淺析怎樣做好涉密檔案的管理工作

無論是檔案工作人員，還是其他工作人員，對(duì)于國(guó)家的機(jī)密性文件都有保守的義務(wù)，尤其一些檔案信息的內(nèi)容涉及到國(guó)家的安全利益，經(jīng)濟(jì)、技術(shù)的機(jī)密，社會(huì)的正常秩序及一些個(gè)人隱私等，其重要性可想而知。信息化時(shí)代的到來，促進(jìn)了資源共享的發(fā)展。檔案存在的意義除了以外，還用給被廣泛的利用起來，這樣才能體現(xiàn)其自身的價(jià)值。對(duì)于檔案的利用前提基礎(chǔ)是要保證操作是在保密的狀態(tài)下完成，無規(guī)制的使用將會(huì)給國(guó)家及個(gè)人帶來一定的危害。

1 正確處理各方面關(guān)系，確保檔案保密工作進(jìn)行

（一）檔案的保密與利用的關(guān)系

在國(guó)家的各類保存檔案中，涉密檔案占據(jù)一定的分量。其根據(jù)內(nèi)容的不同被劃分三個(gè)等級(jí)，分別是“絕密”、“機(jī)密”與“秘密”。作為涉密檔案的保管工作，從業(yè)者背負(fù)著重要的使命。保密是對(duì)于檔案信息的內(nèi)容不外泄，但是利用也是檔案存在十分重要的作用，只要將利用的時(shí)間、地點(diǎn)、范圍進(jìn)行合理的限制，才能體現(xiàn)其真正的價(jià)值。如若沒有節(jié)制的濫用，將會(huì)造成泄密事件，給國(guó)家及個(gè)人帶來威脅。因此，檔案的保密及利用關(guān)系要進(jìn)行均衡的處理，在實(shí)際的工作中根據(jù)現(xiàn)狀進(jìn)行權(quán)衡。

（二）將制度與措施兩者關(guān)系相均衡

要想對(duì)檔案管理工作做到位，就要制定相關(guān)的規(guī)章制度，并且對(duì)其具體的內(nèi)容進(jìn)行逐步完善。與此同時(shí)，也要相應(yīng)的采取一定的措施，利用高科技的預(yù)防手段及嚴(yán)格的監(jiān)督制約措施，將涉密檔案管理工作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行分析，將管理制度進(jìn)行不斷深化改革，是涉密檔案管理工作的重中之重。我國(guó)對(duì)于涉密檔案管理工作制定了很多法律法規(guī)及其細(xì)則、制度進(jìn)行行為約束。目的在于在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，各個(gè)環(huán)節(jié)都受約束并嚴(yán)格的執(zhí)行規(guī)章制度，保證整個(gè)操作過程有法可依，有證可查，減少泄密的可能性。檔案的存放除了紙質(zhì)的要求，有時(shí)還將其存貯在如光盤、U盤等載體。工作人員要進(jìn)行分門別類的存放，并遵循相關(guān)的審批制度。

（三）涉密檔案保管年限轉(zhuǎn)化關(guān)系分析

上述文章內(nèi)容提到，根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，我們將涉密檔案的內(nèi)容分為三個(gè)級(jí)別，工作人員要依據(jù)密級(jí)的相異采取不同的措施及辦法進(jìn)行有效管理，從而將檔案的利用率發(fā)揮到最大的效率。國(guó)家對(duì)于涉密檔案的管理年限由具體的說明，絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)分對(duì)應(yīng)著小于30年、20年、10年的期限要求。在限期內(nèi)，涉密文件受到國(guó)家的保護(hù)。涉密的事項(xiàng)經(jīng)過時(shí)間的洗禮并不是一直保持不變的，期限一到，保密工作的意義便失去，也就是說涉密檔案由死變活出現(xiàn)。我們不能從思想上將涉密檔案看成是不變的，并對(duì)于時(shí)限及使用范圍沒有約束，這是錯(cuò)誤的。涉密檔案的工作人員應(yīng)該對(duì)涉密檔案的管理工作加大力度，采用科學(xué)合理的方式進(jìn)行區(qū)分管理，將可利用與不可利用的檔案分開存放，使檔案最大化的得到利用。

（四）處理好紙質(zhì)與電子檔案之間的關(guān)系

傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方式都是采用紙質(zhì)的檔案，其妥善的進(jìn)行保密與利用是檔案管理的工作重點(diǎn)。工作人員應(yīng)該從思想上認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密，為開發(fā)利用檔案信息資源作貢獻(xiàn)。然而，科學(xué)的發(fā)展進(jìn)步，使電子檔案崛起，并與紙質(zhì)檔案同等重要。做好電子檔案的保密和開發(fā)利用工作，應(yīng)對(duì)高科技的挑戰(zhàn)，已是當(dāng)務(wù)之急。一方面要?jiǎng)?chuàng)造必要條件，提高檔案工作者科學(xué)技術(shù)水平，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保密知識(shí)。同時(shí)，要積極構(gòu)建本部門信息系統(tǒng)主體，及其與外界關(guān)聯(lián)行為約束機(jī)制。凡涉密網(wǎng)絡(luò)一定要與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離；定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，確保涉密信息不上網(wǎng)。

2 要做好檔案的保密工作，還要從幾方面做起

（一）做好檔案庫(kù)房管理中的保密工作

庫(kù)房管理是檔案保密工作的重點(diǎn)。從總體上講，檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定來單獨(dú)興建，但也有一些不具備條件的單位，往往將庫(kù)房設(shè)置在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)當(dāng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開，庫(kù)房與閱覽室分開。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。這是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

（二）做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國(guó)家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露將對(duì)國(guó)家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國(guó)家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國(guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限?！秶?guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。

（三）檔案管理人員的職責(zé)

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。不丟，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。

3 絕密檔案的管理和保密

為確保國(guó)家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。首先，絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)置保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。其次，提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深等特點(diǎn)，他們對(duì)保守黨和國(guó)家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，最后，加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。

4 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于檔案管理工作來說，保密及利用是其工作的兩大重點(diǎn)內(nèi)容。其工作任務(wù)是共榮且艱巨的。我要要從日常的工作中不斷的找尋工作中的不足，妥善的進(jìn)行整改，逐步的完善規(guī)章制度，使檔案管理工作更加的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。有強(qiáng)烈的先見意識(shí)，對(duì)于影響到檔案安全的障礙進(jìn)行提前的清除，以做到防患于未然。使國(guó)家及個(gè)人的檔案信息安全并得到有力的保護(hù)。

作者簡(jiǎn)介

馬智慧（1980-），男，回族，新疆布爾津人，新疆阿勒泰地區(qū)布爾津縣社會(huì)保險(xiǎn)管理局，助理館員，研究方向?yàn)闄n案管理。