淺談現(xiàn)代交通檔案管理工作

劉晨

摘 要：我國(guó)的高速公路建設(shè)是從20世紀(jì)80年代開(kāi)始的，1997年以后，我國(guó)進(jìn)入了高速公路大發(fā)展時(shí)期。隨著我國(guó)高速公路建設(shè)的不斷深入，一大批具有先進(jìn)理念和極高經(jīng)濟(jì)、社會(huì)價(jià)值的高速公路出現(xiàn)在我國(guó)的版圖之上，同時(shí)更多的機(jī)動(dòng)車(chē)也隨著發(fā)達(dá)的交通設(shè)施而出現(xiàn)在人們視野當(dāng)中，交通安全管理及交通檔案的管理顯得日趨重要。

關(guān)鍵詞：交通安全管理；交通檔案管理的弊端；安全檔案的措施

1 交通運(yùn)輸業(yè)檔案管理的現(xiàn)階段存在的弊端

（一）檔案管理意識(shí)淡薄、檔案資料的收集、整理容易被忽視。

尤其是在當(dāng)前工作中，檔案管理工作根本沒(méi)有把資料的整理歸檔工作列入日程，甚至把它當(dāng)成是浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情。檔案工作缺乏制度化的管理程序當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范，在收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范，近幾年新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。

（二）落后的檔案管理手段。

現(xiàn)階段檔案管理技術(shù)已經(jīng)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求，一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少；二是有些單位雖然購(gòu)買(mǎi)了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有起到先進(jìn)作用；三是領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒(méi)有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。

（三）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能較低，道德素質(zhì)修養(yǎng)不高，對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)程度不夠。

目前，在很多地方并沒(méi)有聘用檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員，而是由一些非專(zhuān)業(yè)的人員來(lái)兼職管理，這些人沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，缺乏經(jīng)驗(yàn)，只是依葫蘆畫(huà)瓢，借鑒其他人員在檔案管理中的經(jīng)驗(yàn)，加以自己主觀的想法，這樣使得整理出來(lái)的檔案案卷存在較大的個(gè)人因素，缺乏通用性，檔案質(zhì)量不高，難以保證檔案的完整性和安全性，造成了檔案流通、使用、保存的價(jià)值不高。

2 強(qiáng)化檔案管理工作的具體措施

（一）提高認(rèn)識(shí)。

領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，應(yīng)采取檔案管理工作由一把手主抓，其他領(lǐng)導(dǎo)配合的原則，并且在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，要明確專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)人，做到按人頭負(fù)責(zé)。牢固樹(shù)立起良好的檔案管理意識(shí)，按照檔案管理的基本原則，認(rèn)真做好這項(xiàng)工作。

（二）統(tǒng)一政策，不能各自為政。

1、檔案管理制度必須由領(lǐng)導(dǎo)與主管部門(mén)統(tǒng)一制定，并及時(shí)公布，其他各部門(mén)要嚴(yán)格按照規(guī)章制度操作，不能各自為政。

2、嚴(yán)制度，重質(zhì)量，規(guī)范檔案管理，為使檔案更加規(guī)范，制定出《檔案管理》、《檔案查借閱》、《文書(shū)處理》、《會(huì)計(jì)檔案管理》等一系列的檔案管理制度，建立和完善檔案管理、接收、移交、保存、借閱、統(tǒng)計(jì)等檔案管理辦法，定期對(duì)各科室檔案整理情況進(jìn)行檢查，增強(qiáng)了管理檔案意識(shí)。建立計(jì)算機(jī)目錄管理表，編制案卷目錄、文號(hào)目錄、檔案存放位置表等，按系列集中存放，方便了查閱歸檔。多角度、全方位， 細(xì)化檔案工作。來(lái)文要有登記，登記要有類(lèi)別、有日期、有文號(hào)、有標(biāo)題、有送發(fā)領(lǐng)導(dǎo)、有分類(lèi)、有辦結(jié)。建立檔案目錄清單，逐個(gè)認(rèn)真進(jìn)行調(diào)查、核對(duì)、登記、造冊(cè)。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高管理水平。

隨著社會(huì)信息化和檔案工作現(xiàn)代化步伐的加快，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心必須向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移，將信息化建設(shè)納入到檔案管理之中，才能不斷提高檔案的信息化程度，使檔案管理發(fā)生質(zhì)的飛躍。檔案管理的信息化建設(shè)，不僅可以提高檔案管理工作的效率，而且也可以使檔案管理工作規(guī)范化、透明化、專(zhuān)業(yè)化，有條不紊地進(jìn)行。另外對(duì)于檔案的保存、流通，也起到了一定的作用。

（四）提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平和道德修養(yǎng)水平。

1、走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)，借鑒別人之長(zhǎng)。為更好的做好檔案管理工作，改變以前檔案的單一、凌亂、殘缺等問(wèn)題，引起領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，組織檔案管理員走出去學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗(yàn)和做法。同時(shí)積極組織參加運(yùn)管系統(tǒng)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)班，邀請(qǐng)專(zhuān)家講解檔案知識(shí)，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)執(zhí)法文書(shū)和業(yè)務(wù)檔案制作、裝訂和管理等知識(shí)。

2、檔案管理人員必須具備德、能、勤、公、廉、儉六個(gè)方面的素質(zhì)。檔案管理人員要及時(shí)了解并熟悉國(guó)家的各項(xiàng)法規(guī)、方針、政策，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行和遵守法律，還應(yīng)掌握時(shí)事政策、電腦操作等相關(guān)知識(shí)。

3 規(guī)范檔案管理工作的具體步驟

1、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)。

檔案一般是完成了文書(shū)處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。不同單位的文件擬制部門(mén)各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門(mén)起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。

2、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類(lèi)做起。

公文形成后，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書(shū)人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。

3、完善公文材料，做好檔案收集工作。

文書(shū)部門(mén)在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來(lái)文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。

4 善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門(mén)，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，樹(shù)立精品意識(shí)，培育職業(yè)意識(shí)。不斷接受新信息，擴(kuò)大知識(shí)視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會(huì)，主動(dòng)向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專(zhuān)題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介等，從而達(dá)到資源共享的目的。

總之，檔案管理工作具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中，要將很好地把文秘工作和檔案工作結(jié)合起來(lái)，不斷提高檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。我深信，只要我們以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強(qiáng)的敬業(yè)精神對(duì)待檔案管理工作，就一定能促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。