論信息化環(huán)境事業(yè)檔案管理的科學化

李蕾

摘 要：在當前的信息化環(huán)境下，事業(yè)單位的檔案管理工作面臨著許多新的問題，必須積極運用計算機網(wǎng)絡技術，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學化和現(xiàn)代化。本文就當前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進行了分析，結合檔案管理科學化的意義和作用，對信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理科學化的有效措施進行了討論。

關鍵詞：信息化環(huán)境；事業(yè)檔案；管理；科學化

檔案本身的作用，是對社會經(jīng)濟發(fā)展建設的相關信息進行記錄，為研究工作提供必要的信息支持。信息化技術的飛速發(fā)展，推動了檔案管理的數(shù)字化和信息化，也使得事業(yè)單位檔案管理工作的模式出現(xiàn)了很大的轉變，對檔案管理工作的方式和方法進行創(chuàng)新，實現(xiàn)打馕管理的科學化，是適應時代發(fā)展需求，提升檔案管理效率的關鍵所在。

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 認識問題

調(diào)查顯示，許多事業(yè)單位對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，沒有對相應的管理制度進行有效落實，使得制度淪為表面形式，影響了檔案管理工作的效果。

1.2 人員問題

重視不足導致事業(yè)單位缺乏對于檔案管理人員的培訓，使得人員的素質(zhì)得不到及時提高，難以適應檔案管理工作的需求。實際上，檔案管理工作是一項復雜的工作，要求管理人員必須具備較強的專業(yè)素質(zhì)，保證工作的連續(xù)性和專業(yè)性，而人員素質(zhì)問題嚴重影響了檔案管理工作水平的提高。

1.3 經(jīng)費問題

經(jīng)費不足是影響檔案管理工作現(xiàn)代化和科學化的最大障礙，其主要原因仍然是缺乏對于檔案管理工作的重視。當前，檔案管理意識在我國普遍缺乏，資金投入不足，使得檔案管理設備無法得到及時更換，工作環(huán)境簡陋，硬件設施和軟件系統(tǒng)嚴重滯后，想要實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化和信息化，更是無從談起[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理科學化的意義

在信息化環(huán)境下，推動事業(yè)單位檔案管理的科學化發(fā)展，具有非常重要的意義，一是能夠推動事業(yè)單位的深化改革，市場經(jīng)濟體制的逐步完善，使得事業(yè)單位改革不斷深化，實現(xiàn)政務公開、人員公開和財務公開，已經(jīng)成為了時代發(fā)展的客觀需求，而這需要科學化的檔案管理制度的支撐，使得社會各界能夠通過對檔案資料的查閱，了解事業(yè)單位的運行情況，做好監(jiān)管工作；二是可以促進事業(yè)單位的高效運行。檔案管理的內(nèi)容實際上是對事業(yè)單位發(fā)展歷史的一種整理和體現(xiàn)，可以對單位的工作和活動進行記錄，依據(jù)檔案，單位領導人員和決策人員可以了解單位的基本狀況，從而做好發(fā)展戰(zhàn)略的制定和調(diào)整，同時也可以通過檔案，發(fā)現(xiàn)單位中的優(yōu)秀人才，提升人才的利用效率。而對于基層人員而言，通過檔案，可以對自身的工作進行總結，做好目標的調(diào)整，進而實現(xiàn)自我提升；三是可以實現(xiàn)社會的可持續(xù)發(fā)展，在信息化環(huán)境下，信息技術的發(fā)展和普及，使得人們的日常工作和生活發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的人工檔案管理方式已經(jīng)逐漸被淘汰，檔案管理工作正在向著網(wǎng)絡化、信息化、規(guī)范化的方向不可阻擋的前進。檔案管理人員應該及時關注社會發(fā)展的新趨勢，做好檔案管理工作的創(chuàng)新，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學化發(fā)展，為社會的穩(wěn)定健康發(fā)展提供良好的保障[2]。

3 信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理科學化的有效措施

3.1 及時更新認識

結合上述分析可知，認識不足是導致檔案管理問題的主要因素，因此，想要對檔案管理工作中存在的問題進行有效解決，最為關鍵的一點，就是引導單位領導和檔案管理人員及時對自身的認識進行更新，了解檔案管理工作的重要性，充分重視檔案管理工作。只有領導的重視，檔案管理的相關制度和規(guī)范才能夠真正得到有效落實，成立專門的檔案管理部門，完善檔案管理隊伍，投入專項管理資金，為檔案管理工作的順利實施提供穩(wěn)定環(huán)境；只有管理人員重視，才能夠在檔案管理工作中保持一個認真負責的態(tài)度，全身心的投入到檔案管理工作中去，通過明確的分工，為檔案管理工作的實施提供可靠保障。

3.2 強化人員培訓

管理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力直接影響著檔案管理工作的水平和效果，因此，對于事業(yè)單位而言，想要實現(xiàn)檔案管理的科學化發(fā)展，就必須重視對于檔案管理人員的培訓，提升管理隊伍的整體素質(zhì)。例如，可以定期開展檔案專業(yè)知識和技能培訓，在提升檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)的同時，使得其能夠充分認識到檔案管理的重要性，從而更加主動的開展自我提升，對先進的檔案管理技術進行學習，樹立起先進的管理理念。同時，應該加強對于管理人員的思想政治教育，引導其樹立責任意識和正確的職業(yè)觀念，確保其能夠積極的投身到檔案管理事業(yè)中。另外，為了保證檔案管理隊伍的穩(wěn)定性，在進行人員調(diào)動時，如果沒有必要，應該排除檔案管理部門[3]。

3.3 增大資金投入

領導的重視是實現(xiàn)檔案管理科學化的基礎和前提，而資金的支持則是實現(xiàn)檔案管理科學化的有力保證。事業(yè)單位應該加大對于檔案管理工作的資金投入，對檔案管理的工作環(huán)境進行改善，提升管理設施的整體水平，為管理人員提供一個更加舒適的工作環(huán)境。檔案管理部門應該配備專業(yè)的檔案儲存柜以及檔案管理系統(tǒng)等，完善檔案管理的信息化，同時設置相應的安防措施，以保證檔案文件的安全。

3.4 完善管理制度

完善的管理制度是實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎，對于事業(yè)單位而言，應該加強檔案管理工作重要性的宣傳工作，對檔案管理有關的法律法規(guī)進行講解，在單位內(nèi)部形成良好的環(huán)境和氛圍，提升管理人員和基層工作人員對于檔案管理工作的認識。同時，應該結合具體情況，對檔案管理制度進行健全和完善，要求制度具備對于單位領導和管理人員的約束力，對檔案管理的責任進行明確劃分，做好基層員工的定期考核工作，結合考核評價的結果，做好相應的獎勵和懲罰工作，充分地調(diào)動各部門人員參與檔案管理工作的積極性。

3.5 推動資源建設

在信息化背景下，檔案管理工作需要及時做出改變，以計算機網(wǎng)絡為依托，結合數(shù)據(jù)庫技術、掃描技術、數(shù)據(jù)壓縮技術等，逐步完成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉變，使得雜亂的檔案信息變得更加規(guī)范，更加具有系統(tǒng)性。事業(yè)單位應該加強對于檔案信息資源的建設，進一步推動檔案管理的信息化進程，檔案資源網(wǎng)與其他社會信息資源系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)互通，完善資源共享，從而為社會公眾提供更加優(yōu)質(zhì)的信息資源。具體來講，應該加大資金投入，運用計算機軟件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化和電子化，提升檔案檢索的效率，促進檔案信息的充分利用[4]。

4 結語

總而言之，在信息化背景下，計算機網(wǎng)絡技術在檔案管理事業(yè)中得到了越發(fā)廣泛的應用，逐步實現(xiàn)了檔案管理工作的信息化和智能化。面對新的發(fā)展環(huán)境，事業(yè)單位的檔案管理工作暴露出一些問題和不足，需要單位領導和管理人員的重視，立足自身實際需求，積極探索檔案管理的科學化路徑，促進檔案管理工作效率的不斷提高，推動檔案管理的現(xiàn)代化和科學化進程。

參考文獻

[1]汪萃.信息化背景下的單位檔案管理科學化發(fā)展路徑[J].讀書文摘，2016，（14）：29-30.

[2]張蕾.信息化環(huán)境中事業(yè)單位檔案管理的科學化路徑[J].黑龍江科技信息，2016，（9）：181.

[3]談亞芳.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學化的思考[J].檔案與建設，2015，（3）：88-89.

[4]魏一偉.信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學化[J].辦公室業(yè)務，2016，（10）：176.