北京地方民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄問題的實(shí)踐探索

陳俐+姚行

摘要：本文結(jié)合北京市檔案館北京地方民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄的具體實(shí)踐，就民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄的三大難點(diǎn)問題，探索如何不斷補(bǔ)充完善著錄細(xì)則，提出了符合北京地方民國(guó)檔案特點(diǎn)的、更加細(xì)致的、可操作性更強(qiáng)的著錄要求；探索如何組織著錄工作，提出了科學(xué)合理的著錄工作路徑；探索如何適應(yīng)著錄工作需要，提出了有針對(duì)性地安排著錄培訓(xùn)內(nèi)容的要求。

關(guān)鍵詞：北京地方民國(guó)檔案文件級(jí)目錄目錄著錄

北京地方民國(guó)檔案，是指從1912年1月1日中華民國(guó)誕生開始，到1949年9月27日中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議第一屆全體會(huì)議決定成立中華人民共和國(guó)止，在這一歷史時(shí)期內(nèi)，北京地方歷屆政府（含日偽漢奸政權(quán)）及其所屬機(jī)構(gòu)、國(guó)民黨駐北平機(jī)構(gòu)、著名人物等在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，有價(jià)值的各種歷史記錄。這些文件材料經(jīng)北京市檔案館幾十年精心組織、規(guī)范整理，各類檔案數(shù)量近98萬卷冊(cè)，內(nèi)容極為豐富，涉及領(lǐng)域非常廣泛，其中不乏珍貴史料，成為人們研究北京近代政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、宗教、城市變遷等的知識(shí)寶庫(kù)。

民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄，是民國(guó)檔案保護(hù)與開發(fā)項(xiàng)目的重要內(nèi)容，其著錄的質(zhì)量和效率直接關(guān)系到民國(guó)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)的成敗，直接關(guān)系到民國(guó)檔案開發(fā)利用水平的高低。北京市檔案館對(duì)北京地方民國(guó)檔案檢索工具的編制工作直至20世紀(jì)末才最終完成，期間經(jīng)歷了比較艱苦的過程，從沒有目錄到編制手抄案卷目錄，再到依據(jù)手抄案卷目錄，錄入機(jī)讀案卷目錄，建設(shè)案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。為了響應(yīng)國(guó)家檔案局建設(shè)“國(guó)家開放檔案信息資源共享利用系統(tǒng)”的號(hào)召，根據(jù)國(guó)家檔案局檔辦發(fā)〔2013〕4號(hào)通知精神，從2013年起，北京市檔案館開始每年向國(guó)家檔案局提交2萬余件的民國(guó)時(shí)期開放檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)，至2015年底，已向“中國(guó)記憶”網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提交了文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)逾6萬件。也就是說，從2013年開始，北京市檔案館正式開展了北京地方民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄的實(shí)踐探索，不斷補(bǔ)充完善北京地方民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄細(xì)則，合理組織著錄工作，有針對(duì)性地安排著錄培訓(xùn)內(nèi)容等?，F(xiàn)就以上三個(gè)方面的問題進(jìn)行交流，敬請(qǐng)業(yè)內(nèi)同仁批評(píng)指正。

一、文件級(jí)目錄著錄細(xì)則編制問題

按照全國(guó)民國(guó)檔案資料目錄中心規(guī)定，民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄項(xiàng)共計(jì)28個(gè)。其中，必要項(xiàng)為：檔案館代碼、檔案館名稱、全宗名稱、檔號(hào)（含全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、文件號(hào)）、文件題名、責(zé)任者、形成時(shí)間、頁(yè)數(shù)、控制使用標(biāo)識(shí)、語(yǔ)種、載體形態(tài)、政權(quán)標(biāo)識(shí)、文件附注等13項(xiàng)（實(shí)為16項(xiàng)）；選擇項(xiàng)為：受文者、文種、起止頁(yè)碼、文本、分類號(hào)、縮微號(hào)、電子檔號(hào)、關(guān)鍵詞或主題詞（含人物、機(jī)構(gòu)、會(huì)議、事件等）、電子畫幅數(shù)等9項(xiàng)（實(shí)為12項(xiàng)）。根據(jù)《民國(guó)檔案著錄細(xì)則》（DA/T20.1-1999），每個(gè)著錄項(xiàng)都有其特定的內(nèi)涵和著錄要求，但該標(biāo)準(zhǔn)過于宏觀，實(shí)際工作中，我們會(huì)遇到各種各樣的具體情況，每種情況都需要作出相應(yīng)科學(xué)合理的處理。因此，為了更好地指導(dǎo)北京地方民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄工作，確保著錄質(zhì)量，北京市檔案館在總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，研究制定了《北京地方民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄細(xì)則》，提出了符合北京地方民國(guó)檔案特點(diǎn)的、更加細(xì)致的、可操作性更強(qiáng)的著錄要求。因篇幅所限，本文僅以“文件題名”的著錄為例。

（一）文件題名的基本結(jié)構(gòu)

文件題名，是指直接表達(dá)檔案文件中心內(nèi)容和形式特征的名稱，一般為文件標(biāo)題。文件題名的著錄是文件級(jí)目錄著錄的重點(diǎn)難點(diǎn)所在，也是最費(fèi)時(shí)費(fèi)力的著錄項(xiàng)。因此，我們?cè)O(shè)置了文件題名的基本結(jié)構(gòu)為：責(zé)任者+介詞+事由+行為動(dòng)詞+受文者+文種。例如，行政院關(guān)于據(jù)呈“三一八”慘案諸烈士公葬日期暨辦理情形已轉(zhuǎn)呈國(guó)府給北平特別市政府的指令?！靶姓骸睘樨?zé)任者，“關(guān)于”為介詞，“據(jù)呈‘三一八慘案諸烈士公葬日期暨辦理情形已轉(zhuǎn)呈國(guó)府”為事由，“給”是行為動(dòng)詞，“北平特別市政府”為受文者，“指令”為文種。在能夠判定公文屬于普發(fā)文性質(zhì)時(shí)，即受文者超過5個(gè)機(jī)構(gòu)，則受文者可以略去不予著錄。

如果檔案原有文件題名規(guī)范完整，包含責(zé)任者、事由、文種等必要項(xiàng)，可以表現(xiàn)文件內(nèi)容和形式特征的，也可不拘泥于此種形式。如北平市社會(huì)局救濟(jì)院1941年職員姓名清冊(cè)等。對(duì)于清冊(cè)、花名冊(cè)、章冊(cè)、總冊(cè)、調(diào)查表等類材料，一般要在文件題名中注明年份。

（二）文件題名擬寫要求

1.簡(jiǎn)潔表述。文件題名的表述要簡(jiǎn)潔明快，避免煩瑣。民國(guó)檔案有其特有的行文詞匯，諸如“仰知照”“呈為呈報(bào)”“逕啟者”等等，起到起承轉(zhuǎn)合等作用，實(shí)際表達(dá)意義有限，在著錄文件題名時(shí)可以刪去此類詞匯。例如，“北平市政府關(guān)于準(zhǔn)國(guó)立暨南大學(xué)函校長(zhǎng)何炳松于1935年7月16日到校視事仰知照的訓(xùn)令”，顯然比較煩瑣，利用者不易在第一時(shí)間提取有效信息，可以表達(dá)為：“北平市政府關(guān)于暨南大學(xué)校長(zhǎng)何炳松于1935年7月16日就職的訓(xùn)令”。

2.有機(jī)組合。民國(guó)時(shí)期文牘主義曾一度興盛，政府機(jī)關(guān)收文、辦文的數(shù)量巨大。為了某一事由，多個(gè)單位可能數(shù)次行文，而單個(gè)文件的獨(dú)立檢索意義并不大，因此，在文件內(nèi)容前后聯(lián)系十分緊密時(shí)，可遵循“一事一條”的原則組合著錄，即呈與批、指令與呈、函與復(fù)函、正文與附件等進(jìn)行有機(jī)組合。著錄為一個(gè)條目，文件題名適當(dāng)體現(xiàn)來文內(nèi)容即可。例如，北平市社會(huì)局發(fā)布訓(xùn)令要求各區(qū)公所呈報(bào)某一表格，而內(nèi)7、外5等12個(gè)區(qū)公所上報(bào)的表格基本一致，這種情況可組合為一個(gè)文件標(biāo)題，著錄為：“北平市社會(huì)局關(guān)于某一事件的訓(xùn)令及12個(gè)區(qū)公所的呈”。

3.審慎考證。在著錄文件題名時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到個(gè)別詞語(yǔ)無法辨認(rèn)、無責(zé)任者、表格類統(tǒng)計(jì)表沒有時(shí)間等情況，這時(shí)要采取審慎的態(tài)度，盡可能地從案卷中考證，做到有理有據(jù)。例如，北京在民國(guó)時(shí)期的名稱曾經(jīng)發(fā)生多次變化，1928年6月稱北平特別市，1931年4月改稱北平市，1938年1月再次改為北京特別市，1945年日本戰(zhàn)敗投降后，又恢復(fù)原名北平市。在責(zé)任者不能確定時(shí)，不能簡(jiǎn)單地將文件題名中的責(zé)任者都著錄為北平市或北京市某機(jī)關(guān)，要根據(jù)案卷起止時(shí)間、檔案內(nèi)容、前后聯(lián)系慎重推斷機(jī)關(guān)名稱。

4.恰當(dāng)概括。文件題名要準(zhǔn)確揭示檔案內(nèi)容，有時(shí)需要提煉、修改、補(bǔ)充，甚至重新歸納，一是要盡量選用能準(zhǔn)確表達(dá)事件時(shí)代特征的結(jié)論性原詞，二是要理清行文層次，對(duì)檔案主題內(nèi)容進(jìn)行恰當(dāng)?shù)母爬?，以有效地滿足檢索需要。例如，事由為“奉行政委員會(huì)令轉(zhuǎn)奉臨時(shí)政府令縝密調(diào)查設(shè)法平抑物價(jià)食糧燃料價(jià)防止奸商壟斷操縱并應(yīng)嚴(yán)定懲罰規(guī)程仰遵照切實(shí)施行等因自應(yīng)遵照辦理除由本署擬定取締物價(jià)暴利懲罰規(guī)程即日公布施行并令警察社會(huì)兩局遵照切實(shí)執(zhí)行外呈復(fù)鑒核備案、呈報(bào)行政委員會(huì)備案及分令社會(huì)局警察局外仰遵照切實(shí)執(zhí)行”，太過啰嗦，可著錄為：“北京特別市公署關(guān)于為平抑物價(jià)擬定《取締物價(jià)暴利懲罰規(guī)程》即日公布施行并令警察社會(huì)兩局遵照切實(shí)執(zhí)行給行政委員會(huì)的呈及給警察局、社會(huì)局的訓(xùn)令”。

5.適當(dāng)取舍。文件題名要突出重點(diǎn)、有所取舍，不能拖泥帶水地把全部文件題名一一羅列。例如，檔案中經(jīng)常出現(xiàn)文秘人員向長(zhǎng)官說明辦文的意見和陳請(qǐng)長(zhǎng)官核示的簽注、簽呈等。如果檔案中有文件正本或定稿，因其意見已經(jīng)包含在文中，在文件題名中就不需要體現(xiàn)此簽注、簽呈內(nèi)容；如果沒有正式文本，對(duì)于提出重要處理意見的簽注應(yīng)當(dāng)單獨(dú)著錄為一個(gè)條目；如果文秘人員和長(zhǎng)官的姓名、職位確定，還要將姓名、職位注明。

二、文件級(jí)目錄著錄工作組織

至“十二五”規(guī)劃末期，北京市檔案館民國(guó)檔案全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，且各全宗的檔案案卷級(jí)機(jī)讀目錄比較完善，基于此，我們組織開展民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄工作，可以避免調(diào)取檔案實(shí)體的煩瑣，并有效保護(hù)民國(guó)檔案實(shí)體。通過每一卷的數(shù)字化副本，即可逐件開展著錄工作。為此，我們?cè)O(shè)置了著錄工作的組織程序，具體如下：

（一）按全宗調(diào)取數(shù)據(jù)

北京市檔案館設(shè)置了專門處室負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)的管理與維護(hù)。作為檔案編目部門，在組織開展文件級(jí)目錄著錄工作前，首先要按照既定的工作方案，從檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，按全宗調(diào)取原文數(shù)據(jù)。調(diào)取數(shù)據(jù)采用離線方式，兩個(gè)處室之間嚴(yán)格履行調(diào)取手續(xù)。

（二）導(dǎo)入《民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄系統(tǒng)》

為了高效率、高質(zhì)量地開展文件級(jí)目錄著錄工作，我們專門設(shè)置了專網(wǎng)，配置若干臺(tái)較大屏幕的計(jì)算機(jī)，研制開發(fā)并應(yīng)用《民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄系統(tǒng)》，將調(diào)取的原文數(shù)據(jù)導(dǎo)入該系統(tǒng)，形成一個(gè)封閉的、安全保密的專網(wǎng)著錄工作平臺(tái)和環(huán)境。

（三）通過專網(wǎng)平臺(tái)多人分段對(duì)照著錄

組建民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)人數(shù)根據(jù)階段著錄工作量配備。著錄團(tuán)隊(duì)通過專網(wǎng)平臺(tái)，對(duì)一個(gè)全宗的案卷數(shù)據(jù)進(jìn)行分配，每名著錄人員負(fù)責(zé)一個(gè)區(qū)段。依托上述系統(tǒng)，著錄人員在各自的操作平臺(tái)上開展文件級(jí)目錄著錄工作；著錄界面采用對(duì)照式，計(jì)算機(jī)屏幕左半側(cè)為數(shù)字化副本的畫面，右半側(cè)為文件級(jí)目錄著錄項(xiàng)，完成一條隨即提交。

（四）第一次全面質(zhì)檢和校正

在著錄團(tuán)隊(duì)中設(shè)置一名質(zhì)檢員，負(fù)責(zé)對(duì)著錄人員的著錄成果進(jìn)行第一次質(zhì)量檢查，同時(shí)填寫《著錄質(zhì)檢記錄表》，以便對(duì)著錄人員的工作進(jìn)行績(jī)效考核。質(zhì)檢員需要及時(shí)校正檢查中發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤，如果錯(cuò)誤率過高，應(yīng)返還著錄人員重新著錄，確保錯(cuò)誤率處于最低水平。

（五）第二次按比例抽檢和校正

在著錄團(tuán)隊(duì)中還要設(shè)置一名終極質(zhì)檢員，對(duì)通過第一次質(zhì)檢和校正后文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行第二次、也是最后的抽檢和校正。抽檢按照一定的比例進(jìn)行，通常為該全宗總數(shù)的30%。在抽檢的目錄數(shù)據(jù)中，正確率必須達(dá)到100%，否則視為該全宗的著錄質(zhì)量不合格，著錄人員要全面檢查和校正。

（六）打包歸入數(shù)據(jù)庫(kù)，提供網(wǎng)上檢索利用

在通過上述兩次質(zhì)檢、目錄數(shù)據(jù)合格后，我們將該全宗文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)打包、拷貝，同樣通過離線方式，移交檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理部門，歸入民國(guó)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，雙方嚴(yán)格履行交接手續(xù)。目錄數(shù)據(jù)通過檔案館利用平臺(tái)，供利用者網(wǎng)上檢索利用，發(fā)揮民國(guó)檔案應(yīng)有的價(jià)值作用。

三、文件級(jí)目錄著錄人員培訓(xùn)內(nèi)容

著錄質(zhì)量是民國(guó)檔案文件級(jí)目錄的生命。沒有高質(zhì)量的目錄，檔案提供利用的效果就會(huì)大打折扣。而決定文件級(jí)目錄質(zhì)量的關(guān)鍵因素是著錄人員，是從事民國(guó)檔案著錄人員的歷史知識(shí)感知度、歷史人物知曉度、民國(guó)行文把握度、古文漢字辨識(shí)度，以及著錄細(xì)則掌握度等。如何使著錄人員的能力、水平滿足工作需要，一直以來是困擾檔案編目部門的難題。為此，我們做了如下實(shí)踐探索：

（一）民國(guó)時(shí)期北京地方歷史沿革及變遷脈絡(luò)情況

了解民國(guó)時(shí)期北京地方歷史沿革及變遷脈絡(luò)，對(duì)于從事民國(guó)檔案文件級(jí)目錄的著錄人員來說十分必要。民國(guó)時(shí)期，北京（北平）經(jīng)歷了許許多多舉世矚目的大事要事，如五四運(yùn)動(dòng)、三一八慘案、二次北伐、“一二·九”運(yùn)動(dòng)、盧溝橋事變、反饑餓反內(nèi)戰(zhàn)運(yùn)動(dòng)、和平解放等；從北洋軍閥統(tǒng)治到國(guó)民黨遷都后的城市管理，到淪陷于日寇鐵蹄之下，到國(guó)民黨光復(fù)，以及最后回到人民懷抱，這些重大歷史事件和革命運(yùn)動(dòng)無不在檔案中反映。了解這些情況，便于準(zhǔn)確判斷民國(guó)時(shí)期文件材料的主題內(nèi)容，準(zhǔn)確判斷文件題名是否正確反映文件材料的主要內(nèi)容等。

（二）民國(guó)時(shí)期北京地方各類機(jī)構(gòu)的背景情況

北京地方民國(guó)檔案共232個(gè)全宗。這些全宗基本上以相對(duì)獨(dú)立的各類機(jī)構(gòu)為管理單元。例如，北平廣播電臺(tái)全宗，其成立時(shí)間，職能任務(wù)，隸屬關(guān)系變化，內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，歷任臺(tái)長(zhǎng)姓名等。從事民國(guó)檔案文件級(jí)目錄的著錄人員了解這些機(jī)構(gòu)的背景情況，對(duì)于他們高質(zhì)量、高效率地做好文件級(jí)目錄著錄工作具有較大幫助。

（三）民國(guó)時(shí)期重要?dú)v史人物情況

民國(guó)時(shí)期，在北京（北平）這個(gè)特定舞臺(tái)上留下身影和足跡的歷史人物不勝枚舉，那些大大小小的新舊軍閥，那些趾高氣揚(yáng)的國(guó)民黨官員，那些奴顏婢膝的汪偽漢奸，那些譽(yù)滿全國(guó)的文壇巨擘，那些蜚聲中外的清流藝人，還有那些為了國(guó)家獨(dú)立、人民解放的共產(chǎn)黨人與革命志士。這些歷史人物都或多或少地出現(xiàn)在民國(guó)時(shí)期文件材料之中，從事民國(guó)檔案文件級(jí)目錄的著錄人員掌握他們的基本情況，并將其準(zhǔn)確無誤地著錄到著錄項(xiàng)之中，無疑為檔案利用者的檢索利用提供了便利。

（四）民國(guó)檔案特征及公文種類、常用行文詞匯

與現(xiàn)行紙質(zhì)檔案形態(tài)相比，民國(guó)檔案有幾個(gè)顯著特征：一是大部分采用毛筆書寫，有的書寫潦草、涂改嚴(yán)重，難以辨認(rèn)；二是文字為豎排版，沒有斷句的居多；三是行文風(fēng)格、用語(yǔ)與現(xiàn)行文書差別極大，且均為繁體字；四是文件材料常常無明顯的責(zé)任者、時(shí)間、文種、事由等，需要著錄人員解讀判斷。這些特征，對(duì)著錄人員的文言文識(shí)讀及語(yǔ)言概括、分析能力是一個(gè)極大的考驗(yàn)，不僅需要日積月累堅(jiān)持不懈地學(xué)習(xí)和研究，更需要經(jīng)常性地組織培訓(xùn)。除此之外，還有一些基本知識(shí)需要掌握。例如，民國(guó)時(shí)期的公文文種，諸如“令、訓(xùn)令、密令、指令、任命狀、布告、通告、批、呈、簽呈、簽注、咨、函、通知、代電、電報(bào)、手諭”等，需要知道這些文種的含義和用法，且不能轉(zhuǎn)換成現(xiàn)行文種名稱；民國(guó)時(shí)期的行文詞匯也比較特別，諸如“案準(zhǔn)、前奉、奉諭、交下、奉此、準(zhǔn)此、此致、勛鑒、函達(dá)、鈞屬、鈞鑒、咨請(qǐng)查照、恭祈鑒核、仰知照、呈為呈報(bào)、為咨行事、逕啟者”等。只有掌握這些詞匯的表達(dá)意義，才能正確研判每件檔案的內(nèi)容。

（五）民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄細(xì)則

《北京地方民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄細(xì)則》作為著錄人員的培訓(xùn)內(nèi)容，是題中應(yīng)有之義。通過培訓(xùn)，要讓從事民國(guó)檔案文件級(jí)目錄的著錄人員熟練地掌握該細(xì)則，并運(yùn)用該細(xì)則解決實(shí)際工作中更為復(fù)雜的著錄問題；還要在不斷的實(shí)踐探索中，豐富和充實(shí)該細(xì)則，使其日臻完善。

作者單位：北京市檔案局（館）