新形勢下煤礦企業(yè)重大建設(shè)項目檔案管理工作優(yōu)化探析

摘 要：隨著經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展，對煤炭、石油等能源的需求也越來越多，為了滿足不斷增長的社會需求，優(yōu)化開采量，煤礦企業(yè)通過承擔(dān)重大建設(shè)項目也在增加。煤礦企業(yè)重大建設(shè)項目的檔案管理工作記錄著項目的質(zhì)量和安全管理的每個細節(jié)，貫穿于項目建設(shè)的全過程，文章通過對如何優(yōu)化煤礦企業(yè)重大建設(shè)項目的檔案管理工作進行探討，以期為煤礦企業(yè)的重大項目建設(shè)檔案管理工作提供一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：煤礦企業(yè)；重大建設(shè)項目；檔案管理；優(yōu)化

隨著我國經(jīng)濟社會的飛速發(fā)展，煤礦企業(yè)的重大建設(shè)項目也不斷增加。煤礦企業(yè)對建設(shè)項目進行檔案管理，對重大建設(shè)項目從立項、審批到施工、驗收等各個環(huán)節(jié)所形成的文字、影像、圖紙等材料進行收集和整理，是重大項目管理的最基礎(chǔ)的工作。進行重大建設(shè)項目檔案管理不僅是項目主管部門和建設(shè)單位的職責(zé)，也是更好完成項目的重要保障。

1 提高認識，高度重視重大建設(shè)項目的檔案管理工作

首先，根據(jù)《重大建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》的具體規(guī)定，檔案的驗收是重大建設(shè)項目完工后進行驗收的重要部分，重大建設(shè)項目的檔案如果驗收不合格或沒有經(jīng)過驗收，將導(dǎo)致整個項目不能通過竣工驗收，檔案管理工作對工程項目的驗收起著決定性作用。重大建設(shè)項目的檔案資料是否完備、準(zhǔn)確是重大建設(shè)項目檔案管理的基礎(chǔ)。其次，要高度重視重大建設(shè)項目檔案的質(zhì)量問題。檔案管理的質(zhì)量控制是一個涉及面廣的系統(tǒng)性的工作。檔案管理從管理層到工作人員涉及的人員多而雜，牽扯到從生產(chǎn)一線到后勤管理等各個部門，從項目立項到最終的完工時間跨度大。檔案資料的質(zhì)量是項目工程建設(shè)檔案管理的最終反映，只有真正提高認識，高度重視重大項目建設(shè)工程檔案資料的管理，做好全程跟蹤控制，確保檔案資料的管理質(zhì)量。再次，項目檔案在項目建成后也發(fā)揮著作用，日后如果項目在維護、擴建和改建等方面有問題，可以通過查找檔案來解決。檔案的收集、保管如果不完善、不到位、不規(guī)范，都將影響項目的整體效益。因此，必須高度重視項目檔案管理工作，嚴格按照有關(guān)要求做好資料的歸檔。

2 健全制度，確保重大建設(shè)項目檔案管理有章可循

重大建設(shè)項目檔案管理制度的完善是提高管理工作質(zhì)量的前提。為更好規(guī)范和完善檔案管理工作，必須建立和完善長效管理機制。首先，要嚴格按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《檔案管理制度》、《檔案實施管理細則》等有關(guān)制度的要求，從檔案的收集、整理、歸檔、利用等各個環(huán)節(jié)都要制定詳細的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。其次，要分工到人，明確職責(zé)。要根據(jù)檔案管理工作的要求，明確工作職責(zé)，確保由專人負責(zé)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，實行科學(xué)考核工作制度，將工資績效與考核相掛鉤，提高檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任感。再次，要將檔案管理工作納入建設(shè)單位的工作計劃和議事日程，由于建設(shè)項目涉及單位和人員比較多，只依靠檔案部門的工作人員很難實現(xiàn)有效管理，必須建立合理的組織構(gòu)架，才能切實為重大建設(shè)項目的檔案管理工作提供有力保障。

3 完善機制，實行重大建設(shè)項目與檔案工作同步管理

煤礦企業(yè)項目檔案管理人員應(yīng)根據(jù)項目建設(shè)的計劃和進度，進行檔案資料的收集和整理。施工、監(jiān)理、設(shè)計等部門要配備專業(yè)人員來配合檔案資料的收集、整理和歸檔工作，實現(xiàn)項目建設(shè)與檔案工作同步管理。首先，事前要把好檔案管理的質(zhì)量關(guān)，建立工程檔案質(zhì)量控制機制。同時，要及時了解重大建設(shè)項目的參建單位，掌握參建單位的基本情況，進一步指導(dǎo)項目檔案材料的歸檔。其次，要做好事中控制。對在工程建設(shè)過程中的文件材料要進行同步整理和檢查，實行項目建設(shè)與檔案工作的同步管理。檔案管理人員在重大項目建設(shè)過程中，要依據(jù)項目投建前制定的管理計劃和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對相關(guān)部門的檔案整理歸檔進行監(jiān)督指導(dǎo)。事中控制的重點是對工程進度和項目資料進行同步檢查，特別是要重點抓好工程建設(shè)的重點部門和環(huán)節(jié)，要檢查工程項目的原始資料是否齊全、完整，是否規(guī)范。再次，事后控制。事后控制是在工程建設(shè)完工后，對項目工程竣工的檔案資料進行整理、移交，實行與工程完工的同步檢查，實現(xiàn)建設(shè)項目檔案管理的最終管理。在工程建設(shè)結(jié)束后，檔案管理人員要根據(jù)之前制定的檔案管理實施細則對工程的檔案管理工作進行監(jiān)督指導(dǎo)，檢查檔案資料是否符合規(guī)定要求，如果存在問題要進行先期整改，提出驗收意見，對發(fā)生檔案不全或丟失等問題，要及時糾正。

4 加強培訓(xùn)，從源頭上提升重大項目檔案的管理質(zhì)量

從事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系著檔案管理工作質(zhì)量的高低，是對檔案管理工作的基本要求，要努力培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員隊伍。一是要加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。組織專兼職的檔案管理人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案管理法》、《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并通過舉辦培訓(xùn)班、專題培訓(xùn)、競賽問答等多種形式的活動，提高檔案管理人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識的積極性。二是要加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和重視程度，使他們盡快熟悉檔案管理的技術(shù)操作，確保在工作中嚴格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行操作流程，提高檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，滿足竣工后的改建、擴建等工作的需要。三是要加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案管理人員要結(jié)合工程的進展情況，深入建設(shè)現(xiàn)場指導(dǎo)檔案工作，及時了解工作動態(tài)，確保檔案資料的收集，并要及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從源頭上控制檔案的管理質(zhì)量。

5 全程跟蹤，重大項目的檔案收集整理納入合同管理

對煤礦企業(yè)重大建設(shè)項目的檔案資料進行全過程的跟蹤收集和整理，才能確保檔案資料的完整性和內(nèi)容齊全，才能建立規(guī)范的建設(shè)項目檔案。煤礦企業(yè)重大建設(shè)項目涉及的單位多，參建的單位也很多，在建設(shè)過程中形成的文件資料內(nèi)容繁雜，數(shù)量龐大，因此，完全要求由建設(shè)單位整理和收集十分不切實際，建設(shè)單位可以在招標(biāo)合同中注明對檔案資料的要求和標(biāo)準(zhǔn)，在簽訂合同時要提前規(guī)定好建設(shè)項目檔案資料的數(shù)量和質(zhì)量以及移交時間等要求，把建設(shè)項目的文件資料等檔案管理的內(nèi)容納入合同管理，建立檔案管理負責(zé)制，對不根據(jù)要求提交檔案資料或過期仍不提交檔案的，要提出整改意見并依據(jù)合同要求進行處罰，情節(jié)嚴重的要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。在檔案收集的過程中，不僅要對紙質(zhì)的檔案材料進行收集和整理，還要對電子的文件資料進行歸檔，真正實現(xiàn)檔案整理的數(shù)字化管理。同時要注重對項目開工、竣工的照片和影像等音像資料的收集。檔案管理人員在移交檔案資料時要進行檢驗和鑒定，如果相關(guān)工作不符合要求必須根據(jù)要求進行整改，整改合格后才能進行移交。

綜上所述，煤礦企業(yè)重大建設(shè)項目全面反映著煤礦項目建設(shè)的全過程和真實情況，是實現(xiàn)煤礦安全生產(chǎn)的重要因素之一，抓好煤礦企業(yè)重點建設(shè)項目的檔案管理工作，對煤礦企業(yè)的安全管理和生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)揮著重大作用。做好重大建設(shè)項目檔案管理工作首先要高度重視檔案管理的重要性，建立完善檔案管理機制，加強檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理水平和質(zhì)量。

參考文獻

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作者簡介

李曉波（1971-），女，山西襄垣人，山西潞安礦業(yè)集團五陽煤礦檔案室，館員，大學(xué)本科學(xué)歷，研究方向：企業(yè)檔案管理。