關(guān)于科技檔案的管理與收集及其開發(fā)利用

王啟承

摘 要：科技檔案在某種程度上是人們通過有關(guān)研究而形成的結(jié)晶，是系統(tǒng)記載了活動的整個流程，有著很高的技術(shù)含量以及科研所產(chǎn)生的文獻資料。由于科技檔案的出現(xiàn)可以為相關(guān)單位提供更明確的發(fā)展方向，從而使有關(guān)活動可以得到更高的規(guī)劃，并且在相關(guān)活動中可以提供相應(yīng)的技術(shù)支持。

關(guān)鍵詞：檔案管理 科技檔案 完善制度

科學(xué)檔案具有很高的收藏價值，它所賦予的內(nèi)容也很廣泛，與此同時還設(shè)計到不同的企業(yè)和階層中，這是集不同部門研究生產(chǎn)于一身的文獻材料，不管是對國家，還是對企業(yè)都占有重要的地位。由于科技檔案所包含的內(nèi)容很廣泛，因此基礎(chǔ)建設(shè)是其中重要的組成部分。此外，設(shè)備儀器、有關(guān)科技等方面在其中占有很多的比例。不僅僅只是這樣，就工業(yè)領(lǐng)域而言，生產(chǎn)手段和有關(guān)研究都包括在科技檔案中。顯而易見，科技檔案不但是檔案管理重要的組成部分，而且還在某種程度上對科研工作帶來影響。

一、科學(xué)管理科技檔案的有效方法

相關(guān)單位對科技檔案做好管理工作，對企業(yè)發(fā)展起到重要的作用，只有將這項工作有效的落實到實際工作中，才可以確?？萍脊ぷ髂軌蚱鸬綄嵱玫淖饔?。不僅僅只是這樣，還會對專業(yè)水平帶來影響。然而，由于受到不同因素所產(chǎn)生的約束，從而對科技檔案管理工作所產(chǎn)生的水準不一致的現(xiàn)象。

1、完善管理制度

科學(xué)檔案管理是單位管理工作的組成部分，應(yīng)當(dāng)對科技檔案做好系統(tǒng)性的建設(shè)，不但要將管理流程進行程序化工作，而且在形成系統(tǒng)化管理的同時，還應(yīng)當(dāng)制定出合理的制度，從而使檔案管理的整個流程都能夠得到保證。此外，還針對檔案體系的建立和具體應(yīng)用都可以在獲得強化的基礎(chǔ)上，從而對管理系統(tǒng)進行不斷的完善。相關(guān)單位還應(yīng)當(dāng)將科技檔案管理工作做好適當(dāng)?shù)募毣ぷ?，確保檔案在管理以后，還能夠為后續(xù)工作提供完善的流程，通過采取恰當(dāng)?shù)莫剳痛胧?，能夠進一步督促工作人員對自己的工作引起重視，并且對全部檔案做好鑒定工作，從而保障檔案能夠具有一定的完整性。相關(guān)單位還要制定出合理的管理制度，使管理中的每個流程都能夠擁有相關(guān)的要求可以遵守。

2、加強管理工作中的短板

從檔案管理的發(fā)展過程來看，始終存在著很多短板，這些都對檔案管理造成極大的阻礙。在這其中人員的新老交替不夠穩(wěn)妥，始終存在著脫節(jié)的現(xiàn)象，沒有完成平穩(wěn)的交接工作，造成業(yè)務(wù)水平出現(xiàn)下滑，原有的業(yè)務(wù)經(jīng)驗得不到很好的延續(xù)。不僅如此，很多工作人員沒有一個端正的工作態(tài)度和專業(yè)的意識，使很多有價值的文獻資料白白流失，而沒有進行系統(tǒng)地收集整理，造成很多有價值的科技文獻的缺失，無法得到完整的保存，文獻也失去了系統(tǒng)性，使得其科研價值大大下降。還有很多時候，檔案管理這一崗位缺少足夠的關(guān)注，使得這一崗位上的工作人員存在較大的隨意性，在單位中處于被領(lǐng)導(dǎo)呼之即來，揮之即去的尷尬境地，往往在接受了系統(tǒng)的專業(yè)訓(xùn)練之后，卻被借調(diào)到其他崗位，使管理工作難以形成高質(zhì)量的連續(xù)性，從而影響到檔案質(zhì)量。這是一定要從短板入手，以保證檔案管理的有效性和連續(xù)性，保證檔案的完整和系統(tǒng)為宗旨進行系列的工作改革和完善。加強這一崗位的專業(yè)性，將整個工作的流程進行專業(yè)的細化，統(tǒng)一所有的業(yè)務(wù)執(zhí)行規(guī)范和標準，完善相關(guān)的術(shù)語以及代碼系統(tǒng)，促進檔案的整理和保存工作逐漸走向正規(guī)化。

二、強化檔案收集水平

1、收集科技檔案的意義

科技檔案在一定程度上是人們進行相關(guān)的科研以及生產(chǎn)工作的結(jié)晶，是系統(tǒng)記錄了活動過程，具有極高技術(shù)含量和科研參考價值文獻資料?？萍紮n案的存在能夠為本單位的科技活動提供一個基礎(chǔ)性的參考，使相關(guān)的科技活動能夠做出科學(xué)的前期規(guī)劃，并在活動的具體實施過程中提供極為重要的技術(shù)參考。在這種情況下，如果做不好收集工作，就使文獻喪失了利用價值，更加無從談起開發(fā)以及利用。

2、收集檔案具體措施

2.1統(tǒng)一集中管理

科技檔案好經(jīng)過很長時間的積累才可以逐漸形成相應(yīng)的材料。不單單只是這樣，材料還處于較為分散的狀態(tài)，然而為了確保資料能夠具有一定的完整性，相關(guān)部門就應(yīng)當(dāng)做好管理工作，從而使檔案能夠得到充分的使用。

2.2分階段收集

為了保證相關(guān)文獻材料的井然有序，根據(jù)相關(guān)活動的階段進行分層的整理，這樣材料才能夠井井有條的被保管。

2.3根據(jù)專業(yè)進行分類收集

文獻的專業(yè)特性較為明顯，所以根據(jù)文獻的結(jié)構(gòu)特征進行有針對性的整理，參照它的專業(yè)性質(zhì)差異，進行分階段的、科學(xué)的管理，這樣在利用時也會更加方便。

2.4用不同形式收集

文獻的形式可能是多種多樣的，這時應(yīng)該通過多種不同的形式進行文獻收集，之后依據(jù)不同的具體需求，進行不同形式的保存。如果文獻是影像、照片或者聲音，還應(yīng)該進行具體的文字標注。

2.5明確責(zé)任劃分，采用追責(zé)機制

依照不同工程不同環(huán)節(jié)，進行不同形式的責(zé)任劃分，明確相關(guān)主管負責(zé)人的收集責(zé)任，并落實到具體的人員身上，根據(jù)不同的生產(chǎn)或者施工環(huán)節(jié)，做好每一個環(huán)節(jié)的文獻收集集工作，并在歸檔之前進行嚴格的驗收，出現(xiàn)差錯，對相關(guān)責(zé)任人進行追責(zé)處理。

三、開發(fā)利用檔案資源

相關(guān)企業(yè)只有合理的使用檔案資源，才能夠發(fā)揮出它們的作用，而且使用是實現(xiàn)檔案管理的最終目標。為了進一步加強科技檔案的使用價值，就一定要站在原有的角度進行不斷的創(chuàng)新，通過應(yīng)用信息化技術(shù)來發(fā)揮出其潛在的價值，從而使其價值能夠得到合理的使用。

1、檔案建設(shè)

推動檔案管理工作朝著現(xiàn)代化的方向前進，這是一項長久的戰(zhàn)略部署，要站在宏觀的角度去看待事情，并且和社會的腳步要達到一致的狀態(tài)。相關(guān)人員在對檔案進行處理時，應(yīng)當(dāng)將其規(guī)則做好統(tǒng)一，依據(jù)相同的制度進行操作，減少因為要求不一致而發(fā)生混亂的情況。

2、物質(zhì)保障

相關(guān)企業(yè)倘若要實現(xiàn)開發(fā)的目標，那么就應(yīng)當(dāng)使有關(guān)工作在第一程度上得到相應(yīng)的物質(zhì)保證，采取科學(xué)、靈活的形式來使用資金，培養(yǎng)復(fù)合型人才，運營開發(fā)項目可以得到大力的支持，進而提高員工的參與性。

3、方法保障

首先，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)對檔案符合采取收費的形式，從而使資金缺乏情況得到解決。對于儲存成本較高的文獻，相關(guān)單位就應(yīng)當(dāng)收取合理的保管費用或者是調(diào)閱費；其次，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)對編研檔案進行不斷的創(chuàng)新，打破以往的管理形式，引進先進的管理手段，從而使信息的查詢能夠更加的方便。

四、結(jié)語

通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：相關(guān)單位對檔案管理做好恰當(dāng)?shù)氖褂茫挥姓莆諜n案的基本特征，才可以從根本上提高管理水平，為科技檔案的使用奠定良好的基礎(chǔ)。此外，盡可能發(fā)揮出科技檔案的作用，從而為提高檔案的使用價值帶來益處，推動檔案事業(yè)的飛速發(fā)展，為我國經(jīng)濟繁榮做出貢獻。

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