現(xiàn)行干部人事檔案信息化利用面臨的困境及突破途徑研究

董慧

摘 要：干部人事檔案信息化是國家信息化的重要內(nèi)容，是干部人事檔案工作發(fā)展的大趨勢。其旨在為社會提供高效優(yōu)質(zhì)的技術(shù)與信息服務(wù)。目前，我國干部人事檔案信息化管理存在諸多弊端，本文就如何改革干部人事檔案信息化，如何推動其健康快速發(fā)展進行了深入研究。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案信息化；困境；研究

人事檔案利用工作是指為人事及其他工作提供人事檔案中有關(guān)情況和材料的一種工作。人事檔案工作的質(zhì)量及人事檔案資源開發(fā)的廣度與深度與人事檔案利用工作開展的好壞息息相關(guān)。而干部人事檔案信息化建設(shè)作為一項涉及意識觀念、體制管理、領(lǐng)導組織等各方面的系統(tǒng)工程，其進展緩慢的原因呈現(xiàn)多樣性與復雜性，大大阻礙了干部人事檔案工作的有序發(fā)展。

1 現(xiàn)行干部人事檔案信息化面臨的困境

（一）管理理念及管理方式不科學

因人事檔案管理的機密性，除了從事人事檔案工作的人員能夠看到檔案的內(nèi)容外，其他人無法看到檔案信息。在出現(xiàn)狀況時，檔案本人無法通過檔案維護其合法權(quán)益，人事檔案管理工作的全封閉式管理屬性使得檔案工作存在“重保存、輕服務(wù)”的現(xiàn)象。另一方面，雖然大部分單位已經(jīng)開始計劃建設(shè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，但因其剛剛起步，信息涵蓋范圍小，無法做到如實體檔案般詳細準確，因此現(xiàn)階段翻閱實體檔案仍是人事檔案最主要的提供利用方式。然而，傳統(tǒng)老舊的靠手工檢索檔案的人事檔案管理方法工作量大，利用效率低，且非常不利于原文件的保管，因而無法滿足當下龐大的信息建設(shè)。

（二）檔案信息活化與共享未能實現(xiàn)

在現(xiàn)實生活中，干部檔案存在的不完整，不齊全，丟失損毀等問題直接影響了干部的切身利益，這類事例屢見不鮮。雖然大家都認識到了檔案的重要性，但往往只是嘴上說說，并沒有采取行動。干部檔案信息活化與共享得不到實現(xiàn)抑制了干部檔案作用的正常發(fā)揮，因此必須做好干部檔案信息開發(fā)利用的工作，激活知識與信息，從而轉(zhuǎn)化成動態(tài)的檔案信息，促使其產(chǎn)生社會效益。

2 現(xiàn)行干部人事檔案信息化突破途徑研究

（一）轉(zhuǎn)變服務(wù)理念 創(chuàng)新服務(wù)方式

人事檔案工作者應當轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，創(chuàng)新服務(wù)方式，了解工作的重要性，明確工作的意義，以積極熱情的服務(wù)態(tài)度投入到工作中去。同時，人事檔案工作者必須提高自身統(tǒng)計、編研以及預測能力，真正地將檔案分析透徹[1]，并能夠根據(jù)檔案利用者的需求，主動為檔案者提供有效合理的信息，實現(xiàn)檔案利用由"量"向"質(zhì)"的轉(zhuǎn)變。

（二）優(yōu)化管理模式 完善管理體制

干部人事檔案是國家檔案的重要組成部分，應當納入國家檔案工作管理體系。檔案行政管理部門理應對干部人事檔案信息化建設(shè)高度重視，提高管理質(zhì)量與水平，并認真落實好各部門干部人事檔案工作的管理與監(jiān)督工作[2]。干部人事檔案管理可通過采取工作機構(gòu)集中或相對集中的非納入式管理方式，也可實行由檔案館集中管理的納入式管理模式，規(guī)范干部信息，嚴格干部管理，具體問題具體分析，各部門各單位應當根據(jù)實際情況，選擇合適的管理模式。另外，必須固定專人管理干部人事檔案，并由單位組織上級領(lǐng)導對此業(yè)務(wù)工作進行檢查指導。

（三）加快人事檔案信息化建設(shè) 提高工作效率

干部人事檔案信息化不應該停留在傳統(tǒng)意義上"掃描加保存"的初級階段，而應當與時俱進，實現(xiàn)干部檔案的信息化與數(shù)據(jù)化，一方面有利于保證信息提供的準確與速率，另一方面也在一定程度上遏制了檔案造假的發(fā)生，避免了檔案損毀的可能性。因此，各部門單位應當加快人事檔案信息化建設(shè)，利用掃描儀、計算機等現(xiàn)代化信息設(shè)備，將紙質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)移到信息據(jù)庫中，建立一個統(tǒng)一的信息平臺便于檔案信息資料的管理與分類，利用高科技手段對檔案進行編目，檢索，查詢統(tǒng)計等日常工作，必須時刻注重檔案數(shù)據(jù)庫的更新與維護，確保檔案信息與干部檔案的統(tǒng)一性與時效性，實時控制，增強檔案功能，提升檔案價值，將信息服務(wù)功能的作用發(fā)揮到極致。

（四）合理處理"保密”與“利用”的關(guān)系

干部人事檔案的重要性不可小覷，其利用價值自然不在話下。檔案之所以保存，其實質(zhì)是為了獲得更好的利用，否則就失去了保存的意義。檔案信息機密式的屬性決定了它利用的局限性。因此，干部檔案管理者應當科學處理好“保密”與“利用”的關(guān)系，在適度揭開干部檔案神秘面紗的前提下，充分發(fā)揮其積極作用，為社會主義建設(shè)服務(wù)。

3 結(jié)語

自20世紀90年代以來，中共中央組織部就對干部人事檔案信息化工作引起了高度重視，一直積極推進其工作的進展，直至今日，也取得了一些成效，積累了一些經(jīng)驗，為全國范圍內(nèi)建設(shè)干部人事檔案信息化奠定了堅實的依據(jù)與基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段全國范圍的干部人事檔案信息化建設(shè)正在逐步完善，力求與國家檔案信息化建設(shè)的步伐保持一致，為推進人事檔案信息化建設(shè)發(fā)揮了積極作用。

參考文獻

[1]卜禹華.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創(chuàng)新[J].改革與開放，2011，（18）：102.

[2]唐菖霞.干部人事檔案信息化管理研究[J].中國管理信息化，2015，18（12）：218.