加強(qiáng)信息化建設(shè) 發(fā)揮辦公室職能作用

張紅超

摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，單位辦公管理部門也逐漸得到了充分的重視。作為一個(gè)綜合性的協(xié)調(diào)部門，它不僅能夠?qū)Ξ?dāng)前的行政工作起到幫助作用，也充分體現(xiàn)了當(dāng)前工作形式。與傳統(tǒng)的辦公平臺(tái)不同，現(xiàn)代化的辦公室工作主要以信息建設(shè)為前提，以消息的分類為主導(dǎo)，以資料的收集、處理、反饋為首要方式的一種建設(shè)職能。因此，本文從加強(qiáng)辦公室信息化建設(shè)的意義入手，對(duì)實(shí)際的構(gòu)建內(nèi)容進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：信息化；辦公室；職能

從本質(zhì)上來講，辦公室的職能是綜合性、全面性的。它主要是協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，為單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的一種形式。對(duì)于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來講，單位辦公化是必不可少的。對(duì)于下級(jí)員工來講，它起到了溝通聯(lián)絡(luò)的作用。而辦公室的常規(guī)管理工作就是“信息管理”。它不僅使單位部門間的聯(lián)系性更加緊密，也提升了工作效率，為決策的民主化、準(zhǔn)確化奠定了基礎(chǔ)。

一、加強(qiáng)辦公信息化的重要意義

（一）交流信息，通報(bào)工作

搞好服務(wù)是辦公室工作的落腳點(diǎn)，它表現(xiàn)在日常生活中的各個(gè)環(huán)節(jié)，既能夠?qū)Y料進(jìn)行篩選，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供比較有價(jià)值的信息，又可以對(duì)基層工作人員進(jìn)行監(jiān)督，是單位工作的主要環(huán)節(jié)。而作為其特殊性意義之一，交流信息，通報(bào)工作是最重要的一點(diǎn)。信息的收集不管對(duì)于哪一單位都是極其關(guān)鍵的，它影響著人員的工作效率與質(zhì)量。首先，信息是單位與外部市場之間的紐帶。如果想要提升該單位在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的競爭力，贏得消費(fèi)者的認(rèn)可，就要及時(shí)的掌握最精準(zhǔn)的決策報(bào)告，這樣才能夠?yàn)楣ぷ鞯牟渴鹛峁┯欣麠l件。其次，在一個(gè)大的單位中，想要使得人員之間得到最佳的配合，信息的分享是必不可少的。尤其是在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化、科技性的社會(huì)當(dāng)中，它能夠起到溝通交流與總結(jié)推動(dòng)的作用。另外，辦公信息化職能要從辦公人員的行為入手，加強(qiáng)人員的技術(shù)性，做好監(jiān)督，提升任務(wù)的落實(shí)性。最后，辦公人員要注重工作中的每一個(gè)細(xì)節(jié)，立足于整體形勢，在不脫離單位的辦公主旨的情況下加大工作力度，能夠做到不錯(cuò)過每一條有價(jià)值的信息，認(rèn)真梳理。

（二）收集信息，提供高質(zhì)量服務(wù)

不管是何種類型的工作，提供高質(zhì)量的服務(wù)都是我們的最終目的，辦公信息化建設(shè)更是如此。從本質(zhì)上來講，單位領(lǐng)導(dǎo)者要以信息為判斷準(zhǔn)則，作為具體的依據(jù)，同時(shí)它也是管理的基礎(chǔ)與前提。信息資料是建立在客觀事實(shí)上的整合形式，它不以任何人的意志為轉(zhuǎn)移，是比較全面性的管理方式。辦公人員不但要學(xué)會(huì)信息的分類，也要根據(jù)相關(guān)的性質(zhì)，將其中的重點(diǎn)與難點(diǎn)加以區(qū)分，使決策者在觀看的同時(shí)能夠一目了然，充分把握好當(dāng)前的工作要點(diǎn)與走向。當(dāng)然，辦公信息化建設(shè)工作也不是一蹴而就的，它是一個(gè)長期的管理過程。辦公人員要能夠分辨真?zhèn)?，學(xué)會(huì)信息的挖掘與深化。

（三）做好宣傳，樹立形象

做好宣傳，樹立形象是每一個(gè)單位發(fā)展的立足點(diǎn)，也是其中的優(yōu)勢與特色所在。從某種程度上來說，單位的接收業(yè)務(wù)與銷售市場不同，對(duì)自身的定位也不盡相同。辦公室的建設(shè)也相當(dāng)于單位的外聯(lián)部門，有義務(wù)進(jìn)行形象的宣傳。在信息收集的最終階段，工作人員要清晰的劃分出單位的優(yōu)勢和特點(diǎn)，將這些鮮明的特征顯示出來，并根據(jù)其中的內(nèi)容作出相應(yīng)的規(guī)劃，對(duì)好的工作經(jīng)驗(yàn)與形象進(jìn)行宣傳，通過與外界媒介的溝通，來使消費(fèi)者看到一個(gè)完美的形象，得到他們的信任。同時(shí)，這種交流宣傳也是促進(jìn)單位和諧發(fā)展的重要前提，能夠使工作人員擁有一個(gè)統(tǒng)一的目標(biāo)。

二、做好辦公室信息工作的內(nèi)容

（一）做好資料管理工作

資料管理工作是辦公室信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，也是單位發(fā)展的首要前提。它是以信息收集為主線，以信息整理為主要過程，以篩選信息為關(guān)鍵，以傳遞和應(yīng)用為最終目的的資料管理方式。第一，辦公管理人員要將資料信息分為有用和無用兩種。在有用信息中進(jìn)行程度區(qū)分，將關(guān)于市場的重點(diǎn)與熱點(diǎn)進(jìn)行整合，呈現(xiàn)在決策者的面前。第二，實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)資源的全面化。信息收集應(yīng)該以“網(wǎng)絡(luò)”為主要平臺(tái)，通過總體內(nèi)容的篩選提取出高質(zhì)量的服務(wù)內(nèi)容。另外，要提高辦公室人員的總體素質(zhì)，定期的開展技能訓(xùn)練工作，使人人都能夠靈活的運(yùn)用相應(yīng)的辦公軟件進(jìn)行操縱。

（二）實(shí)現(xiàn)部門信息化

部門信息化是辦公室職能發(fā)揮的關(guān)鍵，也是工作數(shù)字化、科技化的前提條件。第一，要利用信息化手段加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系。例如：除了各部門之間的日常溝通外，單位也要構(gòu)建整體的數(shù)字化平臺(tái)。我們也可以將其稱為單位的“內(nèi)網(wǎng)”。在此平臺(tái)下，員工不僅可以將自己整理的好的信息進(jìn)行疏通，也能夠暢所欲言，提出對(duì)單位的一些良好建議。另外，要加強(qiáng)辦公室人員與部門之間的聯(lián)系。單位可以在二者之間開創(chuàng)微信或者是qq交流平臺(tái)，用于日常工作的整合以及優(yōu)化。在此情況下，單位人員的工作效率也會(huì)進(jìn)一步得到提升，從而創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）會(huì)議籌備與煙酒招待采購

辦公室信息是會(huì)議籌備的必要前提，也是工作順利進(jìn)行的保障。首先，辦公室人員要根據(jù)會(huì)議的主體籌備好相關(guān)的研究材料，可以將內(nèi)容輸入到電腦中，以PPT的形式呈現(xiàn)出來，在內(nèi)容劃分的基礎(chǔ)上提升工作效率。也可以將事先準(zhǔn)備好的信息內(nèi)容以紙質(zhì)的形式打印出來，在會(huì)議中為工作人員分發(fā)，加強(qiáng)工作的聯(lián)系性。其次，在煙酒招待采購方面，也是各單位的必要花銷之一。辦公室人員要加強(qiáng)信息化的相關(guān)投入，建立與外部市場的聯(lián)系，尋找長期的合作單位，取得最佳的購入價(jià)格，實(shí)現(xiàn)配送與管理的一體化。

三、加強(qiáng)辦公室信息化的建設(shè)和管理

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和改革，辦公室管理工作需要在新形勢下不斷的優(yōu)化辦公管理體系，雖然會(huì)存在一些新問題，但是一定要積極的開拓創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，認(rèn)真的履行崗位職責(zé)，努力加強(qiáng)辦公室信息管理工作，更好的提升辦公室信息服務(wù)水平，積極的發(fā)揮辦公室綜合管理職能，促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視

如何發(fā)揮辦公室職能的關(guān)鍵是加強(qiáng)辦公室信息化建設(shè)，加強(qiáng)辦公室信息化工作的關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)的重視度，重視辦公室的硬件配置，領(lǐng)導(dǎo)要給予資金支持，添置必要的硬件設(shè)施和配置。

（二）加強(qiáng)辦公室信息人員隊(duì)伍建設(shè)

要做好信息管理工作，就要加強(qiáng)信息人員的隊(duì)伍建設(shè)，在人才的選用上要嚴(yán)格選拔，組織信息人員積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷的提升信息員的專業(yè)素質(zhì)和技能，使信息員有良好的敬業(yè)精神，提高寫作水平，提高業(yè)務(wù)技能。

（三）投入硬件設(shè)備

在辦公室信息化的建設(shè)中，加強(qiáng)硬件設(shè)備的投入，有利于工作的有效開展，同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的日常維護(hù)。

（四）辦公自動(dòng)化的建設(shè)

在辦公室信息化管理中，要合理的運(yùn)用辦公自動(dòng)化手段，領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格要求辦公人員學(xué)會(huì)使用辦公自動(dòng)化操作系統(tǒng)，積極的做好電子公文運(yùn)行的管理，有效的提高工作效率。

（五）提高信息工作質(zhì)量

信息的質(zhì)量是信息的關(guān)鍵，沒有質(zhì)量的信息是沒有任何意義的，要提高信息的質(zhì)量，就要嚴(yán)格的加強(qiáng)信息收集的嚴(yán)謹(jǐn)性，對(duì)信息的整理也必須嚴(yán)格規(guī)范。同時(shí)要及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)反饋信息，由于領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)就是信息，領(lǐng)導(dǎo)在做任何決策時(shí)，都要進(jìn)行合理化處理，所以要求信息員反饋給領(lǐng)導(dǎo)的信息要準(zhǔn)確和及時(shí)，這樣才能使領(lǐng)導(dǎo)的決策在實(shí)施過程中有效的控制，從而提高了領(lǐng)導(dǎo)決策的有效性、合理性和科學(xué)性。

（六）加強(qiáng)對(duì)辦公室人員的自身素質(zhì)建設(shè)

加強(qiáng)辦公室人員的政治學(xué)習(xí)，不斷的提升辦公室人員的政治思想素質(zhì)和道德素質(zhì)，組織開展業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，提升問題的分析能力。

（七）搞好工作作風(fēng)

辦公室信息員要學(xué)會(huì)調(diào)查研究、深入實(shí)踐、了解情況，善于捕捉信息，對(duì)發(fā)生的情況和問題要做好正確判斷，把收集的準(zhǔn)確信息匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，信息可以包括員工的心態(tài)和工作單位的一些實(shí)際情況，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有價(jià)值的信息，促進(jìn)單位更好的發(fā)展，同時(shí)有效的發(fā)揮了辦公室職能。

四、結(jié)語

綜上所述，本文從兩個(gè)方面作為著手點(diǎn)，首先討論了加強(qiáng)辦公室信息化的作用和意義。其次，從單位本身出發(fā)，對(duì)辦公信息化構(gòu)建內(nèi)容予以分析。從而得出：新時(shí)期下辦公室的信息化職能至關(guān)重要。它不僅能夠使各部門之間的聯(lián)系性加強(qiáng)，提升工作效率。也為相應(yīng)的決策提供了民主化信息，促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展，為信息服務(wù)水平的提升奠定良好基礎(chǔ)。

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