制上的問題。檔案信息管理自動化工作，涉及的部門多、因素多，需要較強的綜合協(xié)調管理能力。但目前各單位只把其作為一種單純的技術行為來認識和管理，忽視了其系統(tǒng)性、綜合性和復雜性，于是便產(chǎn)生了管理部門該管而不愿管，服務部門想管又管不好的現(xiàn)象。

3.技術方面的問題。從計算機技術發(fā)展現(xiàn)狀來看，在技術上實現(xiàn)“無紙辦公”是比較容易的事情，但在現(xiàn)實中有一些需注意的問題檔案信息管理自動化與檔案管理的關系檔案信息管理自動化。首先，目前我國還沒有“無紙辦公”方面的法律、法規(guī)，這就是說，電子文件的合法性是沒有法律依據(jù)的。

黨政機關產(chǎn)生的信息有許多是要作為某些行為的依據(jù)而留存的，因此，全面實現(xiàn)“無紙辦公”還需要一段時間。其次，實現(xiàn)“無紙辦公”，要求單位內部人人都很熟練地使用計算機，我國目前的現(xiàn)狀與此還有一定差距。因此，對“無紙辦公”的應用要慎重?，F(xiàn)在多數(shù)部門的做法是，單位內部流通的信息，采取“無紙辦公”，對需要存檔的信息，紙質文件與電子文件并列運行。

總之，加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的互聯(lián)網(wǎng)化，是實現(xiàn)檔案工作自動化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質技術基礎和重要手段。如何提高應用能力，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。

參考文獻：

[1]齊園園 郭明 李靜.檔案管理軟件在辦公自動化中的應用[J].科技視界.2013年14期.

[2]張芃.檔案管理的辦公自動化初探[J].辦公室業(yè)務.2012年01期.

[3]王莉.世紀科怡檔案管理軟件在辦公自動化中的應用[J].科技信息.2012年23期.