事業(yè)單位檔案管理存在的問題和方法對策

蘇國鵬

摘 要：事業(yè)單位在檔案管理過程中，存在檔案材料收集不完整、管理制度不完善不健全、管理人員綜合能力有待加強、管理設施比較落后等問題，應根據(jù)實際情況，采取完善相關管理制度、加強檔案管理基礎設施建設、加強檔案人員隊伍建設、強化檔案管理責任主體、加大檔案管理資金投入、創(chuàng)新檔案管理保密工作等措施，以順應時代發(fā)展的要求。

關鍵詞：檔案管理 存在問題 方法對策

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）12（b）-0131-02

檔案管理是國家檔案事業(yè)和事業(yè)單位各項工作的有機組成部分。有效開展檔案管理工作，關系事業(yè)單位各項工作的有序?qū)嵤?，直接影響百姓社會權益。檔案管理存在的問題主要表現(xiàn)在專職人員匱乏、制度不完善不健全、軟硬件設施不達標、收集范圍不廣泛、資料不完整等，可通過加大必要的軟硬件投入、建立完善的檔案管理制度、建立人才培訓機制、利用現(xiàn)代網(wǎng)絡進行檔案管理等手段，充分挖掘出檔案資源的實際價值，提高檔案有效利用率，更好地為檔案利用者服務。

1 檔案管理存在問題

1.1 檔案材料收集不完整

一些事業(yè)單位收集的范圍重點放在文書檔案的收、發(fā)文件和重點專業(yè)的業(yè)務檔案，而很少收集實物和聲像檔案，散落存放于科室或具體經(jīng)辦人手中。歸檔資料收集不全，容易遺漏有價值的檔案，導致相關日常工作無法順利開展。

1.2 管理制度不完善不健全

一些事業(yè)單位制定了較為完善的日常工作管理制度，但往往不重視制定統(tǒng)一嚴格的檔案管理制度和相關規(guī)范。部分業(yè)務科室工作人員沒有樹立良好的檔案保存意識，隨意丟棄日常工作中形成的有價值的文件資料，甚至在抽屜內(nèi)長期擱置，導致丟失或損壞這些有保存利用價值的文件資料，使其不但不能作為檔案保存，更無法及時有效地提供高效利用。

1.3 有待提高檔案管理人員綜合能力

有的檔案管理人員沒有很好地掌握檔案管理的相關知識和技能；有的沒有接受或很少接受專門培訓，能力相對較低；更有管理人員不注重能力培養(yǎng)，缺乏計算機基本知識，難以達到檔案信息化的基本需求，不能高質(zhì)量地完成檔案管理工作。

1.4 較為落后的檔案管理設施

事業(yè)單位往往忽視檔案管理工作，不重視添置和購買檔案管理所需要的現(xiàn)代化設施，設備設施相對較為落后，不能適應時代發(fā)展。主要表現(xiàn)為庫房簡陋、室內(nèi)不適宜的微小氣候、室內(nèi)堆放易燃物品；簡陋的辦公條件（沒有分開辦公室、接待室和檔案室）等。

2 事業(yè)單位檔案管理的方法對策

2.1 完善管理制度

管理制度是扎實有效開展檔案管理工作的重要基礎。要根據(jù)相關法律法規(guī)制定關于檔案管理、歸檔范圍、整理流程、分類編號方法和檔案保管期限等與本單位實際相符的管理制度，避免人為性和隨意性管理檔案現(xiàn)象的發(fā)生，將管理制度涵蓋于檔案收集、整理、鑒定、保管、庫房管理、信息化和利用等基本過程中。

要順應時代發(fā)展需求，建立健全電子檔案管理制度。一是電子文件標準化制度的制訂。電子檔案的收集、立卷和歸檔保存要按照既定的統(tǒng)一管理標準來完成。接收電子文件時，檔案管理人員要確認是否執(zhí)行統(tǒng)一標準，還要確認是否為原始真實的電子文件信息內(nèi)容。二是電子文件使用權限審核制度的制訂和完善。在設置使用級別和權限時要根據(jù)使用對象的不同來確定，注冊和登錄必須嚴格按照級別和權限來完成，不得超越級別和權限；要根據(jù)利用對象及其級別和權限的不同來拷貝和復制電子檔案；要及時收回并保存拷貝后的檔案原件。三是電子文件使用登記制度的制訂。要全程監(jiān)控利用電子文件過程，為便于日后查證應同步自動生成并留存相關圖像文件。四是電子文件備份制度的制訂和完善。為確保檔案信息的完整性，要通過雙套管理模式同時提交、保存電子檔案和紙質(zhì)檔案。

要組建包括分管領導、專兼職人員在內(nèi)的檔案管理隊伍。為保證獲得完整、有價值的檔案信息，要推行科學管理方式，充分調(diào)動管理隊伍的積極性和能動性，保證按照既有制度規(guī)范有序地開展各項工作，以通力協(xié)作的方式在第一時間發(fā)現(xiàn)和解決問題。

2.2 加強檔案管理基礎設施建設

強化事業(yè)單位檔案管理必須加強基礎設施建設。主要措施包括：改造檔案庫房，更新硬件（電腦）和軟件（自動監(jiān)控系統(tǒng)、掃描儀、網(wǎng)絡安全軟件、檔案管理軟件）設備，配置除濕機或空調(diào)以及檔案密集架等設備。

為改變傳統(tǒng)手工操作的缺陷，提高檔案管理效率。要充分利用檔案管理軟件來建立檔案信息存儲和檢索系統(tǒng)，輔助信息化和原始檔案的立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等基本流程，做好檔案管理工作。

做好OA辦公系統(tǒng)與檔案管理軟件的相互銜接，實現(xiàn)檔案檢索、編研、保管和利用的電子化。

2.3 加強檔案人員隊伍建設

應逐步推進檔案信息化建設。這要求檔案管理人員同時具備嫻熟的專業(yè)知識以及計算機操作和管理軟件的應用技能。所以檔案管理人員要積極參加培訓學習和講座會議，不斷提高自身的綜合技能，不斷提高檔案管理技能和水平。

應培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)和水平，使之恪守職業(yè)道德，積極主動地參與檔案管理研究，通過學習掌握前瞻性專業(yè)和管理知識，逐步更新其知識結構體系，樹立現(xiàn)代化、信息化的檔案管理理念，并及時運用到管理實踐之中。

2.4 強化檔案管理責任主體

保證檔案管理工作順利開展應加強領導并落實責任，還應成立由相關人員組成的檔案管理領導小組，合理配備數(shù)量適宜、德才兼?zhèn)涞膶Ｂ毢图媛殭n案管理人員，順利開展檔案管理工作。要明確檔案管理崗位和人員的工作職責和職能，其中專職檔案管理人員應運用所學專業(yè)知識和管理技能，嚴格遵守各項制度，做好收集、整理、立卷和歸檔文書、聲像、實物等檔案資料，并利用管理軟件錄入檔案資料，進行信息化電子化；應指導和督促兼職檔案人員做好文件資料的收集、整理和定期移交管理，做到規(guī)范科學管理檔案；增加檔案管理新鮮血液，提高檔案管理水平。要加強檔案管理人員的職業(yè)道德教育，嚴格規(guī)范相關制度體系，讓檔案管理的信息化工作更優(yōu)質(zhì)、便捷、高效。

2.5 加大檔案管理資金投入

要加大資金投入，創(chuàng)造良好的基礎和條件，應用、管理和維護好電子檔案。

要按照滿足需求、適度超前的基本原則，加強檔案管理硬件和軟件設施設備的購置計劃。要根據(jù)單位發(fā)展的需求，購置具有一定功能、數(shù)量充足的電腦、掃描和刻錄設備以及其他電子產(chǎn)品，充分利用單位專業(yè)技術人才開發(fā)檔案管理軟件，或按照上級要求購買先進的檔案管理軟件，確保正常建立和運用電子檔案，保證檔案信息的安全性、完整性，滿足電子檔案管理的需要。

2.6 創(chuàng)新檔案管理保密工作

在選址和建設庫房時，按照庫房與閱覽室、辦公室分開的基本原則，根據(jù)國家規(guī)定來設計和建造相應建筑物。要保證庫房門窗牢固，避免檔案資料被盜；要加強庫房管理，安排專人看護和巡視，無關人員禁止入內(nèi)；為確保保存檔案的完整性和位安全性，要選擇專業(yè)技能高且能區(qū)分檔案密級者作為檔案管理人員。

中國經(jīng)濟社會的發(fā)展促進了檔案事業(yè)的發(fā)展，要逐步提高事業(yè)單位檔案管理水平。各單位應根據(jù)實際情況，采取完善相關管理制度、加強檔案管理基礎設施建設、加強檔案人員隊伍建設、強化檔案管理責任主體、加大檔案管理資金投入、創(chuàng)新檔案管理保密工作，以順應時代發(fā)展的要求。

參考文獻

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