淺析人力資源檔案管理的信息化建設(shè)

林琳

摘 要：人力資源檔案的信息化主要是為了適應(yīng)社會發(fā)展的需要而產(chǎn)生的，同時也是實(shí)現(xiàn)人力資源檔案資源為社會服務(wù)的重要途徑。因此，人力資源檔案管理部門應(yīng)該順應(yīng)人力資源檔案信息化的發(fā)展趨勢，對檔案管理的相關(guān)機(jī)制進(jìn)行改進(jìn)和完善。文章主要對人力資源檔案管理信息化建設(shè)存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；問題；解決措施

人力資源檔案信息是全面反映人才能力水平的重要資料，人力資源檔案信息化建設(shè)對企事業(yè)單位人力資源管理具有重要意義。在信息時代，做好人力資源檔案信息數(shù)字化保存極為重要，為做好人力資源檔案管理，企業(yè)人員不僅需要規(guī)范化的檔案管理實(shí)體，還需要先進(jìn)的信息技術(shù)和現(xiàn)代化辦公設(shè)備。隨著各個領(lǐng)域的高速發(fā)展，計算機(jī)以成為一種廣泛使用的工具，為各領(lǐng)域事務(wù)的順利開展提供了高效的信息支持和服務(wù)。

一、人力資源檔案信息化管理現(xiàn)狀與問題分析

人力資源檔案精確地記錄了人才的成長，是人才信息的存儲載體。通過人力資源檔案，企事業(yè)單位可以全面清晰考察并了解人才。人力資源檔案是人事管理必不可少的資料。目前，現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的廣泛普及應(yīng)用為人力資源檔案信息數(shù)字化管理帶來了新的契機(jī)。人力資源檔案信息化能否順利開展的前體條件是人力資源檔案信息化建設(shè)。但是，企業(yè)在開展人力資源檔案管理信息化建設(shè)中還存在一些問題：

（一）人力資源檔案管理任務(wù)量大、設(shè)備不足

在目前的人力資源檔案管理中，管理任務(wù)量增加，但硬件設(shè)備不齊全。2008年，國務(wù)院機(jī)構(gòu)進(jìn)行改革，原勞動部、原人事部、社會保障部合并組建，形成社會保障部、人力資源部，且此后各地方相繼合并兩部分，逐漸擴(kuò)大業(yè)務(wù)范圍，甚至一些地方直接將兩部門合并，整合交叉業(yè)務(wù)，檔案管理工作量增加。同時，大中專畢業(yè)生檔案、解除勞動合同的職工檔案等進(jìn)入人力資源部，需要管理的檔案信息繁多。此外，人力資源檔案管理的檔案館、設(shè)備等硬件設(shè)施不齊全，一些企業(yè)單位并且缺乏專門的檔案管理室，檔案管理流于形式，紙質(zhì)檔案得不到保護(hù)，且傳統(tǒng)的人工管理不能滿足檔案管理需求，管理不便，管理效率低[1]。

（二）檔案管理信息化與檔案資料數(shù)字化之間的區(qū)別

檔案管理信息化主要是以信息技術(shù)為主導(dǎo)，依托信息人才，將信息資源作為核心內(nèi)容。檔案信息化的發(fā)展需要一定的過程，在實(shí)現(xiàn)的過程中需要工作人員的積極參與，充分利用計算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)手段。但是在檔案信息化的發(fā)展過程中，人們經(jīng)常有一個誤區(qū)，就是將檔案管理的信息化等同于檔案資料的數(shù)字化，兩者還是有區(qū)別的，數(shù)字化只是信息化中的一項(xiàng)內(nèi)容。

（三）缺乏人力資源檔案信息化管理的高技術(shù)人才

目前，大部分企事業(yè)單位都缺乏專業(yè)的人力資源檔案信息化建設(shè)人員，大多數(shù)都是在兼職工作。這種現(xiàn)狀導(dǎo)致人力資源檔案管理水平低，而且兼職的檔案管理人員很難將自己的時間和精力都投到人力資源檔案信息化建設(shè)中。有些單位負(fù)責(zé)檔案管理的人員缺乏檔案管理專業(yè)知識，不能熟練掌握人力資源檔案管理的基本技能，甚至有些檔案管理人員不能熟練使用現(xiàn)代化信息管理儀器如電腦、掃描儀、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，更談不上運(yùn)用各種應(yīng)用軟件完成人力資源檔案信息化建設(shè)各項(xiàng)工作[2]。

二、人力資源檔案管理信息化建設(shè)問題的解決措施

（一）配置統(tǒng)一的軟硬件設(shè)施

建設(shè)人力資源檔案管理信息化，加強(qiáng)檔案管理信息化，企業(yè)應(yīng)建設(shè)統(tǒng)一的硬軟件配備，并加大軟件開發(fā)投入力度，建立先進(jìn)高效的檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字化設(shè)施，建立人力資源信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的無紙化管理、自動轉(zhuǎn)化、存儲、檢索等。利用專門的、先進(jìn)的人力資源檔案管理軟件，在數(shù)據(jù)庫中輸入人力資源信息，制作電子卡片，形成電子檔案，信息化操作檔案收集、利用，從而便于信息查詢、流轉(zhuǎn)，打破地域限制，滿足人才流動需求。

（二）提高人力資源檔案管理人員的素質(zhì)

人才在人力資源檔案管理信息化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，需擁有懂檔案業(yè)務(wù)，又懂計算機(jī)專業(yè)的“兩棲人才”。檔案管理員要具備數(shù)字和邏輯思維能力，會操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備，熟練使用計算機(jī)輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞檔案等，同時應(yīng)有一定的語言文字功底，懂得檔案主題標(biāo)引方法和原則，會分類、查找和重新發(fā)現(xiàn)信息，理解各部門信息需求。檔案管理工作要積極引進(jìn)專業(yè)人才并且要加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)使其能夠更好的進(jìn)行檔案管理。要通過檔案專業(yè)知識繼續(xù)教育捉使檔案管理人員不斷地更新業(yè)務(wù)知識提高業(yè)務(wù)能力和管理水平做好人力資源檔案的管理工作。

（三）完善組織領(lǐng)導(dǎo)體系

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)應(yīng)該做到人力資源檔案管理信息意識的提高，這要求企業(yè)具有完善的組織領(lǐng)導(dǎo)體系。首先，檔案法律是應(yīng)該成為檔案管理意識的重要守則；其次，檔案思想和意識的成立是在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視之下進(jìn)行的。通過電話會議或者視頻會議，或者單獨(dú)的約見，亦或者是經(jīng)過現(xiàn)場的指導(dǎo)等各種方式，使自己起到帶頭模范的作用。引導(dǎo)手下的員工形成人力資源檔案管理意識，并能夠影響他們自發(fā)地了解信息技術(shù)時代的科學(xué)技術(shù)。

三、結(jié)語

隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用越來越普遍，只有將先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)應(yīng)用到人力資源檔案管理中，提升人力資源檔案管理的現(xiàn)代化水平，才能促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化人力資源檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉志國.信息化建設(shè)在人力資源檔案管理中的必要性及保障條件[J].價值工程，2015，02：150-151.

[2]陳靜.淺談人力資源檔案管理的信息化建設(shè)[J].勞動保障世界，2015，11：11-12.