新形勢下檔案管理工作規(guī)范化途徑探究

薛大偉

摘 要：企事業(yè)改革的持續(xù)深入，使得企事業(yè)單位的檔案數(shù)量越來越多，企事業(yè)單位的檔案管理工作難度也不斷加大。走檔案管理規(guī)范化發(fā)展路徑，提高單位檔案管理水平，也成為企事業(yè)單位檔案管理工作努力的新方向。文章首先闡述了企事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的必要性，就如何進(jìn)行檔案規(guī)范化管理進(jìn)行了探討、分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；途徑

檔案是單位、組織、個(gè)人在發(fā)展過程、社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的歷史原始記錄。對于企事業(yè)單位來講，檔案是單位進(jìn)行文化建設(shè)的重要素材，也是企事業(yè)單位規(guī)范管理的基礎(chǔ)和憑證。在新形勢下，企事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容和環(huán)境都出現(xiàn)了新的變化，檔案管理工作也變得更加復(fù)雜。因此，走檔案管理規(guī)范化發(fā)展之路，也成為單位的必然選擇。

1 檔案管理工作規(guī)范化的必要性

檔案是企事業(yè)單位在生產(chǎn)管理、經(jīng)營活動(dòng)中形成的各種資料，它對于企事業(yè)單位來說有著重要意義。如一些企事業(yè)檔案記錄了企事業(yè)發(fā)展創(chuàng)新成果、企事業(yè)經(jīng)營整體狀況，所以，企事業(yè)在人事安排、經(jīng)濟(jì)決策中都要以檔案為依據(jù)來進(jìn)行戰(zhàn)略部署，以促進(jìn)企事業(yè)健康發(fā)展。因此，可以說，做好檔案管理、開發(fā)和利用工作，維護(hù)檔案的完整性、真實(shí)性，是企事業(yè)單位的重要管理任務(wù)，是提高企事業(yè)單位工作效率和工作質(zhì)量的關(guān)鍵，也是企事業(yè)單位發(fā)展的需求。企事業(yè)單位的檔案形成范圍非常廣，檔案形式也是豐富多樣，各種文字、圖表、聲像資料和實(shí)物等，都有可能是檔案載體。在新形勢下，隨著企事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企事業(yè)單位的檔案數(shù)量也與日俱多，檔案管理難度也隨之加大。但是，許多單位在檔案管理中，始終存在管理意識(shí)淡薄、管理不規(guī)范等問題。如企事業(yè)單位檔案管理部門在檔案收集、歸檔和利用方面都存在許多問題，這不得不引起我們的重視。要想解決這些問題，必須走檔案規(guī)范化管理之路。

2 檔案管理工作規(guī)范化途徑

2.1 提高檔案管理意識(shí)，完善檔案管理制度

態(tài)度決定行動(dòng)，提高檔案管理意識(shí)，是做好企事業(yè)單位檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)。因此，在新形勢下，企事業(yè)單位要提高檔案管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，樹立“人人有責(zé)”的檔案管理思想，將檔案管理工作納入單位工作計(jì)劃，制定和完善檔案管理工作制度，明確各類檔案分類、整理、歸檔要求和標(biāo)準(zhǔn)，從檔案搜集到保管建立嚴(yán)格的工作流程和管理制度，要求有關(guān)部門將檔案管理工作落到實(shí)處。然后，成立專職檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理工作人員，明確工作人員的工作職責(zé)，并實(shí)行崗位責(zé)任制，對檔案管理工作進(jìn)行督查和考核，以提高檔案工作者的責(zé)任感和工作熱情，進(jìn)而提高單位檔案管理和利用率。在此基礎(chǔ)上，在單位內(nèi)部加大檔案管理工作宣傳教育，營造重視檔案管理的氛圍，使單位職工充分認(rèn)識(shí)到檔案及檔案管理工作的作用，為檔案規(guī)范化管理打好基礎(chǔ)。

2.2 完善檔案管理設(shè)施，提高檔案技術(shù)管理水平

檔案管理設(shè)施不完善，檔案管理技術(shù)落后，是企事業(yè)單位在檔案方面普遍存在的一個(gè)問題。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的大環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法，已經(jīng)無法滿足企事業(yè)單位檔案管理工作需要。因此，企事業(yè)單位要抓住發(fā)展機(jī)遇，加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè)，將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中來，以提高檔案管理質(zhì)量。這就要求企事業(yè)單位強(qiáng)檔案管理的資金投入，完善檔案管理軟硬件設(shè)備，為檔案現(xiàn)代化管理打好基礎(chǔ)。如在資金允許的情況下，單位要購買更加先進(jìn)的消防系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置、防蟲、防濕設(shè)備，確保檔案安全。在此基礎(chǔ)上，發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)的作用，走檔案信息化之路，提高檔案管理和利用效率。如完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，購買先進(jìn)的檔案管理硬件和系統(tǒng)軟件，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)資源庫，建設(shè)單位內(nèi)部服務(wù)館內(nèi)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，允許職工群眾通過網(wǎng)絡(luò)查詢、瀏覽、使用檔案。與此同時(shí)，完善檔案信息化管理制度，明確檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，要求工作人員按照工作規(guī)定，采用科學(xué)的方法進(jìn)行檔案管理，如采用科學(xué)的技術(shù)手段進(jìn)行光盤、磁帶類檔案讀取、保存和管理，以防止檔案信息丟失。

2.3 提高檔案工作者的素質(zhì)水平

工作人員素質(zhì)偏低，是影響企事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的一個(gè)重要因素。如許多單位的檔案管理人員都缺少專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，根本無法勝任檔案管理工作要求，所以他們在檔案管理中，難以做到得心應(yīng)手，也無法做到規(guī)范化管理。鑒于此，在新時(shí)期，企事業(yè)單位要重視和加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，嚴(yán)把檔案工作人員招聘質(zhì)量關(guān)，確保錄用的檔案工作人員具有檔案管理專業(yè)能力和素養(yǎng)。然后，建立健全工作人員培訓(xùn)機(jī)制，制定檔案管理隊(duì)伍學(xué)習(xí)和培訓(xùn)計(jì)劃，針對檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行信息技術(shù)教育、職業(yè)道德教育和專業(yè)技能培訓(xùn)，提高培訓(xùn)工作的實(shí)效，以提高檔案工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)，進(jìn)而提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理水平。

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