淺談文書(shū)檔案在管理過(guò)程中的注意事項(xiàng)

閆薇薇

摘 要：文書(shū)檔案的管理是檔案管理工作中的一個(gè)重要部分，本文從管理職責(zé)、立卷歸檔要求以及文書(shū)檔案的利用等方面加以論述，希望能為廣大檔案工作者帶來(lái)啟示。

文書(shū)檔案的管理工作是檔案管理工作中的重中之重，作為一名檔案管理工作人員，必須引起高度重視，才能做好這項(xiàng)工作。

1 認(rèn)真履行管理職責(zé)

一要認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。 二要努力學(xué)習(xí)掌握檔案工作業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力。四是嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密制度，妥善保管好文書(shū)檔案文件及有關(guān)材料，注意安全嚴(yán)防失密。三是對(duì)本單位各處室形成的各種門(mén)類(lèi)的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。三要集中統(tǒng)一管理單位各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案。四要開(kāi)展檔案史料的編研工作，積極提供利用，為單位工作服務(wù)。五要在集中主要力量抓好機(jī)關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)上，對(duì)直屬單位和本系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行必要的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。六按規(guī)定向上級(jí)檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。 七要根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本機(jī)關(guān)檔案存、毀制度。八辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。九負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)大事記的搜索、整理和編印。

2 做好立卷歸檔工作

文書(shū)檔案作為檔案的一項(xiàng)重要內(nèi)容.經(jīng)常為人們所利用，所以文書(shū)檔案質(zhì)量就顯得尤為重要。文件材料收集的齊全是歸檔文件提高質(zhì)量的物質(zhì)基礎(chǔ)；運(yùn)用正確的立卷方法對(duì)高質(zhì)量的歸檔文件進(jìn)行整理。才能保證文件檔案的質(zhì)量得到提高。只有達(dá)到這一目的。文書(shū)檔案的立卷歸檔工作才有意義。

一是歸檔范圍。凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)具有查考利用價(jià)值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等，均應(yīng)立卷歸檔。二是歸檔內(nèi)容要求。1.要求所屬各部門(mén)要按照立卷歸檔范圍，將具有保存利用價(jià)值的文件材料收集齊全、完整，根據(jù)文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，科學(xué)整理立卷。2.行政管理部門(mén)的立卷歸檔工作在檔案室的監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。所屬各部門(mén)必須把應(yīng)歸檔的文件材料按立卷要求整理預(yù)歸成卷，經(jīng)檔案室檢查合格后方可歸檔。3.聲像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者，照片檔案應(yīng)將照片和底片分別整理歸檔。4.會(huì)議審計(jì)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷。5.檔案室接收案卷時(shí)，必須要求所屬各部門(mén)將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄清點(diǎn)無(wú)誤；驗(yàn)收案卷質(zhì)量符合要求后，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案室，一份本處室留存，以備查找。三是歸檔時(shí)間要求。1.文書(shū)檔案的時(shí)間要求最好在次年五月底以前接收完畢。 2.會(huì)計(jì)審計(jì)檔案在年終之后，為方便工作可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年，于第二年六月底以前移交檔案室保管。 3.基建檔案在基本建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，由基建部門(mén)整理成卷交檔案室保管。

3 做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作

檔案作為記錄政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等領(lǐng)域原始和真實(shí)活動(dòng)的儲(chǔ)存寶庫(kù)，蘊(yùn)含著大量有價(jià)值且豐富的信息資源，如何開(kāi)發(fā)和利用好這些信息資源是我們每一個(gè)檔案人所要思考和研究的重要課題。那么如何在保密、安全的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)利用呢？本人見(jiàn)解如下：

一是本部門(mén)工作人員因工作需要，經(jīng)本部門(mén)主要負(fù)責(zé)人簽批，可查閱本部門(mén)形成的檔案資料。因工作需要查閱其它部門(mén)形成資料時(shí)，在征得其它部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同意后，經(jīng)上級(jí)行政主管部門(mén)主管批準(zhǔn)后方可查閱。二是查閱摘抄檔案，需填寫(xiě)檔案利用登記表。未經(jīng)檔案室同意，不能復(fù)印、復(fù)制、公布檔案材料，一般不能將檔案帶出檔案室，特殊情況需要借出者需要辦理借閱手續(xù)，并及時(shí)歸還。三是不準(zhǔn)在文件材料上涂改、剪裁、加圈、畫(huà)線(xiàn)、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件。四是需要利用行政主管部門(mén)、各部門(mén)會(huì)議記錄，必須經(jīng)黨組書(shū)記或副書(shū)記、部門(mén)主管或副主管批準(zhǔn)后方可查閱。五是本單位財(cái)務(wù)人員因工作需要，查閱本人經(jīng)辦的會(huì)計(jì)檔案，需征得主管財(cái)務(wù)的副主任同意；財(cái)務(wù)人員或其它同志因工作需要查閱他人經(jīng)辦的會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需征得本單位領(lǐng)導(dǎo)同意并經(jīng)財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可查閱。

4 做好檔案保管工作

檔案保管工作質(zhì)量的高低，對(duì)提高檔案管理水平具有重大的影響。檔案保管工作是整個(gè)檔案工作有機(jī)組成部分之一，它與其他環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系，不能離開(kāi)其他環(huán)節(jié)而單獨(dú)存在和孤立進(jìn)行。所謂檔案的保管，就是根據(jù)檔案的成分和狀況，所采取的存放和安全防護(hù)措施。內(nèi)容有：檔案的庫(kù)房管理、檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)、保護(hù)檔案的專(zhuān)門(mén)措施。其任務(wù)是：為了解決安全留存的要求和檔案可能損壞之間的尖銳矛盾。檔案損壞和遭受破壞的原因，不為乎社會(huì)原因或自然原因，或者說(shuō)是人為因素和自然因素兩方面。檔案保管工作的任務(wù)，就是了解和檔案損壞規(guī)律，通過(guò)經(jīng)常性工作，采取專(zhuān)門(mén)的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的系統(tǒng)性和完整性，保證檔案的政治安全。

一是檔案庫(kù)房門(mén)窗要堅(jiān)固，并安裝防護(hù)設(shè)施，下班前關(guān)好鎖牢。二是檔案工作庫(kù)房要隨時(shí)加鎖，鑰匙妥善保管，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。三是檔案庫(kù)房要有防火設(shè)備，對(duì)滅火器要定期檢查，及時(shí)修理，保持完好狀態(tài)。四是檔案庫(kù)房要有溫度計(jì)、干濕計(jì)，根據(jù)季節(jié)和氣候的變化，注意通風(fēng)，力爭(zhēng)將濕溫度分別控制在14-24度，相對(duì)溫度45-60%的范圍內(nèi)。五是檔案庫(kù)房要有防光、防蟲(chóng)、防塵、防鼠等用品和設(shè)備，并及時(shí)檢查，如發(fā)現(xiàn)藥物失靈要隨時(shí)更換。六是檔案室每季對(duì)檔案保管的狀況進(jìn)行一次全面檢查，如遇特殊情況要及時(shí)檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施，保護(hù)檔案的安全。

5 做好檔案統(tǒng)計(jì)工作

為了給本單位各項(xiàng)工作提供最有效的檔案服務(wù)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)做好工作，提高工作效率，檔案人員需認(rèn)真做好機(jī)關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)工作。按檔案統(tǒng)計(jì)制度的規(guī)定，需對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)。建立健全檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，借閱及其效果統(tǒng)計(jì)，鑒定情況登記，檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行。將收集的文件材料及時(shí)整理登記入庫(kù)，隨時(shí)做好建立，年末對(duì)前一年歸卷數(shù)目進(jìn)行一次全面匯總，并填報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。定期統(tǒng)計(jì)利用情況，每年末統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人次，總結(jié)檔案利用效果。

參考資料

1.5大出納檔案的保管權(quán)限內(nèi)容.湖北仁和會(huì)計(jì)網(wǎng).2013-06-26[引用日期2013-06-26]