新形勢下如何做好秘書工作

張謀政

【摘 要】秘書工作具有較強的佐助作用，無論是政府機關(guān)單位，還是企業(yè)機構(gòu)之中，秘書一職都不可或缺。新形勢下秘書工作也“與時俱進”不斷變化，為有效契合時代發(fā)展需求，秘書就需積極轉(zhuǎn)變工作思路，并培養(yǎng)新技能、新思想，從而提高工作效率。本文即結(jié)合新形勢下秘書工作具體要求，進而對秘書工作的高效、有序開展提出以下幾點建議。

【關(guān)鍵詞】秘書；工作；新形勢

一、磨煉個人品質(zhì)，提升職業(yè)素養(yǎng)

任何一份工作，無謂責任輕重、事情巨細，秉持一份赤誠之心是“做好”工作的基礎(chǔ)，而良好的個人品質(zhì)及職業(yè)素養(yǎng)則是“做精”工作的關(guān)鍵，此所謂先學做人，后學做事。新形勢下的秘書工作，其涉及的內(nèi)容可輕可重，其不僅包含日?，嵤拢瑫r也可能包含大量的企業(yè)機關(guān)會議文件抑或機密文件的處理。然而領(lǐng)導下派任務(wù)于秘書實則是信任其為人，這就要求秘書要具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，首先是對任務(wù)的正確認識，要做到理解領(lǐng)導不無端抱怨、不隨意敷衍。其次是恪守職責，面對誘惑要堅守道德底線，不泄密、不徇私。最后是樹立崇高的職業(yè)道德，秉持踏踏實實做事，堂堂正正做人的樸實作風，在原則問題上堅守立場，不退讓、不妥協(xié)、不變節(jié)。不僅如此于日常工作中，秘書個體應(yīng)該充分總結(jié)工作經(jīng)驗，積極矯治自身存在的問題，并積極向前輩學習，做到見賢思齊，日日而新，以此契合新形勢的工作要求。

（一）敏事慎言

秘書是佐助領(lǐng)導的“左膀右臂”，日常工作中要機敏應(yīng)事，謹慎言行，此所謂敏事，慎言。誠然，秘書工作具有一定特殊性，其既沒有特定的工作指標約束，也沒有任務(wù)規(guī)定，其工作性質(zhì)相對比較靈活，因此在日常工作中，秘書應(yīng)該具有“隨機應(yīng)變”的基本素質(zhì)，面對事情需沉著冷靜，對事物的判斷要果敢、迅速，對事件的處理要謹慎穩(wěn)重?？傮w上講，新形勢下秘書工作的“敏事”即要求其做到手勤、腿勤、腦勤，在工作中保持較強的機動性，并積極動腦，以此保證周全，起到拾遺補缺之職能。同理新形勢秘書工作的“慎言”，即要求秘書慎重言論，以高度責任感約束自身語言表達，盡可能做到談吐文雅，言辭精煉，不啰嗦，不贅余；發(fā)表言論應(yīng)該保證言之有據(jù)，不能毫無憑據(jù)的夸夸其談，也不能言過其實、危言聳聽。一言以蔽之，新形勢下的秘書工作，應(yīng)該精于行事，慎于言談，如此才能提高工作效率，減少工作失誤。

（二）博學篤行

所謂，人生之有限，而學海之無涯。學識是無窮無盡的，在人有限的生命中，不斷學習至關(guān)重要。信息化時代背景下，知識、科技等都不斷更迭創(chuàng)新，為有效跟進時代前進步伐，就需要契合時代發(fā)展方向，終身學習永不停息。由此可見，新形勢下的秘書工作也面臨著巨大的機遇與挑戰(zhàn)，一方面是信息快速流通背景下，學習的渠道大幅度增加，為秘書學習提供了平臺；另一方面，正是由于知識的不斷更迭，迫使秘書不斷學習，否則會被時代所拋棄。因此新形勢下，為高效有序完成秘書工作，就應(yīng)該樹立終身學習理念，秉持“博學之，審問之。慎思之，明辨之，篤行之”原則，積極利用業(yè)余時間充實自我。如此一來，才能夠保證秘書工作的穩(wěn)妥性與嚴謹性，才能契合時代特征凸顯規(guī)范性、科學性要求。

二、具備必要的知識儲備和能力

（一）較高的政治理論水平

無論是機關(guān)單位還是企業(yè)機構(gòu)的發(fā)展，都需要一定的政治理論為指導。鑒此秘書工作中應(yīng)該保持較強的政治敏感性，對政治方向有較為明晰的把握。因此秘書需積極利用業(yè)余時間，加強政治理論學習，提升自我政治素養(yǎng)，保持清醒的政治頭腦，如此一來才能在日常工作之中緊緊跟隨正確的政治方向，保證工作高效有序。

（二）扎實的語言文字功底

眾所周知，秘書人員工作中最為常見的即是語言文字工作，無論是“整理資料”、“會議記錄”、“日程安排”等工作都需要較強的語言文字綜合表述能力。由此可見，語言文字綜合能力幾乎是秘書在職場生存的關(guān)鍵技能之一。新形勢下，文字運用頻率越發(fā)增加，無論是網(wǎng)絡(luò)信息傳遞，還是業(yè)務(wù)交流都需要文字表述。鑒此，秘書人員更加應(yīng)該具備扎實的語言文字功底，并且還應(yīng)該掌握一定的寫作規(guī)律。尤其在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)表有關(guān)聲明時，更需要謹慎措辭，嚴謹表述，盡可能做到言之有據(jù)、言之有理。除此之外，為保證寫作內(nèi)容與形式的高度統(tǒng)一，則還需要求秘書人員掌握各種各樣的公文特征以及有關(guān)的文字表述要求，從而建構(gòu)起合理的行文框架以此全面支撐寫作內(nèi)容的有效表達?？偠灾貢藛T于日常工作中抑或業(yè)余時間應(yīng)加強文字表述能力的訓練，全面提高文字運用水平，掌握大量的公文寫作要點，以此保證工作效率。

（三）良好的溝通協(xié)調(diào)能力

特定情境下，秘書工作人員需代替領(lǐng)導做好銜接工作，尤其是組織內(nèi)部的銜接工作。新形勢下，秘書人員逐漸成為組織內(nèi)部協(xié)調(diào)的重要樞紐，其不僅是傳達領(lǐng)導意識、建議、決策的第一“經(jīng)辦人”，同時也是搜集整理組織成員意見、反饋信息、實施效果等信息的主要“負責任”，是領(lǐng)導與組織各部門協(xié)調(diào)溝通的重要橋梁。除此之外，秘書人員還將遵循領(lǐng)導的指示，積極安排組織各類型的會議及有關(guān)活動，這就需要其具備較強的組織能力。綜上述，新信息下，秘書人員需具備較強的協(xié)調(diào)溝通能力以及現(xiàn)代化、科學化的組織管理能力。

（四）豐富的管理經(jīng)驗

為具備良好的組織協(xié)調(diào)能力，秘書人員日常工作中，要積極學習，并總結(jié)工作經(jīng)驗，首先是了解單位部門的辦事渠道及流程；其次是掌握一定現(xiàn)代信息技術(shù)，做好協(xié)調(diào)溝通工作；最后是謙遜學習領(lǐng)導及優(yōu)秀工作人員為人處事的方式方法，從而提升自我組織管理能力。

（五）清晰的明辨是非能力

秘書人員是領(lǐng)導的“心腹”，是領(lǐng)導的“臂膀”，其深受領(lǐng)導的信任與厚愛，在諸多決議中也具有一定的影響力。因此為領(lǐng)導決策的相對正確，就應(yīng)該確保秘書人員具備良好的是非觀，以此降低其對領(lǐng)導思維的消極影響。

（六）廣泛的社會交際能力

秘書人員作為領(lǐng)導社交代表人員之一，其需要協(xié)助領(lǐng)導做好社交工作、接待工作。這就要求秘書人員，應(yīng)該具備良好的社交能力，溝通能力及應(yīng)變能力。

三、樹立良好的工作作風

工作作風是影響工作質(zhì)量的直接因素之一，同時也是提高工作質(zhì)量的關(guān)鍵要素之一。工作作風是指導工作實際的一面鮮明的旗幟，具有良好工作作風之人，日常工作必要也是雷厲風行，高效有序。鑒此，新形勢下，秘書人員應(yīng)該形成以下幾點良好的工作作風：

（一）恪盡職守，履行職責

正所謂，尸其位，盡其責。秘書人員應(yīng)該認識到崗位的工作職責，并在日常工作積極履行自身職責。要達到上述目標，首選就應(yīng)該幫助秘書人員樹立愛崗敬業(yè)精神，這是促使其積極投身工作事業(yè)的動力，也是促使其養(yǎng)成忠于職守觀念的動力，同時也是幫助其提升工作效率的不竭動力。

（二）服從領(lǐng)導，當好參謀

秘書人員不僅需要具備忠于職守的“忠誠”精神，同時也應(yīng)具備“服從領(lǐng)導”、“無所抱怨”的“服從”精神。服從領(lǐng)導是秘書工作基本要求，違背領(lǐng)導指示和意圖辦事，不僅容易“弄巧成拙”，同時也有失本分。因此秘書人員應(yīng)樹立起服從領(lǐng)導的工作作風，同時在領(lǐng)導決議工程中扮演好參謀決策，做到知無不言，不知慎言。

四、結(jié)束語

綜上所述，新形勢下，人們對秘書人員的文字綜合、組織協(xié)調(diào)、分析判斷以及相關(guān)的學習、實踐能力要求比較明確，認同程度較高。新形勢下，隨著時代的變化，特別是秘書工作環(huán)境的變化，應(yīng)深化對文秘人員能力素質(zhì)內(nèi)涵的認識，尤其是對那些易被忽視、卻又必不可少的“隱形”能力，應(yīng)有意識地加以鍛煉和培養(yǎng)，以此提高其工作實效。

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