關(guān)于高校建立人物檔案的思考

摘 要：高校人物檔案具備真實(shí)性和文化性特點(diǎn)，能夠發(fā)揮存史、資政和育人功能，但建立人物檔案是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，開展進(jìn)程中難免遇到困難，文章分析了高校建立人物檔案現(xiàn)存的問題并初步探索解決問題的有效途徑。

關(guān)鍵詞：高校；人物檔案；問題；途徑

高校人物檔案是指建校以來，校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名專家、學(xué)者、教授和社會(huì)知名人士在職務(wù)（管理、教學(xué)、科研等）活動(dòng)和其他社會(huì)活動(dòng)中形成的各種材料。2012年國家檔案局發(fā)布9號(hào)令，公布了《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，明確將“著名人物檔案”列入綜合檔案館收集范圍。高校建立人物檔案，符合新形勢(shì)下檔案工作的要求，對(duì)促進(jìn)學(xué)校健康快速發(fā)展具有積極意義。

1 人物檔案的特點(diǎn)

1.真實(shí)性

高校人物檔案的建檔對(duì)象主要包括校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、國家級(jí)專家、省部級(jí)專家、教授、知名人士、杰出校友等。人物檔案的內(nèi)容涵蓋了個(gè)人在管理、教學(xué)和科研活動(dòng)以及其他社會(huì)活動(dòng)中形成的具有珍貴保存價(jià)值的著作、論文、筆記、證書、照片、圖表和實(shí)物等，真實(shí)記錄個(gè)人在人生各階段各層面的歷史痕跡，反映了知名人物在各個(gè)領(lǐng)域的成果貢獻(xiàn)。

2.文化性

文化是人類在社會(huì)實(shí)踐中所獲得的能力和創(chuàng)造的成果。作為高校檔案的重要組成部分，人物檔案通過形式多樣內(nèi)容豐富的資料，反映知名人物艱苦奮斗的成長進(jìn)程，蘊(yùn)藏著豐富的人文資源， 包含著一個(gè)民族的價(jià)值趨向和精神追求，是社會(huì)主義文化的重要組成部分，是校園文化的積淀，鑄就了大學(xué)的品牌與靈魂。

2 高校建立人物檔案的重要意義

1.保存歷史，服務(wù)教學(xué)科研

人物檔案是重要的檔案史料，它不僅是知名人物自身歷史，也是反映社會(huì)歷史變遷的佐證，建立人物檔案是保存歷史、豐富高校檔案館藏的客觀要求。人物檔案詳盡記載了高校專家學(xué)者等知名人物的不懈奮斗過程和取得的突出成績，有利于高校通過檔案深入挖掘人才學(xué)術(shù)思想和治學(xué)精神，保存學(xué)術(shù)成果和管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)而推動(dòng)教學(xué)、科研等中心工作。

2.檔案育人，建設(shè)和諧校園

人物檔案以具體生動(dòng)的歷史故事和情節(jié)展現(xiàn)知名人物精神和業(yè)績，是宣傳教育的生動(dòng)素材。高校通過多種方式充分開發(fā)利用人物檔案資源，如建立知名人物檔案陳列室、開發(fā)名師專題、編輯出版畫冊(cè)等，可以幫助大學(xué)生樹立理想信念，弘揚(yáng)優(yōu)良傳統(tǒng)，達(dá)到以史為鑒，教化育人的目的，進(jìn)一步豐富完善校園文化建設(shè)，構(gòu)建和諧校園環(huán)境。

3 高校人物檔案歸檔范圍

近年來，許多高校認(rèn)識(shí)到建立人物檔案的必要性，紛紛積極挖掘資源著手建立人物檔案，筆者認(rèn)為由于人物檔案的特殊性，人物檔案應(yīng)定為永久保管，而其收集歸檔工作應(yīng)側(cè)重于全面客觀的反映個(gè)人成長、經(jīng)歷、活動(dòng)及成果情況，歸檔范圍包括以下8個(gè)類別內(nèi)容。

1. 生平類

包括知名人物身份、學(xué)歷、學(xué)位、職務(wù)、職稱等證件證書；傳記、回憶錄、他人寫的回憶文章及反映個(gè)人生活愛好如詩歌、小說、字畫、書法等材料。

2. 創(chuàng)作類

包括個(gè)人主持的科研項(xiàng)目；獨(dú)立完成或第一作者的論文；主編、參編的著作、教材；為書刊撰寫的重要文章或前言；參加國內(nèi)外重要會(huì)議、科學(xué)研究、學(xué)術(shù)活動(dòng)和重大比賽的講話稿以及重要的教案。

3.獲獎(jiǎng)?lì)?/p>

各類獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C章、榮譽(yù)證書、聘書、任命書、委任狀、代表證等。

4.手稿類

學(xué)術(shù)手稿、日記、筆記、考察記錄、親自起草的報(bào)告、重要批示、題詞等。

5.信件類

主要包括個(gè)人有保存價(jià)值的重要信件。

6.音像類

知名人物開展教學(xué)、科研、外事、社會(huì)活動(dòng)的照片、底片、錄音帶、錄像帶、影片、光盤以及個(gè)人生活的照片、底片、錄音帶、錄像帶、影片、光盤。

7.媒體類

包括新聞媒體對(duì)知名人物進(jìn)行的專題采訪及報(bào)道等。

8.其他類

已故人物唁函、唁電、追悼會(huì)簽名冊(cè)、紀(jì)念文章、紀(jì)念文集；個(gè)人使用過的有保存價(jià)值的實(shí)物、用品及贈(zèng)送的禮品以及其他有重要保存價(jià)值的材料。

4 高校建立人物檔案現(xiàn)存問題

1.人物檔案管理制度欠缺

“無規(guī)矩不成方圓”，科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫仁菣n案規(guī)范化管理的前提，但目前人物檔案缺少章程性管理制度，也沒有形成人物檔案收集與整理編目及查借閱利用工作細(xì)則。筆者查閱了《高等學(xué)校實(shí)體分類法》及《高等學(xué)校檔案管理辦法》，兩者都沒有對(duì)人物檔案管理提出具體要求。管理制度不健全帶來的負(fù)面影響就是人物檔案管理工作容易進(jìn)入誤區(qū)，比如有些高校檔案部門在確定建檔對(duì)象時(shí)認(rèn)為知名人物就是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)；還有的檔案工作人員混淆人物檔案與人事檔案概念，認(rèn)為人物檔案和人事檔案主要建檔對(duì)象均為學(xué)校教職工且兩者歸檔范圍有重合部分，人物檔案就是人事檔案的補(bǔ)充延伸，在實(shí)際工作中沒有跳出人事檔案格局，把人物檔案建立在人事檔案基礎(chǔ)上，只是簡單的添加一些照片、證書、錄音等材料即建立人物檔案；也有檔案部門在建立人物檔案后一味強(qiáng)調(diào)安全保密，不重視檔案資源開發(fā)利用，將其束之高閣，沒有充分發(fā)揮人物檔案“存史、資政、育人”的重要功能。

2.人物檔案歸檔意識(shí)較弱

目前人物檔案所有者普遍存在歸檔意識(shí)欠缺的問題，即使是建檔對(duì)象本人也不愿意將代表性的重要成果交給檔案部門保管，他們一方面覺得成果材料留在自己手里進(jìn)行業(yè)務(wù)查詢使用更加方便，另一方面擔(dān)心材料遺失，對(duì)成果歸檔保管的安全性存有疑惑。檔案所有者不理解人物檔案工作重要性，歸檔消極被動(dòng)，導(dǎo)致檔案部門在檔案收集工作中“收不上”或“收不全”。

5 高校建立人物檔案的有效途徑

1.建立健全管理制度，規(guī)范管理人物檔案

為建立人物檔案、促進(jìn)人物檔案規(guī)范化管理，高校要在充分調(diào)查研究征求意見的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況制定人物檔案管理制度，明確人物檔案建檔對(duì)象、歸檔范圍和保管期限、歸檔要求，檔案保管與提供利用等問題。如有必要還可根據(jù)人物檔案特點(diǎn)結(jié)合工作實(shí)踐制定檔案整理編目及查借閱利用等工作細(xì)則，將人物檔案管理各環(huán)節(jié)工作細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)化。比如在檔案材料整理過程中，對(duì)于收集的已經(jīng)前期裝訂過的材料如知名人物科研項(xiàng)目立項(xiàng)書和結(jié)項(xiàng)書等，在檔案整理工作細(xì)則中應(yīng)該明確規(guī)定不得使用容易損壞紙質(zhì)材料的起釘器而應(yīng)采用鑷子去除裝訂物。同時(shí)，在人物檔案管理人員的選擇方面，檔案部門應(yīng)充分考慮到管理工作的復(fù)雜性，指定業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的工作人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

2.加大宣傳工作力度，主動(dòng)進(jìn)行歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)

高校檔案因安全保密的工作要求，長期以來在師生心中處于“神秘”地位，筆者在多年的檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)很多教職工從未到訪過檔案部門，不了解檔案、檔案分類和檔案工作內(nèi)容，對(duì)人物檔案毫無認(rèn)識(shí)，歸檔意識(shí)更無從談起。高校建立人物檔案必須重視加強(qiáng)檔案宣傳工作，應(yīng)以校發(fā)文形式發(fā)布人物檔案管理規(guī)定，促進(jìn)建檔對(duì)象或其家屬、其所歸屬部門了解人物檔案及人物檔案管理工作，理解建檔工作對(duì)學(xué)校的必要性，打消建檔對(duì)象個(gè)人或家屬歸檔疑慮，主動(dòng)通過各種形式把人物檔案材料移交檔案部門。同時(shí)，檔案部門應(yīng)積極開展人物檔案歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)，采取主動(dòng)上門服務(wù)的方式幫助歸檔個(gè)人及部門開展檔案材料價(jià)值鑒定及分類歸檔工作，從而有效提高歸檔效率，保證檔案材料完整齊全，應(yīng)收盡收。

參考文獻(xiàn)

[1]唐偉.試探高校人物檔案的管理現(xiàn)狀及管理方法.蘭臺(tái)世界，2015（1）.

[2]劉敏華.走出著名人物檔案收集歸檔與整理的誤區(qū).檔案管理，2014（3）.

[3]張小曉.試論高校人物檔案與人事檔案的聯(lián)系與區(qū)別.蘭臺(tái)世界，2011（5）.

[4]楊洪勛.建立高校人物檔案的實(shí)踐與思考.企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2013（9）.

作者簡介

劉津元（1975-），女，漢族，內(nèi)蒙呼市，經(jīng)濟(jì)學(xué)碩士，辦公室主任，助理研究員，研究方向：檔案管理。