試析檔案數(shù)字化的質(zhì)量及安全保密控制

摘 要：伴隨著我國(guó)社會(huì)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)開(kāi)始廣泛應(yīng)用于各行業(yè)的發(fā)展及管理過(guò)程并逐漸占據(jù)社會(huì)發(fā)展的主導(dǎo)地位。信息技術(shù)的強(qiáng)化是建立在良好檔案信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，檔案數(shù)字化作為系統(tǒng)中的重要內(nèi)容開(kāi)始受到重視。本文通過(guò)對(duì)數(shù)字化檔案的建立過(guò)程進(jìn)行探究，深入分析檔案質(zhì)量及保密安全控制過(guò)程中易出現(xiàn)的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案質(zhì)量；安全保密

檔案數(shù)字化的實(shí)質(zhì)是將不斷更新的信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理的過(guò)程中。不斷完善的管理系統(tǒng)支撐著檔案數(shù)字化的正常運(yùn)作，與傳統(tǒng)的檔案管理工作不同，數(shù)字化檔案的管理聯(lián)系著許多因素，需要各部門之間的相互配合。目前，我國(guó)的檔案數(shù)字化進(jìn)程已經(jīng)由最初的起步階段逐漸過(guò)渡為發(fā)展階段，各地的檔案管理所正逐步開(kāi)啟信息資源共享。當(dāng)然，檔案數(shù)字化的飛速建立也為檔案管理過(guò)程帶來(lái)了一定的問(wèn)題，其中作為數(shù)字化檔案核心部分的質(zhì)量及安全保密工作都有待進(jìn)一步的加強(qiáng)。在檔案管理過(guò)程中，相關(guān)負(fù)責(zé)人員正通過(guò)實(shí)踐不斷地摸索尋求有效措施，幫助完善數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)，建立良好的氛圍，切實(shí)解決數(shù)字化檔案管理過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題，全面推動(dòng)檔案管理工作的深入發(fā)展。

1 加強(qiáng)檔案數(shù)字化質(zhì)量控制

步入新世紀(jì)以來(lái)，國(guó)家的信息化制度得到了進(jìn)一步的完善，相應(yīng)的帶動(dòng)了數(shù)字化檔案的蓬勃發(fā)展，大力創(chuàng)新的計(jì)算機(jī)技術(shù)幫助工作人員快速準(zhǔn)確的進(jìn)行檔案查詢及調(diào)整工作，在促進(jìn)檔案信息共享的同時(shí)極大的改善了檔案的管理操作效率，幫助提升數(shù)字化檔案管理的工作效率。

（一）檔案數(shù)字化質(zhì)量控制內(nèi)容

數(shù)字化檔案的質(zhì)量控制主要通過(guò)控制措施確立不同部門工作人員的具體工作內(nèi)容，從而達(dá)到數(shù)字化檔案的質(zhì)量要求。運(yùn)用信息化管理設(shè)備整理檔案數(shù)據(jù)，建立符合數(shù)字化檔案管理工作的數(shù)字化管理模式。在管理過(guò)程中，細(xì)致詳盡的工作分散路線可以幫助管理人員綜合全面的把握住檔案管理的主要進(jìn)程，幫助員工提高行業(yè)責(zé)任意識(shí)。

強(qiáng)化滿足當(dāng)前發(fā)展趨勢(shì)的檔案數(shù)字化質(zhì)量控制主要從制定規(guī)劃、選取行業(yè)軟件、創(chuàng)新技術(shù)路線等方面著手。在實(shí)踐過(guò)程中，全面合理的制定方案，參與部門遵照規(guī)劃方案中的具體內(nèi)容進(jìn)行分工合作，遵循檔案數(shù)字化的工作原則，依據(jù)不同的工作流程確定相應(yīng)技術(shù)路線，對(duì)工作參與人員進(jìn)行科學(xué)分配，提升工作效率。

使用相關(guān)的技術(shù)軟件是數(shù)字化檔案管理工作中必不可少的，每一行軟件都具有自身的技術(shù)特點(diǎn)，軟件選取不恰當(dāng)會(huì)影響到后續(xù)檔案管理工作的順利進(jìn)行。因此，不同工作部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需求正確選擇工作軟件，這也是保障數(shù)字化檔案質(zhì)量過(guò)程中的重要組成部分。

工作人員是實(shí)際工作開(kāi)展進(jìn)行的基礎(chǔ)，相關(guān)參與部門需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的招收和培訓(xùn)工作，關(guān)于工作軟件的使用有關(guān)部門可以組織技術(shù)人員對(duì)員工進(jìn)行親身示范，鍛煉員工的實(shí)際動(dòng)手能力，確保工作人員能夠熟練使用新型的信息技術(shù)設(shè)備。信息技術(shù)的不斷更替使得檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)參數(shù)的確定愈發(fā)重要。當(dāng)前出臺(tái)的數(shù)字化檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定符合我國(guó)目前的信息技術(shù)發(fā)展形勢(shì)，相關(guān)行業(yè)可據(jù)此為出發(fā)點(diǎn)制定符合自身發(fā)展特征的相應(yīng)制度。

（二）檔案數(shù)字化質(zhì)量控制措施

檔案質(zhì)量的保障是檔案數(shù)字化過(guò)程的核心工作。信息是一種社會(huì)基礎(chǔ)性資源，信息質(zhì)量合格化是建立在選取優(yōu)良的數(shù)字化檔案管理方案、合理使用數(shù)字化軟件、嚴(yán)格制定員工招收標(biāo)準(zhǔn)、謹(jǐn)慎把控參數(shù)選取過(guò)程等良好措施實(shí)施的基礎(chǔ)上的。局部過(guò)程的細(xì)節(jié)對(duì)整個(gè)過(guò)程順利與否起著關(guān)鍵作用，加強(qiáng)對(duì)于具體實(shí)施過(guò)程的監(jiān)控是保證數(shù)字化檔案質(zhì)量的重要舉措。

提升數(shù)字化檔案質(zhì)量首先應(yīng)建立與之相適應(yīng)的數(shù)字化管理體系，進(jìn)而制定具體的管理方案，選擇行之有效的軟件作為工作的主要技術(shù)支持，幫助質(zhì)量控制工作的順利操作和實(shí)施。在數(shù)字化管理模式的運(yùn)行下，對(duì)信息技術(shù)處理軟件的要求也相應(yīng)增加，在處理各類繁瑣復(fù)雜檔案信息的同時(shí)還要求建立高效的數(shù)字化檔案系統(tǒng)，軟件相關(guān)參數(shù)的設(shè)定必須符合數(shù)字化檔案質(zhì)量的要求，滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案管理過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)技術(shù)問(wèn)題，方便工作人員在管理過(guò)程中有據(jù)可循，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量控制。

完善的規(guī)章是建立檔案資源共享的前提。檔案工作過(guò)程的順利進(jìn)行需要健全的制度作為基礎(chǔ)保障，確保每一名工作人員在質(zhì)量控制階段分工明確，責(zé)任落實(shí)。檔案數(shù)字化工作具有很強(qiáng)的實(shí)踐性和可操作性，由于傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)無(wú)法借鑒，因此要求工作人員在檔案管理工作中不斷積極摸索，階段性講評(píng)正是一種高效切實(shí)的工作方法，通過(guò)對(duì)每一工作階段的優(yōu)勢(shì)與不足進(jìn)行及時(shí)的了解與分析，對(duì)工作方法的使用和選取進(jìn)行檢驗(yàn)和創(chuàng)新，幫助工作人員全面認(rèn)識(shí)了解自身工作中存在的問(wèn)題，從而及時(shí)改進(jìn)，提高工作效率。數(shù)字化檔案的工作性質(zhì)決定了不能單單依靠階段性講評(píng)，將獎(jiǎng)懲性制度與階段性講評(píng)相結(jié)合可以彌補(bǔ)檔案工作過(guò)程中缺乏監(jiān)督力度的這一劣勢(shì)。另一方面，檔案工作的檢查和后續(xù)部分的驗(yàn)收也是工作進(jìn)行中需要重點(diǎn)關(guān)注的部分。

2 完善檔案數(shù)字化安全保密控制

檔案的文件原始記錄性決定了其作為憑證價(jià)值的重要屬性，因此，檔案數(shù)字化管理工作的開(kāi)展需要首先確保檔案的安全保密得到良好的解決。每一名檔案管理人員肩上都擔(dān)負(fù)著保護(hù)檔案安全的責(zé)任。檔案安全保密包括檔案實(shí)體安全和檔案內(nèi)容保密兩方面。兩者必須同時(shí)把控，不能產(chǎn)生偏頗。

檔案安全保密工作首先來(lái)源于健全的規(guī)章制度，在檔案管理工作的進(jìn)行中難免會(huì)遇上秘密文件的處理，在此基礎(chǔ)上完善檔案安全保密制度，并要求工作人員了解遵守相關(guān)制度，明確保密安全的重要性，在工作進(jìn)程中形成環(huán)環(huán)相扣的檔案保密安全系統(tǒng)，避免出現(xiàn)重要信息泄露的現(xiàn)象。

在管理模式方面，建立符合數(shù)字化檔案管理的高安全性信息管理系統(tǒng)，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，工作人員通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)用歸類的同時(shí)需要保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全隔外，預(yù)先制定相關(guān)措施應(yīng)對(duì)可能產(chǎn)生的網(wǎng)絡(luò)攻擊、系統(tǒng)癱瘓等問(wèn)題，保障在特殊情況下檔案信息的安全保密工作順利進(jìn)行。

人是一切工作的主體，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化管理工作人員的管理以及提高員工自身綜合素質(zhì)是檔案保密工作落實(shí)的重要基礎(chǔ)。例如對(duì)于直接參與建立檔案管理系統(tǒng)的工作人員必須建立完善的身份識(shí)別制度，防止與其他工作人員發(fā)生混淆。對(duì)于其他檔案管理工作人員，需要按照各自工作內(nèi)容進(jìn)行小組劃分，不同小組具有不同的工作性質(zhì)，并分別對(duì)每一組工作人員設(shè)定獨(dú)有的檔案資源接觸權(quán)限，并以單個(gè)文件為單位記錄工作人員的查閱歷史，保證檔案資源的安全保密。相關(guān)部門在檔案數(shù)字化工作開(kāi)展初始過(guò)程中便已設(shè)立相關(guān)安全保密制度，但是在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中往往由于員工的粗心大意而造成檔案工作效率降低。據(jù)此，可在工作進(jìn)行階段不定期組織工作內(nèi)容糾察活動(dòng)，幫助員工認(rèn)識(shí)到自身的工作問(wèn)題并及時(shí)處理，加強(qiáng)對(duì)犯錯(cuò)員工的培訓(xùn)工作，對(duì)于數(shù)字化檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的安全保密問(wèn)題，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)馬上嚴(yán)肅處理。

3 結(jié)語(yǔ)

完善的檔案信息管理系統(tǒng)是幫助檔案工作人員良好開(kāi)展數(shù)字化管理工作的先決條件。檔案管理部門在在檔案數(shù)字化質(zhì)量控制過(guò)程中占據(jù)著主導(dǎo)地位。因此檔案管理工作人員在工作中必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度。檔案安全保密工作來(lái)源于健全的規(guī)章制度，階段性講評(píng)和相關(guān)獎(jiǎng)懲調(diào)理的設(shè)立實(shí)行是幫助完善檔案管理制度，保證數(shù)字化檔案質(zhì)量和安全保密工作順利進(jìn)行的有效措施。我國(guó)目前的數(shù)字化檔案開(kāi)展工作已經(jīng)取得了一定的成果，隨著科技水平和信息技術(shù)的不斷飛躍，檔案數(shù)字化的進(jìn)展速率也相應(yīng)加快，基于當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)，數(shù)字化檔案質(zhì)量和安全保密工作的高效開(kāi)展才是我國(guó)檔案事業(yè)健康成長(zhǎng)的重要因素。

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作者簡(jiǎn)介

許方旭（1984-），湖北荊門。