談如何提高事業(yè)單位檔案管理工作效率

王旭穎

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）事業(yè)單位管理者對檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足

事業(yè)單位管理者認(rèn)為檔案管理僅僅是一項(xiàng)輔助性工作，沒有必要投入太多人力物力，造成一些不必要的浪費(fèi)，單位管理者對檔案管理工作缺乏應(yīng)用的重視，從而導(dǎo)致相關(guān)管理規(guī)劃制度欠缺實(shí)施力度，造成事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)施的有效性相對缺乏。

（二）事業(yè)單位檔案管理工作缺乏信息化建設(shè)

針對信息時(shí)代下的檔案管理而言，它在一定程度上是與傳統(tǒng)檔案管理過程中的工作是不同的，它進(jìn)一步地要求把現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中進(jìn)行充分的應(yīng)用，這就需要相關(guān)的檔案管理部門，不僅要在規(guī)劃下進(jìn)行，同時(shí)也要在組織下進(jìn)行，在一定程度上對檔案信息資源進(jìn)行相應(yīng)的采集，對其進(jìn)行有效的整理以及保存。信息化檔案管理在一定程度上能夠?qū)?shí)體的保管進(jìn)行脫離，不僅走向了數(shù)字化檔案管理，同時(shí)也走向了現(xiàn)代化檔案管理。隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在我國各領(lǐng)域都被廣泛應(yīng)用，然而，我國部分事業(yè)單位依然采用傳統(tǒng)管理方式，沒有將信息技術(shù)充分融入到管理工作中去，導(dǎo)致事業(yè)單位工作進(jìn)度與低成本方式難以保持同步，大大削弱了事業(yè)單位管理工作的反饋機(jī)制，并且還造成了檔案管理的同步要以更高成本作代價(jià)現(xiàn)象的出現(xiàn)，非常不利于當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

（三）管理人員專業(yè)水平相對低下

我國事業(yè)單位大部分管理人員在管理方面還是比較有經(jīng)驗(yàn)的，使事業(yè)單位服務(wù)管理工作能得到順利開展，對事業(yè)單位的發(fā)展起到一定促進(jìn)作用，但有小部分管理人員的文化水平相對比較低，管理經(jīng)驗(yàn)比較缺乏，管理人員水平參差不齊。介于這一點(diǎn)，相關(guān)單位面應(yīng)該加強(qiáng)對管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提升事業(yè)單位整體素質(zhì)水平。

2 加強(qiáng)檔案管理優(yōu)化的有效措施

（一）建立完善的檔案管理制度

制度在一定程度上是規(guī)范管理的主要基礎(chǔ)，同時(shí)也是對檔案管理科學(xué)化的基本要求。由于檔案管理方式的變革，進(jìn)一步要求對其管理制度也要作出相應(yīng)的調(diào)整。要想把檔案管理工作做好，首先應(yīng)該做的就是加強(qiáng)制度建設(shè)，相關(guān)的工作要作出具體的規(guī)定，只有這樣才能讓檔案管理工作在今后能健康有序地發(fā)展。檔案的保存時(shí)間、方式、方法以及公開的程度都要進(jìn)行明確的界定，讓檔案管理相關(guān)的工作人員在對檔案管理的過程中能夠有章可循，在新技術(shù)背景下，讓檔案管理更加規(guī)范有序。檔案管理制度建設(shè)一定要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，對不適應(yīng)發(fā)展的制度不僅要進(jìn)行修訂，還要對其進(jìn)行變革，對空白的地方要制定出新的制度進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充等。由于事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容比較復(fù)雜，工作量較大，企為了方便管理必須將檔案管理工作納入到統(tǒng)一管理中來，建立相對完善的檔案管理制度，增強(qiáng)管理依據(jù)性、規(guī)范性及權(quán)威性，對單位文件進(jìn)行編制歸檔?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》、以及本企業(yè)《項(xiàng)目檔案歸檔管理制度》等文執(zhí)行，做到有跡可循，充分發(fā)揮檔案管理最大作用，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。由于信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，讓檔案工作管理工作能夠和信息技術(shù)進(jìn)行有效的集合。但是就目前來說，在信息化的時(shí)代下，檔案信息管理體制在一定程度上存在著管理力度不夠的問題，并且檔案在使用的過程中也不是很方便。我國的檔案信息系統(tǒng)在進(jìn)行建設(shè)的過程中比較分散，在軟硬件進(jìn)行選用上也還存在著一定的問題，所以，應(yīng)該在管理體制上進(jìn)一步地保證各個(gè)部門能夠在一定程度上對信息自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這不僅要求對技術(shù)操作進(jìn)行有效的規(guī)范，還要求對軟硬件的選擇進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范。

（二）實(shí)施檔案管理一體化，加強(qiáng)檔案管理

由于事業(yè)單位檔案管理工作的開展通常會(huì)涉及到多個(gè)部門，為確保所有檔案的完整性，單位管理人員必須加強(qiáng)檔案管理一體化，確保檔案資料的準(zhǔn)確性。檔案管理人員可以利用信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，電子檔案便于查閱，具有方便、快捷的特點(diǎn)，不過電子檔案涉及到企業(yè)內(nèi)部信息等重要資料，一旦丟失便很難找回。因此，檔案管理人員必須對檔案的歸檔、保存工作做好，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的安全管理。

（三）加大對檔案信息化建設(shè)的力度

目前在信息化建設(shè)過程中，對軟件的使用比較混亂，而且硬件上的功能在一定程度上也沒有得到有效地發(fā)揮，這樣就會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致檔案信息不能充分共享，相關(guān)各個(gè)部門的檔案信息在管理的過程中都是各自為營。所以，應(yīng)該在一定程度上應(yīng)該明確檔案管理過程中的內(nèi)容以及范圍，并且有效地規(guī)范檔案管理過程中各項(xiàng)工作和檔案管理過程中各個(gè)環(huán)節(jié)，建立相對比較規(guī)范的系統(tǒng)工程，以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。單位必須加大對檔案信息化建設(shè)的力度，用低成本方式來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的具體運(yùn)行，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完美融合到事業(yè)單位檔案管理中，促進(jìn)我國事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展，為事業(yè)單位的全面發(fā)展打好基礎(chǔ)。

（四）將檔案管理納入合同

合同扮演著決定性作用的角色，它是強(qiáng)有力的法律依據(jù)、相關(guān)單位應(yīng)該將檔案管理納入到合同，為檔案管理爭取主動(dòng)權(quán)，加強(qiáng)檔案歸檔的完整性及準(zhǔn)確性。

（五）提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)

檔案管理工作進(jìn)步和發(fā)展需要有與之相適應(yīng)的的管理隊(duì)伍，因此，要加強(qiáng)對檔案從業(yè)人員的教育培養(yǎng)，不斷提高管理人員的素質(zhì)。一是檔案管理人員自身要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，對其相關(guān)知識(shí)進(jìn)行有效的的掌握，并能運(yùn)用現(xiàn)代化手段對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。二是檔案管理人員一定要具備較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心，對檔案管理工作能夠全身心地投入。三是相關(guān)的工作人員要樹立較強(qiáng)的大局意識(shí)，使檔案管理工作能夠滿足國家規(guī)定的要求，保證工作的過程中不會(huì)出現(xiàn)紕漏。隨著我國經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的改變，檔案管理工作越來越趨于科技化管理模式，管理模式的轉(zhuǎn)變對檔案管理人員的自身素質(zhì)水平提出了更高的要求。相關(guān)單位必須加強(qiáng)對相關(guān)人員的系統(tǒng)培訓(xùn)，他們必須具備專業(yè)文化知識(shí)、科技化管理手段以及正確的癥狀傾向。同時(shí)還必須加強(qiáng)與其他各部門之間的溝通，了解每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，隨時(shí)根據(jù)工作進(jìn)度來調(diào)整工作流程。事業(yè)單位的檔案管理人員是事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成部分。因此，他們必須不斷提高自身素質(zhì)水平，努力順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，才能真正促進(jìn)我國事業(yè)單位的發(fā)展。

3 結(jié)束語

檔案管理工作對于事業(yè)單位來說至關(guān)重要，因此相關(guān)單位必須將重點(diǎn)放在檔案管理工作上，加強(qiáng)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)與宣傳意識(shí)、建立完善的檔案管理制度、將檔案案管理納入合同、注意檔案安全管理工作的實(shí)施、提高檔案管理人員的素質(zhì)水平、實(shí)施檔案管理一體化、做好相關(guān)的統(tǒng)籌規(guī)劃和安排，以及加大對檔案信息化建設(shè)的力度，從而達(dá)到提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。