做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的研究與探討

摘 要：在工作中健全完善的檔案管理，不僅僅只是記錄了本單位的發(fā)展歷程，它還具有一定的歷史價(jià)值，它不但能指導(dǎo)單位以后發(fā)展的方向，還能夠反映單位的所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)現(xiàn)狀，為以后科學(xué)的決策提供有價(jià)值的信息以及后續(xù)的發(fā)展提供依據(jù)和參考。中國現(xiàn)今的會(huì)計(jì)檔案管理工作也得到了快速的發(fā)展，逐步走向信息化，人性化，健全化。但是與國外相比它還有很多的不足，這就需要我們通過學(xué)習(xí)不斷規(guī)范化，完整化。本文就做好會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)；檔案管理；工作

隨著社會(huì)的進(jìn)步，人們對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理更加重視，它在工作中扮演的角色也越來越重要，對(duì)于它的管理要求也在不斷地提高，在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中檔案的管理十分重要是不可缺少的一部分。但是現(xiàn)今它存在很多的問題，在完善加強(qiáng)檔案管理的道路上，還有很多難題需要去克服。為了解決這些問題我們需要從多方面去努力，如對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)提高其綜合素質(zhì)，完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，建立現(xiàn)代化信息管理平臺(tái)，健全會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等，采取多種方法來加強(qiáng)它的管理。

1 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

會(huì)計(jì)檔案是單位在運(yùn)行的過程中而產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料。當(dāng)單位處于正常運(yùn)行狀態(tài)的時(shí)候，伴隨著資金的運(yùn)行就會(huì)產(chǎn)生會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬目、各種報(bào)表以相關(guān)的資料。由于會(huì)計(jì)檔案可以直接反映單位運(yùn)行中經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和財(cái)政運(yùn)行狀況，所以，要對(duì)單位的運(yùn)行情況有所了解，就要以會(huì)計(jì)檔案資料為參考依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案中是會(huì)計(jì)運(yùn)行的真實(shí)記錄，所記錄的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確而可靠。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作的原始記錄，作為會(huì)計(jì)憑證的可參考依據(jù)，還可以為事業(yè)單位的發(fā)展提供決策依據(jù)。從單位財(cái)產(chǎn)保護(hù)的角度而言，會(huì)計(jì)檔案對(duì)單位的財(cái)產(chǎn)以及國家的財(cái)產(chǎn)都起到一定的保護(hù)作用。從國家的角度而言，會(huì)計(jì)檔案是對(duì)會(huì)計(jì)工作中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行匯總，可以對(duì)國家的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況和社會(huì)發(fā)展情況進(jìn)行考核，從而對(duì)國家的未來發(fā)展決策提供可參考依據(jù)。從事業(yè)單位的角度而言，會(huì)計(jì)檔案信息都屬于是原始資料，記錄了單位發(fā)展進(jìn)程中的資金運(yùn)行情況，據(jù)此而將會(huì)計(jì)工作的監(jiān)督管理方案制定出來。每一個(gè)單位都要履行納稅的義務(wù)，同時(shí)國家財(cái)政上也需要通過稅收補(bǔ)充資金。所以，對(duì)于事業(yè)單位的運(yùn)行情況，會(huì)計(jì)檔案管理還起到了單位運(yùn)行情況的監(jiān)督作用，針對(duì)單位中所存在的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行起到一定的監(jiān)督作用。特別是單位中所存在的經(jīng)濟(jì)問題，可以通過參考單位檔案資料就可以查找出來，有助于有效地控制經(jīng)濟(jì)犯罪問題，以保證單位的利益和國家的利益。

2 會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

2.1 對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

許多部門只重視會(huì)計(jì)工作，而不重視會(huì)計(jì)檔案的管理工作，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)，造成會(huì)計(jì)檔案管理混亂。

2.2 會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

部分單位的會(huì)計(jì)工作人員未經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，不懂得操作規(guī)程，對(duì)歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不明確，這樣整理出來的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)化管理。有的會(huì)計(jì)工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，存在惰性思想，還有偽造、篡改、變換記錄憑證、開假發(fā)票、建假賬等違法行為，造成了會(huì)計(jì)信息失真，危害極大。

2.3 會(huì)計(jì)檔案資料收集不完整

許多單位只重視收集會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表等專業(yè)的資料歸檔，卻忽視了會(huì)計(jì)文件材料和會(huì)計(jì)檔案電子數(shù)據(jù)的收集，影響了會(huì)計(jì)檔案的完整性。

2.4 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案沒有按照規(guī)定進(jìn)行銷毀

按照《檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定》的規(guī)定，到期的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)及時(shí)銷毀，但是很多單位沒有開展此項(xiàng)工作，其原因是不敢擔(dān)當(dāng)，“怕”字當(dāng)頭，幾乎所有的領(lǐng)導(dǎo)都不愿意承擔(dān)這個(gè)責(zé)任。另外，銷毀會(huì)計(jì)檔案是一項(xiàng)繁瑣的工作，這也是到期不進(jìn)行銷毀的重要原因。

2.5 會(huì)計(jì)電算化管理不規(guī)范

實(shí)施會(huì)計(jì)電算化以來，會(huì)計(jì)檔案擁有雙重會(huì)計(jì)檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案和計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等。許多單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子數(shù)據(jù)的收集和保管不符合要求，安全性不高。

3 提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平的對(duì)策

3.1 統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

《檔案實(shí)施辦法》第五條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展。”《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定：“單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防損壞、散失和泄密?！敝匾晻?huì)計(jì)檔案的管理工作，是一項(xiàng)嚴(yán)肅的法制行為。單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)《檔案法》《檔案管理?xiàng)l例》的學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識(shí)，使會(huì)計(jì)檔案管理工作逐步走向法制化、正規(guī)化。

3.2 加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的全面培養(yǎng)，提高其綜合素質(zhì)

會(huì)計(jì)檔案管理工作是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和檔案管理的綜合體，如果只重視單方面工作是不夠的，要求會(huì)計(jì)檔案管理工作人員要具備會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，并對(duì)檔案資料以專業(yè)化處理，以使得會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)功能得以充分發(fā)揮。當(dāng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作落實(shí)到管理工作中，高度重視培訓(xùn)工作，以提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)和工作質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠做到熟練操作，對(duì)檔案資料規(guī)范化整理。單位的管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，通過接受定期的培訓(xùn)后懂得相關(guān)規(guī)定，并能夠在會(huì)計(jì)檔案管理工作中發(fā)揮指導(dǎo)作用。比如，對(duì)于到期會(huì)計(jì)檔案就要執(zhí)行銷毀程序。按照要求，會(huì)計(jì)檔案到期銷毀需要得到有關(guān)部門的確認(rèn)，檔案資料確實(shí)需要銷毀的情況下，經(jīng)過審核、批準(zhǔn)后，要在管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案資料的銷毀工作。通常會(huì)檔案中，需要銷毀的檔案以工資材料為主，諸如花名冊、底冊和工資臺(tái)賬等等，都需要按照規(guī)定執(zhí)行銷毀。對(duì)到期的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷毀處理，可以使會(huì)計(jì)檔案資料數(shù)量減少，工作人員的負(fù)重也會(huì)減輕，有助于提高會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。

3.3 按要求定期做好會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀工作

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。對(duì)于保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除了尚未結(jié)清的債務(wù)原始憑證和涉及未了事項(xiàng)的原始憑證要單獨(dú)抽出立卷外，其余都應(yīng)當(dāng)銷毀。作為檔案管理和會(huì)計(jì)工作人員有責(zé)任和義務(wù)提醒單位領(lǐng)導(dǎo)遵循《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，及時(shí)按要求銷毀到期的會(huì)計(jì)檔案。

3.4 會(huì)計(jì)檔案電算化管理的新要求

提高會(huì)計(jì)人員思想素質(zhì)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，完善硬件設(shè)施建設(shè)。在一定的時(shí)間間隔內(nèi)，把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝儲(chǔ)存到磁性介質(zhì)或光盤上，形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案?？刹捎秒p份備份法進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并分別貼上標(biāo)簽注明形成的時(shí)間、操作人員姓名，存放于不同的地方，防止意外發(fā)生。保存時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防潮、防塵等，并定期檢查，定期復(fù)制。

3.5 建立健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度

單位應(yīng)制定檔案管理目標(biāo)，明確會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等。明確會(huì)計(jì)檔案工作人員的工作職責(zé)，確保會(huì)計(jì)檔案不丟失、不損壞、不泄密。可組織定期檢查，制定獎(jiǎng)懲制度，使會(huì)計(jì)檔案管理有章可循。

4 結(jié)束語

社會(huì)的進(jìn)步，市場的競爭力，人們的關(guān)注，讓我們不得不注重會(huì)計(jì)檔案管理工作，落實(shí)加強(qiáng)其管理是勢在必行的。這樣不僅可以記錄公司的發(fā)展歷程，還可以為以后的發(fā)展提供歷史依據(jù)，幫助單位在殘酷的競爭中站穩(wěn)腳跟。如何提高單位的重視，完善會(huì)計(jì)檔案管理的制度，培育高素質(zhì)人才等，這一系列的問題都是我們現(xiàn)今急需解決的，這就需要單位領(lǐng)導(dǎo)人根據(jù)本公司的實(shí)際情況來進(jìn)行調(diào)整和管理。

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作者簡介

李薇（1980-），女，河南省安陽市湯陰縣，本科，畢業(yè)于中央黨校，助理館員，研究方向：檔案管理。