談文書工作的保密問題探究

殷一琳

摘要：在其位就得謀其事，文書工作需要保密，這是必須的，也是必然的。何為文書工作，就是企業(yè)中文書人員特具重要性、嚴(yán)謹(jǐn)性和機(jī)密性的職能活動(dòng)。文書工作包括文書的制發(fā)、處理和管理。然而，文書工作的保密是為了后期的使用，所以如何使用和如何正確處理使用和保密的關(guān)系是至關(guān)重要的。

關(guān)鍵詞：文書工作；保密；使用；問題

正如大家所知道的，文書工作主要是檔案的管理，而檔案保密工作尤為重要。這不但是一項(xiàng)職能活動(dòng)，更是一項(xiàng)重要而機(jī)密的管理工作。對此，文書工作人員要做到如孔子所說：“非禮勿視，非禮勿聽，非禮勿言，非禮勿動(dòng)”方能成就自己的工作。于是對此文書工作的保密問題進(jìn)行如下幾點(diǎn)的探究。

一、文書檔案保密工作存在的問題

（一）管理文書檔案員的素質(zhì)問題

文書管理員的素質(zhì)和責(zé)任心是猶為重要的，其次是要有職業(yè)道德，所謂在其位謀其職，文書管理員應(yīng)做到相關(guān)文檔的絕對保密，而所謂的保密不僅僅是指口頭上的，還應(yīng)該注意平時(shí)對文書的整理、分類等各個(gè)相關(guān)工作，井井有條的做好每一步，以防止產(chǎn)生檔案內(nèi)容泄漏。

（二）時(shí)代的不同導(dǎo)致管理的方式問題

人們通過文字、圖片等途徑記錄下來重要的，需進(jìn)行保管的文件稱之為文書檔案。文書檔案由來已久，在不同的歷史時(shí)期人們對它的管理方式是不一樣的?，F(xiàn)如今由于時(shí)代在進(jìn)步，我國對文書的管理能力很差強(qiáng)人意。比如在以前，文書的記錄工具是比較簡單的，現(xiàn)在隨著科技的進(jìn)步，記錄的方式也多樣化，導(dǎo)致管理成本比以前所需的成本要高，對管理者能力的要求也更高。我國在這方面缺少專業(yè)人才，而且經(jīng)濟(jì)方面也有一定的局限性，然而這一方面直接導(dǎo)致了文書的抗風(fēng)險(xiǎn)能力降低。

（三）管理部門的嚴(yán)格問題

沒有規(guī)矩，便不成方圓。做任何事情都必須先定好規(guī)矩，必須做到違者必究。文書檔案的保密工作特別重要，但是一些文書管理重要部門卻沒有嚴(yán)格的管理，，甚至對一些向外泄密的工作人員也沒有嚴(yán)格的管理制度，所提出的保密制度沒有得到明確的實(shí)施，這樣帶來的不良后果很大，重者會(huì)導(dǎo)致企業(yè)管理脫軌，輕者就是文書檔案的泄漏，也許是經(jīng)濟(jì)損失，也許是名譽(yù)損失。而且一些機(jī)構(gòu)對文書檔案庫房管理也不太嚴(yán)格，沒有落實(shí)嚴(yán)格的庫房管理制度，任由閑雜人員隨意進(jìn)出，對文書的保密措施做的不夠好，文書秘密隨時(shí)會(huì)失密。

（四）文書檔案需要保密的意識(shí)問題

在當(dāng)今社會(huì)，很多事情越來越透明化，隨之而來的是檔案的保密工作越來越低，國家要求的保密范圍逐漸縮小。這也讓人們逐漸降低保密意識(shí)。這樣的條件下加強(qiáng)管理者的保密意識(shí)是無可厚非的。要增強(qiáng)管理者的敬業(yè)愛業(yè)精神，有條不絮的做好自己的事，把自己的工作做好，恪盡職守。即使最后文書使用完成，也不能隨意的丟棄或者廢品扔掉，要妥善的處理，杜絕后期造成不良后果。

二、文書工作的保密措施

（一）文書檔案的管理

保密的文書要和不用保密的文書分開放置，這樣才不會(huì)使文書工作亂成一團(tuán)。應(yīng)該分開設(shè)立保密工具來確保文書檔案的絕密性和安全性。文書檔案的不慎泄漏，帶來的后果不容小覷。而且，現(xiàn)如今在檔案管理上也有很多的弊端，對相關(guān)文檔的管理工作也是有待提高。這就需要制定出一套完善的制度，逐漸解決文檔管理中的各項(xiàng)問題。特別是人才的缺少，這也是急切需要解決的問題，國家對相關(guān)人才的培養(yǎng)力度需要加強(qiáng)。

（二）文書檔案相關(guān)人員的選擇

文書檔案的管理人員進(jìn)行素質(zhì)考核，從而有效地提高了管理文書檔案員的素質(zhì)，當(dāng)然，文書工作人員也同樣需要這樣的篩選。文書工作的保密離不開文書檔案的管理和文書工作的人員的職業(yè)道德，做到堅(jiān)決不泄漏文書檔案，堅(jiān)決不做對文書檔案的泄漏有關(guān)的事情。

（三）文書檔案使用要嚴(yán)格

文書檔案的調(diào)用或者閱讀都應(yīng)該嚴(yán)格的進(jìn)行，需要高層領(lǐng)導(dǎo)書面的同意書才可使用。認(rèn)真排查會(huì)對保密檔案失密和泄密的隱患，認(rèn)真登記有關(guān)文書檔案閱讀者與知曉者，這樣如果發(fā)生泄密之事，也可及時(shí)的查詢原因和有關(guān)人員，從而及時(shí)的進(jìn)行補(bǔ)救和改變計(jì)劃方案等。

（四）對文書檔案保密的五步驟

我們要從加強(qiáng)、建立、保存、控制、注重出發(fā)，爭取無差錯(cuò)的管理每一份文書檔案。首先加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，打好基礎(chǔ)的一步，才能往高處前往。然后建立企業(yè)的統(tǒng)一制度準(zhǔn)則，從而對員工有約束性。接著就是保存兩份文書檔案，這樣即使丟失或者損害的時(shí)候還有后路，當(dāng)然就需要定期妥善清理文書檔案。再者就是控制人員對文書檔案的知曉，在沒有使用前，應(yīng)該減少人員知曉文書檔案。最后應(yīng)該注重人才的培養(yǎng)，只有擁有會(huì)管理的人才來管理文書檔案，安全性才會(huì)有所提高。

三、總結(jié)

文書工作的保密是必要的，也是工作人員應(yīng)該做的，這是一種責(zé)任，也是一種職業(yè)道德。一個(gè)國家、企業(yè)或者個(gè)人的文書檔案的安全和利益，主要體現(xiàn)在文書檔案的保護(hù)上。。所以文書檔案的保密管理工作是至關(guān)重要的。文書檔案的保密和安全不僅僅是相關(guān)工作人員的責(zé)任，也是每一個(gè)公民的責(zé)任和義務(wù)。只要有所付出，就一定有所成果。努力做到更好是人們成功的開始。加強(qiáng)文書的保密，管理工作是必須的，只要努力了，對文書工作的保密所存在的問題也一定會(huì)有所改變。

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