加強(qiáng)儲(chǔ)備檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑探究

李靜丹

摘 要：當(dāng)前，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的深入發(fā)展，各行各業(yè)已經(jīng)逐步開始加強(qiáng)自身數(shù)字化建設(shè)。尤其是從文書檔案管理來說，數(shù)字化建設(shè)為儲(chǔ)備部門檔案管理開辟了新道路，使儲(chǔ)備部門檔案管理從傳統(tǒng)繁瑣式檔案管理模式中解脫出來，向規(guī)范化、科學(xué)化、信息化和數(shù)字化管理模式邁進(jìn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；意義；路徑

各級(jí)儲(chǔ)備部門屬于國家戰(zhàn)略物資儲(chǔ)備管理機(jī)構(gòu)，是保障國家軍事安全和經(jīng)濟(jì)安全后備力量，優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理對(duì)提高儲(chǔ)備部門管理效益來說至關(guān)重要。檔案管理主要是通過文字、圖表、音像等方式將具有重要價(jià)值的信息資料保存下來，以便于能夠結(jié)合以往資料信息作出正確的戰(zhàn)略性分析和決策。從當(dāng)前科技發(fā)展現(xiàn)狀來看，儲(chǔ)備部門檔案管理加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)勢(shì)在必行。本文在此指出儲(chǔ)備部門實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要意義，并提出幾點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要路徑。

1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要意義

（一）確保檔案管理規(guī)范進(jìn)行

檔案管理工作繁瑣枯燥，傳統(tǒng)的手動(dòng)式管理模式容易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)雜亂、失真、缺失等問題，難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的管理目標(biāo)[1]。而檔案管理數(shù)字化建設(shè)則可以全面涉及管理工作中的方方面面，借助互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)軟件對(duì)檔案各項(xiàng)內(nèi)容實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，大大提升了檔案管理的有序性，實(shí)現(xiàn)信息資源為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供更好地服務(wù)的目的。另外，通過加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)還可以避免檔案信息資料被惡意撰改，提高檔案信息的真實(shí)性和全面性，這對(duì)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)行也具有重要意義。

（二）提升檔案管理工作效率

由于儲(chǔ)備部門檔案涉及內(nèi)容繁多，在檔案管理上很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，并且許多檔案內(nèi)容要想查找，必須要將檔案“歸檔”后才能夠進(jìn)行，而數(shù)字化建設(shè)后的檔案管理則可以利用信息技術(shù)準(zhǔn)確呈現(xiàn)出當(dāng)前檔案信息。通過加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)還可以顯著提升檔案搜集、整理、歸類、分析及總結(jié)等流程效率，大大縮減工作時(shí)間，確保檔案能夠及時(shí)歸檔，讓檔案管理人員從傳統(tǒng)繁瑣的管理步驟中解脫出來，提升儲(chǔ)備物資管理局檔案管理工作效率。

（三）提高檔案內(nèi)容開發(fā)利用

以往人工式檔案管理模式只能保證檔案的完整安全保管與單個(gè)文件的查找利用，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，各類檔案的電子文件集中存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)硬盤上，電子文件經(jīng)立卷后，利用者通過檢索工具，可搜索到體現(xiàn)所需要信息的所有相關(guān)聯(lián)的電子文件，幫助利用者了解事情的來龍去脈，滿足利用者關(guān)于某一專題的深層次查詢需求，大大提高檔案內(nèi)容開發(fā)利用效果。

2 儲(chǔ)備部門檔案管理數(shù)字化建設(shè)實(shí)施路徑

（一）增強(qiáng)數(shù)字化檔案管理建設(shè)理念

儲(chǔ)備部門領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理者應(yīng)增強(qiáng)數(shù)字化檔案管理建設(shè)觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，了解數(shù)字化建設(shè)必要性和緊迫性，并在系統(tǒng)內(nèi)內(nèi)展開宣傳，提高職員對(duì)數(shù)字化建設(shè)理解，從而促使系統(tǒng)內(nèi)所有職工積極投身于檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中。同時(shí)，儲(chǔ)備部門還應(yīng)創(chuàng)新檔案管理理念，由以往靜態(tài)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理，結(jié)合系統(tǒng)內(nèi)管理實(shí)際情況樹立正確數(shù)字化管理觀念。最另外，儲(chǔ)備部門還應(yīng)從宏觀上將檔案管理數(shù)字化化建設(shè)納入自身發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃中，在實(shí)踐中及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，準(zhǔn)確把握問題產(chǎn)生的原因，，并從不同方位分析檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中還可能產(chǎn)生的弊端，盡早制定針對(duì)性解決措施。

（二）加大檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是確保檔案管理數(shù)字化建設(shè)高效進(jìn)行的前提[2]。對(duì)此，儲(chǔ)備部門應(yīng)首先提高財(cái)政支持，確保數(shù)字化建設(shè)資金到位，為具備檔案管理工作配備計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，針對(duì)重要文件、數(shù)據(jù)、信息等進(jìn)行刻錄儲(chǔ)存，且要注意刻錄格式的通用性。購入必要軟件設(shè)備，保證管理軟件能夠正常運(yùn)行，防火墻、防病毒軟件應(yīng)進(jìn)行自動(dòng)升級(jí)，借助軟件設(shè)備保障儲(chǔ)備部門檔案上傳、下載等環(huán)節(jié)安全。若資金允許，儲(chǔ)備部門還可以適當(dāng)多購入硬件設(shè)備，包括路由器、存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器以及圖文影響掃描設(shè)備等。除此之外，還要重視硬件設(shè)備管理，創(chuàng)設(shè)良好設(shè)備保管環(huán)境，確保設(shè)備處于溫度、濕度、光線適宜環(huán)境，避免磁場(chǎng)或腐蝕性物質(zhì)對(duì)硬件設(shè)備造成損壞。

（三）完善內(nèi)部數(shù)字化檔案管理體系

制度體系是確保一切項(xiàng)目高效、有序?qū)嵤┑闹匾獥l件，因此檔案管理的數(shù)字化建設(shè)也應(yīng)制定出相應(yīng)的管理體系來確保建設(shè)的順利進(jìn)行。數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)此儲(chǔ)備部門應(yīng)制定完善的數(shù)字化檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，提高檔案的使用效率和單位的辦事效率，更好的服務(wù)群眾、服務(wù)社會(huì)。完善、有效的管理體系能夠確保儲(chǔ)備部門檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程得到監(jiān)督和制約，確保在其建設(shè)過程滿足國家相關(guān)法律法規(guī)及章程制度要求。此外，完善管理制度還能夠顯著提升檔案管理人員工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)新性，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。儲(chǔ)備物質(zhì)管理局應(yīng)充分利用內(nèi)部管理體系加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)的監(jiān)督，及時(shí)準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中可能出現(xiàn)的問題或潛在隱患，及時(shí)解決或解決，確保高效、安全檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)。

（四）制定檔案管理安全化保障制度

數(shù)字化建設(shè)雖說對(duì)檔案管理有諸多積極意義，但隨著數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的加快，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶來的信息安全性問題也越來越明顯。數(shù)字化檔案管理存在使用權(quán)限問題，容易被黑客攻擊、病毒侵襲，或第三方入侵者惡意篡改或監(jiān)視，安全問題難以得到保障[3]。因此，儲(chǔ)備部門在進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，還必須要制定安全化保障制度，以此確保檔案管理安全性和保密性。在數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)嚴(yán)格依照國家及儲(chǔ)備部門相關(guān)法律法規(guī)及章程制度來進(jìn)行，制定保障制度來提高管理人員安全防患意識(shí)，避免檔案泄密、失密情況的出現(xiàn)。另外還利用電子身份認(rèn)證系統(tǒng)、防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、殺毒軟件等防護(hù)技術(shù)保障檔案信息安全。

（五）注重?cái)?shù)字化檔案管理人才培養(yǎng)

儲(chǔ)備部門內(nèi)部檔案管理工作枯燥、繁瑣，且檔案管理工作者晉升空間則不大，晉升難度相對(duì)較高。再加上檔案管理人員數(shù)字化信息技術(shù)欠缺，也是阻礙檔案管理數(shù)字化建設(shè)一個(gè)重要問題。因此還需加強(qiáng)檔案管理人員自身專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的提升，努力培養(yǎng)與之相符的現(xiàn)代信息化、數(shù)字化、專業(yè)化檔案管理人才。一方面，儲(chǔ)備部門應(yīng)重視對(duì)系統(tǒng)內(nèi)現(xiàn)有檔案管理人員數(shù)字化專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，鼓勵(lì)其加強(qiáng)繼續(xù)教育，定期對(duì)其展開培訓(xùn)，并且注重培訓(xùn)工作的數(shù)字化針對(duì)性，結(jié)合管理人員自身實(shí)際情況制定培訓(xùn)計(jì)劃。另一方面，儲(chǔ)備部門還可以引入具有數(shù)字化技術(shù)知識(shí)背景的檔案管理人員，提升檔案管理人員政策待遇、薪酬待遇，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，做到能夠“吸引人才、留住人才”。除此之外，儲(chǔ)備部門不僅要重視提高管理人員數(shù)字信息專業(yè)技術(shù)水平，更要重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。

3 結(jié)語

總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展時(shí)代下，信息高速公路進(jìn)一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將成為檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。儲(chǔ)備部門也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代形勢(shì)，全面認(rèn)識(shí)檔案管理數(shù)字化建設(shè)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)各項(xiàng)事物工作開展的積極促進(jìn)意義，深入探索研究出與儲(chǔ)備部門實(shí)際情況相符的檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑，逐步推動(dòng)儲(chǔ)備部門檔案管理數(shù)字化建設(shè)腳步，為保障局內(nèi)各項(xiàng)工作的高效開展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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