論檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系的交互融合

摘要：檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系相對獨立的現(xiàn)狀，影響信息資源開發(fā)利用整體效益，不利于檔案資源的前端控制和全程管理。本文主要從內(nèi)在聯(lián)系、體系構(gòu)成、提供利用服務(wù)方式、建立映射關(guān)系的先決條件等方面探討二者交互融合的可能性，并提出構(gòu)建檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄一體化服務(wù)平臺的建議，以及實際操作中需要注意的幾個問題。

關(guān)鍵詞：檔案目錄政務(wù)信息資源目錄目錄體系一體化服務(wù)平臺

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日趨成熟，信息資源目錄體系不可避免地向信息網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，信息資源的整合問題隨之日益突出。檔案信息資源和政務(wù)信息資源都是我國信息資源的重要組成部分。檔案目錄體系是以檔案為對象編制而成的各種類別的檔案目錄，是能夠全面系統(tǒng)地反映館室藏檔案內(nèi)容和成分的科學(xué)體系。政務(wù)信息資源目錄體系是國家電子政務(wù)總體框架中的重要組成部分，是實現(xiàn)政務(wù)信息資源共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的重要基礎(chǔ)條件。本文主要基于上述兩個目錄體系的現(xiàn)狀及問題，探討二者交互融合的可能性及融合方式，以進一步促進信息資源共享和檢索利用，提高信息資源管理和開發(fā)利用整體效益。

一、檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系的現(xiàn)狀及其問題

由于檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄形成與發(fā)展的技術(shù)基礎(chǔ)不同，所屬部門不同等因素，我國于2007年正式發(fā)布的《政務(wù)信息資源目錄體系》與我國的檔案目錄體系相對獨立，是對同一事物所處不同階段進行的獨立編目。在當(dāng)前的電子政務(wù)和信息化環(huán)境下，檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系仍未有效協(xié)同工作。這一現(xiàn)狀可帶來以下問題。一是浪費資源。如對相同信息分別編目，重復(fù)著錄，造成人財物等資源浪費。二是影響信息資源開發(fā)利用整體效益。一方面，由于編目標(biāo)準(zhǔn)存有差異，影響著錄信息的一致性，在一定程度上割裂信息資源的內(nèi)在聯(lián)系；另一方面，如不將檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系建立關(guān)聯(lián)，政務(wù)信息資源中應(yīng)歸檔或已歸檔的政務(wù)信息在進入檔案館保管階段，經(jīng)檔案館編目錄管理和控制之后，不易再通過原利用體系獨立對其進行查找利用，進而影響信息資源開發(fā)利用的整體效益。三是不利于對檔案資源的前端控制和全程管理。進入電子文件時代，檔案部門實現(xiàn)文檔一體化管理，同樣可以借鑒目錄控制思想，對應(yīng)歸檔和尚未進館檔案進行前端控制和全程管理。由于檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系之間尚未建立有效關(guān)聯(lián)，檔案目錄的潛在管理功能仍未充分發(fā)揮。

二、檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系交互融合的可能性

（一）二者具有內(nèi)在聯(lián)系

檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系都在一定程度上運用了目錄控制的思想，將目錄作為組織管理和檢索利用信息資源的一種基本機制。都可以通過在微觀上著錄、標(biāo)引、規(guī)范控制和在宏觀上利用選擇、描述和檢索控制等手段，實現(xiàn)對信息資源的整合、管理、發(fā)現(xiàn)與定位，協(xié)調(diào)和引導(dǎo)信息資源的流動和有效利用，以解決信息組織、分類、存儲、檢索、定位、獲取等問題。正如文件與檔案的關(guān)系，政務(wù)活動中產(chǎn)生的經(jīng)過鑒定具有保存價值的政務(wù)信息，可以通過政務(wù)專網(wǎng)或其他方式直接轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案全文信息。根據(jù)信息生命周期，這兩個目錄體系的編制在時間軸線上雖有先后之分，但具有同源性的信息資源將這兩個目錄體系緊密地聯(lián)系了起來，且因其編目對象的同源性而具有交叉關(guān)系。

（二）二者在構(gòu)成方面具有相似之處

1.技術(shù)總體架構(gòu)具有相似功能。政務(wù)信息資源目錄體系技術(shù)總體架構(gòu)包括信息庫系統(tǒng)和目錄服務(wù)系統(tǒng)。信息庫系統(tǒng)由政務(wù)部門的共享信息庫、目錄內(nèi)容信息庫和目錄服務(wù)中心的目錄內(nèi)容管理信息庫、服務(wù)信息庫組成。目錄內(nèi)容服務(wù)系統(tǒng)由共享信息服務(wù)系統(tǒng)、編目系統(tǒng)、目錄傳輸系統(tǒng)、目錄管理系統(tǒng)、目錄服務(wù)系統(tǒng)組成。目錄服務(wù)系統(tǒng)基于目錄內(nèi)容服務(wù)信息庫，向用戶提供目錄內(nèi)容查詢檢索服務(wù)。與之比較，雖然在檔案目錄體系中尚無信息庫系統(tǒng)和目錄服務(wù)系統(tǒng)等稱謂，但是檔案目錄體系同樣具有類似的系統(tǒng)及相對應(yīng)的功能，亦可實現(xiàn)對檔案目錄內(nèi)容的存儲、管理、提供查詢檢索服務(wù)等功能，亦有編目、管理、更新、維護檔案目錄內(nèi)容和檔案目錄載體，以及提供目錄內(nèi)容查詢檢索服務(wù)等內(nèi)容。

2.管理架構(gòu)涉及相似角色。政務(wù)信息資源目錄體系管理架構(gòu)包括政務(wù)信息資源目錄體系使用和管理的3個角色、6項活動。3個角色是政務(wù)信息資源目錄的提供者、管理者和使用者。6項活動包括規(guī)劃、編目、注冊、管理、服務(wù)、使用。在檔案目錄體系中，也包括檔案目錄的提供者、管理者和使用者3個角色，只是各個角色在各自目錄體系中的管理職責(zé)、管理環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)與角色的關(guān)系有所差異。

（三）二者的提供利用服務(wù)方式存在共性

政務(wù)信息資源目錄內(nèi)容服務(wù)形成與提供流程包括準(zhǔn)備、編目、注冊、發(fā)布4個環(huán)節(jié)。檔案館提供檔案目錄內(nèi)容服務(wù)需經(jīng)過接收、編目、審核、提供檢索利用等環(huán)節(jié)。二者雖有差異，但均需經(jīng)過對信息資源的匯集、編目、審核等過程，向用戶提供目錄服務(wù)。二者在定位和利用信息資源方面也都包含目錄查詢和信息獲取環(huán)節(jié)。一般情況下，檔案用戶可以基于瀏覽器等客戶端查詢開放檔案目錄及部分特定的檔案目錄內(nèi)容，這與查詢政務(wù)信息資源目錄的方式類似。不同的是，檔案目錄服務(wù)和檔案提供利用服務(wù)在很大程度上受時空限制，檔案利用者仍需到檔案館在相關(guān)工作人員的幫助下查詢檔案目錄內(nèi)容，并獲取所需的檔案信息。

（四）二者具有建立映射關(guān)系的先決條件

兩個目錄體系交互融合的一個必要條件是能夠在二者之間建立一定的映射關(guān)系。檔案著錄項目與政務(wù)信息資源目錄體系核心元數(shù)據(jù)在提供的檢索點、著錄選擇等方面具有共性，這兩個目錄體系中都可按主題分類信息資源，且分類原理基本相同，具有建立映射關(guān)系的先決條件。

1.檔案著錄項目與政務(wù)信息資源目錄體系核心元數(shù)據(jù)都是用于揭示和描述信息資源特征的記錄事項，都是編制信息資源目錄和檢索利用信息資源的基礎(chǔ)，二者可提供的檢索點具有明顯的交叉重合，如信息資源名稱、信息資源摘要、信息資源提供方、信息資源發(fā)布日期、關(guān)鍵字等核心元數(shù)據(jù)與檔案著錄信息中題名、提要、責(zé)任者、時間、主題詞或關(guān)鍵詞等，可以通過技術(shù)等手段進行轉(zhuǎn)換，尤其在信息資源名稱與題名、摘要與提要、關(guān)鍵字與主題詞或關(guān)鍵詞、類目編碼與檔號、信息資源標(biāo)識符與分類號等之間都具有建立映射關(guān)系的可能性。

2.二者都可按主題將信息資源分類，且分類原理基本相同，即通過對信息內(nèi)容進行分析、提煉，將分析結(jié)果與類目表中的具體類目進行對應(yīng)，進而確定所屬類目及分類標(biāo)識。不同的是，對檔案著錄條目進行主題分類主要依據(jù)《中國檔案分類法》《中國檔案主題詞表》《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》等，而政務(wù)信息資源主題分類的依據(jù)主要是《政務(wù)信息資源目錄體系第4部分：政務(wù)信息資源分類》附錄中明確給出的《主題分類類目表》，二者在類目設(shè)置、標(biāo)識等也有一定差異，但這些同樣可以借助技術(shù)手段解決或減少其差異對建立相互關(guān)聯(lián)的影響。

三、檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系的融合方式

（一）構(gòu)建檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄一體化服務(wù)平臺

檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系交互融合的前提是求同存異，而不是試圖將這兩個目錄體系合二為一。因此，調(diào)整政務(wù)信息資源目錄體系，使之與檔案目錄體系的建設(shè)規(guī)范相一致，或是調(diào)整檔案目錄體系，使之與政務(wù)信息資源目錄體系框架、技術(shù)要求、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、分類標(biāo)識、管理要求等規(guī)范相匹配，似乎都不適宜。本文認(rèn)為可以充分利用這兩個目錄體系之間的內(nèi)在關(guān)系、共性及建立映射關(guān)系的先決條件，嘗試構(gòu)建檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄一體化服務(wù)平臺，實現(xiàn)協(xié)同工作，在電子政務(wù)和政務(wù)公開不斷推進的同時，盡可能地滿足社會公眾在社會經(jīng)濟、政治、科學(xué)、文化等各方面的信息利用需求，并進一步加強信息技術(shù)在檔案目錄編制及服務(wù)中的應(yīng)用，促進檔案信息資源開發(fā)利用。其做法主要是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案目錄數(shù)據(jù)庫與政務(wù)信息資源目錄數(shù)據(jù)庫連接起來，再利用網(wǎng)絡(luò)通訊實現(xiàn)用戶對數(shù)據(jù)庫的訪問查詢。如圖1所示。

在構(gòu)建的檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄一體化服務(wù)平臺中，檔案目錄數(shù)據(jù)庫與政務(wù)信息資源目錄數(shù)據(jù)庫仍可相對獨立，并能夠?qū)崟r更新目錄數(shù)據(jù)。二者可通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的信息處理系統(tǒng)與用戶端進行交互。用戶可以通過信息處理系統(tǒng)查詢檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄。網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)可滿足不同權(quán)限用戶異地查詢需求，并使用戶可以有針對性地選擇或是由系統(tǒng)自動選擇檢索檔案目錄信息，或是政務(wù)信息資源目錄信息，或是同時檢索檔案目錄信息和政務(wù)信息資源目錄信息，以得到更為充分完整的信息線索。通過構(gòu)建檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄一體化服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系的交互融合，不僅有利于實現(xiàn)信息交互與共享，而且有利于節(jié)省資源，并實現(xiàn)檔案目錄信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

（二）需注意的幾個問題

1.檢索質(zhì)量。檔案著錄項目與核心元數(shù)據(jù)在含義、編排組織、條目涵蓋范圍、特征等方面存在差異，如不能嚴(yán)格定義映射關(guān)系，可能導(dǎo)致映射不清，擴大或縮小檢索范圍，從而影響查全率和查準(zhǔn)率等檢索指標(biāo)。因而保證檢索質(zhì)量關(guān)鍵是解決好檔案目錄數(shù)據(jù)與政務(wù)信息資源目錄數(shù)據(jù)的映射問題，包括定義傳統(tǒng)檔案著錄項目與政務(wù)信息資源目錄體系核心元數(shù)據(jù)的映射、檔案元數(shù)據(jù)與政務(wù)信息資源目錄體系核心元數(shù)據(jù)的映射，以及傳統(tǒng)檔案著錄項目與檔案元數(shù)據(jù)之間的映射等。還需考慮在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換中可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)內(nèi)涵不一致、詞語與代碼規(guī)范不一致等一些不相匹配的情況。

2.檔案館內(nèi)各目錄數(shù)據(jù)庫之間的系統(tǒng)關(guān)聯(lián)。檔案館還需進一步將各層級、類別的目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)組織關(guān)聯(lián)起來，充分發(fā)揮、擴展如檔號等著錄項目功能，以利于實現(xiàn)兩個目錄體系的雙向映射，降低檢索的復(fù)雜度，保證檢索質(zhì)量與效率。

3.使用權(quán)限。構(gòu)建檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄一體化服務(wù)平臺，在為利用者提供便利，滿足同步查閱檔案和政務(wù)信息資源中有關(guān)信息需求的同時，也可能帶來檔案內(nèi)容的高風(fēng)險，因而要考慮對不同利用者加以權(quán)限設(shè)定，盡可能地保護好檔案安全，避免未到期或不宜開放的檔案向社會開放。政務(wù)信息資源目錄體系原有的用戶分類可以繼續(xù)保持，同時參照政務(wù)信息資源共享和應(yīng)用的特點及政務(wù)信息資源分類，依據(jù)利用檔案的有關(guān)規(guī)定，或可將檔案利用群體分為四類，設(shè)置不同接口，賦予相應(yīng)權(quán)限：（1）公共用戶：包括任何社會組織及公眾個人，可以訪問已開放檔案的目錄信息。（2）立檔單位用戶：包括立檔單位和被立檔單位授權(quán)的其他社會組織和公民個人，通過權(quán)限識別，在公共用戶查詢權(quán)限的基礎(chǔ)上，可以直接訪問本單位形成的檔案的目錄信息。（3）通過身份識別的公民個人：通過身份識別，公民個人可以查詢涉及其本人檔案的目錄信息。（4）檔案目錄系統(tǒng)的管理者：負(fù)責(zé)對檔案目錄系統(tǒng)的管理、檔案目錄信息的更新和維護等。除僅查詢已開放檔案目錄的用戶外，其他各類用戶檢索檔案目錄信息之前，都要通過特定形式的安全認(rèn)證，并在其權(quán)限范圍內(nèi)查詢目錄信息。

總之，檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系之間具有交互融合的可能性，可以嘗試建立交互渠道，促進檔案和政務(wù)信息資源的共享和利用，但也不能忽視實際操作中可能出現(xiàn)的上述或者更多有待進一步研究探討的問題。

參考文獻：

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作者單位：北京市海淀區(qū)檔案局（館）