高校學(xué)生活動(dòng)項(xiàng)目化管理的研究

潘雪婷

摘 要：項(xiàng)目管理是一種全新的方法體系，有著目標(biāo)性強(qiáng)、高效性、可控性強(qiáng)等特點(diǎn)。在學(xué)生活動(dòng)中引入項(xiàng)目管理的運(yùn)作方式，有效提高活動(dòng)的管理效率，提升活動(dòng)的效果，充分地調(diào)動(dòng)廣大學(xué)生的自主性與積極性。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生 活動(dòng)項(xiàng)目化 管理研究

高校學(xué)生活動(dòng)項(xiàng)目化管理是以“項(xiàng)目”為中介，學(xué)生為載體，主動(dòng)參與為目標(biāo)，在整合了以往學(xué)生活動(dòng)的各種資源后，可以節(jié)約成本，優(yōu)化方案，減少環(huán)節(jié)，從而提升活動(dòng)質(zhì)量。由于人人可申報(bào)，人人可參與，[1]這種放權(quán)學(xué)生的運(yùn)作方式，也可以促進(jìn)積極創(chuàng)新，特別是在針對(duì)性去解決當(dāng)前高校學(xué)生活動(dòng)組織管理存在的普遍問(wèn)題有顯著成效。

1 當(dāng)前高校學(xué)生活動(dòng)組織存在的普遍問(wèn)題

1.1 思想觀念陳舊，活動(dòng)行政性過(guò)強(qiáng)

長(zhǎng)期以來(lái)，很多高校也一直受機(jī)關(guān)單位辦事作風(fēng)的影響，采用的都是接受上級(jí)的命令后來(lái)執(zhí)行這樣的模式。檢驗(yàn)管理成效的標(biāo)準(zhǔn)都是以感性的認(rèn)識(shí)和描述來(lái)評(píng)價(jià)，并沒(méi)有建立科學(xué)的指標(biāo)體系評(píng)價(jià)管理的績(jī)效，所以對(duì)于活動(dòng)的效果沒(méi)有明確、有力的評(píng)價(jià)，這樣陳舊的體制下，不利于學(xué)生活動(dòng)管理的創(chuàng)新，學(xué)生活動(dòng)的品質(zhì)與效果實(shí)際是每況愈下（見(jiàn)圖1）。

這種行政管理體制下，管理層次過(guò)多，辦事程序繁瑣，層層審批，權(quán)責(zé)不清，時(shí)常導(dǎo)致辦事人員感覺(jué)疲累和無(wú)所適從。相當(dāng)多的時(shí)間浪費(fèi)在反應(yīng)問(wèn)題和協(xié)調(diào)溝通、聯(lián)絡(luò)各個(gè)部門，再等各個(gè)部門來(lái)共同溝通協(xié)調(diào)處理，活動(dòng)管理效率低下是必然的。兩種管理模式的比較見(jiàn)表1。

1.2 活動(dòng)重?cái)?shù)量輕質(zhì)量，缺乏科學(xué)的統(tǒng)籌安排

當(dāng)前，學(xué)生活動(dòng)的名目繁多，比如國(guó)家、省級(jí)的各種競(jìng)賽高校計(jì)劃內(nèi)和計(jì)劃外的主題教育、知識(shí)講座、知識(shí)培訓(xùn)、還有高校社團(tuán)自己組織的秀、文娛晚會(huì)及聯(lián)誼活動(dòng)等。而且很多活動(dòng)的開(kāi)展時(shí)間近，甚至很多有沖突，同時(shí)，學(xué)生們深感疲憊，產(chǎn)生了厭煩情緒，對(duì)活動(dòng)參與的積極性大大降低。最終這些活動(dòng)變成了硬性要求，強(qiáng)制分配參加，帶來(lái)學(xué)生更加抵觸的情緒，造成惡性循環(huán)。而且由于一個(gè)活動(dòng)的組織舉辦是一個(gè)系統(tǒng)的工程，都要有它的節(jié)奏和流程，必須將它妥善的安排。對(duì)于項(xiàng)目里面的所有細(xì)節(jié)都得有條不紊的進(jìn)行。然而很多高校對(duì)學(xué)生活動(dòng)缺乏科學(xué)的指導(dǎo)，不能進(jìn)行統(tǒng)籌安排。

2 高校學(xué)生活動(dòng)實(shí)施項(xiàng)目化管理的可行性分析

項(xiàng)目化管理是以系統(tǒng)的管理方法，通過(guò)臨時(shí)性的專門組織，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行高效的計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理和優(yōu)化[2]。項(xiàng)目化管理模式與高校學(xué)生活動(dòng)的管理方面都存在相通之處，因此具有很強(qiáng)的實(shí)踐性。

2.1 從理論層面來(lái)看，校園活動(dòng)與項(xiàng)目的特點(diǎn)相似

校園活動(dòng)一般是一個(gè)龐大的體系，需要參與的人員多，流程復(fù)雜，所以項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員需要根據(jù)項(xiàng)目的總體目標(biāo)進(jìn)行任務(wù)分解、工作分工、協(xié)調(diào)合作，為實(shí)現(xiàn)組織的共同目標(biāo)而不懈努力。這種以目標(biāo)為工作導(dǎo)向的學(xué)生活動(dòng)管理，與項(xiàng)目的目標(biāo)性相一致。

2.2 從管理對(duì)象來(lái)看，學(xué)生管理對(duì)象的日趨復(fù)雜要靠項(xiàng)目化管理來(lái)應(yīng)對(duì)

隨著時(shí)代發(fā)展，每個(gè)學(xué)生都更加的獨(dú)特，每個(gè)人在想法上都極具個(gè)性，管理對(duì)象也就日趨復(fù)雜。學(xué)生活動(dòng)的主要管理對(duì)象大部分是一次性、臨時(shí)性的校園活動(dòng)。可以將它們作為一個(gè)臨時(shí)任務(wù)去完成，即實(shí)現(xiàn)把一次校園活動(dòng)的開(kāi)展作為一個(gè)項(xiàng)目去完成[3]。從這個(gè)層面也可以說(shuō)明活動(dòng)的組織實(shí)施也就適用于項(xiàng)目管理。

3 高校學(xué)生活動(dòng)引入項(xiàng)目化管理模式的對(duì)策

3.1 提升項(xiàng)目化管理意識(shí)，增強(qiáng)項(xiàng)目化運(yùn)作的政策支持

要在高校中引入學(xué)生活動(dòng)項(xiàng)目化管理，確保順利開(kāi)展工作，首先應(yīng)當(dāng)從思想上提高認(rèn)識(shí)，并加大政策支持力度。只有思想上重視了、認(rèn)同了，大家才會(huì)去努力實(shí)踐。加強(qiáng)制度建設(shè)，形成操作性強(qiáng)的管理?xiàng)l例。加強(qiáng)制度建設(shè)應(yīng)注意制度的整體性、系統(tǒng)性。建立的制度體系應(yīng)該相互聯(lián)系，互相不沖突，共同去發(fā)揮作用。制定制度后也不能是一紙空文，也不能單單是某一個(gè)專門部門的工作，而應(yīng)當(dāng)各部門、各層面人力、物資等各方面都能給予積極配合，最大限度地給予支持。

3.2 健全項(xiàng)目化管理體制，加強(qiáng)保障機(jī)制建設(shè)

對(duì)于校園工作計(jì)劃內(nèi)的活動(dòng)，推行項(xiàng)目化運(yùn)作方式，要首先對(duì)這些項(xiàng)目進(jìn)行全面的規(guī)劃，通過(guò)宣傳動(dòng)員學(xué)生個(gè)體及校園組織對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行投標(biāo)，通過(guò)公開(kāi)、公平、公正的評(píng)標(biāo)方式對(duì)該活動(dòng)進(jìn)行宏觀的管理及監(jiān)督。評(píng)審會(huì)可以根據(jù)競(jìng)標(biāo)者從活動(dòng)計(jì)劃的可行性、創(chuàng)新性、影響力、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、活動(dòng)效果和風(fēng)險(xiǎn)防控等多方面的論證來(lái)評(píng)審出最優(yōu)方案[4]。通過(guò)科學(xué)評(píng)審決出最終中標(biāo)的，將活動(dòng)項(xiàng)目發(fā)包給承辦方具體實(shí)施。

3.3 建立規(guī)范、合理的學(xué)生活動(dòng)項(xiàng)目化管理流程

學(xué)生活動(dòng)可以分為自發(fā)活動(dòng)、招標(biāo)活動(dòng)、行政指定活動(dòng)3種情形[5]。自發(fā)活動(dòng)是指由學(xué)生從自身需求與愛(ài)好出發(fā)，提出申請(qǐng)參與評(píng)審。評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后可以立項(xiàng)并進(jìn)行項(xiàng)目化運(yùn)作的活動(dòng)。

（1）公開(kāi)申請(qǐng)、公正審批。自發(fā)活動(dòng)是要采取這種項(xiàng)目申報(bào)審批的項(xiàng)目管理的方式，項(xiàng)目的確立就不再是“自上而下”的指派，而是學(xué)生團(tuán)體自主申報(bào)，從活動(dòng)項(xiàng)目的目標(biāo)、內(nèi)容、形式、可行性論證等方面撰寫項(xiàng)目申報(bào)書，來(lái)對(duì)活動(dòng)的整體進(jìn)行設(shè)計(jì)投標(biāo)[6]。項(xiàng)目審批階段主要是通過(guò)項(xiàng)目申請(qǐng)的同學(xué)進(jìn)行項(xiàng)目的論證，主要是從項(xiàng)目的活動(dòng)目標(biāo)、活動(dòng)的可行性、活動(dòng)的預(yù)計(jì)成效、活動(dòng)的費(fèi)用預(yù)算等這些方面進(jìn)行。活動(dòng)立項(xiàng)部門要科學(xué)、公正地對(duì)提交的項(xiàng)目申請(qǐng)書進(jìn)行論證和評(píng)定。審批通過(guò)的就成功立項(xiàng)，成為活動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)入運(yùn)作。

（2）明確目標(biāo)，合理規(guī)劃。項(xiàng)目規(guī)劃是要去明確和細(xì)化活動(dòng)的目標(biāo)，并為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)和可能出現(xiàn)的問(wèn)題做出方案的設(shè)計(jì)。成功通過(guò)評(píng)審并立項(xiàng)的學(xué)生活動(dòng)就可以針對(duì)現(xiàn)實(shí)情況，開(kāi)始項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的編寫工作。項(xiàng)目計(jì)劃書的編寫方法很多，常用的有任務(wù)分解結(jié)構(gòu)法（WBS）、頭腦風(fēng)暴法、責(zé)任分配矩陣法等[7]。運(yùn)用這些科學(xué)的項(xiàng)目管理工具，可以讓我們團(tuán)隊(duì)目標(biāo)更加明確，規(guī)劃會(huì)更合理、科學(xué)。

（3）嚴(yán)格執(zhí)行，嚴(yán)密控制。項(xiàng)目執(zhí)行是項(xiàng)目成功與否的關(guān)鍵所在，我們應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照幾個(gè)步驟執(zhí)行：第一步，安排活動(dòng)項(xiàng)目的參與人員。這項(xiàng)工作不能隨便找?guī)讉€(gè)工作人員，而是要確定活動(dòng)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人及各個(gè)相關(guān)環(huán)節(jié)管理責(zé)任人。第二步，籌備活動(dòng)項(xiàng)目需要的資源。這些資源包括各方面資源，學(xué)生活動(dòng)資金的主要來(lái)源是學(xué)校劃撥的學(xué)生活動(dòng)經(jīng)費(fèi)，但也可以通過(guò)其他渠道獲得資金的補(bǔ)充。比如其他單位的共建資助和贊助。第三步，分解活動(dòng)項(xiàng)目。學(xué)生的活動(dòng)項(xiàng)目其實(shí)也是一系列的工作環(huán)節(jié)按照先后順序有序排列組合而成。第四步，確定活動(dòng)項(xiàng)目的周期。活動(dòng)項(xiàng)目的周期也就是整個(gè)活動(dòng)由始至終所需要的時(shí)間。活動(dòng)時(shí)間的周期長(zhǎng)短應(yīng)該根據(jù)活動(dòng)項(xiàng)目的難度、規(guī)模及要求來(lái)決定。

活動(dòng)項(xiàng)目計(jì)劃編制完成后就進(jìn)入到我們活動(dòng)項(xiàng)目的實(shí)施控制階段。這個(gè)階段時(shí)間控制、成本控制、質(zhì)量控制、人員溝通、進(jìn)度控制、風(fēng)險(xiǎn)控制等都是搞好監(jiān)督控制的重要工作點(diǎn)。

4 加強(qiáng)項(xiàng)目化管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)文化的建設(shè)，有利于促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員努力工作。好的團(tuán)隊(duì)文化，會(huì)幫助團(tuán)隊(duì)成員建立統(tǒng)一的價(jià)值觀和行為準(zhǔn)則，并營(yíng)造團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作氛圍，以和諧的工作環(huán)境使每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員能愉快地將活動(dòng)任務(wù)做好，從而不斷增強(qiáng)組織的凝聚力，為后階段的工作保駕護(hù)航。因此，在建立項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的過(guò)程中，加強(qiáng)文化建設(shè)是很有必要的。在平時(shí)可以通過(guò)多種途徑去建立組織的團(tuán)隊(duì)文化，并讓這些深入到每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員心中。還可以通過(guò)品牌活動(dòng)的打造，增加各個(gè)團(tuán)隊(duì)組織的歸屬感、自豪感。還可以通過(guò)開(kāi)展多種大家都感興趣的活動(dòng)，去創(chuàng)建和諧、溫暖的環(huán)境，建設(shè)團(tuán)隊(duì)的文化。

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