基于數(shù)字化技術的房地產檔案管理探析

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)信息化時代已成為21世紀的主流發(fā)展趨勢，因此檔案數(shù)字化管理也成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢。房地產行業(yè)作為推動當代社會發(fā)展和城市化建設的支柱性產業(yè)，數(shù)字化技術也在房地產行業(yè)中日益普及，房地產檔案數(shù)字化管理推動了房地產檔案管理的有序進行，實現(xiàn)了房地產數(shù)字化發(fā)展的目標。本文從房地產檔案數(shù)字化管理的內涵出發(fā)，基于房地產檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，提出了幾點房地產檔案數(shù)字化管理的改進措施。

關鍵詞：數(shù)字化；房地產；檔案管理

現(xiàn)階段，基于數(shù)字化技術的房地產檔案管理技術以其巨大的存儲量，智能化以及可以實現(xiàn)信息共享等優(yōu)點已經(jīng)逐步取代傳統(tǒng)的以手工操作為主的房地產檔案管理技術?；跀?shù)字化的房地產檔案管理在房地產行業(yè)的廣泛應用，大大提高了房地產檔案管理的速度，促進了資源共享，滿足了當今房地產行業(yè)信息化的需求，提升了房地產檔案管理的質量，推動了房地產行業(yè)的發(fā)展。

1 房地產檔案數(shù)字化管理的內涵

1.1 房地產檔案數(shù)字化管理的含義

房地產檔案數(shù)字化管理是基于數(shù)字化技術的檔案管理，具體是將傳統(tǒng)的房地產檔案資源通過先進的數(shù)字化信息技術處理轉化為數(shù)字化的信息并將其進行保存，主要的數(shù)字化信息技術有數(shù)字攝影技術、數(shù)據(jù)庫技術、計算機技術、掃描技術等。然后將保存的數(shù)字化信息通過網(wǎng)絡信息技術實現(xiàn)資源的共享，形成一個檔案信息化的數(shù)據(jù)庫，再由計算機系統(tǒng)將檔案信息化的數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)房地產檔案數(shù)字化管理。通過房地產檔案數(shù)字化管理，大大提高了房地產檔案管理的效率與質量，促進了房地產實現(xiàn)信息化與數(shù)字化。

1.2 房地產檔案數(shù)字化管理的原則

1.真實性

房地產檔案數(shù)字化管理具有真實性。真實性是檔案管理的首要原則，房地產檔案在數(shù)字化管理的過程中及時糾正錯誤的檔案信息，數(shù)字化技術的應用也將房地產檔案信息透明化，提高了房地產檔案管理的準確性與真實性。

2.快捷性

房地產檔案數(shù)字化管理具有快捷性。房地產檔案管理通過數(shù)字化技術，將傳統(tǒng)以手工為主的檔案管理轉化成以信息技術為媒介的檔案管理，實現(xiàn)信息的數(shù)字化，提高了房地產檔案管理的速度，對于檔案管理的工作人員來說，也提高查閱檔案資料，修改檔案信息等工作的速度，實現(xiàn)了檔案信息快捷的瀏覽。

3.安全性

房地產檔案數(shù)字化管理具有安全性。數(shù)字化技術的應用，保障房地產檔案管理實現(xiàn)了信息的安全，使得檔案信息不再受人為因素危害，避免了房地產信息的泄露與流失，以信息化的方式保存提高了房地產檔案信息在存儲過程中的安全性。

2 房地產檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

我國房地產檔案數(shù)字化管理從上個世紀九十年代開始的，雖然時間不是很長，但也取得了很大的突破。房地產檔案管理從傳統(tǒng)以手工為主逐步過渡到了信息化檔案管理，對我國房地產行業(yè)起到了極大地推動作用。然而在房地產檔案數(shù)字化管理的發(fā)展過程中仍然存在一些問題。這些問題的出現(xiàn)，阻礙了房地產檔案數(shù)字化管理的發(fā)展，具體歸納為以下幾點：

（1）收集存儲檔案信息的過程中存在問題

數(shù)字化信息技術的應用的確使得房地產檔案管理實現(xiàn)了快捷與便利，但是與此同時，發(fā)達的互聯(lián)網(wǎng)信息每天的更新速度也是相當迅速，這就使得房地產檔案管理的信息在整理與搜集的過程中存在一定的難度，這就可能使得檔案信息出現(xiàn)缺失。事物的好壞都是相對的，在信息便利的同時，仍會出現(xiàn)各種不可避免的難題，阻礙房地產檔案信息管理的發(fā)展。

（2）缺乏創(chuàng)新的服務理念

傳統(tǒng)的房地產檔案管理以服務消費者的理念為主，一直延續(xù)到現(xiàn)代基于信息化的房地產檔案信息管理。長時間以來，房地產檔案管理只是提供消費者便于查詢或者證明檔案信息等表面上的工作，而檔案管理人員忽略了對檔案信息深入的挖掘與創(chuàng)新，只停留在表面，沒有對檔案信息進行深入的開發(fā)。因此檔案管理人員應變被動為主動，提高自身創(chuàng)新的服務理念，深入開展房地產檔案管理工作。

3 房地產檔案數(shù)字化管理的改進措施

3.1 建立健全房地產檔案數(shù)字化管理制度

建立健全管理制度是房地產檔案管理改進的重中之重。只有建立健全管理制度，房地產檔案管理才能夠有章可循，嚴格根據(jù)管理制度來實現(xiàn)房地產檔案管理工作。檔案管理制度的內容如下：一是嚴格管控機密檔案，對房地產檔案進行機密性分級，對機密指數(shù)高的檔案內容進行加密處理，或者將其與其他檔案資料分離開單獨脫機儲存，避免檔案內容的更新與修改。二是加強房地產檔案管理的環(huán)境保護工作。對房地產檔案管理的機房人員的出入進行嚴格的管理，并且對檔案管理的環(huán)境條件給予充分地保障，防護自然災害的發(fā)生。三是對房地產檔案管理應用系統(tǒng)實行安全保障措施。對檔案管理應用系統(tǒng)的操作權限，監(jiān)督管理，數(shù)據(jù)恢復管理，檔案備份管理以及計算機軟件的防護管理工作嚴格落實到具體個人，并通過相關的互聯(lián)網(wǎng)技術預防對房地產檔案進行人為的隨意更改。嚴格按照房地產檔案數(shù)字化管理制度，加強房地產檔案管理的防護工作。

3.2 加強創(chuàng)新型檔案管理人才的培養(yǎng)

培養(yǎng)創(chuàng)新型的檔案管理人才對改進房地產檔案數(shù)字化管理起到十分重要的作用。要調整檔案管理人才的知識結構，培養(yǎng)高水平，具有創(chuàng)新意識的人才隊伍。使其對檔案管理的維護，存儲與整理工作可以深入細致的開展，使其能夠熟練掌握數(shù)字化信息技術，提高管理人員的業(yè)務水平，促進數(shù)字信息化對房地產檔案管理的建設。

3.3 建立健全電子檔案信息系統(tǒng)

傳統(tǒng)的房地產檔案管理是通過人工錄入檔案信息，而基于數(shù)學化的檔案管理通過先進的數(shù)字化信息技術，例如掃描技術，將房地產檔案錄入房地產信息數(shù)據(jù)庫，保證了檔案的準確性與完整性。要保證電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的完整性才能使得房地產數(shù)據(jù)信息準確無誤。同時，還要建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，這樣有利于檔案管理人員方便整理，查詢檔案信息，使得檔案管理工作井然有序。因此，建立健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)極大地改進房地產檔案數(shù)字化管理。

4 房地產檔案數(shù)字化管理的意義

房地產檔案數(shù)字化管理對房地產檔案管理具有重要的意義。數(shù)字化的檔案管理將房地產檔案信息轉變成方便快捷的電子檔案，使房地產檔案信息實現(xiàn)了共享，提高了房地產檔案管理的效率與質量，改變了傳統(tǒng)的房地產檔案管理模式。通過基于數(shù)字化技術的房地產檔案管理模式的運用，使房地產行業(yè)實現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)時代的變革。隨著改革開放和數(shù)字信息化的深入建設，房地產行業(yè)也將不斷發(fā)展壯大。

5 結語

基于數(shù)字化技術的房地產檔案管理是房地產檔案管理發(fā)展的必然趨勢。運用數(shù)字化技術也將成為房地產行業(yè)未來發(fā)展的重要目標。數(shù)字信息化將房地產檔案信息通過電子檔案信息系統(tǒng)存儲與互聯(lián)網(wǎng)中，實現(xiàn)了信息的共享，使房地產檔案信息由有形變?yōu)闊o形，方便整理與查詢，促進了房地產檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，實現(xiàn)了房地產行業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)時代的變革。

參考文獻

[1]劉蓉.房地產檔案管理中數(shù)字化技術的運用[J].辦公室業(yè)務，2014，（21）：154-155.

[2]袁濤.數(shù)字化技術在房地產檔案管理中的應用[J].山東檔案，2013，（2）：47-48+58.

[3]張小虹.房產檔案管理中數(shù)字化技術的應用分析[J].科技創(chuàng)新與應用，2012，（12）：290.

[4]陳永霞.數(shù)字信息化在房地產檔案管理中的應用分析[J].現(xiàn)代商業(yè)，2014，（24）：64-65.

[5]杜海.關于房地產檔案管理數(shù)字化的思考[J].電子技術與軟件工程，2014，（21）：18.

作者簡介

孫秀梅（1975-），女，山東省濰坊市諸城人，大專，畢業(yè)于山東行政學院，助理館員，研究方向：檔案管理。