談如何提高事業(yè)單位檔案管理工作效率

王旭穎

1 當前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）事業(yè)單位管理者對檔案管理工作認識不足

事業(yè)單位管理者認為檔案管理僅僅是一項輔助性工作，沒有必要投入太多人力物力，造成一些不必要的浪費，單位管理者對檔案管理工作缺乏應用的重視，從而導致相關(guān)管理規(guī)劃制度欠缺實施力度，造成事業(yè)單位檔案管理工作實施的有效性相對缺乏。

（二）事業(yè)單位檔案管理工作缺乏信息化建設

針對信息時代下的檔案管理而言，它在一定程度上是與傳統(tǒng)檔案管理過程中的工作是不同的，它進一步地要求把現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中進行充分的應用，這就需要相關(guān)的檔案管理部門，不僅要在規(guī)劃下進行，同時也要在組織下進行，在一定程度上對檔案信息資源進行相應的采集，對其進行有效的整理以及保存。信息化檔案管理在一定程度上能夠?qū)嶓w的保管進行脫離，不僅走向了數(shù)字化檔案管理，同時也走向了現(xiàn)代化檔案管理。隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在我國各領(lǐng)域都被廣泛應用，然而，我國部分事業(yè)單位依然采用傳統(tǒng)管理方式，沒有將信息技術(shù)充分融入到管理工作中去，導致事業(yè)單位工作進度與低成本方式難以保持同步，大大削弱了事業(yè)單位管理工作的反饋機制，并且還造成了檔案管理的同步要以更高成本作代價現(xiàn)象的出現(xiàn)，非常不利于當前事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

（三）管理人員專業(yè)水平相對低下

我國事業(yè)單位大部分管理人員在管理方面還是比較有經(jīng)驗的，使事業(yè)單位服務管理工作能得到順利開展，對事業(yè)單位的發(fā)展起到一定促進作用，但有小部分管理人員的文化水平相對比較低，管理經(jīng)驗比較缺乏，管理人員水平參差不齊。介于這一點，相關(guān)單位面應該加強對管理人員進行專業(yè)培訓，提升事業(yè)單位整體素質(zhì)水平。

2 加強檔案管理優(yōu)化的有效措施

（一）建立完善的檔案管理制度

制度在一定程度上是規(guī)范管理的主要基礎(chǔ)，同時也是對檔案管理科學化的基本要求。由于檔案管理方式的變革，進一步要求對其管理制度也要作出相應的調(diào)整。要想把檔案管理工作做好，首先應該做的就是加強制度建設，相關(guān)的工作要作出具體的規(guī)定，只有這樣才能讓檔案管理工作在今后能健康有序地發(fā)展。檔案的保存時間、方式、方法以及公開的程度都要進行明確的界定，讓檔案管理相關(guān)的工作人員在對檔案管理的過程中能夠有章可循，在新技術(shù)背景下，讓檔案管理更加規(guī)范有序。檔案管理制度建設一定要適應社會的發(fā)展，對不適應發(fā)展的制度不僅要進行修訂，還要對其進行變革，對空白的地方要制定出新的制度進行相應的補充等。由于事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容比較復雜，工作量較大，企為了方便管理必須將檔案管理工作納入到統(tǒng)一管理中來，建立相對完善的檔案管理制度，增強管理依據(jù)性、規(guī)范性及權(quán)威性，對單位文件進行編制歸檔。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》、以及本企業(yè)《項目檔案歸檔管理制度》等文執(zhí)行，做到有跡可循，充分發(fā)揮檔案管理最大作用，促進事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。由于信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，讓檔案工作管理工作能夠和信息技術(shù)進行有效的集合。但是就目前來說，在信息化的時代下，檔案信息管理體制在一定程度上存在著管理力度不夠的問題，并且檔案在使用的過程中也不是很方便。我國的檔案信息系統(tǒng)在進行建設的過程中比較分散，在軟硬件進行選用上也還存在著一定的問題，所以，應該在管理體制上進一步地保證各個部門能夠在一定程度上對信息自動化系統(tǒng)進行統(tǒng)一的管理，這不僅要求對技術(shù)操作進行有效的規(guī)范，還要求對軟硬件的選擇進行相應的規(guī)范。

（二）實施檔案管理一體化，加強檔案管理

由于事業(yè)單位檔案管理工作的開展通常會涉及到多個部門，為確保所有檔案的完整性，單位管理人員必須加強檔案管理一體化，確保檔案資料的準確性。檔案管理人員可以利用信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，電子檔案便于查閱，具有方便、快捷的特點，不過電子檔案涉及到企業(yè)內(nèi)部信息等重要資料，一旦丟失便很難找回。因此，檔案管理人員必須對檔案的歸檔、保存工作做好，實現(xiàn)企業(yè)檔案的安全管理。

（三）加大對檔案信息化建設的力度

目前在信息化建設過程中，對軟件的使用比較混亂，而且硬件上的功能在一定程度上也沒有得到有效地發(fā)揮，這樣就會進一步導致檔案信息不能充分共享，相關(guān)各個部門的檔案信息在管理的過程中都是各自為營。所以，應該在一定程度上應該明確檔案管理過程中的內(nèi)容以及范圍，并且有效地規(guī)范檔案管理過程中各項工作和檔案管理過程中各個環(huán)節(jié)，建立相對比較規(guī)范的系統(tǒng)工程，以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。單位必須加大對檔案信息化建設的力度，用低成本方式來實現(xiàn)檔案管理工作的具體運行，將網(wǎng)絡信息技術(shù)完美融合到事業(yè)單位檔案管理中，促進我國事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展，為事業(yè)單位的全面發(fā)展打好基礎(chǔ)。

（四）將檔案管理納入合同

合同扮演著決定性作用的角色，它是強有力的法律依據(jù)、相關(guān)單位應該將檔案管理納入到合同，為檔案管理爭取主動權(quán)，加強檔案歸檔的完整性及準確性。

（五）提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，加強相關(guān)培訓

檔案管理工作進步和發(fā)展需要有與之相適應的的管理隊伍，因此，要加強對檔案從業(yè)人員的教育培養(yǎng)，不斷提高管理人員的素質(zhì)。一是檔案管理人員自身要具備較強的業(yè)務素質(zhì)和能力，對其相關(guān)知識進行有效的的掌握，并能運用現(xiàn)代化手段對檔案進行規(guī)范化管理。二是檔案管理人員一定要具備較強的責任心和事業(yè)心，對檔案管理工作能夠全身心地投入。三是相關(guān)的工作人員要樹立較強的大局意識，使檔案管理工作能夠滿足國家規(guī)定的要求，保證工作的過程中不會出現(xiàn)紕漏。隨著我國經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的改變，檔案管理工作越來越趨于科技化管理模式，管理模式的轉(zhuǎn)變對檔案管理人員的自身素質(zhì)水平提出了更高的要求。相關(guān)單位必須加強對相關(guān)人員的系統(tǒng)培訓，他們必須具備專業(yè)文化知識、科技化管理手段以及正確的癥狀傾向。同時還必須加強與其他各部門之間的溝通，了解每一個工作環(huán)節(jié)，隨時根據(jù)工作進度來調(diào)整工作流程。事業(yè)單位的檔案管理人員是事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成部分。因此，他們必須不斷提高自身素質(zhì)水平，努力順應時代的發(fā)展，才能真正促進我國事業(yè)單位的發(fā)展。

3 結(jié)束語

檔案管理工作對于事業(yè)單位來說至關(guān)重要，因此相關(guān)單位必須將重點放在檔案管理工作上，加強統(tǒng)一認識與宣傳意識、建立完善的檔案管理制度、將檔案案管理納入合同、注意檔案安全管理工作的實施、提高檔案管理人員的素質(zhì)水平、實施檔案管理一體化、做好相關(guān)的統(tǒng)籌規(guī)劃和安排，以及加大對檔案信息化建設的力度，從而達到提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。