新時(shí)期檔案管理工作探究

王啟承

1 檔案管理工作面臨的現(xiàn)狀

一是檔案管理工作的重視程度有所提高。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用與完善，以及信息的便捷傳遞，各單位與部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)已認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。不僅在硬件的配置上而且在軟件的提升上都給予了充分的重視，同時(shí)對(duì)資源和專(zhuān)業(yè)人才的配備都給予了相對(duì)的傾斜。這給檔案管理工作的改進(jìn)創(chuàng)造了必要的條件。二是檔案管理所需的現(xiàn)代化設(shè)備相對(duì)齊全。電腦、打印機(jī)、掃描儀、專(zhuān)業(yè)管理軟件、多功能保管柜（架）以及監(jiān)控設(shè)備等基本能正常配備。“巧婦難為無(wú)米之炊”，有了必要的設(shè)備，就為檔案管理的新常態(tài)提供了保障。比如，進(jìn)行電子檔案的數(shù)據(jù)化錄入，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)區(qū)域安裝各種攝像頭等監(jiān)控設(shè)備，確保了檔案核心機(jī)密的安全性。三是檔案管理的信息化建設(shè)水平有了提升。無(wú)論是機(jī)關(guān)、事業(yè)單位還是事業(yè)單位都在向無(wú)紙化辦公邁進(jìn)，檔案管理工作也隨著開(kāi)始了信息化和數(shù)字化。各種檔案資料都通過(guò)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行錄入和管理，方便調(diào)閱和查詢(xún)，使數(shù)據(jù)分析更準(zhǔn)確和便利。有些單位開(kāi)始將檔案管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效整合，從而提升了檔案管理的便捷性和高效性。四是有些人對(duì)檔案管理信息化認(rèn)識(shí)不到位。檔案管理信息化作為一種新的檔案管理手段，在管理方式及管理理念上與傳統(tǒng)的檔案管理有一定的差異。在從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向電子信息化管理轉(zhuǎn)換過(guò)程中，一些人不能與時(shí)俱進(jìn)改變認(rèn)識(shí)，認(rèn)為紙質(zhì)儲(chǔ)存才是檔案，電腦儲(chǔ)存失去了檔案的原始意義；另外，檔案管理搞信息化建設(shè)需要設(shè)備資金投入，錄入也會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間和精力。這些不到位的認(rèn)識(shí)會(huì)影響到信息化的進(jìn)程。

2 基于人力資源管理信息化平臺(tái)制定目標(biāo)和方案

1、制定人事檔案管理信息化的目標(biāo)

事業(yè)單位在人力資源管理信息化平臺(tái)上，建立內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，讓人力檔案與資源管理相統(tǒng)一，使其變成一個(gè)供事業(yè)單位各部門(mén)查閱和參考的信息源，進(jìn)而使人力資源管理部門(mén)的工作規(guī)范化、數(shù)字化。這樣可以為事業(yè)單位發(fā)展提供支持，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2、制訂人事檔案管理信息化的設(shè)計(jì)方案

事業(yè)單位要根據(jù)自身的實(shí)際情況，在人力資源管理平臺(tái)上，加入事業(yè)單位各部門(mén)的業(yè)務(wù)，填寫(xiě)部門(mén)業(yè)務(wù)信息，建立管理體系。在這一體系中，員工的基本信息及工作崗位的調(diào)動(dòng)，都是檔案管理的基本組成部分。這就要求人事檔案管理部門(mén)明確自己的工作，搜集各部門(mén)的人員材料，并對(duì)收集的材料分析、鑒別，從中找到有價(jià)值的信息進(jìn)行整合，以紙質(zhì)或數(shù)字的形式保管，并在信息化的系統(tǒng)中增設(shè)檔案利用的服務(wù)，轉(zhuǎn)遞檔案、統(tǒng)計(jì)信息。同時(shí)，還要根據(jù)業(yè)務(wù)，在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)數(shù)個(gè)模塊，為事業(yè)單位提供服務(wù)。

（1）檔案信息管理

收錄到檔案中的信息包括員工的基本信息，及相應(yīng)的檔案內(nèi)容。其中，基本信息包括員工的姓名、性別，在事業(yè)單位中設(shè)立的檔案標(biāo)號(hào)，擔(dān)任的職務(wù)及名稱(chēng)等。而檔案部門(mén)的工作人員收錄這些信息后，管理人員要及時(shí)根據(jù)員工信息的變化，加入新的信息，及時(shí)改正錯(cuò)誤的信息，定期查看，排除積存的檔案，確保檔案的完整。

（2）收集材料歸檔

檔案管理部門(mén)要在系統(tǒng)中加入數(shù)個(gè)子菜單，其中包括材料送交、鑒別、歸檔等，為了解決材料送交出現(xiàn)的錯(cuò)誤，還要設(shè)立一個(gè)材料送交還原功能。

（3）檔案轉(zhuǎn)遞

由于事業(yè)單位人事調(diào)動(dòng)或是員工職務(wù)發(fā)生改變，其檔案會(huì)隨著人員的變動(dòng)，轉(zhuǎn)移到另一個(gè)管理機(jī)構(gòu)，改變其所屬的部門(mén)，這就要求檔案管理部門(mén)使用檔案轉(zhuǎn)遞業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案的轉(zhuǎn)移。但檔案?jìng)鬟f菜單的功能不可以單一，而要根據(jù)不同的轉(zhuǎn)遞情況給出不同的業(yè)務(wù)。如新員工加入公司或事業(yè)單位內(nèi)部的人事調(diào)動(dòng)、崗位調(diào)整等情況，可以設(shè)置檔案轉(zhuǎn)出、辦理轉(zhuǎn)遞兩個(gè)子菜單，把檔案變成轉(zhuǎn)入檔案，歸到轉(zhuǎn)入檔案的子菜單中，最后進(jìn)行接收、查詢(xún)。但如果是員工離職，或不屬于集團(tuán)的組織要求，只需三個(gè)子菜單即可完成，包括調(diào)檔申請(qǐng)、轉(zhuǎn)遞、查詢(xún)。

（4）查借閱

查借閱是檔案主要利用方式之一，檔案管理部門(mén)要設(shè)置查閱與借閱的子菜單，為社會(huì)和事業(yè)單位提供數(shù)據(jù)服務(wù)。因?yàn)榇蟛糠謾n案已經(jīng)做了數(shù)字化處理，可以讓借閱人員在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)借閱，支持在線(xiàn)遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)。查閱包括兩個(gè)子菜單，即申請(qǐng)和查詢(xún)，而借閱則是三個(gè)子菜單，分別是借閱、歸還與查詢(xún)。

（5）查詢(xún)統(tǒng)計(jì)

檔案管理人員在查詢(xún)統(tǒng)計(jì)的模塊，對(duì)各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，比如信息綜合查詢(xún)、是否缺檔等。

3 新常態(tài)下完善檔案管理工作的有效舉措

1.提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。

檔案管理工作小到與我們每個(gè)人的工作和生活息息相關(guān)，大到關(guān)系國(guó)家方針、政策的制定和調(diào)整。檔案管理的信息化和數(shù)字化，可以對(duì)龐大的數(shù)據(jù)群體進(jìn)行迅速分析，從而得出最科學(xué)的結(jié)果，應(yīng)用到國(guó)家的各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)中去。所以，只有全社會(huì)都重視檔案管理的新常態(tài)化建設(shè)，我們的檔案管理工作才能有實(shí)質(zhì)性、突破性的跨越。利用電子計(jì)算機(jī)以及專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件，可以有效提高檔案管理工作的效率，減輕檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，避免文檔的存積。檔案管理信息化可以方便對(duì)文檔的補(bǔ)漏，檔案管理人員僅僅需要對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，在計(jì)算機(jī)上對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行檢索，就可以方便地找出檔案管理中的問(wèn)題，及時(shí)補(bǔ)漏。檔案的信息化管理可以有效實(shí)現(xiàn)信息的開(kāi)放性及共享性，提高工作的效率。

2.加大檔案管理工作的投入保障力度。

在檔案管理工作中，人才、資金、技術(shù)、培訓(xùn)等多方面的投入必不可少，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)性人才，信息化工作就無(wú)從談起。而缺少資金的保障，就無(wú)法采購(gòu)新設(shè)備、新技術(shù)。沒(méi)有信息化所需的技術(shù)，工作就會(huì)盲目，無(wú)從適應(yīng)數(shù)字化需要。如果沒(méi)有培訓(xùn)保障，檔案人員就不能更好地接受新知識(shí)、掌握新方法、熟悉新技能。一切工作都是以人的因素為主導(dǎo)，調(diào)動(dòng)人的積極性尤為重要，所以工作中的激勵(lì)機(jī)制同樣是做好檔案管理工作的有力保障。我們各級(jí)單位和部門(mén)，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理工作給予充分的重視與支持，尤其是人才的選拔和培養(yǎng)，檔案存儲(chǔ)場(chǎng)地和管理設(shè)備的配置等。

3.完善檔案信息化管理體系尤其重要。

開(kāi)展各項(xiàng)工作都需要有一整套體系，保證所開(kāi)展的工作完整、規(guī)范、良好地運(yùn)作。建立完善的檔案信息化管理體系是開(kāi)展檔案管理各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。一是要建立完善的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系。對(duì)檔案信息化管理的工作標(biāo)準(zhǔn)及目標(biāo)要求進(jìn)行明確的規(guī)定，以保障檔案信息化管理能夠有方向性的指導(dǎo)和必要的約束。二是要建立完善的開(kāi)發(fā)利用體系。對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)及信息咨詢(xún)服務(wù)等一系列流程進(jìn)行有效規(guī)范，開(kāi)發(fā)有效的信息技術(shù)及檢索工具。三是要建立規(guī)范運(yùn)作的制度保障體系。要確保工作規(guī)范有序開(kāi)展，提高信息化管理的技術(shù)水平，從而在有效實(shí)現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。