城建檔案利用工作淺議

彭江波

摘 要：城建檔案作為一種重要的科技信息資源，是城市建設(shè)的見證，也是檔案事業(yè)全面發(fā)展的一個(gè)重要組成部分。城建檔案的查閱利用是城建檔案工作的目的所在。本文闡述了城建檔案利用過程中遇到的一些問題，為以后提高服務(wù)水平提供參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案；檔案利用

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)的快速壯大，在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中產(chǎn)生了大量的城建檔案。城建檔案是一種重要科技信息資源，提供給各行業(yè)利用，充分發(fā)揮其價(jià)值，為社會(huì)的發(fā)展和人類進(jìn)步作出突出貢獻(xiàn)。

1 城建檔案工作的目的是為了社會(huì)提供利用服務(wù)

提供檔案利用是城建檔案業(yè)務(wù)工作收、存、管、用中的用，是業(yè)務(wù)工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。保存和開發(fā)城建檔案信息資源的目的就是為社會(huì)提供利用服務(wù)，利用服務(wù)發(fā)展的好壞檢驗(yàn)著城建檔案工作的成果，作為城建檔案聯(lián)系社會(huì)的重要窗口，利用服務(wù)工作做得如何，是衡量城建檔案館業(yè)務(wù)工作開展程度的重要標(biāo)志，也檢驗(yàn)著工作人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)態(tài)度，重視利用服務(wù)工作，及時(shí)反饋意見，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展、改進(jìn)起到極大的帶動(dòng)作用。

2 城建檔案利用現(xiàn)狀分析

（一）檔案利用需求量正越來越大

通過近30年的發(fā)展，城建檔案館在豐富館藏、改進(jìn)結(jié)構(gòu)等方面取得了長(zhǎng)足進(jìn)展。隨之而來城建檔案利用的需求也逐年放大，通過對(duì)比近30年來每年的查閱利用人次和卷次情況，說明城建檔案利用情況和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展是成正比關(guān)系的，呈現(xiàn)出逐年增加的趨勢(shì)。

（二）檔案利用目的多元化

分析查閱利用目的，原先的城建檔案利用目的多為房屋產(chǎn)權(quán)登記，而現(xiàn)在除了產(chǎn)權(quán)登記，還有單位存檔、政府投資、項(xiàng)目審批、改擴(kuò)建裝修、資質(zhì)評(píng)定、司法取證、案件查處、解決糾紛等檔案需求逐漸成為檔案利用工作的重心。而學(xué)術(shù)研究、編史修志、宣傳教育、年限鑒定等檔案需求在利用工作中則顯得相對(duì)薄弱。

（三）檔案利用主體開放化

原先城建檔案利用主體多為建設(shè)單位，現(xiàn)在主體開放化，基本上與檔案相關(guān)的其他單位和個(gè)人都成為了檔案利用主體：施工單位、物業(yè)公司、小區(qū)業(yè)主、產(chǎn)權(quán)單位、執(zhí)法單位、律師等等。

3 城建檔案利用存在的問題

（一）檔案意識(shí)淡薄

受傳統(tǒng)觀念影響，城建檔案館是科技類事業(yè)機(jī)構(gòu)，不同于圖書館、博物館等文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，人們對(duì)檔案的重視不夠，沒有歸檔意識(shí)，需要查詢檔案的時(shí)候無檔可查或無處可查，我們?cè)趯?shí)際工作中經(jīng)常遇到前來咨詢的群眾，認(rèn)為只要房子存在那么城建檔案必然在城建檔案館，只有耐心給他們解釋，只有移交過檔案的單位才有檔案，我們不可能憑空捏造。

（二）館藏檔案結(jié)構(gòu)不完整，比較單一

城建檔案館由于主管單位不同，搜集的側(cè)重點(diǎn)也有一定區(qū)別，主要手機(jī)建設(shè)活動(dòng)中規(guī)劃、建設(shè)、管理等部門的審批資料和工程施工技術(shù)資料，其中房建工程檔案占比較大，市政工程、地下管線工程、園林綠化工程等接收難度大，因此館藏占比少，甚至可以忽略。現(xiàn)實(shí)中也經(jīng)常小區(qū)管網(wǎng)堵塞，造成生活不便，業(yè)主前來查詢管網(wǎng)資料，大多失望離開，還有些施工單位沒有查詢到管網(wǎng)資料，挖斷管網(wǎng)造成經(jīng)濟(jì)損失情況也時(shí)有發(fā)生。

（三）城建檔案提供利用的方式單一

目前城建檔案館提供利用服務(wù)的方式，大多是傳統(tǒng)的人工錄用查閱方式，而在線咨詢網(wǎng)上查閱等利用的方式并不多，這樣會(huì)使檔案利用工作比較繁瑣，隨著現(xiàn)代社會(huì)的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)達(dá)，計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)普及應(yīng)用，各種信息快速傳遞，城建檔案的用戶群體也不斷增多，用戶需求也呈現(xiàn)出多樣化，過去傳統(tǒng)的城建檔案員工錄入查閱已經(jīng)滿足不了群體的需要，在城建檔案查詢快速的利用人們希望能夠?qū)崿F(xiàn)科技化，簡(jiǎn)易化，高效化，由于過去的調(diào)查查閱改為現(xiàn)在的各種終端（電腦、手機(jī)等）網(wǎng)上查閱，有些資料也可直接在計(jì)算機(jī)上下載，希望不用出門就能查閱到所需的城建檔案資料。

4 針對(duì)城建檔案利用問題采取的措施

（一）以法規(guī)和制度來保證城建檔案質(zhì)量和利用工作

城建檔案是城市變遷的真實(shí)記錄，是全社會(huì)的勞動(dòng)成果和寶貴財(cái)富，需要政府在現(xiàn)有的法律法規(guī)基礎(chǔ)上，完善城建檔案法律法規(guī)，來保障城建檔案收、存、管、用工作，切實(shí)保證優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，優(yōu)化檔案內(nèi)在的質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)城建檔案隊(duì)伍建設(shè) ，優(yōu)化服務(wù)

城建檔案建設(shè)發(fā)展根本問題在于城建檔案隊(duì)伍，在于管理者的責(zé)任感和事業(yè)心，城建檔案又是一門多學(xué)科綜合性系統(tǒng)，因此我們要做好人才的培養(yǎng)和儲(chǔ)蓄工作，加強(qiáng)在職人員的繼續(xù)教育，不斷更新檔案專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)際技能，采取各種手段吸納一專多功能的人才充實(shí)城建檔案隊(duì)伍，推動(dòng)城建檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。同時(shí)，檔案利用服務(wù)要廣泛宣傳、熱情接待、細(xì)心查找，在開展檔案服務(wù)時(shí)要目光敏銳、積極開發(fā)、主動(dòng)提供。

（三）加強(qiáng)對(duì)利用成果的跟蹤分析

對(duì)城建檔案利用情況進(jìn)行綜合分析，掌握規(guī)律，分析趨勢(shì)，要建立利用反饋制度，根據(jù)用戶反映回來的信息，了解社會(huì)對(duì)城建檔案利用的需求和利用者的心理，查找工作的不足及今后努力的方向，加強(qiáng)和利用者的溝通，形成良性互動(dòng)。將反饋信息收集匯編，再次向社會(huì)宣傳利用信息產(chǎn)生的效益和成果，使社會(huì)更加認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，提高了城建檔案館社會(huì)地位和知名度，從而更促進(jìn)信息的開發(fā)利用工作.

（四）重視城建檔案工作，增加人力物力投入

爭(zhēng)取主管部門和財(cái)政部門的重視和支持，添置必要的設(shè)備設(shè)施，特別是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境， 進(jìn)一步加強(qiáng)城建網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，人們對(duì)城建網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的需求越來越迫切，因此將城建檔案的數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)放在一個(gè)重要的地位非常必要。

城建檔案利用工作城建檔案工作的重要組成部分，做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)主動(dòng)提供檔案利用服務(wù)，做到檔案管理工作管理方法科學(xué)化，管理手段高效化，檔案工作的管理化，建立城建檔案管理工作長(zhǎng)效機(jī)制，使檔案價(jià)值得以充分的體現(xiàn)，推進(jìn)城建檔案事業(yè)的發(fā)展。