新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策

楊素英

摘 要：醫(yī)院作為社會當(dāng)中的一個運(yùn)行整體，它的管理和運(yùn)行機(jī)制會直接影響到醫(yī)療工作的開展和進(jìn)行。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，科學(xué)化規(guī)范化對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理也就成為了提升醫(yī)院管理有效性的一種方式。在本文當(dāng)中我便會立足于目前檔案管理中的問題提出相應(yīng)的改善思路。

關(guān)鍵詞：新形勢；醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)代化；問題及對策

1 傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理體制不健全，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

檔案是一種較為特殊的管理信息，它既記錄著單位和部門的發(fā)展與變化，同時也能夠為后來的工作者提供一定的借鑒作用。在醫(yī)院當(dāng)中更是如此，由于醫(yī)院工作既需要對工作人員的基本信息和發(fā)展信息進(jìn)行登記管理，同時又需要對不同患者和部門的情況進(jìn)行記錄，這也就使得整體醫(yī)院當(dāng)中的檔案關(guān)機(jī)內(nèi)容比較龐雜。從目前醫(yī)院的檔案管理情況來看，檔案內(nèi)容能夠較好的整合病例，能夠有效提高整體醫(yī)院工作的科學(xué)性和有效性。從目前的情況來看，使用科室、職能科室以及檔案室是檔案管理當(dāng)中的主要職能部門，他們對于檔案管理都起著一定的作用。但是由于本身醫(yī)院檔案資料內(nèi)容較多，醫(yī)院本身只是要求對于檔案進(jìn)行有效的管理，并沒有對每個部門所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任和分工進(jìn)行明確的規(guī)定，這也就導(dǎo)致了整體檔案工作并不能夠較好的進(jìn)行協(xié)調(diào)和銜接，也不能夠更好的發(fā)揮出每個部門的作用。況且由于這種管理體制的不健全，使得不同部門的檔案由不同的工作人員進(jìn)行管理，這樣很容易破壞信息收集和管理的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。同時由于分工不明，在收集信息的過程當(dāng)中很可能會出現(xiàn)重復(fù)收集的情況，這樣就會造成對于人力、物力和財力的浪費(fèi)，得不償失，不利于對檔案信息的科學(xué)化和規(guī)范化的管理。

1.2 缺少專業(yè)管理人員，缺乏專業(yè)精神

工作人員是檔案管理的主要實施者和操作者，他們的專業(yè)水平和素質(zhì)會直接影響到整體信息管理的效率。從目前我院的情況來看，許多的檔案管理者都是從護(hù)理或者是行政工作處調(diào)過來的人員，他們并不具備專業(yè)的檔案管理知識。而且由于大部分人都認(rèn)為對于檔案管理是一個較為輕松且不需要嚴(yán)格要求的工作，領(lǐng)導(dǎo)人對于此也并沒有足夠的重視，從而也就導(dǎo)致了檔案管理者的流動性較大，他們的文化和管理水平參差不齊。況且由于人們思想上并不能夠給予此項工作以足夠的重視，因而被調(diào)的檔案管理人員并不能夠?qū)⑷烤Ψ胖糜跈n案科學(xué)化管理上，使得目前醫(yī)院的整體檔案管理水平呈現(xiàn)出徘徊不前，很難出現(xiàn)與時俱進(jìn)的情況。而且由于這些管理者更多關(guān)注于職位升遷和醫(yī)學(xué)知識的學(xué)習(xí)，對于相關(guān)的法律了解較少，使得法律和規(guī)章的執(zhí)行也不到位。因而這種缺乏專業(yè)性管理人員的情況也成為了目前檔案管理停滯不前的一個重要原因。

1.3 現(xiàn)代化管理水平低

由于醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員和相關(guān)的檔案管理者對檔案管理并沒有足夠的重視，因而在實際當(dāng)中其現(xiàn)代化發(fā)展也不能夠真正做到與時俱進(jìn)。在傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中更多采用的是手工記錄和提取的方式，這樣不僅很容易出錯，而且還很有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)錯誤和檔案丟失。由于醫(yī)院的工作內(nèi)容比較龐雜，人員流動較為頻繁，因而大多數(shù)人員的現(xiàn)代化理念更多是停留在醫(yī)療設(shè)備的引入和使用方面，對于相關(guān)醫(yī)療設(shè)備的管理也更多是關(guān)注于資金的投入。在這種情況之下，并沒有專業(yè)人員對于設(shè)備的基本情況和使用進(jìn)行紀(jì)律和管理，這樣就會導(dǎo)致對于設(shè)備檔案管理不能夠緊跟醫(yī)院實際發(fā)展，很容易出現(xiàn)設(shè)備已經(jīng)更新?lián)Q代，但是檔案中對于其具體的性能和使用記錄不到位的情況。當(dāng)然由于在思想上對于檔案管理的不重視，使得目前的現(xiàn)代化管理還處于較低的水平，并不能夠真正做到與時俱進(jìn)。

1.4 檔案管理重視程度不夠

檔案是一個部門和單位發(fā)展的基本憑證，它能夠很好的表明在不同時期和階段當(dāng)中醫(yī)院的整體情況和水平。但是由于大多數(shù)醫(yī)院更加關(guān)注的是具體的醫(yī)療工作情況和所能達(dá)到的醫(yī)學(xué)水平，領(lǐng)導(dǎo)人員更加看中的是醫(yī)院所能夠帶來的經(jīng)濟(jì)效益。在這種情況之下，上行下效，工作人員也是追求提高自己的醫(yī)學(xué)技能和知識，并沒有能夠給予檔案管理以足夠的重視。這樣也就導(dǎo)致了醫(yī)院將更多的資金注入到了醫(yī)學(xué)設(shè)備和人才的引進(jìn)上，對于檔案管理的投入相對較少。這樣更加導(dǎo)致了檔案管理人員的意識淡薄，并不能夠認(rèn)識到自己的工作對于醫(yī)院科研進(jìn)步和醫(yī)療知識傳遞的重要性。這些因素也使得在整個醫(yī)院當(dāng)中還是固守舊有思想對檔案進(jìn)行管理，從而導(dǎo)致了對于檔案的使用效率也較低。

2 新形勢下醫(yī)院檔案管理工作新思路

2.1 健全檔案管理制度，規(guī)范管理模式

制度是規(guī)范人們行為的主要內(nèi)容，它能夠?qū)τ谌藗兤鸬街苯拥囊?guī)范和促進(jìn)作用。因而醫(yī)院就應(yīng)當(dāng)給予檔案管理制度健全以足夠的重視。明確不同檔案所需要保管的時間，具體的分類標(biāo)準(zhǔn)，也可以指定一些獎懲制度進(jìn)行激勵。通過這種方式不僅能夠引起人們對于檔案管理的重視，而且還能夠提高實際工作的效率。當(dāng)然在完善制度的時候需要根據(jù)本院的實際情況，安排管理小組人員的時候既需要考慮到他們知識的專業(yè)性，同時也應(yīng)當(dāng)注意到其是否具備一定的工作經(jīng)驗。這樣才能夠在規(guī)范制度化管理的同時，提高檔案資料的科學(xué)性和使用率。

2.2 強(qiáng)化管理意識，提高業(yè)務(wù)水平

在醫(yī)院當(dāng)中，檔案管理人員的管理意識和專業(yè)素質(zhì)會直接影響到其工作的質(zhì)量和效率。檔案管理并不是我們通常認(rèn)為的對于信息的簡單收集和管理，而是需要按照一定的制度和規(guī)范來對其進(jìn)行分類整理，提高管理的科學(xué)性和完整性。因而醫(yī)院應(yīng)當(dāng)定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，這樣不僅能夠提高全院對于檔案管理的意識和重視程度，而且還能夠真正提高管理人員的專業(yè)水平。當(dāng)然醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)對于管理人員的工作進(jìn)行考核，并制定一定的獎懲規(guī)則，這樣不僅能夠提高工作人員的積極性，而且還能夠激發(fā)他們的創(chuàng)新意識。

2.3 引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)

在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，將現(xiàn)代化技術(shù)針對性的滲入進(jìn)檔案管理當(dāng)中，不僅能夠避免對于人力、物力和財力的浪費(fèi)，而且還能夠減少對于空間的利用，提高工作的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。從目前的情況來看，計算機(jī)在分類和存儲信息方面有著很大的優(yōu)勢，不僅能夠擴(kuò)大信息的容量，同時也能夠更好的保證存儲時間。但是這種現(xiàn)代化科技并不能夠真正取代傳統(tǒng)的檔案管理方式，因而在對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理的時候，需要將兩種手段結(jié)合起來，將病歷和人事檔案進(jìn)行分開管理，這樣既便于查找，又能夠真正促進(jìn)醫(yī)院檔案管理與時俱進(jìn)，推動其管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化。因而將現(xiàn)代化的管理方式有效的引入到醫(yī)院檔案管理當(dāng)中既能夠有效減少對于資源的浪費(fèi)，同時還能夠有效提高對于檔案的使用率，所以這也更加的先進(jìn)和科學(xué)。

3 小結(jié)

本文是基于我對醫(yī)院檔案管理工作相關(guān)知識了解展開的，在文章當(dāng)中我首先從檔案管理體制不健全，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一；缺少專業(yè)管理人員，缺乏專業(yè)精神；現(xiàn)代化管理水平低和檔案管理重視程度不夠這四個方面說明了傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理存在的問題。之后則又從健全檔案管理制度，規(guī)范管理模式；強(qiáng)化管理意識，提高業(yè)務(wù)水平和引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)這三個角度論述了新形勢下醫(yī)院檔案管理工作新思路。然而宥于個人知識水平的限制，在文章當(dāng)中我并未能夠就相關(guān)問題進(jìn)行全面詳盡的分析和說明，僅希望能夠起到一些拋磚引玉的作用。

參考文獻(xiàn)

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