信息化背景下加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的對策

張文華

摘 要：在信息化時代背景下，將計算機(jī)技術(shù)與高校學(xué)生檔案管理相結(jié)合，可以有效的保證高校學(xué)生檔案的準(zhǔn)確、快速、完整的統(tǒng)一管理；本文著重探討信息化背景下學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀和信息化背景下加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的對策；以期更好的促進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；對策

由于學(xué)生檔案種類多、流動性強(qiáng)、工作量大等特點，高校學(xué)生檔案管理給管理工作者帶來極大的困難。高校檔案管理的工作旨在高效、規(guī)范、準(zhǔn)確的管理學(xué)生檔案；要實現(xiàn)學(xué)生檔案快速、準(zhǔn)確的管理，學(xué)生檔案管理應(yīng)該與現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，利用計算機(jī)快速、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫為學(xué)生建立高效的檔案管理。本文就信息化背景下，計算機(jī)技術(shù)用于學(xué)生檔案管理的對策做詳細(xì)分析，最后指出局限性和不足并針對缺陷提出解決策略，以更好的促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作的進(jìn)行。

1 信息化背景下學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

學(xué)生檔案管理工作是高校檔案工作的重要組成部分，學(xué)生檔案管理必須堅持集中統(tǒng)一管理的原則，確保學(xué)生檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理，學(xué)生檔案一般以紙質(zhì)文件的形式存儲在檔案柜中，多以班級、入學(xué)年份為分類依據(jù)。在這樣的情況下，尋找一份學(xué)生的個人檔案，既使依賴于經(jīng)驗豐富的管理人員，也要花費些許時間去完成。不能快速、準(zhǔn)確的對學(xué)生檔案進(jìn)行管理就是傳統(tǒng)檔案管理工作的缺陷。在信息化時代背景下，運用計算機(jī)的數(shù)據(jù)庫可以有效的節(jié)省人力，并可以高效的對檔案地進(jìn)行規(guī)范、系統(tǒng)的統(tǒng)一管理。然而高校學(xué)生檔案管理與計算機(jī)技術(shù)的完美結(jié)合尚需時間，高校學(xué)生檔案管理仍存在參差不齊的現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)在學(xué)生檔案信息化管理意識淡薄、配套設(shè)施不足、檔案管理人員計算機(jī)水平低三個方面。

1.1 學(xué)生檔案信息化管理意識淡薄

學(xué)生檔案管理工作者習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理，一方面不能認(rèn)識到學(xué)生檔案管理工作的重要性，另一方面甚至認(rèn)為信息化管理對于學(xué)生檔案用途甚少；學(xué)校無法加強(qiáng)學(xué)生檔案的信息化檔案管理，一方面同樣認(rèn)識不到學(xué)生檔案管理工作的重要性，另一方面不愿在學(xué)生檔案信息化管理投入資金。學(xué)校和檔案管理工作者對于學(xué)生檔案信息化管理的意識淡薄，同時造成了學(xué)生對于檔案管理的意識淡薄，比如學(xué)生無法意識到檔案的重要性就不會去關(guān)心個人檔案，這有可能導(dǎo)致學(xué)生檔案的缺失、不準(zhǔn)確等。高校學(xué)生檔案管理工作的高效進(jìn)行有賴于學(xué)校和管理工作者的思想統(tǒng)一，認(rèn)識到信息化用于學(xué)生檔案管理的重要性。

1.2 配套設(shè)施不足

學(xué)校未在學(xué)生檔案信息化管理方面投入資金，造成信息化管理的配套設(shè)施嚴(yán)重不足，比如計算機(jī)、管理系統(tǒng)的缺失；有的學(xué)校甚至教學(xué)計算機(jī)嚴(yán)重不足，更談不上用于信息化檔案管理的計算機(jī)；嚴(yán)重制約信息化在學(xué)生檔案管理工作方面的開展，不利于學(xué)生檔案高效、系統(tǒng)的統(tǒng)一管理。學(xué)生檔案信息化管理依賴于計算機(jī)龐大的數(shù)據(jù)庫，計算機(jī)等相關(guān)配套設(shè)施的不足，阻礙了學(xué)生檔案的信息化管理。

1.3 檔案管理人員計算機(jī)水平低

學(xué)生檔案管理人員大多習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理，并且對新興的計算機(jī)不感興趣，跟不上時代，不能與時俱進(jìn)；學(xué)生檔案管理人員對掌握計算機(jī)操作不能引起重視；一方面學(xué)生檔案管理人員年紀(jì)較大，對新事物的接受能力較弱，不能很好的掌握計算機(jī)的操作，另一方面學(xué)生檔案管理人員不愿改變以往的工作方式去嘗試新的工作方法。學(xué)生檔案管理人員計算機(jī)水平的不足影響了信息化用于檔案管理的進(jìn)程。

2 信息化背景下加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的對策

要使學(xué)生檔案的信息化管理得到有序進(jìn)行，首先學(xué)校和檔案管理人員要從主觀上認(rèn)識到信息化檔案管理的重要性，然后逐步配備相關(guān)設(shè)施和專業(yè)管理人員，這樣才能讓信息化檔案管理逐步替代傳統(tǒng)的檔案管理。

2.1 重視信息化檔案管理，加大信息化檔案管理資金投入

學(xué)?？梢圆扇》制?、分批培訓(xùn)的方式對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括重視信息化檔案意識的培養(yǎng)、對檔案管理人員進(jìn)行計算機(jī)操作水平的培訓(xùn)，以增強(qiáng)檔案管理人員在信息化檔案管理的意識和提高檔案管理人員的整體計算機(jī)水平；學(xué)校還要在信息化檔案管理的配套設(shè)施上加大投資力度，讓計算機(jī)等相關(guān)設(shè)施可以更好的服務(wù)于信息化檔案管理；同時學(xué)校也要為信息化檔案管理專門配備專業(yè)人員，以期對信息化檔案進(jìn)行統(tǒng)一系統(tǒng)的管理。

2.2 重視信息化檔案管理的系統(tǒng)管理，建立健全的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)

學(xué)校不僅要在計算機(jī)相關(guān)硬件設(shè)施方面加強(qiáng)投資，而且要加強(qiáng)對計算機(jī)數(shù)據(jù)庫的軟件管理方面的投資力度，只有建立完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，才能高效、準(zhǔn)確的對學(xué)生檔案進(jìn)行歸類、匯總、查詢、調(diào)用等，方便檔案的管理。比如要查找學(xué)生的個人檔案，只須在管理軟件中輸入姓名或?qū)W號，就可以對學(xué)生的信息進(jìn)行查詢、修改、存儲、調(diào)用等。若不能在信息化檔案管理的軟件方面進(jìn)行完善、優(yōu)化就很難在繁冗的檔案信息中，快速、準(zhǔn)確的對學(xué)生的檔案信息進(jìn)行集中管理。

3 信息化檔案管理的局限性和不足

信息化檔案管理固然能夠?qū)⒎比叩臋n案化繁為簡，快速、準(zhǔn)確的查詢和調(diào)用學(xué)生的個人檔案，不可否認(rèn)也會有本身的局限性和不足。一方面信息化檔案管理以計算機(jī)為媒介存儲信息，一旦數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)崩潰或計算機(jī)硬件故障，所有的檔案信息都會缺失或亂碼；另一方面，計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展同樣使得造假更易于執(zhí)行，比如某人可以隨意更改學(xué)生的檔案信息。這就要求學(xué)校要運用信息化檔案管理的同時做好紙質(zhì)檔案的備份和加強(qiáng)信息化檔案管理的安全性。

4 結(jié)語

信息化檔案管理在高校學(xué)生檔案管理方面的重要作用不言而喻，高校管理者要能新故相推，增強(qiáng)對信息化檔案管理的重視意識。信息化檔案管理對提高檔案管理的效率有很大的促進(jìn)作用，可以更系統(tǒng)、規(guī)范、高效的對高校學(xué)生檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。同時高校管理者也要認(rèn)識到信息化檔案管理的局限性和不足，利用舊的檔案管理和新的信息化檔案管理方法的優(yōu)勢，摒棄新舊兩種管理模式的缺陷，才能夠更好的服務(wù)于教育事業(yè)，促進(jìn)教育事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

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