民兵檔案信息化建設(shè)的研究與探討

摘 要：科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展帶動(dòng)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，成為了我們生產(chǎn)生活中必不可少的一部分，特別是在民兵檔案信息化建設(shè)中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和普及變得尤為重要。民兵檔案是記錄每個(gè)民兵參與社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)材料，是對(duì)個(gè)人關(guān)系、學(xué)歷、工作能力、思想品德等方面的最原始記錄，能夠真實(shí)反映個(gè)人能力和閱歷，在警備司令部的管理活動(dòng)中占據(jù)著非常重要的地位，是促進(jìn)部門(mén)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源。加強(qiáng)民兵檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程，包含了采集管理和利用民兵人事檔案信息數(shù)據(jù)，又包含對(duì)信息系統(tǒng)的規(guī)劃和管理。因此在面對(duì)民兵檔案信息化建設(shè)的新形勢(shì)下，必須要充分利用新興科技技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)民兵檔案管理的信息化建設(shè)， 不斷提高民兵檔案管理的水平和效率，實(shí)現(xiàn)民兵檔案管理工作的新突破。本文主要從民兵檔案管理信息化建設(shè)的意義、民兵檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題、以及民兵檔案管理的信息化建設(shè)途徑等方面來(lái)進(jìn)行具體闡述，期望借助現(xiàn)代化的技術(shù)手段來(lái)提高民兵工作的質(zhì)量和民兵檔案信息化的管理與利用水平。

關(guān)鍵字：民兵檔案信息化建設(shè)；優(yōu)越性；必要性；建設(shè)途徑

1 民兵檔案信息化管理的優(yōu)越性

民兵檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)化能夠使管理人員在工作中發(fā)揮的更好，從而促進(jìn)信息的共享和共建。首先是民兵檔案管理充分利用信息技術(shù)后，信息被電子計(jì)算機(jī)經(jīng)過(guò)數(shù)字編碼處理形成電子文件，檔案就能在時(shí)間和空間上通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)即時(shí)的查詢。對(duì)于民兵檔案管理人員，他們就可以在浩瀚的檔案信息中快速準(zhǔn)確地找到所要找尋的信息，同時(shí)也會(huì)提高檔案的收集以及檔案的整理和編研工作速度， 適應(yīng)不斷增加和更新的民兵信息，擺脫了效率低、誤差大的人工劣勢(shì)，讓檔案管理與民兵的發(fā)展相協(xié)調(diào)。社會(huì)信息化的發(fā)展能夠改變檔案的生成方式，使民兵檔案文件的起草和歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中高速進(jìn)行，形成系統(tǒng)的檔案信息，實(shí)現(xiàn)快速、精確的檢索，為用戶提供更為完善的服務(wù)。比起相對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案經(jīng)過(guò)信息化建設(shè)后，電子文件在后期還能根據(jù)民兵的發(fā)展進(jìn)行更改，不依托紙質(zhì)載體就可進(jìn)行遠(yuǎn)程傳輸，節(jié)約人力物力，方便快捷。

2 加強(qiáng)民兵組織檔案信息化建設(shè)的必要性

2.1檔案信息化是指在檔案管理的活動(dòng)中以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，對(duì)各類(lèi)檔案的信息資源進(jìn)行處置、管理以及提供相應(yīng)的服務(wù)來(lái)發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，同時(shí)提高檔案工作的現(xiàn)代化管理水平，最大限度延長(zhǎng)檔案信息的保存時(shí)間。能夠與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源共享，使電子文件在收集、整理、歸檔和利用的過(guò)程中具有一體化的工作流程。因?yàn)闄n案內(nèi)容都是真實(shí)的信息，而且與每個(gè)民兵的切身利益息息相關(guān)，所以信息量大，分類(lèi)復(fù)雜，并且有些信息內(nèi)容需要保密，這就需要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。通過(guò)現(xiàn)代技術(shù)整合和保存信息資料，有利于提高民兵檔案利用率，也便于分類(lèi)和查看。另外民兵檔案還是人事部門(mén)對(duì)每個(gè)民兵進(jìn)行管理的重要憑證，是各項(xiàng)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，也是選撥人才及建設(shè)高素質(zhì)隊(duì)伍的基石，特別是當(dāng)前檔案使用頻率不斷提高的新形勢(shì)下，加快檔案信息化管理更具有必要性。

2.2信息化管理有利于提高民兵檔案管理效率。因?yàn)橐酝鶛n案管理采取紙質(zhì)載體保管較多，而且檔案的收集、整理和利用也都是手工的方式，這樣就加大了檔案管理人員工作量，降低工作效率。若將信息化技術(shù)應(yīng)用在民兵檔案管理工作中，則只需要將個(gè)人信息數(shù)據(jù)錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中就可以反復(fù)對(duì)其進(jìn)行查閱和使用，自動(dòng)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)、提取和加工，檔案的生成、采集、歸檔等一系列工作流程全部自動(dòng)化完成，，是傳統(tǒng)工作方法與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相適應(yīng)的體現(xiàn)，這種方式將會(huì)大大減少人力，降低成本，提高效率， 更好的保存和查詢數(shù)據(jù)。

2.3民兵檔案信息化管理是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，社會(huì)進(jìn)步、人類(lèi)進(jìn)步就需要科技來(lái)解放雙手，實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化能夠使檔案信息擺脫自然限制。當(dāng)檔案信息網(wǎng)站與互聯(lián)網(wǎng)相聯(lián)系時(shí)，不僅能促進(jìn)檔案部門(mén)間對(duì)民兵信息的交流和查看，促進(jìn)資源共享，而且能夠拓展檔案利用服務(wù)的范圍，提供更準(zhǔn)確及方便的民兵檔案信息利用，加快推動(dòng)檔案信息資源共享的步伐，形成開(kāi)放型服務(wù)，從單一的部門(mén)服務(wù)擴(kuò)展到為全社會(huì)服務(wù)，從而為廣大民眾服務(wù)。

3 強(qiáng)化民兵檔案信息化建設(shè)的具體措施

3.1 加強(qiáng)民兵檔案信息安全管理

我們應(yīng)重視民兵檔案信息的安全性，加強(qiáng)對(duì)原始文件內(nèi)容的保護(hù)，不隨意篡改信息材料，保證檔案信息的安全性與完整性。應(yīng)該加強(qiáng)保密工作構(gòu)建牢靠的防火墻，設(shè)置有關(guān)的密碼和訪問(wèn)權(quán)限，適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用網(wǎng)管技術(shù)，預(yù)防地域網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。當(dāng)電子文件形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行積累整理和備份，以防在松散狀態(tài)下造成材料遺漏、混亂。

3.2 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)建信息平臺(tái)

在當(dāng)前民兵檔案信息化管理工作中，需要構(gòu)建完善的民兵檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，通過(guò)聯(lián)結(jié)局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。在民兵信息化管理的指導(dǎo)和技術(shù)支持下規(guī)范信息流動(dòng)渠道。面對(duì)人員流動(dòng)性，民兵信息資料量較大等特點(diǎn)，就需要建立科學(xué)的民兵信息庫(kù)來(lái)應(yīng)對(duì)這種動(dòng)態(tài)的變化，把民兵信息庫(kù)與民兵檔案管理有效的結(jié)合起來(lái)，統(tǒng)一靜態(tài)信息和動(dòng)態(tài)信息，有效確保民兵檔案利用過(guò)程中信息的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性，促進(jìn)民兵檔案管理工作順利開(kāi)展。同時(shí)加強(qiáng)電子文件歸檔管理，針對(duì)不同類(lèi)型載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的民兵電子文件信息真實(shí)、完整、有效。

3.3 提高民兵檔案管理人員素質(zhì)

如今在又好又快發(fā)展經(jīng)濟(jì)的條件下，我們應(yīng)時(shí)刻具備憂患意識(shí)，在目前社會(huì)和諧穩(wěn)定的環(huán)境下，我們不能否認(rèn)世界仍存在自然災(zāi)害以及突發(fā)事件，這就使中國(guó)民兵建設(shè)的鞏固與發(fā)展尤顯重要。民兵人員能否在緊急關(guān)頭召之即來(lái)快速應(yīng)急，高效處理各種突發(fā)事件已成為社會(huì)一個(gè)普遍研究的課題。因此只有重視平時(shí)積累收集整理業(yè)已歸檔的各種戰(zhàn)備資料，才能冷靜快速應(yīng)對(duì)突然變故，做好保家衛(wèi)民事業(yè)，對(duì)得起黨。加強(qiáng)民兵檔案現(xiàn)代化管理首先意識(shí)強(qiáng)調(diào)很重要。民兵檔案管理作為一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，就要求提高民兵檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。積累各種專(zhuān)業(yè)知識(shí)，通過(guò)檔案部門(mén)組織的培訓(xùn)和講座加強(qiáng)掌握民兵建設(shè)現(xiàn)代化管理技能，提高檔案管理綜合素質(zhì)，只有強(qiáng)化民兵檔案管理素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案處理工作。民兵檔案管理部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，真正認(rèn)識(shí)到民兵檔案管理的重要性，讓每一位檔案管理人員都能夠樹(shù)立起愛(ài)崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)精神和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。

3.4 加強(qiáng)民兵檔案信息化管理制度建設(shè)

加強(qiáng)民兵檔案信息化管理制度建設(shè)，建立民兵檔案信息管理相關(guān)運(yùn)行機(jī)制。這是順利開(kāi)展工作的基礎(chǔ)。為了促進(jìn)民兵檔案管理質(zhì)量提高就必須要建立和健全民兵檔案管理人員繼續(xù)教育的管理制度，明確繼續(xù)教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)的原則。此外教育要結(jié)合民兵檔案管理要求，按崗位、分居次、多渠道、多形式的進(jìn)行。結(jié)合民兵檔案管理要求，提供全面系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)多形式的知識(shí)教育，促進(jìn)檔案專(zhuān)業(yè)人員對(duì)知識(shí)的吸收和領(lǐng)會(huì)。

4 結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，民兵檔案信息管理的信息化使我們能更快更好地現(xiàn)人才，了解人才，選拔人才和利用人才。因此我們亟需把民兵檔案信息的管理與利用方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的技術(shù)手段上來(lái)，不斷完善和優(yōu)化檔案管理工作以及提高對(duì)民兵檔案信息的管理與利用水平，使其更好的與當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求相適應(yīng)，為民兵檔案更好的服務(wù)于民兵管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介

初美娜，女，山東煙臺(tái)人，本科，畢業(yè)于西南科技大學(xué)，現(xiàn)職稱(chēng)：檔案館員。研究方向：檔案管理。