淺談企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)文化建設(shè)的作用

溫娟

1 企業(yè)檔案與企業(yè)文化建設(shè)的關(guān)系

1.企業(yè)檔案具有文化特性，是企業(yè)文化的重要組成部分

文化是一個(gè)非常廣泛和具有人文意味的概念，目前各界比較認(rèn)同的解釋就是“文化是人類所創(chuàng)造的物質(zhì)財(cái)務(wù)與精神財(cái)富的總和?！逼髽I(yè)所進(jìn)行的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)都是在的創(chuàng)造自己的文化。所謂檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的歷史記錄。由此可知，企業(yè)檔案作為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的最直接記錄，是企業(yè)文化的一種固化和重要載體。

2.企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化建設(shè)相輔相成相互影響

企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化建設(shè)的關(guān)系應(yīng)從兩方面理解。其一，企業(yè)檔案工作的管理對(duì)象是企業(yè)檔案，而企業(yè)檔案是企業(yè)文化的固化，是企業(yè)文化的重要載體。如果企業(yè)檔案工作管理到位，那么對(duì)企業(yè)文化的建設(shè)將是具有促進(jìn)作用的，反之，企業(yè)檔案管理缺失，企業(yè)檔案的安全完整無(wú)法得到保全，那么對(duì)企業(yè)文化建設(shè)將會(huì)起到負(fù)面影響。其二，開展企業(yè)檔案管理工作本身就是在進(jìn)行企業(yè)文化建設(shè)。企業(yè)文化是企業(yè)長(zhǎng)期生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、建設(shè)、發(fā)展過(guò)程中所形成的管理思想、管理方式、管理理論、思維方式和行為規(guī)范的總和。企業(yè)檔案館是企業(yè)內(nèi)部管理部門，這種組織結(jié)構(gòu)決定了檔案館及檔案工作屬于本企業(yè)文化建設(shè)的范圍，是企業(yè)文化建設(shè)的一部分。檔案館的硬件設(shè)施、行業(yè)思想以及檔案管理人員的知識(shí)背景和工作習(xí)慣，三者融合出了企業(yè)檔案館自身的文化和內(nèi)涵，企業(yè)檔案館文化是企業(yè)文化的亞文化。而亞文化是對(duì)其外部環(huán)境具有輻射功能，檔案館文化對(duì)企業(yè)文化的建設(shè)會(huì)帶來(lái)影響。因此，企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化建設(shè)就如同手心手背二者相互影響，相輔相成。

2 企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的實(shí)現(xiàn)途徑—從鐵三院檔案館角度出發(fā)

1.激活企業(yè)檔案資源為企業(yè)文化建設(shè)提供助力

（1）以實(shí)體檔案為載體展示三院企業(yè)文化

從利用檔案實(shí)體為出發(fā)點(diǎn)，以集團(tuán)公司建設(shè)企業(yè)榮譽(yù)室為契機(jī)，去全方位展示企業(yè)文化。檔案館保存了集團(tuán)公司自成立以來(lái)，所有工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)資料240多萬(wàn)張冊(cè)，文書檔案5600余卷/18000余件，所獲得的各類榮譽(yù)獎(jiǎng)狀證書等實(shí)物檔案1600余件，各類活動(dòng)或工程照片檔案80000余張、視頻檔案966盒20G、這些檔案資源可以為榮譽(yù)室的建設(shè)提供助力。建立榮譽(yù)室可以分為三個(gè)主題的展示區(qū)，第一主題，是三院歷史沿革和發(fā)展情況，介紹企業(yè)大事記、歷任企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)技術(shù)骨干、組織沿革以及院址的變遷等情況。這里檔案館可以依靠館藏文書檔案及照片檔案資源來(lái)針對(duì)以上內(nèi)容進(jìn)行梳理和提取，提供史料支持。第二主題，企業(yè)精品工程。鐵三院自1953年建院60多年來(lái)，創(chuàng)造了中國(guó)乃至世界鐵路史上的多項(xiàng)第一，承擔(dān)設(shè)計(jì)了中國(guó)最大的援外鐵路——坦贊鐵路，中國(guó)第一條高速鐵路——京津城際鐵路，中國(guó)第一條重載鐵路——大秦鐵路，世界上綜合技術(shù)水平最高的高速鐵路——京滬高鐵，世界上第一條高寒地區(qū)高速鐵路——哈大高鐵等。檔案館完整的保存著這些“第一”工程的技術(shù)檔案，我們可以選取這些工程的難點(diǎn)和特點(diǎn)部分，在注意技術(shù)保密前提下，選取藍(lán)圖、工程照片進(jìn)行展示，同時(shí)制視頻介紹來(lái)立體化對(duì)外展示三院技術(shù)質(zhì)量和技術(shù)實(shí)力。第三主題，榮譽(yù)展示。在館藏榮譽(yù)檔案基礎(chǔ)上，進(jìn)行梳理，提取出可以體現(xiàn)三院精神和價(jià)值觀念的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌等進(jìn)行展示，宣傳企業(yè)文化。

（2）以檔案信息資源為支撐展示三院企業(yè)文化

以檔案信息資源為基礎(chǔ)，進(jìn)行深度梳理和挖掘，以鐵三院院網(wǎng)為平臺(tái)，通過(guò)開辟“網(wǎng)上院史館”板塊，來(lái)加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，增強(qiáng)職工認(rèn)同感和企業(yè)內(nèi)在凝聚力。筆者認(rèn)為，網(wǎng)上院史館可以參考如下板塊設(shè)置，鐵三院概況、院訓(xùn)院徽院歌、關(guān)懷和囑托、院史人物、三院榮譽(yù)、特別展廳、院址變遷、精品工程，三院記憶等。為完善以上板塊的內(nèi)容，就需要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整理挖掘，激活檔案信息資源知識(shí)潛力滿足和豐富“網(wǎng)上院史館”內(nèi)容，為企業(yè)文化建設(shè)提供助力。

2.增強(qiáng)企業(yè)檔案亞文化建設(shè)豐富三院企業(yè)文化內(nèi)涵。

（1）樹立檔案管理理念

理念、信念、價(jià)值取向是企業(yè)文化發(fā)展的目標(biāo)，一個(gè)好的企業(yè)亞文化首先就要從理念目標(biāo)著手，樹立正確的管理理念。作為檔案館，首先要樹立“以人為本”的管理理念。就是要求檔案管理人員應(yīng)在國(guó)家法律企業(yè)規(guī)章制度框架內(nèi)，盡力為企業(yè)職工提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)；其次，要樹立檔案安全預(yù)防為主的理念。這就要求檔案管理人員在思想上要樹立檔案安全防范意識(shí)，要努力掌握實(shí)體檔案保護(hù)的知識(shí)和技能并在工作中去主動(dòng)落實(shí)工作，延長(zhǎng)檔案載體的壽命。同時(shí)，檔案管理人員還要意識(shí)到檔案信息安全的重要性，在日常管理中要對(duì)涉及國(guó)家或者商業(yè)秘密的檔案信息的密級(jí)程度及利用范圍做到心中有數(shù)。最后，要樹立檔案基礎(chǔ)工作至關(guān)重要的理念。檔案工作存在的目的就是提供利用，而提供利用的前提就是要將檔案的基礎(chǔ)工作做好。檔案工作不是顯學(xué)，需要耐心和時(shí)間去積淀基礎(chǔ)。因此，檔案管理人員就要塌下心來(lái)，扎實(shí)做好基礎(chǔ)，檔案利用、等工作鋪路架橋。

（2）開辟獨(dú)特的檔案技術(shù)文化

所謂技術(shù)文化，就是通過(guò)一項(xiàng)技術(shù)革新，為工作模式和工作習(xí)慣等整個(gè)工作體系帶來(lái)變化，并隨著這些變化而衍生出來(lái)新的文化。技術(shù)文化具有很強(qiáng)的辨識(shí)度，可以成為企業(yè)文化建設(shè)的急先鋒。檔案館以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，在引進(jìn)新管理系統(tǒng)使用新技術(shù)的同時(shí)努力改變管理模式塑造獨(dú)特的檔案技術(shù)文化。

<1>檔案整理模式——由手工實(shí)體整理轉(zhuǎn)為前端控制

自2015年開始，隨著集團(tuán)公司加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入，檔案館以引進(jìn)新的檔案管理平臺(tái)為契機(jī)，大力提高計(jì)算機(jī)自動(dòng)化水平，借助電子文件的前端控制思想，轉(zhuǎn)變檔案整理模式。利用系統(tǒng)前端管理插件，實(shí)現(xiàn)了在噴圖階段對(duì)設(shè)計(jì)圖紙圖標(biāo)信息的采集及自動(dòng)賦予條碼，為之后底圖以及通過(guò)該底圖所曬藍(lán)圖的歸檔，檔案條目的掃碼匹配錄入奠定基礎(chǔ)。通過(guò)對(duì)新系統(tǒng)的使用，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案整編的深度自動(dòng)化。檔案管理人員在設(shè)定好起始檔號(hào)后，只需要通過(guò)掃圖紙圖標(biāo)上方的條碼就可以利用之前收集上來(lái)的圖標(biāo)信息自動(dòng)完成檔案條目的著錄，同時(shí)還會(huì)自動(dòng)生成卷內(nèi)目錄、備考表、檔案號(hào)、脊背簽等。這種前端收集圖標(biāo)信息，利用條碼對(duì)紙質(zhì)圖紙進(jìn)行標(biāo)識(shí)，到整編階段的掃碼提取圖標(biāo)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案條目以及卷內(nèi)目錄、檔案號(hào)等檔案整理階段實(shí)體標(biāo)識(shí)的自動(dòng)生成的這樣一種整編管理模式，極大的提高了檔案館紙質(zhì)檔案的整編效率，同時(shí)簡(jiǎn)化了整理流程，改變了工作方式和習(xí)慣，同時(shí)也一定程度上改變了相應(yīng)的工作和管理制度，重新塑造了檔案館的亞文化。

<2>檔案利用方式——實(shí)現(xiàn)信息共享、集成與網(wǎng)上借閱

保存檔案的目的就是利用，隨著新的檔案管理系統(tǒng)上線使用，我館將各類型的檔案信息通過(guò)網(wǎng)頁(yè)端實(shí)現(xiàn)了對(duì)全體職工共享。同時(shí)，檔案館還和OA系統(tǒng)進(jìn)行了掛接，實(shí)現(xiàn)了OA系統(tǒng)辦結(jié)公文的自動(dòng)歸檔及共享。自此，檔案館改變了傳統(tǒng)的借閱模式，職工登陸系統(tǒng)，直接檢索自己所需要的檔案，發(fā)起借閱。這種網(wǎng)上預(yù)約借閱的方式，即省去了職工在檔案館等待的時(shí)間，提高了個(gè)人的工作效率。而且也使得檔案的管理變得信息化，一切的借閱信息全部記錄在管理系統(tǒng)中。管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒催還，省去了檔案人員人工統(tǒng)計(jì)催還的工作，提高了檔案館自身的工作效率。最重要的是，它在一定程度上改變了公司職工的檔案利用方式和工作習(xí)慣，一定程度上創(chuàng)造了檔案館特有的技術(shù)文化。