檔案庫(kù)房管理智能一體化的建設(shè)與實(shí)踐

楊利軍

摘 要：伴隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案數(shù)量與日俱增，對(duì)于檔案庫(kù)房管理提出了越來(lái)越高的要求。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)的發(fā)展，使得檔案庫(kù)房智能一體化建設(shè)具備了基礎(chǔ)，為提高檔案庫(kù)房管理效率提供了基礎(chǔ)。在文中就檔案庫(kù)房管理智能一體化的建設(shè)和實(shí)踐進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：檔案庫(kù)房，智能一體化，建設(shè)

杭州市房產(chǎn)檔案館成立于2003年，2008年搬入新館后，在新庫(kù)房管理中率先采用了智能電動(dòng)密集架和庫(kù)房溫濕度自動(dòng)控制兩大新技術(shù)，極大的減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度和庫(kù)房的日常性管理工作，但隨著近幾年房地產(chǎn)市場(chǎng)房產(chǎn)交易的日益火爆，房產(chǎn)檔案量急劇增加，目前館藏各類(lèi)房屋權(quán)屬檔案已近400余萬(wàn)卷（冊(cè)），原有的庫(kù)房管理方式已不能滿足日益增長(zhǎng)的檔案入庫(kù)需要，給檔案管控工作帶來(lái)了不少壓力。同時(shí)作為“民生檔案，服務(wù)民生”的查檔服務(wù)窗口，檔案的利用接待量也呈幾何倍數(shù)增長(zhǎng)。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代到來(lái)，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、智能制造業(yè)等信息技術(shù)培訓(xùn)的發(fā)展與運(yùn)用，深刻影響到檔案的特性和檔案管理工作的邊界。

1 面臨問(wèn)題

1、房產(chǎn)檔案的增容面臨檔案管控手段單一的問(wèn)題

2005年，杭州市房產(chǎn)檔案館主城區(qū)全年房產(chǎn)檔案入庫(kù)量為14萬(wàn)卷，到了2015年入庫(kù)量為41萬(wàn)卷，十年間增加了2.88倍，截止2016年11月15日，杭州市房產(chǎn)檔案館當(dāng)年度已接收主城區(qū)各類(lèi)房產(chǎn)檔案350447卷，隨著住房保障類(lèi)檔案的接收入庫(kù)，預(yù)計(jì)2016年度檔案接收量將突破45萬(wàn)卷。大量檔案的接收入庫(kù)，對(duì)檔案接收的上下架、位置管理、庫(kù)房的巡檢及盤(pán)點(diǎn)、檔案統(tǒng)計(jì)、利用調(diào)閱等帶來(lái)不少困難，而目前的檔案管控手段相對(duì)單一，工作效率較低，已不能滿足日益增長(zhǎng)的檔案管理需要。

2、實(shí)體檔案調(diào)閱利用需要提質(zhì)增效的問(wèn)題

杭州市房產(chǎn)檔案館作為“民生檔案，服務(wù)民生”的查檔服務(wù)窗口，查檔接待任務(wù)日益繁重。據(jù)《房管時(shí)迅》數(shù)說(shuō)房管有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，2005年，杭州市房產(chǎn)檔案館房產(chǎn)檔案查詢接待量為0.9萬(wàn)人次，到2015年房產(chǎn)檔案查詢接待量達(dá)42.3萬(wàn)人次，十年間房產(chǎn)檔案查詢接待量增加了45倍。截止2016年11月15日，杭州市房產(chǎn)檔案館當(dāng)年度窗口累計(jì)接待11.4萬(wàn)人次，出具查檔記錄41萬(wàn)份，電子檔案10.8萬(wàn)頁(yè)，核查61.5萬(wàn)人次。檔案管理部門(mén)如何在如此大接待量的情況下，及時(shí)高效的提高調(diào)閱實(shí)體檔案的速度，降低百姓的調(diào)檔等待時(shí)間，提質(zhì)增效是當(dāng)前的主要問(wèn)題。

2 功能實(shí)現(xiàn)

1、檔案智能密集架控制系統(tǒng)

在此次庫(kù)房改造中，我們采用了智能電動(dòng)密集架，其架體控制系統(tǒng)采用了目前最先進(jìn)的工業(yè)級(jí)、寬電壓、可靠性高、抗干擾能力強(qiáng)的PLC集成控制系統(tǒng)，規(guī)避了智能電動(dòng)密集架單片機(jī)控制系統(tǒng)所存在的功能單一，無(wú)法升級(jí)等弊端，并與手持PDA、工作電腦等進(jìn)行了工作聯(lián)網(wǎng)，并實(shí)現(xiàn)了以下功能：

⑴、智能電機(jī)配備24V無(wú)刷電機(jī)基礎(chǔ)上加配了5A電磁離合器，使架體在開(kāi)閉合過(guò)程中更加安全、更加高效，架體移動(dòng)聲音輕盈，無(wú)噪音。且手動(dòng)、電動(dòng)可自動(dòng)切換。

⑵、架體左右雙開(kāi)功能：具備左動(dòng)、右動(dòng)及左右雙開(kāi)架體功能，當(dāng)固定列在中間時(shí)，支持左右兩側(cè)架體同時(shí)進(jìn)行打開(kāi)操作，滿足兩人進(jìn)入同一區(qū)域固定列兩側(cè)同時(shí)調(diào)閱檔案的需求。

⑶、一鍵式操作功能：通過(guò)一個(gè)觸控導(dǎo)向按鈕完成架體的開(kāi)啟、停止、關(guān)燈等所有操作，觸控開(kāi)關(guān)上配有LED導(dǎo)向指定燈。

⑷、應(yīng)急助推功能：當(dāng)調(diào)檔目標(biāo)列出現(xiàn)電機(jī)故障，無(wú)法打開(kāi)架體時(shí)，架體控制系統(tǒng)能智能識(shí)別故障位置，并自動(dòng)指示故障列相鄰架體將故障列推動(dòng)，故障列打開(kāi)后，該助推列自動(dòng)復(fù)位。

⑸、架體通風(fēng)功能：架體控制系統(tǒng)上自帶溫濕度控制系統(tǒng)，能實(shí)時(shí)檢測(cè)架體內(nèi)溫濕度值，該架體環(huán)境溫濕度能人工設(shè)定，當(dāng)架體環(huán)境溫濕度值達(dá)到設(shè)定值時(shí)，系統(tǒng)能自動(dòng)打開(kāi)每列架體來(lái)實(shí)現(xiàn)通風(fēng)和閉架，也可直接在固定列上通過(guò)觸摸屏上進(jìn)行手動(dòng)操作，實(shí)現(xiàn)開(kāi)架通風(fēng)，使架體內(nèi)的溫濕度達(dá)到恒溫恒濕。

⑹、自動(dòng)安全保障功能：架體除有防傾倒、防鼠、防塵、防光等基本功能基礎(chǔ)上，架體內(nèi)立柱、底盤(pán)和入口處分別安裝了紅外保護(hù)裝置，腳踢桿等應(yīng)急保護(hù)裝置，當(dāng)有人在架體開(kāi)啟通道內(nèi)或有異物進(jìn)入移動(dòng)架體通道時(shí)，架體立即啟動(dòng)自鎖保護(hù)功能，同時(shí)系統(tǒng)進(jìn)入安全保護(hù)狀態(tài)，只有當(dāng)人員離開(kāi)通道或異物清除，架體才能啟動(dòng)，確保人身安全。

⑺、架體自照明功能：架體自帶照明系統(tǒng)，該系統(tǒng)采用無(wú)紫外線LED燈具，能隨架體開(kāi)啟或人員進(jìn)入架體通道而自動(dòng)激活，當(dāng)架體系統(tǒng)閑置或無(wú)人時(shí)，3分鐘后照明系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)閉。

⑻、電路保護(hù)功能：架體電力回路、操作回路各有專用的斷路器，當(dāng)漏電或馬達(dá)超負(fù)荷時(shí)，密集架立即停止，回路切斷，即過(guò)載保護(hù)。

2、檔案實(shí)體管理系統(tǒng)

在此次庫(kù)房改造中，我們將8個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化庫(kù)房全部通過(guò)VPN實(shí)現(xiàn)了WIFI無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的全覆蓋，通過(guò)手持PDA，在庫(kù)區(qū)內(nèi)就可實(shí)現(xiàn)檔案的入庫(kù)、借閱、歸還、批量上架、批量位置管理等工作。檔案借閱或調(diào)檔時(shí)可以通過(guò)調(diào)檔指令，利用PDA可遠(yuǎn)程開(kāi)啟相應(yīng)的電動(dòng)密集架，實(shí)現(xiàn)高效、精準(zhǔn)，大大提高了調(diào)檔等待時(shí)間，尤其在窗口服務(wù)中，調(diào)檔時(shí)間由原先約30分鐘縮短至5分鐘左右，為服務(wù)群眾贏得了時(shí)間。

3、檔案庫(kù)房智能環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)

庫(kù)房的恒溫恒濕對(duì)檔案的保管至關(guān)重要，在此次庫(kù)房增容改造中，我們將除濕器，空調(diào)、空氣凈化器、加濕器等設(shè)備進(jìn)行有機(jī)組合，并利用新技術(shù)，將庫(kù)房?jī)?nèi)各區(qū)域安裝的溫濕度監(jiān)控點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)，形成檔案庫(kù)房智能環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)。根據(jù)預(yù)先設(shè)定的溫濕度值，在一定內(nèi)范圍達(dá)到異常告警、自動(dòng)調(diào)節(jié)、實(shí)時(shí)采集、快速響應(yīng)、定時(shí)上傳數(shù)據(jù)到指定服務(wù)器等，實(shí)現(xiàn)了對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)溫度、濕度、PM2.5、CO2等進(jìn)行全天候智能監(jiān)測(cè)、控制和治理。在確保庫(kù)房達(dá)到恒溫恒濕基礎(chǔ)上，有效凈化微塵、細(xì)菌、塵螨、微生物和各種氣態(tài)污染物，消除空氣中的異味，在保護(hù)檔案本身安全的同時(shí)確保從業(yè)人員的身體健康，同時(shí)將除濕器的排水進(jìn)行了集中排放，避免了人工倒水的問(wèn)題。

4、檔案庫(kù)房安全管控系統(tǒng)

檔案庫(kù)房安全管控系統(tǒng)中我們采用了庫(kù)房磁卡門(mén)禁系統(tǒng)、重點(diǎn)庫(kù)房加裝了雙指紋門(mén)禁系統(tǒng)、庫(kù)房進(jìn)出紅外線監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，庫(kù)區(qū)內(nèi)視頻監(jiān)控系統(tǒng)，其中門(mén)禁系統(tǒng)使用的磁卡需經(jīng)專門(mén)授權(quán)，方可使用，實(shí)現(xiàn)對(duì)進(jìn)入庫(kù)房人員全方位的實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理，庫(kù)房進(jìn)出紅外線監(jiān)測(cè)系統(tǒng)和庫(kù)區(qū)內(nèi)視頻監(jiān)控系統(tǒng)則與大樓的物業(yè)管理監(jiān)控室進(jìn)行有序?qū)?，使得?kù)房24小時(shí)都能實(shí)現(xiàn)全方位的管控，達(dá)到了人防、技防、物防的三位一體的庫(kù)房安全防范體系，確保了檔案庫(kù)房的安全。

5、主控系統(tǒng)

以上各項(xiàng)系統(tǒng)都通過(guò)一套庫(kù)房管理主控系統(tǒng)來(lái)集中進(jìn)行管理，與館的檔案綜合管理系統(tǒng)和檔案綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過(guò)端口進(jìn)行對(duì)接，互聯(lián)互通，與大樓安保系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房一體化智能管控，大大提高了工作效率。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，創(chuàng)新檔案日常管理模式，創(chuàng)建立體檔案館庫(kù)管理辦法，檔案館庫(kù)的智能化建設(shè)必將是發(fā)展趨勢(shì)，本文只根據(jù)了本館情況對(duì)智能化館庫(kù)建設(shè)進(jìn)行了初步的實(shí)踐與探索，對(duì)智能化館庫(kù)管理提出了一些思路和方法，供其他單位檔案管理工作者借鑒與參考。

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