OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用分析

藍(lán)殷

【摘要】隨著當(dāng)前信息技術(shù)的飛速發(fā)展，OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用非常廣泛，并且其作用也日益凸顯。這不僅有利于企業(yè)構(gòu)建數(shù)字化的辦公環(huán)境，降低辦公成本，而且有利于企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行有效的溝通交流，提高企業(yè)辦公效率和管理效率。本文先對OA辦公系統(tǒng)的概念和特點(diǎn)進(jìn)行概述，然后對其在實(shí)際應(yīng)用中的價(jià)值進(jìn)行分析，探討了這一系統(tǒng)的運(yùn)用效果，以期能對企業(yè)的辦公工作提供有效的指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 企業(yè) 應(yīng)用價(jià)值

20 世紀(jì) 80 年代初期，隨著微型計(jì)算機(jī)技術(shù)和計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)逐漸興起，將其應(yīng)用于企業(yè)中，既解決了傳統(tǒng)辦公方式效率較低的不足，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了快速、全面的信息采集與處理，為企業(yè)內(nèi)部管理與重要事項(xiàng)決策提供了科學(xué)的參考依據(jù)。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能和內(nèi)涵也在進(jìn)一步地發(fā)展和完善，將為未來信息化的社會(huì)提供一個(gè)高效迅速甚至智能化的辦公環(huán)境。

一、OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念

OA是Offi ce Automation 的簡寫，可以簡單地譯為辦公自動(dòng)化，這個(gè)系統(tǒng)是專門應(yīng)用于企業(yè)辦公管理的自動(dòng)化系統(tǒng)。它既改變了傳統(tǒng)的辦公模式，同時(shí)進(jìn)一步提高樂辦公的效率。在OA系統(tǒng)的支持下，可以將企業(yè)各個(gè)部分的公文流轉(zhuǎn)、審批以及發(fā)布等工作流程進(jìn)行有效綜合，有效地提升了企業(yè)辦公的系統(tǒng)化和規(guī)范化。系統(tǒng)具有簡單、高效的特點(diǎn)，可以應(yīng)用于很多行業(yè)，并且其應(yīng)用效果良好。

二、OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)

1.信息傳遞快速及時(shí)。運(yùn)用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部建立起相應(yīng)的、合適的內(nèi)部郵件系統(tǒng)，讓企業(yè)內(nèi)部的工作人員通過郵件進(jìn)行信息快速及時(shí)地傳遞，既為各個(gè)部門節(jié)約了大量的時(shí)間，也促使公司人員間的聯(lián)系更加緊密。

2.提供知識學(xué)習(xí)和共享的平臺(tái)。可以在企業(yè)內(nèi)部建立相應(yīng)的電子公告欄、技術(shù)交流欄等，使內(nèi)部員工能夠通過這些方便的途徑及時(shí)地掌握相應(yīng)的信息。

3.高效的文件傳閱?？梢赃\(yùn)用OA系統(tǒng)設(shè)置相應(yīng)的工作流程，快速方便地查閱和處理辦公文件，同時(shí)有助于各部門或員工之間快速有效地進(jìn)行工作調(diào)整。

4.電子化管理檔案。OA系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對檔案的電子化管理，依據(jù)檔案的不同屬性，對眾多檔案進(jìn)行合理地分類存儲(chǔ)和管理。

5.共享信息和設(shè)備資源。企業(yè)內(nèi)部員工利用OA系統(tǒng)對文檔進(jìn)行上傳和下載，很好地實(shí)現(xiàn)了部門之間、員工之間的信息共享。同時(shí)，可以充分利用OA系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)特性，將打印機(jī)、掃描機(jī)等設(shè)備連入網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備資源的共享，有效地節(jié)省了設(shè)備成本。

6. 信息集成度高。OA 系統(tǒng)可以與各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合在一起，各業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)都可以實(shí)時(shí)地被錄入到系統(tǒng)中，有助于相關(guān)的工作人員及時(shí)有效地獲取到整個(gè)企業(yè)的動(dòng)態(tài)信息。

7.分布式辦公模式。OA系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)分布式辦公的模式，對于擁有分公司或子公司的企業(yè)，可以通過OA系統(tǒng)及時(shí)獲取各分部的信息，有助于高層領(lǐng)導(dǎo)人員做出合理的決策。

三、OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用

1. 企業(yè)對于OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的需求巨大。當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展，企業(yè)的生存環(huán)境也在不斷改變，企業(yè)對OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有很大的需求，促進(jìn)企業(yè)信息化的建設(shè)，將有利于企業(yè)更好地發(fā)展。在過去的辦公過程中，沒有對信息技術(shù)的應(yīng)用給予足夠的重視，導(dǎo)致辦公的效率過低，很難實(shí)行管理和相應(yīng)的決策，阻礙了企業(yè)的良好發(fā)展。

2. 幫助企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)對員工進(jìn)行管理。企業(yè)的經(jīng)營模式是各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行相應(yīng)層次的管理工作，而作為高層領(lǐng)導(dǎo)，他們不可能對每個(gè)員工的個(gè)人工作能力等情況都熟知，通過會(huì)議的方式可以從某些方面對員工進(jìn)行了解，然而與實(shí)際情況還是有很大的差別。所以高層領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變態(tài)度，變被動(dòng)為主動(dòng)，加強(qiáng)對各個(gè)員工的管理和了解。領(lǐng)導(dǎo)要充分、合理地利用 OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)完成員工管理工作，比如在公司網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布個(gè)人工作業(yè)績，讓領(lǐng)導(dǎo)對員工能力有更全面真實(shí)的了解，創(chuàng)建一個(gè)員工與領(lǐng)導(dǎo)溝通與交流的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等等。

3. 幫助企業(yè)單位規(guī)劃日常工作制度。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)的應(yīng)用范圍十分廣泛，涉及到各種工作事項(xiàng)的審批流程、正常行政辦公管理、內(nèi)部辦公資源的管理、信息資源的實(shí)時(shí)共享、項(xiàng)目工作的協(xié)同、各種信息資源的傳輸以及溝通等。它的應(yīng)用業(yè)務(wù)范疇也十分廣泛，涉及到產(chǎn)品銷售、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、產(chǎn)品管理等，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的最重要的特征是其關(guān)注的更多的是企業(yè)單位日常辦公的可控性以及效率，已經(jīng)發(fā)展成為各個(gè)企業(yè)單位想提高企業(yè)整體工作流程效率的必備系統(tǒng)工具。合理利用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠有效地幫助企業(yè)單位規(guī)劃日常工作制度，提高企業(yè)單位的可控性，有效的提升其工作的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

4. 幫助企業(yè)解決日常繁瑣的工作。通過OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，運(yùn)用信息化的手段幫助企業(yè)解決日常繁瑣的工作，明顯節(jié)約了大量的人力資源成本，很大程度地提高了企業(yè)的辦公效率。同時(shí)，OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以依據(jù)用戶的不同需求進(jìn)行專業(yè)的定制，形成豐富的、具有較強(qiáng)針對性的工作流程定制工具，可以迅速地為用戶構(gòu)建起面向具體定制業(yè)務(wù)的辦公應(yīng)用環(huán)境，真正地幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)無紙化、無距離、高度協(xié)同的全新辦公模式。

5. OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用效果。OA系統(tǒng)的運(yùn)用已經(jīng)獲得了良好的效果：第一，系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用使各個(gè)部門工作人員的聯(lián)系更加緊密，在系統(tǒng)的支持下，所有員工都能夠參與到辦公流程中，深入了解企業(yè)各方面的發(fā)展情況，同時(shí)進(jìn)行各項(xiàng)規(guī)章制度的學(xué)習(xí)。第二，系統(tǒng)的應(yīng)用提高了企業(yè)的自動(dòng)化水平，在系統(tǒng)的支持下，可以有效地對合同、公文和人力等方面的管理進(jìn)行高效整合，促進(jìn)信息快速流轉(zhuǎn)，并且提高其規(guī)范化水平。第三，有助于推動(dòng)企業(yè)信息化的發(fā)展，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)可以讓工作人員介入公司內(nèi)網(wǎng)，全面了解企業(yè)內(nèi)部的工作狀態(tài)，進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，管理工作不會(huì)受到時(shí)間和空間的限制，避免了工作堆積現(xiàn)象。

四、小結(jié)

在企業(yè)應(yīng)用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)既可以提高企業(yè)工作的效率，還能為企業(yè)的發(fā)展提供科學(xué)合理的工作依據(jù)，為提高企業(yè)的競爭力建立堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但也要清楚地意識到這一系統(tǒng)的運(yùn)用也存在一定的不足，企業(yè)要依據(jù)實(shí)際情況，不斷進(jìn)行相關(guān)管理制度的完善，推動(dòng)企業(yè)信息化的發(fā)展。

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