檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題探析

白向云

摘 要：在當(dāng)前信息化時代發(fā)展與建設(shè)的過程中，檔案事業(yè)作為社會發(fā)展過程中的重要組成部分之一，為我國的信息建設(shè)提供了眾多理論性的依據(jù)，通過計算機(jī)的應(yīng)用可以讓檔案管理的水平得到顯著的提升，與傳統(tǒng)的檔案管理相比是具有十分明顯的優(yōu)勢的，因此發(fā)現(xiàn)檔案信息化管理的優(yōu)勢并且將其放大，應(yīng)用在現(xiàn)代化的建設(shè)過程中具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文重點(diǎn)對這一問題進(jìn)行了探討，并且分析在檔案信息化管理過程中應(yīng)該注意的安全問題，希望能夠在今后的社會發(fā)展中更好的利用檔案信息化管理，有效的解決潛在的安全隱患，這樣才能讓我國建設(shè)得更加美好。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化管理；優(yōu)勢；安全問題

在社會不斷發(fā)展以及建設(shè)的過程中，檔案信息化管理的方式逐漸出現(xiàn)在人們的眼前，這是社會發(fā)展下的產(chǎn)物，同時也是科學(xué)技術(shù)推廣下的產(chǎn)物，因此加強(qiáng)對檔案信息化管理的研究對于今后我國檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，并且通過對這方面的研究還能促進(jìn)檔案管理水平的提升，幫助各行各業(yè)更好的開展相關(guān)方面的工作，促進(jìn)工作效率的提升。檔案的信息化管理雖然具有顯著的優(yōu)勢，但是并不是十全十美的，在具體的工作中，安全性問題始終困擾著當(dāng)代的檔案管理，只有加強(qiáng)對安全方面的有效監(jiān)管，才能實(shí)現(xiàn)檔案的科技型以及管理型發(fā)展，本文將對以上的內(nèi)容進(jìn)行闡述，希望對今后的工作有所幫助。

1 檔案信息化管理在企業(yè)發(fā)展中的優(yōu)勢

眾所周知，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需要了，傳統(tǒng)檔案的管理方式不僅需要的占用較大的空間面積，在查找以及管理的過程中還存在很大的不便，所以在現(xiàn)代化的檔案管理中，基本上已經(jīng)逐漸淘汰了這樣的管理方式，而是采用現(xiàn)代化的管理方法，將相關(guān)的信息錄入進(jìn)電腦中，通過計算機(jī)的存儲作用形成電子檔案，這是一種人工智能化的管理方式，是自動化管理中的一種，能夠有效的促進(jìn)檔案信息利用率的提高，并且在檢索速度以及準(zhǔn)確性方面都有著十分明顯的改觀，能夠快速的實(shí)現(xiàn)對檔案的傳輸，可以說是在傳統(tǒng)檔案管理方面的一個很明顯的改觀。其具體的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

首先是能夠讓檔案信息的利用率得到明顯的提高。在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)檔案是主要的存儲方式，在管理檔案的過程中需要進(jìn)行復(fù)印，長時間的復(fù)印會對檔案原材料造成一定的傷害，最嚴(yán)重的問題是工作效率低下，整個操作過程十分復(fù)雜，尤其是在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，人們十分重視環(huán)保，過多的使用紙張會對環(huán)境造成污染，所以在檔案辦公的過程中主要采用的方式是無紙化辦公，而現(xiàn)代化的檔案管理主要是以信息化為主要特征的，可以有效的促進(jìn)檔案工作效率的提升。

其次是在進(jìn)行檔案檢索的過程中，如果采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，一旦需要查找有效資料，那么就需要翻閱大量文件檔案，人工的方式會產(chǎn)生很大的誤差，并且工作效率較低。但是在采用信息化的檔案管理中，主要是將檔案信息存儲在計算機(jī)中的，所以只要是在計算機(jī)中搜索關(guān)鍵詞，就能精準(zhǔn)的查找出所需要的檔案資料，在個別情況下還能進(jìn)行模糊查詢，幫助工作者將有效的信息資料全都找出來，這樣的工作效率是要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高出傳統(tǒng)檔案管理的。

第三，在檔案管理的過程中，最主要的一點(diǎn)就是要實(shí)現(xiàn)更加高效的辦公，信息化的檔案管理中，主要采用的是數(shù)字化的管理手段，通過檢驗(yàn)、整理以及存儲等相關(guān)手段加以輸出利用，這樣就能減少工作人員的數(shù)量，其工作效率能夠獲得顯著的提高，尤其是對于一些企業(yè)來說，時間就是金錢，只有把握住機(jī)遇才能占據(jù)市場。所以在現(xiàn)代化的檔案管理過程中，以自動化的手段完成檔案管理是具有現(xiàn)實(shí)意義的，在使用等眾多方面都發(fā)生了質(zhì)的改變。

2 企業(yè)檔案信息化管理存在的安全問題

在使用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理的過程中也存在一定的危害，其最主要的危害在于病毒，主要存在于檔案傳輸?shù)倪^程等環(huán)節(jié)，甚至是病毒入侵的現(xiàn)象等，所以會對企業(yè)帶來一定的損失，針對這一現(xiàn)象，即便是刪除了用戶的信息，這對企業(yè)來說，無疑也是巨大的打擊。

電子檔案是需要長時間存儲的，很容易會出現(xiàn)意外的情況，對檔案產(chǎn)生影響，比如計算機(jī)本身的問題，包括使用壽命、人為因素等，都會對電子檔案造成威脅，管理者必須認(rèn)真對待，保護(hù)好信息的存儲。

傳統(tǒng)的檔案信息都是以紙質(zhì)存儲，企業(yè)會在紙質(zhì)版的檔案上做出標(biāo)志，如管理者簽字或者蓋章等，容易區(qū)別檔案的真假，而采用信息化管理之后，電子版的檔案可復(fù)制性非常強(qiáng)，也很容易被他人修改，對檔案的合法性、真實(shí)性的鑒定工作很難進(jìn)行。所以，檔案管理人員要積極面對現(xiàn)代信息化管理過程中存在的安全性問題，并采取適當(dāng)?shù)拇胧瑸槠髽I(yè)的發(fā)展提供保障。

3 積極采取措施應(yīng)對檔案信息化安全性問題

第一，要明確電子檔案制作人員的責(zé)任，并對產(chǎn)生的后果負(fù)責(zé)，企業(yè)要派遣專人分工合作，對電子檔案進(jìn)行復(fù)查，防止因?yàn)槟承┮蛩貙?dǎo)致初始樣本出現(xiàn)差錯。

第二，要對電子檔案進(jìn)行積累，房地產(chǎn)企業(yè)對客戶信息的積累很重要，經(jīng)過企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人審核過的檔案要保留備份，不能出現(xiàn)需要時找不到的現(xiàn)象。

第三，要加強(qiáng)對電子檔案使用的監(jiān)督管理，企業(yè)的檔案要有三份，存入庫中后未經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人同意不可以外借，對使用者進(jìn)行監(jiān)督，防止在其使用過程中做出影響企業(yè)利益的行為。

第四，建立完善的檢查制度，在電子檔案入庫之前，要對其進(jìn)行全面仔細(xì)的檢查，核查內(nèi)容的準(zhǔn)確性，與紙質(zhì)版的一致性，電子文檔的安全性，防止帶入病毒入庫。

第五，完善電子檔案的保存制度，保管人員要對電子文檔進(jìn)行設(shè)置，使其處于只讀狀態(tài)，不能隨意修改，在因?yàn)樘厥庑枰獙﹄娮游臋n進(jìn)行轉(zhuǎn)換格式等時，要注意保持檔案信息的完整性，防止信息的丟失。

第六，完善電子、紙質(zhì)雙存儲制度，雖然信息化管理是主流，但電子檔案存在較多的安全隱患，受到多種條件的制約，紙質(zhì)版檔案的一些功能仍然是電子版無法替代的，如不易修改，物理保存時間長、檔案信息可靠性較高等，所以，紙質(zhì)版的檔案還不能完全被電子版的檔案所替代，很多大型企業(yè)都是采用信息化管理和紙質(zhì)版檔案管理雙向房展的方式，我們需要存儲一份紙質(zhì)版的備份，作為企業(yè)的原始信息，以供查詢檔案的真實(shí)性，而對電子版則要注重于管理、利用方面，兩者結(jié)合共同為企業(yè)創(chuàng)造利益。

結(jié)束語

綜上所述，本文重點(diǎn)對現(xiàn)代化的信息檔案管理進(jìn)行了論述，在當(dāng)代發(fā)展的過程中具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，能夠促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。在新的市場競爭中，加強(qiáng)對檔案的有效管理是提升企業(yè)發(fā)展的重要手段，同時注重對安全性的保護(hù)，這樣才能在激烈的市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢。

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