新時(shí)期事業(yè)單位會計(jì)檔案管理誤區(qū)及對策

侯晉麗

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化逐漸滲入到各行各業(yè)當(dāng)中，我國事業(yè)單位會計(jì)檔案管理模式在新時(shí)期的背景下，也實(shí)現(xiàn)了改革和創(chuàng)新。本文闡述了加強(qiáng)事業(yè)單位會計(jì)檔案管理的原因，并結(jié)合實(shí)際提出了事業(yè)單位會計(jì)檔案管理中存在的誤區(qū)，接著針對會計(jì)檔案管理中存在的問題提出了解決方案，為未來事業(yè)單位會計(jì)檔案管理工作提供合理有效的建議。

關(guān)鍵字：信息化；會計(jì)檔案；事業(yè)單位；新時(shí)期

會計(jì)檔案管理作為事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分，不僅反應(yīng)著單位的經(jīng)濟(jì)狀況，還記錄著單位演化變遷。在新時(shí)期信息技術(shù)的不斷沖擊下，事業(yè)單位會計(jì)檔案管理中的設(shè)備、人員和模式等都發(fā)生了巨大的變化，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、信息化，跟上時(shí)代的步伐，就需要對傳統(tǒng)的檔案管理實(shí)行全面的改革，制定更加完善的管理制度。事業(yè)會計(jì)檔案對事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)活動、各項(xiàng)計(jì)劃和政策的制定都有很強(qiáng)的指導(dǎo)作用。因此，做好事業(yè)單位的會計(jì)檔案管理工作具有很強(qiáng)的必要性。

1 加強(qiáng)事業(yè)單位會計(jì)檔案管理原因

1.1 事業(yè)單位需要在財(cái)務(wù)上實(shí)現(xiàn)自主自理

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作由國家統(tǒng)一管理變?yōu)榱藛挝蛔灾髯岳恚瑸榱烁玫貙?shí)現(xiàn)事業(yè)單位會計(jì)檔案管理，我國先后頒布了《會計(jì)檔案管理辦法》和《檔案法》等法律法規(guī)。管理模式的改變意味著會計(jì)檔案管理將面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

1.2 信息化帶來的挑戰(zhàn)

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，為了跟上時(shí)代的發(fā)展，我們需要將信息化引入到會計(jì)檔案管理中，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案管理的設(shè)備、技術(shù)和人員的全面改革。我國事業(yè)單位每年的資金消耗量巨大，產(chǎn)生了大量的會計(jì)信息，信息化的引入將對信息的收集、整理和分析帶來便利，實(shí)現(xiàn)檔案管理的簡便化，促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的執(zhí)行。

2 新時(shí)期事業(yè)單位會計(jì)檔案管理中存在的誤區(qū)

2.1 對會計(jì)檔案管理重要性認(rèn)識不足

事業(yè)單位自身對會計(jì)檔案管理的意識不強(qiáng)，缺乏統(tǒng)一的管理和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章制度，在檔案管理過程中沒有配備專門的工作人員，僅依靠相關(guān)會計(jì)人員進(jìn)行相應(yīng)的管理，由于會計(jì)人員不具備相關(guān)專業(yè)的知識，且自身對于會計(jì)檔案管理的認(rèn)識不足，從而造成相關(guān)資料的丟失，以至于在事業(yè)單位相應(yīng)經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)活動、計(jì)劃和政策的制定上不能給予相應(yīng)的幫助和指導(dǎo)。如在一些賬目比較簡單的單一事業(yè)單位，認(rèn)為將會計(jì)憑證和賬簿等資料進(jìn)行保存即可，造成了預(yù)決算材料、合同協(xié)議工作、基建資料和規(guī)劃計(jì)劃等大量資料的遺失，同時(shí)由于單位和個(gè)人對檔案管理的保密意識不強(qiáng)，造成單位檔案信息的泄露。因此，事業(yè)單位和會計(jì)檔案管理人員的檔案管理意識有待加強(qiáng)，相關(guān)人員的職業(yè)素質(zhì)也有待提升。

2.2 信息化在會計(jì)檔案管理中應(yīng)用不夠深入

信息化是新時(shí)代的標(biāo)志，想要緊跟時(shí)代步伐就要將信息化不斷融入到各行各業(yè)中，信息化使得檔案管理更加快捷和方便，但是很多事業(yè)單位沒有意識到信息化在會計(jì)檔案管理中起到的重要作用，從而導(dǎo)致資金投入不足，現(xiàn)代化管理所需要的設(shè)備配備不齊全，阻礙了會計(jì)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。有些單位雖然配備了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但是由于缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范和相應(yīng)的管理人員，導(dǎo)致設(shè)備擱置，造成資源的浪費(fèi)。如果僅僅將信息化技術(shù)引入到會計(jì)檔案管理中，卻沒有明確的管理和規(guī)劃，會計(jì)電子檔案的管理就缺乏認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，會影響到檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和有效性，不便于存儲和查閱?，F(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)引進(jìn)后，如果檔案管理人員沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)且不具備專業(yè)的知識，那么信息化就不能很好的作用于檔案管理當(dāng)中，而現(xiàn)在檔案管理人員多為會計(jì)人員兼職，沒有專職人員進(jìn)行管理，影響信息化在會計(jì)檔案管理中的應(yīng)用，從而導(dǎo)致單位工作效率和效果的降低，對于信息化建設(shè)在會計(jì)檔案管理中的推進(jìn)造成了不小的阻礙。

2.3 會計(jì)檔案管理模式需要?jiǎng)?chuàng)新

很多事業(yè)單位仍然采用的是傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理模式，以月、季度和年為單位對會計(jì)檔案進(jìn)行收集和整理，從而造成時(shí)間上的滯后，紙質(zhì)版的檔案容易折損和遺失，資料案卷數(shù)量龐大，一定時(shí)間的堆積后，對于年代久遠(yuǎn)的檔案不得不進(jìn)行銷毀，鑒于存在一些重要資料，檔案管理人員對銷毀程序和責(zé)任不明確，對于銷毀造成很大的阻礙，無價(jià)值檔案的堆積和重要檔案的遺失造成了管理成本的提高和管理效率的降低。檔案管理傳統(tǒng)模式急需創(chuàng)新和變革。

3 加強(qiáng)新時(shí)期事業(yè)單位會計(jì)檔案管理的措施

3.1 加大對會計(jì)方案管理的重視

首先，事業(yè)單位相關(guān)負(fù)責(zé)人要重視會計(jì)檔案管理工作，充分認(rèn)識到會計(jì)檔案管理對事業(yè)單位自身的發(fā)展起到的重要作用和影響，本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，樹立起正確的觀念意識，依法做好檔案管理的各項(xiàng)工作。在此基礎(chǔ)上，為管理人員樹立榜樣，改變檔案管理人員錯(cuò)誤的管理意識，讓其認(rèn)識到檔案管理的重要性，同時(shí)激勵(lì)自身不斷的進(jìn)步和創(chuàng)新，有思想帶動行為，使得檔案管理人員不斷加深對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，完善個(gè)人綜合素質(zhì)。比如，某事業(yè)單位提供給會計(jì)檔案管理人員進(jìn)修的機(jī)會，同時(shí)引進(jìn)新人才，提高檔案管理工作人員的專業(yè)知識和技能，使得管理更加有效和規(guī)范。單位也可讓會計(jì)檔案管理人員參與到單位結(jié)算編制過程中，讓其在實(shí)踐中體會到會計(jì)檔案管理的重要性。

3.2 加強(qiáng)信息化在會計(jì)檔案管理中的應(yīng)用

隨著時(shí)代的發(fā)展，科技不斷進(jìn)步，越來越多的事業(yè)單位將信息化應(yīng)用到會計(jì)檔案管理中，電子檔案的引入使得管理更加的方便有效，要想實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案管理的信息化，就需要配備相關(guān)的設(shè)備、引進(jìn)信息化技術(shù)和提高工作人員的專業(yè)技能。計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)新時(shí)代會計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)和前提，電子檔案可以實(shí)現(xiàn)資料的自動分類、編輯和統(tǒng)計(jì)等工作，通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)和文件的傳送可以實(shí)現(xiàn)信息的傳遞和共享，網(wǎng)絡(luò)平臺的搭建有助于實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案的存儲、檢索和調(diào)取，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部會計(jì)檔案資料的共享，提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。信息技術(shù)的引入需要專業(yè)的人才來進(jìn)行操作，會計(jì)檔案管理人員應(yīng)積極參加新技術(shù)和業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，提高檔案管理的信息技術(shù)應(yīng)用能力，使得檔案管理更加的規(guī)范化和科學(xué)化，更好的滿足新時(shí)代的要求和適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。

3.3 創(chuàng)建新的會計(jì)檔案管理模式

在新時(shí)期，事業(yè)單位的會計(jì)檔案管理傳統(tǒng)模式已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代的變遷，會計(jì)檔案管理工作要想適應(yīng)時(shí)代發(fā)展跟上時(shí)代步伐，就需要從根本上進(jìn)行變革。首先，需要對會計(jì)檔案管理制度進(jìn)行改革，根據(jù)我國2011年出臺的《會計(jì)檔案管理辦法》，建立完善的會計(jì)檔案管理體制，結(jié)合單位實(shí)際情況和現(xiàn)代化的方法，對于檔案的整理、收集和銷毀制定統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，不能簡單的將會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表及其他作為會計(jì)檔的分類標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該實(shí)施更為嚴(yán)格的、精確的分類標(biāo)準(zhǔn)。如某單位將分類標(biāo)準(zhǔn)制定為各項(xiàng)稅費(fèi)納稅申報(bào)表及資料、資產(chǎn)處置資料和固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表及報(bào)告等10多個(gè)類型。其次，會計(jì)檔案管理不應(yīng)僅僅局限于紙質(zhì)檔案的管理，信息技術(shù)的引進(jìn)改變了傳統(tǒng)管理模式，電子檔案管理在檔案管理中起到的作用越來越大。最后，會計(jì)檔案管理工作的執(zhí)行力度也需要不斷增強(qiáng)，通過績效管理模式，對工作人員進(jìn)行激勵(lì)和監(jiān)督，并制定一系列的獎(jiǎng)懲措施，加強(qiáng)工作的動力和競爭力，使得會計(jì)檔案管理工作人員的素質(zhì)和專業(yè)技能得到不斷提升，進(jìn)而從根本上改變會計(jì)檔案管理的傳統(tǒng)管理模式。

4 結(jié)論

總之，會計(jì)檔案管理工作是事業(yè)單位開展其他財(cái)務(wù)活動的基礎(chǔ)，事業(yè)單位要改變傳統(tǒng)的觀念，充分重視會計(jì)檔案管理工作。隨著社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，信息化已經(jīng)融入到我們生活的方方面面，傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，要想順應(yīng)時(shí)代的變遷，就需要將信息化應(yīng)用到檔案管理工作中，信息化的引入不僅能夠提高檔案管理的效率，還能夠提高檔案管理的質(zhì)量。由于會計(jì)檔案管理工作對專業(yè)技能要求的不斷提高，管理人員需要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)新知識，提高個(gè)人的專業(yè)素質(zhì)，使檔案管理工作順利進(jìn)行。只有這樣，會計(jì)檔案管理工作才能適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求，更好的為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的進(jìn)行提供服務(wù)。

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