檔案業(yè)務(wù)外包中管理機構(gòu)與服務(wù)機構(gòu)的角色定位探究

沈東芳+聶二輝

摘要：隨著檔案外包服務(wù)日臻完善、服務(wù)地位趨于認可、檔案人才加速流入，檔案業(yè)務(wù)外包成為一大趨勢。處于需求方和供給方的檔案管理機構(gòu)與檔案服務(wù)機構(gòu)，面臨著強弱勢轉(zhuǎn)換、主被動周旋及監(jiān)理欠缺的困境，需要明確二者角色定位，即從利益相關(guān)到利益一體，從標準局外人到標準制定者，從監(jiān)理欠缺到聯(lián)合監(jiān)理。

關(guān)鍵詞：檔案業(yè)務(wù)外包檔案管理機構(gòu)檔案服務(wù)機構(gòu)

2014年，中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中提出：“規(guī)范并支持檔案中介機構(gòu)、專業(yè)機構(gòu)參與檔案事務(wù)?！痹诖送苿酉?，檔案管理機構(gòu)外包檔案業(yè)務(wù)得到了長足發(fā)展。在檔案業(yè)務(wù)外包漸成主流的大背景下，明確檔案管理機構(gòu)和檔案服務(wù)機構(gòu)的角色定位，有利于行業(yè)的健康和有序發(fā)展。需要說明的是，當前檔案中介機構(gòu)并非真正意義上的檔案中介機構(gòu)，應(yīng)為“檔案服務(wù)機構(gòu)”。[1]（鑒于諸多關(guān)于檔案服務(wù)機構(gòu)的研究內(nèi)容多以檔案中介機構(gòu)為名，故本文中引用的部分文獻沿用檔案中介機構(gòu)的名稱。）

一、檔案業(yè)務(wù)外包漸成主流

20世紀90年代末，全國僅有100多所檔案中介機構(gòu)。然而，截至2015年11月，全國各級工商行政管理局備案登記的檔案中介機構(gòu)就有640多個。[2]檔案服務(wù)機構(gòu)數(shù)量的增加意味著越來越多的檔案管理機構(gòu)不斷將自身的檔案業(yè)務(wù)外包出去，除了民營檔案服務(wù)機構(gòu)逐漸占據(jù)主導(dǎo)地位外，外資型檔案服務(wù)機構(gòu)也陸續(xù)進駐國內(nèi)。縱觀整個檔案業(yè)務(wù)外包的內(nèi)外部環(huán)境，可以發(fā)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)外包逐漸成為發(fā)展主流。

（一）外包服務(wù)日臻完善

檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)的逐漸完善主要體現(xiàn)在兩個方面：一是檔案服務(wù)機構(gòu)的業(yè)務(wù)范圍不斷擴展?，F(xiàn)階段，檔案服務(wù)機構(gòu)的業(yè)務(wù)范圍包括檔案寄存、檔案整理、檔案數(shù)字化、檔案管理咨詢和檔案開發(fā)利用，[3]逐步形成以檔案為核心的服務(wù)體系。二是單一檔案服務(wù)機構(gòu)的業(yè)務(wù)范圍開始涵蓋檔案管理的全流程，能夠提供檔案從保管到利用的一站式服務(wù)，對檔案管理機構(gòu)而言，這種一站式服務(wù)有利于更好地發(fā)揮檔案價值。

（二）服務(wù)地位趨于認可

檔案管理機構(gòu)在業(yè)務(wù)外包后，能夠?qū)n案管理機構(gòu)產(chǎn)生積極的反饋，既能夠?qū)Ξ斍胺?wù)表示認可，又會引薦給直屬或橫向關(guān)聯(lián)單位，擴大檔案服務(wù)機構(gòu)的業(yè)務(wù)范疇，推動檔案服務(wù)機構(gòu)的壯大。當檔案服務(wù)機構(gòu)獲得客戶認可后，將更利于其規(guī)模擴大和業(yè)務(wù)拓展，帶動整個行業(yè)的進步。

（三）檔案人才加速流入

檔案服務(wù)機構(gòu)的人員構(gòu)成較為復(fù)雜，素質(zhì)參差不齊。對于成熟的檔案服務(wù)機構(gòu)而言，人員構(gòu)成理應(yīng)存在高中低的層次，不同層次的人員又會匹配到相應(yīng)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。據(jù)此，不能簡單地認為檔案服務(wù)機構(gòu)人員素質(zhì)普遍較低。隨著檔案服務(wù)機構(gòu)的發(fā)展速度加快，無論是薪酬水平，還是職業(yè)通道，都越來越具有競爭力，這對高素質(zhì)人才的吸引力越來越強，將促進檔案專業(yè)人員的迅速涌入。

二、檔案業(yè)務(wù)外包中管理機構(gòu)和服務(wù)機構(gòu)的困境

整個檔案業(yè)務(wù)外包過程中，檔案管理機構(gòu)和檔案服務(wù)機構(gòu)分別扮演著需求方和供給方的角色。檔案業(yè)務(wù)外包也是一種買賣的關(guān)系，同樣也會出現(xiàn)失衡狀態(tài)，但又表現(xiàn)出特殊性。買賣達成之前，檔案管理機構(gòu)擁有買或者不賣的絕對話語權(quán)，檔案服務(wù)機構(gòu)會主動尋求自身改變；買賣達成之后，檔案管理機構(gòu)容易產(chǎn)生系統(tǒng)依賴，隨著時間推移逐漸變得弱勢，檔案服務(wù)機構(gòu)主動改善的積極性會有所喪失，會被動地應(yīng)對檔案管理機構(gòu)的需求。在整個買賣過程中，監(jiān)理機構(gòu)缺乏有效的監(jiān)管和約束，這些都不利于供給雙方角色的明確和檔案業(yè)務(wù)外包的發(fā)展。

（一）需求方的強弱勢轉(zhuǎn)換

對于產(chǎn)品而言，如果不是必備品，而買家又能夠負擔得起，那么買家就可以根據(jù)自身需要決定買或者不買，在這種情況下，其基本處于主導(dǎo)地位。檔案業(yè)務(wù)外包就處于這樣的狀況，對于檔案管理機構(gòu)而言，它包括交易前的強弱勢交叉和交易后的相對弱勢。

交易前的強勢較易理解，買方掌握買或者不買的絕對主動權(quán)，特別是在買或者不買都不會對業(yè)務(wù)造成較大沖擊和影響的情況下。同時也存在交易前的強弱勢交叉的情況，即雖然檔案管理機構(gòu)面臨著買或者不買的絕對話語權(quán)，但是也隱含著購買時缺乏選擇的弱勢。當檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)較為緊缺時，一旦檔案管理機構(gòu)出現(xiàn)外部行政命令或內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)強壓的情況，就會因選擇過少而處于相對弱勢的地位。這種交易前的強弱勢交叉是檔案業(yè)務(wù)外包行業(yè)起步階段的典型特征。交易后的相對弱勢是指當檔案管理機構(gòu)將檔案業(yè)務(wù)外包后，容易產(chǎn)生對檔案管理系統(tǒng)的依賴，一旦后期維護費用出現(xiàn)問題，檔案管理機構(gòu)就有可能癱瘓。此外，由于檔案管理機構(gòu)人員的流動，可能出現(xiàn)新人無法判定整理后的檔案是否達到國家或省市標準，容易被檔案服務(wù)機構(gòu)所遏制并處于相對弱勢地位。

（二）供給方的主被動周旋

面對檔案管理機構(gòu)的一項或多項需求，檔案服務(wù)機構(gòu)作為供給方會主動向檔案服務(wù)機構(gòu)提供服務(wù)。檔案服務(wù)機構(gòu)的主動服務(wù)需要檔案管理機構(gòu)不斷投入資金，而現(xiàn)階段的檔案業(yè)務(wù)外包，大體上前期階段資金充裕，后期較為短缺。從這個角度上說，檔案服務(wù)機構(gòu)在前期表現(xiàn)積極，主動為檔案管理機構(gòu)解決系統(tǒng)、數(shù)字化等遇到的各種問題，優(yōu)化自身服務(wù)。后期由于資金投入的減少，檔案服務(wù)機構(gòu)比較被動，使得檔案系統(tǒng)功能得不到完全保障，對檔案管理和利用帶來負面影響。

（三）檔案業(yè)務(wù)外包的監(jiān)理欠缺

現(xiàn)階段，檔案服務(wù)機構(gòu)無法對所提供的服務(wù)進行有效監(jiān)控，無法進一步提升服務(wù)質(zhì)量；另一方面，檔案行政管理部門對檔案中介服務(wù)的監(jiān)管只停留在備案和許可程度上，未能對檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)實行有效的監(jiān)督和管理。[4]具體而言，檔案管理機構(gòu)主要通過過程中的抽查以及結(jié)項時的驗收進行監(jiān)控，但是過程中出現(xiàn)問題整改的情況并不多，因此不能得到檔案管理機構(gòu)和檔案服務(wù)機構(gòu)的足夠重視。而驗收階段，檔案管理機構(gòu)并不會嚴格審查各個環(huán)節(jié)和內(nèi)容，面對檔案服務(wù)機構(gòu)呈現(xiàn)出來的最優(yōu)部分，更利于驗收通過，即使對瑕疵部分提出整改，檔案服務(wù)機構(gòu)也具備相當?shù)恼{(diào)整能力。

三、檔案業(yè)務(wù)外包中管理機構(gòu)和服務(wù)機構(gòu)的角色定位

通常情況下，買家購買賣家的服務(wù)或者產(chǎn)品都是當次或短時間內(nèi)完成，較少像檔案管理機構(gòu)和檔案服務(wù)機構(gòu)相互之間頻繁互動和長時間依托。因此，并不能將檔案管理機構(gòu)和檔案服務(wù)機構(gòu)之間的角色和關(guān)系簡單地理解為買家和賣家的角色及關(guān)系。它們之間的這種特殊角色及關(guān)系，也決定了檔案管理機構(gòu)和檔案服務(wù)機構(gòu)需要進一步明確角色定位。

（一）利益相關(guān)到利益一體

檔案管理機構(gòu)作為檔案信息資源的管理者，對發(fā)揮檔案信息資源的價值承擔著主要責任。而檔案服務(wù)機構(gòu)將最新的檔案管理系統(tǒng)和數(shù)字化設(shè)備運用到檔案信息資源的開發(fā)利用中，影響著檔案價值的發(fā)揮。檔案管理機構(gòu)和檔案服務(wù)機構(gòu)都是圍繞檔案開展各項活動的，檔案作為核心，將二者關(guān)聯(lián)。需要注意的是，只是利益相關(guān)并不能保證檔案發(fā)揮最大的社會和經(jīng)濟效益，因此需要構(gòu)建一種利益一體的關(guān)系，從而形成合力共同促進檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案是檔案管理機構(gòu)和檔案服務(wù)機構(gòu)賴以生存的基礎(chǔ)，檔案管理機構(gòu)和檔案服務(wù)機構(gòu)所開展的數(shù)字化、開發(fā)利用等都是為了實現(xiàn)檔案價值。從這一角度出發(fā)，檔案管理機構(gòu)和檔案服務(wù)機構(gòu)需要以檔案為核心形成利益共同體。

（二）標準局外人到標準制定者

在檔案行政管理部門制定的一系列檔案標準中，很少有檔案服務(wù)機構(gòu)參與，原因在于現(xiàn)階段的檔案服務(wù)機構(gòu)規(guī)模較小、影響力不足，并且高素質(zhì)檔案專業(yè)人才欠缺，這都造成了檔案服務(wù)機構(gòu)在標準制定中的局外人身份。為了更好地打造檔案業(yè)務(wù)外包的一站式服務(wù)體系，檔案服務(wù)機構(gòu)需要從自身入手，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，提升檔案業(yè)務(wù)外包的專業(yè)水準，在檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督下參與有關(guān)檔案的各項標準建立過程，甚至嘗試制定某一檔案類型的外包服務(wù)標準，獲得檔案行政管理部門的認可及推廣，樹立標準參與者乃至制定者的角色。

（三）監(jiān)理欠缺到聯(lián)合監(jiān)理

建立有效、健全的監(jiān)管機制是保證外包服務(wù)商規(guī)范服務(wù)，敦促其合法經(jīng)營的重要手段，企業(yè)具體實施監(jiān)督權(quán)的人員要定期對外包商的服務(wù)進行評分與考核，對外包商違反合同的行為及時發(fā)現(xiàn)并指正，以保證企業(yè)既定目標的順利、高效實現(xiàn)。[5]此外，建立聯(lián)合監(jiān)理的機制更能促進檔案業(yè)務(wù)外包目標的達成。作為監(jiān)理方，一般是獨立于檔案管理機構(gòu)和檔案服務(wù)機構(gòu)之外的第三方，但現(xiàn)階段并未存在此類第三方。作為過渡階段，可以實行由檔案管理機構(gòu)、檔案服務(wù)機構(gòu)和專家學者共同構(gòu)成的聯(lián)合監(jiān)理機制，定期組織座談會，以保證檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)的順利進行。

注釋及參考文獻：

[1]黃霄羽，朱敬敬.檔案中介機構(gòu)應(yīng)當正名[J].檔案學通訊，2012（5）：93-97.

[2]古淑婷.國內(nèi)檔案中介機構(gòu)發(fā)展探析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2016（8）：381-382.

[3]陳嘉男.我國檔案中介機構(gòu)研究綜述[J].云南檔案， 2015（3）：45-50.

[4]張根水.檔案中介服務(wù)質(zhì)量評價指標體系構(gòu)建研究[J].浙江檔案，2015（2）：23-25.

[5]李梅，張小鋒.企業(yè)檔案外包服務(wù)風險分析[J].中國檔案，2014（11）：38-39.