儀器設備競價采購系統(tǒng)的實踐與探索

王 洋 洋

(北京大學 實驗室與設備管理部， 北京 100871)

儀器設備競價采購系統(tǒng)的實踐與探索

王 洋 洋

(北京大學 實驗室與設備管理部， 北京 100871)

隨著國家科教興國戰(zhàn)略的深入推進，高校儀器設備采購數量大幅提高，在保證采購效率的同時，公開、公平、公正地規(guī)范完成儀器設備采購流程難度越來越大。為提高儀器設備采購管理效率，建立陽光、高效、節(jié)約的儀器設備采購環(huán)境，我校充分利用信息化手段，采用儀器設備競價采購系統(tǒng)與現有通用設備采購業(yè)務方式相結合的方式，創(chuàng)新性地設計并完成了通用設備競價采購申請數據項錄入的定制化和采購業(yè)務流程的自動化方式，提出并實現了用戶競價采購可授權管理模式進而提高了競價采購系統(tǒng)的操作靈活性和用戶體驗，建立了競價采購系統(tǒng)與現有設備管理信息系統(tǒng)的可追溯關系并提高了儀器設備全生命周期管理水平。

競價采購系統(tǒng)； 采購管理； 信息化建設

0 引 言

儀器設備是高校開展人才培養(yǎng)、科學研究和社會服務的重要基礎設施[1]，隨著國家科教興國戰(zhàn)略的深入推進，在“211工程”、“985工程”、世界銀行貸款和其他各類科研項目的支持下，高校儀器設備水平有了顯著提高，儀器設備的存量不斷加大，增速逐漸加快。儀器設備快速增加，極大地增強了高校人才培養(yǎng)與科技創(chuàng)新的條件與能力，同時也對高校儀器設備采購與管理提出了越來越高的要求[2-3]如何在保證采購效率的同時，“公開”“公平”“公正”地完成儀器設備采購，是我們工作實踐與探索的目標。

儀器設備競價采購系統(tǒng)是應用于小額儀器設備采購的網上公開競價采購管理系統(tǒng)，核心理念是“陽光、高效、節(jié)約”，是高校招標采購工作的補充，競價采購系統(tǒng)核心業(yè)務是由高校、企業(yè)和中心競價平臺三者組成，借用現代信息科技技術，在充分遵循和利用市場交易基本原則并結合高校自身的管理特點的前提下，實現高校儀器設備采購網上競價的采購、管理一體化[4-6]。目前全國多家高校使用該系統(tǒng)進行儀器設備采購[7-10]，我校充分利用平臺特性，依據平臺理念，基于自身業(yè)務實踐和經驗，對引入的競價采購系統(tǒng)在數據規(guī)范和業(yè)務流程上提出改進方案并實現我校通用設備的競價采購。

1 儀器設備競價采購系統(tǒng)的主要功能與系統(tǒng)框架

(1) 系統(tǒng)框架的建立。儀器設備競價采購系統(tǒng)是基于Web的B/S 應用系統(tǒng)，競價用戶與供貨商用戶通過瀏覽器訪問采購系統(tǒng)完成競價采購。采購系統(tǒng)高校用戶端需搭建服務器硬件平臺，服務器需要具有運行應用系統(tǒng)的CPU、內存和硬盤能力和部署競價采購系統(tǒng)服務端的軟件基礎環(huán)境，同時為確保提供網絡服務，需要創(chuàng)建域名并確保服務器網絡暢通，對于校內用戶可統(tǒng)一管理與減免用戶注冊，建立競價采購系統(tǒng)與學校統(tǒng)一認證系統(tǒng)關聯和競價采購系統(tǒng)的訪問控制規(guī)則[11-12]，保證教職工和學生在校內、外使用校內門戶的用戶名和密碼可以正常登錄和使用系統(tǒng)。

(2) 競價采購系統(tǒng)核心功能。競價采購系統(tǒng)建立的基本原則是：根據用戶提供的可以確定產品的設備型號和規(guī)格，選擇滿足用戶需求的最低價供貨商中標，體現在系統(tǒng)中為競價采購功能模塊。競價采購流程見圖1所示，用戶登錄系統(tǒng)后，通過用戶申購中的“競價類”功能發(fā)布計劃購買的設備申購相關信息，每個競價單可以包含多種采購設備，每種采購設備作為一個申購條目，每個申購條目可以包含多臺設備，也就是說，用戶可以在一個申購單中申請采購多臺不同種類的設備，每種設備還可以申購多臺。在申購單填寫頁面，需要申購用戶提交盡可能詳細的設備指標參數以及截標時間、送貨地點、送貨時間等需求，便于供貨商可以唯一確定產品并提供服務，用戶提交申購單后由系統(tǒng)審核發(fā)布申購信息，申購信息發(fā)布后，各供應商可以在供應商界面看到用戶發(fā)布的申購設備需求信息并進行報價，申購競價截標后，用戶在“用戶初選”菜單下確認成交，中標供應商獲得中標信息后發(fā)貨，用戶收貨并對供貨商進行評價。

圖1 競價采購流程圖

(3) 競價采購結果查詢功能與跟單采購功能。競價采購系統(tǒng)用戶不僅可以通過系統(tǒng)發(fā)布競價需求，還可以通過中標價查詢功能，查詢同校其他人已完成采購流程的各類通用設備名稱、型號、規(guī)格、價格和中標企業(yè)，該數據發(fā)布及時準確，可以為用戶購買設備選型以及預算估計提供參考，同時，該數據的發(fā)布也體現了競價采購系統(tǒng)公開的特點。結合競價采購結果查詢功能，競價采購系統(tǒng)實現了“跟單采購”功能，即用戶可以根據查詢出的其他已完成采購的設備申購，進行跟單，該功能需用戶與供貨商溝通當前已完成采購的申購設備是否還有貨，以及是否可按照之前的申購價格供貨，確定供貨商可按原價供貨后跟單，審核后可直接進行送貨和收貨操作環(huán)節(jié)，免除了廠商競價過程，提高了采購效率。

(4) 紀委監(jiān)察功能。競價采購系統(tǒng)提供紀委檢查角色，可以通過角色設置使相關職能部門監(jiān)管通過競價采購系統(tǒng)購買設備各個階段中的競價申購單，便于監(jiān)督管理。

2 競價采購系統(tǒng)功能的改進

競價采購系統(tǒng)作為一個公開公平公正的儀器設備購置平臺，通過簡單有效的方式，完成儀器設備采購工作。為更好提高管理效率以及適應我校現有通用設備采購方式，在引入競價采購系統(tǒng)的同時，設計實現通用設備數據錄入的定制化和采購業(yè)務流程的自動化以提高儀器設備采購效率和管理效率，同時實現授權管理功能以提高用戶體驗。

(1) 規(guī)范數據錄入項。在儀器設備競價采購系統(tǒng)引入初期，將通用設備納入競價采購系統(tǒng)中，同時，將競價采購流程與現有通用設備協議供貨制度相結合，設計實現了通用設備采購數據錄入項的規(guī)范化。首先，以下拉菜單的方式規(guī)范儀器名稱、儀器品牌以及每類儀器對應的規(guī)格屬性等輸入項，最大限度保證用戶提供的產品信息有效性。用戶通過“設備名稱”下拉菜單選擇需要采購的設備，比如“微機”，系統(tǒng)默認將微機的所有品牌廠商以下拉菜單的方式提供給用戶，同時將微機需要填寫的規(guī)格配置項展示給用戶，如顯示器、CPU、內存等，用戶可以根據提示填寫規(guī)格配置內容，通過這種方式提高發(fā)布管理效率，如圖2所示。

(2) 競價采購業(yè)務流程的自動化。為提高競價采購流程的自動化水平，每日指定2個時間點作為截止競價時間，分別為中午12 h和下午4 h。用戶在提出設備競價需求時，截止競價時間是作為必填項，以下拉菜單的方式供用戶選擇，可選的競價時間是從當前開始以后的7天的每天的中午12 h和下午4 h，選取7天為最長競價周期的原因：供貨商多數可以在較短時間內確認是否有貨且可以參與競價以及可以提供的通用設備的價格，如果這個周期太長，提高了供貨商競價

圖2 通用設備需求申購頁面

時貨品充足而競價結束時缺貨以及競價時的金額和競價結束時的金額不一致的可能性；另外對于教職工來說，競價周期太長容易遺忘，耽誤查看競價結果，而且大多數情況，教職工希望競價時間盡量短，盡快買到心儀的儀器設備。設置每天2個時間點作為競價結束時間，對于老師，可以方便在確認的截標時間查看競價結果，不用費力去記截標時間，知道哪一天截標進行用戶初選就可以了；對于管理員，可以這兩個時間節(jié)點去處理競價不充分單子，提高管理效率；對于供貨商，只要確保每天中午12 h和下午4 h之前對北大的競價單進行競價，就不會錯過儀器競價信息，從而使競價更加充分。為給予競價充分的時間，11～12 h提出的競價單的截標時間最早為當天的下午4 h，下午3～4 h提出的競價單的截標時間最早為次日的中午12 h。

對于競價不充分情況的處理，第一次競價廠家不足3家的情況下，系統(tǒng)自動延期一次，即如果用戶設置的競標截止時間是12 h，則自動延期到下午4 h，如果用戶設置的競標截止時間是下午4 h，則自動延期到第2天的中午12點，以確保競價的充分性。如果延期一次后，競價廠家仍不足3家，則由管理員判斷，如果競價不需要再次延期，進入下一競價流程，如果需要再次延期，由管理員進行延期處理。

(3) 添加授權管理功能。為提高競價采購系統(tǒng)的用戶體驗，實現了授權管理功能。系統(tǒng)默認只有教職工可以在系統(tǒng)中提出競價申請，考慮到老師可能需要其他老師、科研助理或學生協助自己完成競價采購工作，建立授權管理功能模塊，該功能由授權者登錄系統(tǒng)后將指定職工號/學號的教職工/學生設置成自己的代理人，允許代理人代表自己提出設備競價，授權者和代理人之間是多對多的關系，即允許授權者指定多個代理人為自己競價，每個代理人也可為多個授權者競價，競價采購系統(tǒng)會記錄每一個競價申請的申購人(授權人)和代理人。

3 競價采購系統(tǒng)與現有設備管理信息系統(tǒng)的追溯關系

為實現儀器設備全生命周期管理，建立了競價采購系統(tǒng)與現有設備管理信息系統(tǒng)[13-14]的追溯關系[15-16]。即用戶在競價采購系統(tǒng)中購買的通用設備只能通過設備管理信息系統(tǒng)發(fā)送的臨時號建賬，從而保障了采購與入賬一一對應的關系，臨時號是設備管理信息系統(tǒng)建賬過程中還沒有通過設備審核進入設備管理正式庫的設備唯一標識。在操作流程上，用戶通過競價系統(tǒng)購買通用設備并確認收貨，設備管理信息系統(tǒng)將該設備的臨時號發(fā)送給采購人在競價系統(tǒng)中預留的郵箱，建賬時，設備名稱、價格、供貨商、采購方式等在競價網中錄入過的信息大多以標簽形式顯示在頁面中，不需要用戶重復錄入，用戶僅需補充設備建賬院系、實驗室、儀器負責人、發(fā)票等信息，減少了用戶錄入的復雜性，降低了人工錄入的出錯幾率。此外，建立追溯關系的顯著特點是確保帳物相符，因為所有競價采購設備的建賬臨時號都會在設備管理信息系統(tǒng)中生成，可以以此查看建賬設備處于哪一個進程，并督促教職工盡早完成建賬工作。

在追溯關系建立過程中的幾個問題：① 要確保用戶填寫郵箱，為此競價采購系統(tǒng)用戶使用系統(tǒng)第一次填寫競價單時會檢查該用戶的郵箱是否已填，如果沒有填寫，要求用戶填寫，如果已填寫，則跳過郵箱填寫頁面讓用戶進入填寫競價單頁面，用戶郵箱可以在個人信息中修改；② 建立競價采購系統(tǒng)與設備管理信息系統(tǒng)之間的信息交換規(guī)則，設置用戶點擊收貨后，競價采購系統(tǒng)生成設備管理信息系統(tǒng)需要的信息，設備管理信息系統(tǒng)定期主動從競價采購系統(tǒng)獲得已經收貨的設備信息，通過申購單號標識，生成每一個申購單下的每一條申購條目的每一臺設備的臨時號，同時，填充設備名稱、單價、供貨商等信息到設備信息中，并將臨時號信息發(fā)送給代理人，信息傳遞過程中更要約定傳遞數據項的名稱、含義和字段長度；③ 完成設備臨時號生成后的信息反饋，在設備管理信息系統(tǒng)中成功生成臨時號后返回一個成功的信息，在競價采購系統(tǒng)中為該條申購條目置上設備臨時號生成成功的標識，由競價采購系統(tǒng)在本系統(tǒng)中標識，下次為設備管理信息系統(tǒng)提供需要生成臨時號收貨設備清單時只提供還未生成設備臨時號的設備，避免重復數據。

4 系統(tǒng)的安全性保障

為確保儀器設備競價采購系統(tǒng)平穩(wěn)有效運行，在軟件安全、數據安全等方面都采取了必要措施：

(1) 程序代碼的安全性掃描。因競價采購系統(tǒng)對校內、外網絡均開放使用，即允許教職工和學生在所有網絡環(huán)境下訪問系統(tǒng)，對軟件程序代碼安全性要求較高，系統(tǒng)上線前，對所有程序代碼進行安全性掃描，檢測是否有漏洞或存在安全風險，及時補充并修正。

(2) 統(tǒng)一身份認證和基于角色的訪問控制。建立競價采購系統(tǒng)基于角色的訪問控制體系，依據權限最小化原則對不同角色的系統(tǒng)用戶開放不同的系統(tǒng)菜單，同時結合學校統(tǒng)一認證系統(tǒng)限制可使用系統(tǒng)的用戶范圍。

(3) 系統(tǒng)數據備份。從硬件角度上說，通過RAID1方式實現數據冗余，保護數據安全性和可用性，從數據庫角度上說，每日定時自動進行系統(tǒng)數據備份確保數據安全。

5 結 語

儀器設備競價采購系統(tǒng)于2015年9月試運行，在2016年1月正式運行，建立了了公開、公平、公正的通用設備采購管理流程，同時實現了競價采購系統(tǒng)與設備管理信息系統(tǒng)的數據互聯，形成了通用設備數據追溯關系，解決了信息孤島問題。目前系統(tǒng)運行穩(wěn)定，與原有通用設備采購管理模式銜接良好。

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Exploration and Practice of Equipment Procurement Bidding System

WANGYangyang

(Office of Laboratory and Equipment Management, Peking University, Beijing 100871 ,China)

With the deepening of the strategy of rejuvenating the country through science and education, the number of equipment procurement is greatly increased. How to ensure the efficiency of procurement on the concepts of open and fair and impartial becomes a difficult problem. We use the equipment bidding system to complete the work of generic device procurement and establish a sunny and efficient and economical equipment procurement environment. Combining with our existing generic equipment procurement business, we design and implement generic device bidding data entry customization and purchasing business process automation to improve the efficiency of equipment procurement and management efficiency. We also propose and complete the user authorization management function to improve the operational flexibility of the system and the user experience, and we establish the traceability relations of the bidding system and the existing equipment management system in order to realize the equipment full lifecycle management.

procurement bidding system; procurement management; informatization construction

2016-07-15

王洋洋(1986-)，女，黑龍江牡丹江人，碩士，助理研究員，研究方向為設備管理信息化。

Tel.：010-62767130； E-mail：Wangyangyang@pku.edu.cn

TP 319; G 482.0

A

1006-7167(2017)03-0283-04