淺析科研類項目檔案歸檔一般方法

高順英+陳元坤

摘 要：近年來，水產(chǎn)科研類項目、課題越來越多，收集、整理項目檔案和歸檔卻五花八門，影響了驗收結(jié)題率。本文以我所承擔的應用開發(fā)類項目《大鰭鳠規(guī)?；薄B(yǎng)殖關鍵技術及中試研究項目》為例，淺析科研類項目檔案歸檔的一般方法。

關鍵詞：科研類；項目檔案；歸檔方法

科研類項目檔案是科研院所在發(fā)展科技事業(yè)中形成的重要檔案資料，是引領科研發(fā)展、創(chuàng)新科研事業(yè)的寶貴資源?？蒲蓄愴椖繖n案是指在科研活動中承擔的項目、課題和其管理全過程形成的原始的有價值的歷史記錄，包括項目、課題的提出、立項、審批、設計、招投標、施工、監(jiān)理及竣工驗收等各階段中的文字材料、計算材料、實驗數(shù)據(jù)、圖紙、圖表、照片、聲像、電子等各種載體形式的科技文件材料。

近年來，我所申報和承建項目、課題越來越多，包括省部級、市級和區(qū)級和與高校企業(yè)合作實施各類建設項目、科研課題等數(shù)十項。其中，2016年完成驗收的省部級項目有5項、區(qū)級合作課題結(jié)題的7項、自立課題結(jié)題15項，待結(jié)題驗收的2項和正在實施建設項目11項。我所科研項目建設繁多，其歸檔辦法沒有接受專業(yè)培訓，歸檔五花八門，在科研項目的歸檔和驗收時總有那么一兩個小問題，要么是項目實施過程中不注意搜集相關資料，或資料準備倉促，驗收結(jié)題時存在檔案資料不全、不齊等缺點，影響了項目驗收和檔案歸檔。為了進一步提高科研類項目的驗收結(jié)題率，提高項目檔案管理水平，本文就以我所承擔的市科委應用開發(fā)類項目《大鰭鳠規(guī)?；?、養(yǎng)殖關鍵技術及中試研究項目》為例，淺析科研類項目檔案歸檔的一般方法，以此指導我所科研類項目歸檔管理工作，提高科研類項目的結(jié)題驗收率和歸檔率，確?？蒲蓄愴椖繖n案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，以此提高項目檔案的利用開發(fā)率，促進水產(chǎn)科研事業(yè)又快又好發(fā)展。

1 項目簡介

《大鰭鳠規(guī)模化繁、養(yǎng)殖關鍵技術及中試研究項目》是我所2013年申報的市科委應用開發(fā)類項目，經(jīng)過2年的研究、實施，現(xiàn)已完成了項目研發(fā)全過程的科技材料的收集、整理，順利通過專家組驗收，榮獲專利受理書和科研成果證書，并已初步完成項目檔案的分類、組卷、編目等歸檔工作。以此為例，具有科研類項目檔案歸檔的集中代表性，淺析科研類項目類檔案歸檔的一般方法。

2 科研類項目檔案管理責任

項目立項申請后，建立項目檔案工作領導責任制和相關人員的崗位責任制，將項目檔案管理與項目課題實施同步進行，納入其計劃管理、項目管理和成果管理等的整個科研活動中，實行建檔工作和科研工作“四同步”管理，負責在實施項目過程中同步收集科研項目檔案，為整理檔案、驗收項目作好準備。

“四同步”管理即：①下達科研計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步②檢查科研計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步③驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步④科研成果上報登記和評審獎勵以及科技人員晉級考核與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

3 科研類項目檔案整理一般方法

科研類項目檔案按照項目和檔案的驗收要求整理檔案，依據(jù)科技文件形成的先后順序，結(jié)合內(nèi)容和重要程度進行排列，做到結(jié)構(gòu)嚴密，系統(tǒng)條理，層次清楚，主次分明。其一般方法是：

1.項目編報通知。

2.項目任務書或?qū)嵤┓桨福娮影姹炯堎|(zhì)化）

其中包含條款細項：項目主要技術指標和研究內(nèi)容考核指標項目主要學術骨干④項目主要技術骨干⑤項目實施月計劃及驗收計劃⑥經(jīng)費預算⑦各方主體責任約定及知識產(chǎn)權(quán)歸屬⑧任務書簽訂（協(xié)議或合同）。

3.下達立項計劃書（項目及資金下達通知書）。

4.項目績效考評材料（項目實施總結(jié)，一般項目5套、重點項目一式6套）。

包含：項目管理組織架構(gòu)圖項目簡介項目管理、資金管理有關制度④項目財務支出明細賬目⑤項目進展情況⑥項目執(zhí)行情況自評估報告⑦其他需要補充材料。

5.項目驗收申請。

包含：項目驗收申請表項目驗收會議通知項目驗收會議專家簽到冊④項目驗收專家組專家意見⑤項目結(jié)題證書⑤項目論文發(fā)表⑥項目專利申請書或項目專利申請受理通知書。

6.驗收結(jié)題材料（一般項目5套、重點項目一式6套）。

包含：驗收結(jié)題申請書項目立項申請書項目預算申報書④項目任務書⑤項目自評估報告⑥項目工作總結(jié)⑦項目技術總結(jié)⑧論文發(fā)表⑨專利申請或受理書⑩財務核算資料。

7.科技成果登記申請。

包含：科技成果登記表科技查新報告科技成果評價報告④科技成果證書⑤科技成果完成人證書。

4 科研類項目檔案歸檔入卷

按檔案規(guī)范要求，科研類項目檔案亦遵循相關要求，產(chǎn)生的所有電子版本、圖片文字材料等統(tǒng)一用A4紙打印，需圖樣清晰、文字排列整齊美觀，頁面整潔，四周留有空格，左測要留出2.5公分的裝訂線，不得亂畫和污損，不得在正文上修改。遵循科研類項目材料的自然形成規(guī)律，保持科技文件材料的成套性，以項目（課題）為單位，組合成一個或若干個卷盒。

5 科研類項目檔案移交

科研類項目檔案整理完畢后由承擔項目科室移交給檔案室歸檔，造具移交清單一式2份，移交、接交、監(jiān)交手續(xù)齊備完善雙方簽字后各保存一份備查，以備科技檔案利用、開發(fā)。

參考文獻

[1]《中華人民共和國檔案法》

[2]《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）

[3]《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822—2000）