檔案管理存在的問題及對(duì)策

高華

【摘 要】 隨著當(dāng)前工程設(shè)計(jì)公司全面推行與國(guó)際化接軌的管理和經(jīng)營(yíng)理念。檔案管理工作的重要性日益突出。檔案作為一種職業(yè)載體，承載著歷史，記錄著現(xiàn)實(shí)，延續(xù)著未來，接力著記憶。在新形勢(shì)下，如何改進(jìn)檔案管理中存在的問題，提出對(duì)策。才能更有效地為企業(yè)提供強(qiáng)有力的支持。

【關(guān)鍵詞】 檔案管理 問題 對(duì)策

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，作為對(duì)企業(yè)的歷史記載，可以說檔案管理工作是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)不竭的動(dòng)力。隨著我國(guó)改革開放深入和國(guó)力增強(qiáng)，以技術(shù)輸出為主的國(guó)外工程項(xiàng)目日漸增加。作為工程項(xiàng)目的重要組成部分，檔案管理工作的重要性越來越突出 。針對(duì)海外工程檔案管理工作現(xiàn)狀，深入剖析當(dāng)前檔案管理存在的問題，提出解決良策，以便更好的服務(wù)于企業(yè)的中心工作，助力企業(yè)“二次創(chuàng)業(yè)”再上新臺(tái)階。

檔案管理工作中存在的問題

一是思想觀念上存在傳統(tǒng)意識(shí)。長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí) 都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付利用就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

當(dāng)今社會(huì)，檔案事業(yè)發(fā)展的諸多問題，沒有現(xiàn)成的答案，也沒有任何經(jīng)驗(yàn)可以借鑒。只有解放思想、更新觀念、大膽嘗試，才能在探索中前進(jìn)，在創(chuàng)新中發(fā)展。

二是檔案管理無法完全與現(xiàn)代電子信息技術(shù)對(duì)接。目前，檔案管理基本上建立了信息系統(tǒng)，但是文件處理和檔案管理在傳送過程中仍然存在著問題，與企業(yè)二次創(chuàng)業(yè)的大背景不相符合。檔案管理工作滯后、被動(dòng)的現(xiàn)實(shí)下，孤立的檔案信息化無法發(fā)揮自身擁有的資源的作用，效率難以提升。

三是檔案工作管理模式存在問題。隨著信息化的發(fā)展，檔案工作中一些傳統(tǒng)的做法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，必須進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)。其中包括檔案工作中一些具體的操作手段的革新，立卷制度上的更新，工作手段上的改進(jìn)。

雖然目前大多檔案部門已將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的錄入、輸出或檢索，而在檔案管理其他方面應(yīng)用較少，導(dǎo)致開發(fā)和利用檔案資源的程度還不夠深入。

四是檔案工作缺乏互聯(lián)網(wǎng)思維。當(dāng)今社會(huì)，是一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)思維已經(jīng)成為信息社會(huì)的基本特征。如何將互聯(lián)網(wǎng)思維引入傳統(tǒng)的檔案管理領(lǐng)域，讓沉睡的檔案活起來，實(shí)現(xiàn)檔案管理者從保管者向開發(fā)者的過渡，讓檔案資源在分級(jí)的不同保密范圍得到共享，并逐步開發(fā)檔案管理大數(shù)據(jù)，為企業(yè)發(fā)展提供戰(zhàn)略支撐，將是今后要面對(duì)的新課題。

檔案管理工作中的對(duì)策

一是更新理念。樹立全局思想，順應(yīng)公司發(fā)展潮流的大方向，必須充分利用檔案資源，在支持企業(yè)“二次創(chuàng)業(yè)”的大背景下，以做好自己本職工作為前提，解放思想，增加信息交流，更新觀念，徹底改變舊觀念，牢固樹立新觀念。一定要克服盲目追求“大而全”“小而全”，以“藏”為主，重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)，封閉自導(dǎo)。這些傳統(tǒng)的管理方式，勢(shì)必造成檔案資源的極大浪費(fèi)。

觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想指導(dǎo)，是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立“三化”管理意識(shí)，即檔案管理必須知識(shí)化、信息化、社會(huì)化。我們要把這“三化”作為創(chuàng)新檔案管理工作的目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的理念，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

二是人才培養(yǎng)創(chuàng)新。也就是人才資源的創(chuàng)新，要樹立人才資源是第一資源的思想。針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，要努力營(yíng)造尊重個(gè)性、鼓勵(lì)創(chuàng)新、信息理解的良好環(huán)境，不斷提高檔案管理人才培訓(xùn)的質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化程度和專業(yè)水平，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人員運(yùn)用專業(yè)解決實(shí)際的能力。檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，工作人員要注重自身專業(yè)水平的提高，要多方面的學(xué)習(xí)科學(xué)理論和知識(shí)來作為業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。為此，企業(yè)應(yīng)加大力度為員工提供相應(yīng)的知識(shí)獲取渠道，比如定期派員參加國(guó)家級(jí)及集團(tuán)級(jí)檔案知識(shí)培訓(xùn)、到先進(jìn)單位觀摩學(xué)習(xí)等。使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的企業(yè)提供有利的資源。

三是服務(wù)創(chuàng)新。在信息化時(shí)代，檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。

創(chuàng)新之首，就是要樹立信息服務(wù)理念。隨著各行業(yè)、系統(tǒng)開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)的不斷應(yīng)用和完善，集成了量大質(zhì)優(yōu)的電子文件信息資源。隨著信息系統(tǒng)種類、載體、介質(zhì)等越來越多，對(duì)信息服務(wù)的要求也就更多、更廣。因此，檔案管理人員必須樹立信息服務(wù)理念，才能充分發(fā)揮存量信息的應(yīng)有作用。

要積極參與項(xiàng)目管理和信息中心自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)；認(rèn)真解決檔案現(xiàn)代化管理與項(xiàng)目自動(dòng)化管理的銜接，研究解決文檔一體化問題，采取多種形式，主動(dòng)把檔案工作與企業(yè)中心工作結(jié)合起來。

建立企業(yè)檔案網(wǎng)頁，利用網(wǎng)站積極宣傳國(guó)家、行業(yè)和企業(yè)的相關(guān)政策和信息，為用戶提供更多更好的服務(wù)。

四是健全規(guī)章制度。有效的制度是做好一切工作的必要條件，更是做好檔案管理工作的必要保證。如：（1） 規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合企業(yè)特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)企業(yè)檔案管理的需要。對(duì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、宏觀管理。要擬定檔案管理工作的方針、政策法規(guī)和規(guī)章制度；嚴(yán)格要求在職人員；定期做好工作人員培訓(xùn)工作。（2） 規(guī)章制度簡(jiǎn)明實(shí)用、具有可操作性以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。如：《電子文件管理辦法》中，要制定電子文件辦理流程指南、電子公章使用管理、電子文件發(fā)送程序和發(fā)文信息管理、電子文件歸檔程序及管理等。

《文書檔案歸檔文件整理細(xì)則》，要對(duì)歸檔后的電子文件的整理進(jìn)行定義，并梳理出整理工作流程等。

小結(jié)：隨著企業(yè)“二次創(chuàng)業(yè)”的深入發(fā)展，檔案管理只有從檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索全過程地不斷創(chuàng)新，跟進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新步伐，探究檔案管理工作的新模式、新道路，才能保持不斷進(jìn)步，從而適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求，符合行業(yè)建設(shè)國(guó)際化能源公司的現(xiàn)實(shí)需要。