編制檔案管理信息化問題及對策

陳雁飛

摘 要：本文從編制檔案信息的數(shù)字化、編制檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，以及編制檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，總結(jié)了在開展編制檔案信息化建設(shè)實踐的基礎(chǔ)上的幾點思考。

關(guān)鍵詞：編制檔案；信息化；網(wǎng)絡(luò)化；服務(wù)

1 當(dāng)前開展編制檔案信息化建設(shè)的主要不足

（一）軟件開發(fā)多頭現(xiàn)象還比較嚴重

存在以下現(xiàn)象：一是上級機關(guān)開發(fā)的軟件往往不能滿足下級機關(guān)的實際工作需要，單靠行政手段予以推廣，而下級機關(guān)為滿足本單位的工作需要自行開發(fā)軟件，其個性有余，共性不足，缺乏標準；二是一個單位運用多套系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)錄入，技術(shù)上難以解決數(shù)據(jù)整合，造成操作人員重復(fù)勞動，編制檔案信息收集整理困難重重。存在上述現(xiàn)象的原因：一是缺乏詳細明確的規(guī)范化標準和實施細則，使軟件開發(fā)工作混亂無序；二是缺乏權(quán)威機構(gòu)牽頭，造成軟件開發(fā)重復(fù)和浪費。就編制檔案信息化建設(shè)而言，要圍繞全國編制檔案信息化建設(shè)的目標、任務(wù)和原則來開展工作，要嚴格遵照權(quán)威機構(gòu)的編制檔案信息化標準開發(fā)軟件、建立數(shù)據(jù)庫。

（二）部門重視程度存在不平衡

業(yè)務(wù)部門對編制檔案信息化建設(shè)的態(tài)度還存在可有可無的想法，在軟件開發(fā)過程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測試中付出太多精力。技術(shù)部門的軟件開發(fā)隊伍不夠穩(wěn)定，人力不充分，不能及時解決系統(tǒng)使用中發(fā)現(xiàn)的不足，及時加以完善。編制檔案管理部門因人員、經(jīng)費等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導(dǎo)。

（三）復(fù)合型人才不足

目前，既懂技術(shù)，又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才不多，信息化建設(shè)往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就編制檔案信息化建設(shè)而言，要選拔和培養(yǎng)具備精通編制檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本的計算機管理知識，能準確提供軟件開發(fā)需求，與計算機專業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實踐經(jīng)驗和較強的事業(yè)心的編制檔案管理干部。

（四）編制檔案信息安全保障體系還有待完善

要加強對計算機編制檔案管理系統(tǒng)的管理，確保編制檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；編制檔案信息要轉(zhuǎn)存到編制檔案專用服務(wù)器，實行物理隔離。要有數(shù)據(jù)異地備份。在利用編制檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生。

2 對今后開展編制檔案信息化建設(shè)的展望

（一）總體規(guī)劃，分步實施

編制檔案信息化在我國是一項新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個編制檔案現(xiàn)代化、信息化的指標體系。國家檔案局2002年發(fā)布《全國編制檔案信息化建設(shè)實施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、信息法規(guī)、標準為保障的綜合體系，是一個很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，絕非輕而易舉的事情，這既需要資金，又需要人才。我們要科學(xué)地進行編制檔案信息化建設(shè)，首先必須對其有一個基本正確地的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認真分析研究，按照上級和院信息化總體目標和階段要求，著手調(diào)研、制定未來的編制檔案信息化建設(shè)目標和發(fā)展規(guī)劃，使編制檔案信息化與院信息化保持同步發(fā)展。同時，要清醒地認識到編制檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細、周全的實施方案，分批分階段地實現(xiàn)。

（二）突出重點，務(wù)求實效

當(dāng)前編制檔案信息化建設(shè)的重點應(yīng)放在電子文件的管理上。國家檔案局局長毛福民在全國編制檔案工作會議上指出：“檔案信息化建設(shè)的重點是加強電子文件和電子檔案的管理，”這樣有利于把數(shù)字檔案信息資源建設(shè)前移至文件形成部門。對庫藏編制檔案的數(shù)字化要防止急于求成、片面追求結(jié)果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。國家檔案局2002年發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》后，各地都在加快檔案信息化建設(shè)的進程。因此，我們要立足工作實際，對于文書編制檔案、聲像編制檔案等通用性編制檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要在引進成熟軟件的基礎(chǔ)上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。對于編制檔案的信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要充分利用辦案軟件全市推廣的契機，進一步做好需求調(diào)研工作，力爭在市職能部門的指導(dǎo)下，積極探索出基層業(yè)務(wù)編制檔案信息化的新路。

（三）規(guī)范流程，強化服務(wù)

編制檔案信息化首要前提是編制檔案管理工作自身流程的規(guī)范化。要結(jié)合市編制檔案工作手冊，對現(xiàn)有的工作進行一次梳理。對于不適應(yīng)、不符合的堅決予以整改。要引進國際、國內(nèi)編制檔案管理的先進方法，對照提高，保持大同市先行先試的活力。同時要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務(wù)”的理念。明確信息資源關(guān)鍵在于利用，否則再好的信息化技術(shù)手段都是“擺設(shè)”。要先從服務(wù)內(nèi)部干警做起，充分發(fā)揮局域網(wǎng)的快速、便捷的效能，建立內(nèi)部的編制檔案應(yīng)用服務(wù)平臺；也要未雨綢繆，結(jié)合《電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)的頒布，提前考慮編制檔案信息化的公眾服務(wù)等功能的設(shè)計，真正發(fā)揮編制檔案信息化的效應(yīng)。

（四）多方籌措，加強保障

1.機制保障。要將編制檔案信息化作為信息化領(lǐng)導(dǎo)小組工作會議的常設(shè)議題，進行專項研究落實。要把編制檔案信息化工作的指標要求納入文明處室的考核范圍，明確編制檔案信息化工作作為各部門業(yè)務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)負第一責(zé)任，各方齊抓共管，共同推進。

2.經(jīng)費保障。要積極爭取財政支持，以財力立項、信息化資助項目等多種形式申請經(jīng)費。同時，在每年市信息化專項資金中，確定一定的比例投入編制檔案信息化工作，確保此項工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。

3.人才保障。可充分利用大同市“人才高地”和我單位實行分類管理的優(yōu)勢，適時引進編制檔案專業(yè)人才，為我們編制檔案信息化提供必要的人力資源和智力支持。

編制檔案信息化管理是編制檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然趨勢，是全面提升編制檔案工作為社會服務(wù)能力的不可缺少的手段。但是編制檔案信息化是一個艱苦的、長期的過程，對編制檔案信息化建設(shè)應(yīng)有理性的思考。編制檔案部門應(yīng)以編制檔案信息化為契機，進一步加強基礎(chǔ)工作，改革編制檔案工作管理體制與運行機制，切實把編制檔案信息化建設(shè)落在實處。