關(guān)于處理好檔案成果利用與保密關(guān)系的思考

摘 要：檔案的管理在現(xiàn)階段的檔案工作中是重中之重，因此現(xiàn)階段的檔案管理人員和部門應(yīng)該對檔案的管理工作加以重視。在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，還有許多需要完善的方面，對于現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題，已經(jīng)有大量的有關(guān)文獻(xiàn)對其做出了評價和指示，因此本文在此不多做評述，本文只針對現(xiàn)階段的檔案成果利用以及保密工作的有效措施進(jìn)行思考和探索。

關(guān)鍵詞：檔案成果利用；檔案保密；有效措施

如今隨著信息化社會的不斷發(fā)展，檔案的保密與利用工作在如今已經(jīng)成為了業(yè)界人士所關(guān)注的話題。對檔案的成果利用以及保密工作進(jìn)行分析和探討，有利于檔案工作的有效開展，同時也有利于保障機(jī)密檔案的安全性。因此現(xiàn)階段的檔案保管部門應(yīng)該對檔案的成果利用以及保密工作給予足夠的重視。

1 檔案保密的重要性及現(xiàn)階段存在的隱患

1.1 檔案保密工作的重要性

檔案作為記錄組織或個人重要信息的載體，在人們的日常生活當(dāng)中有著極為重要的作用。首先對檔案的有效保密能夠保證個人信息不被他人非法竊取[1]。個人信息的重要性現(xiàn)在已經(jīng)被人們所熟知，一旦個人信息被他人竊取，他人就可以利用受害者的信息從事非法活動而自己能夠從中獲利，給受害人造成不可估量的損失。其次，企業(yè)或組織的檔案中所記錄的是企業(yè)或組織發(fā)展過程中的核心機(jī)密，一旦出現(xiàn)泄密的情況，就可能給組織或者企業(yè)造成不可估量的損失，輕則是企業(yè)或組織蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重的甚至可能導(dǎo)致組織或企業(yè)的倒閉；最后，對于國家而言，機(jī)密檔案的丟失可能會威脅到國家的安全，一些重要的軍事或生物方面的科技一旦被其他國家非法竊取，可能會使國家的科技發(fā)展受到巨大打擊，從而威脅國家的安全穩(wěn)定。綜上所述，檔案的保密工作無論對于個人、集體還是國家都有著至關(guān)重要的作用，因此現(xiàn)階段的檔案部門應(yīng)該加強(qiáng)對檔案的保密工作。

1.2 現(xiàn)階段檔案保密工作中存在的隱患

如今隨著科技的發(fā)展，檔案部門對檔案保密工作做的也越來越好，但是在現(xiàn)階段檔案保密工作的發(fā)展過程中，還是存在著以下幾點問題：首先，隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)入侵系統(tǒng)也不斷升級，但是現(xiàn)階段的部分檔案部門的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)還沒有進(jìn)行全面的升級，這就是檔案管理部門所保管的機(jī)密檔案有著很高的安全隱患；其次，在當(dāng)前階段，由于部分年分比較久的檔案是以紙質(zhì)檔案袋的形式進(jìn)行保管，這就導(dǎo)致在檔案的保管過程中可能會因為外界氣溫、濕度等變化使文件損壞，從而使文件失去了保密的意義；最后，在現(xiàn)階段的檔案保密工作中，由于部分檔案管理人員沒有經(jīng)受過專業(yè)的培訓(xùn)，這就是著這一部分檔案管理人員的安全意識以及崗位責(zé)任意識沒有得到有效加強(qiáng)，一旦檔案保管的網(wǎng)絡(luò)遭受到不明攻擊，可能就會出現(xiàn)檔案管理人員不能及時發(fā)現(xiàn)攻擊來源以及破解方法而導(dǎo)致檔案丟失的情況。

2 檔案保密的有效措施

2.1 做好開放檔案的審查工作

由于部分檔案由于年代或者其他方面的原因，已經(jīng)失去了其保密的意義，因此需要對公眾進(jìn)行開放。在這一過程中，檔案的有關(guān)管理人員應(yīng)該對需要開放的檔案做好審查工作，確保所開放的檔案是已經(jīng)過了保密時期的檔案[2]。因此，在開放檔案之前，檔案管理人員應(yīng)該對即將開放的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審查，確保沒有還處于保密期的檔案暴露在公眾的事業(yè)之下。例如，檔案保管部門應(yīng)該建立完善的開放檔案審查體制，在所開放檔案的審查過程中應(yīng)該建立“三重審查”，即首先有基層檔案保管人員對檔案進(jìn)行初步審查，在審查的過程中基層審查人員應(yīng)該做好相關(guān)檔案的審查記錄工作，隨后將檔案以及記錄表遞交上級的審查部門。上級的審查部門在接到基層工作人員送來的信息后，應(yīng)該對照表格信息對檔案進(jìn)行復(fù)審，并將基層工作人員再審查過程中出現(xiàn)的失誤進(jìn)行彌補(bǔ)，隨后將整理好的檔案送交最高領(lǐng)導(dǎo)。最高領(lǐng)導(dǎo)通過自身對檔案信息的了解，對檔案進(jìn)行最終的審查，并在表格上簽字蓋章后，該檔案才可以處于開放的狀態(tài)。通過這種三重審查的審核流程，能夠在最大程度上確保處于保密時期檔案的安全度，從而提升機(jī)密檔案的安全系數(shù)[3]。

2.2 做好檔案的解密工作

國家《保密法》為檔案的保密想作出了三個等級地劃分，即“絕密檔案”、“機(jī)密檔案”以及“秘密檔案”，由于三個等級檔案的機(jī)密程度不一樣，因此在實際的操作過程中，對檔案的保管措施也不盡相同。隨著時間的流逝，由于檔案的機(jī)密程度具有一定的“時效性”，因此在對檔案進(jìn)行解密時要根據(jù)不同檔案的機(jī)密程度采取不同的解密手段，為了使檔案解密工作順利展開，在檔案的保管過程中，就應(yīng)該對不同機(jī)密等級的檔案保存在不同區(qū)域，同時做好相關(guān)記錄，在解密時就可以根據(jù)不同檔案的機(jī)密程度送交不同的解密人員手中。例如，檔案管理部門可以開設(shè)三個等級的解密工作小組，同時在保存檔案的過程中對不同機(jī)密等級的檔案實施不同區(qū)域的保管，一旦檔案過了有效期，就可以根據(jù)不同機(jī)密程度的檔案送交相應(yīng)的解密人員手中。通過這種方式，能夠有效提升檔案保管部門的工作效率，也能在一定程度上增加檔案在保管過程中的安全性。

2.3 強(qiáng)化有關(guān)人員的保密與崗位責(zé)任意識

檔案的保密與利用工作最終也要落實到具體工作人員的肩上，因此在現(xiàn)階段檔案保管過程中，應(yīng)該對檔案部門工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及崗位責(zé)任意識進(jìn)行加強(qiáng)和培養(yǎng)，確保在檔案保管的過程中，機(jī)密檔案始終處于安全的狀態(tài)。對于檔案管理人員的培訓(xùn)，可以采取培訓(xùn)班的模式，對檔案的保管人員進(jìn)行相應(yīng)專業(yè)知識的培訓(xùn)，使其意識到檔案保管的重要性，從而使檔案在被保管的過程中有強(qiáng)有力的安全保障。例如，在檔案部門進(jìn)行系統(tǒng)升級后，可以聘請專門的信息技術(shù)人員對檔案的保管人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的安全責(zé)任意識，一旦檔案部門的信息系統(tǒng)遭受到黑客攻擊，檔案管理人員能夠及時做出應(yīng)對，確保檔案的安全。

2.4 做好檔案利用前的準(zhǔn)備工作

在檔案進(jìn)行公開之前，檔案部門應(yīng)該對檔案的利用做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。所謂準(zhǔn)備工作，其實就是在檔案進(jìn)行公開之前，對所公開檔案進(jìn)行備注、備份以及確認(rèn)分類等工作，這一系列工作是保證檔案安全性的重要措施，因此檔案的保管部門應(yīng)該對此加以重視。在當(dāng)前的檔案利用前的準(zhǔn)備工作中，最為重要的就是對檔案的分類保存以及備份工作。檔案的分類保存能夠是整個檔案管理部門的對檔案管理的系統(tǒng)性，而檔案的備份工作是保障檔案在利用過程中不會丟失的重要舉措，因此在現(xiàn)階段的檔案保管部門，有關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)對檔案的備份和分類工作。例如，檔案保管部門建立自身的數(shù)據(jù)庫，在檔案利用之前對所有已經(jīng)無需繼續(xù)保密的檔案進(jìn)行分類保存。同時要對即將轉(zhuǎn)移的檔案進(jìn)行備份保存，以保障在今后的工作中如果還要使用該檔案，檔案部門能夠在最快的時間內(nèi)將該檔案進(jìn)行提取，以此來提升檔案部門的工作效率，保障檔案保管部門的工作質(zhì)量。

3 結(jié)束語

隨著信息化社會的不斷發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案的安全性在一定程度上受到來自多方面的威脅，因此現(xiàn)階段對檔案的保管工作在現(xiàn)階段應(yīng)該引起有關(guān)部門足夠的重視。如今檔案的管理方面還存在著很多的安全隱患，而檔案部門方面還在不斷發(fā)展中，因此現(xiàn)階段距離實現(xiàn)檔案的絕對安全看起來不切合實際，對此，檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部的管理以及優(yōu)化檔案管理措施，從根本上確保所保存檔案的安全性。

參考文獻(xiàn)

[1]李志宏. 對檔案工作中正確處理保密與利用關(guān)系的思考[J]. 內(nèi)蒙古統(tǒng)計，2014，03：49-50.

[2]劉曉玲. 談檔案利用與檔案保密[J]. 山東紡織經(jīng)濟(jì)，2012，07：119-120.

[3]李財富，劉東紅. 略論檔案服務(wù)社會化的基本原則[J]. 檔案與建設(shè)，2013，11：4-7+14.

作者簡介

馮久龍（1976-），男，漢，黑龍江省哈爾濱市，副研究館員，本科，研究方向：檔案管理，檔案信息化建設(shè)。