提高計(jì)劃生育檔案歸檔率的對(duì)策和思考

韓召杰+潘之柱

摘 要：提高計(jì)劃生育檔案歸檔率具有重要意義，能確保檔案資料完整，提高檔案利用效率，使其更好服務(wù)各項(xiàng)工作。但目前檔案管理存在不足，歸檔率較低，制約其作用的有效發(fā)揮。為更好應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題，需要采取有效的改進(jìn)和完善措施：完善檔案管理制度、提高人員法律意識(shí)、健全歸檔管理流程，并落實(shí)獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制、執(zhí)行管理責(zé)任制度。

關(guān)鍵詞：計(jì)劃生育檔案；歸檔率；檔案管理；獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制；責(zé)任制度

計(jì)劃生育檔案能為管理和決策提供參考和依據(jù)，對(duì)各項(xiàng)工作開(kāi)展具有重要作用。為了讓檔案資料有效發(fā)揮作用，加強(qiáng)管理工作，努力提升歸檔率是不可忽視的內(nèi)容。但在具體工作中，一些管理人員素質(zhì)不高，相關(guān)制度沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)，管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，制約檔案管理歸檔率提升，需要采取措施改進(jìn)和完善。本文介紹了提高計(jì)劃生育檔案歸檔率的意義，指出存在的不足，并提出改進(jìn)和完善措施，希望能為實(shí)際工作的有效開(kāi)展提供借鑒與參考。

1 提高計(jì)劃生育檔案歸檔率的意義

在計(jì)劃生育檔案管理工作中，歸檔率是衡量工作效率和工作水平的重要舉措，受到工作單位的重視和關(guān)注，其重要作用表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.1 確保檔案資料完整

在檔案管理工作中，通過(guò)采取有效措施提高檔案歸檔率，有利于確保檔案資料完整，進(jìn)而有效為計(jì)劃生育各項(xiàng)工作開(kāi)展提供參考。作為檔案管理人員，應(yīng)該注重采取措施，促進(jìn)檔案歸檔率提升。

1.2 提高檔案利用效率

加強(qiáng)檔案管理，采取措施提高檔案歸檔率的重要目標(biāo)是提升檔案利用效率。作為管理人員，應(yīng)該嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)制度措施，確保各項(xiàng)制度措施順利得到執(zhí)行。同時(shí)還要加強(qiáng)計(jì)劃生育檔案歸檔和編號(hào)工作，方便檔案資料查閱，進(jìn)而有利于促進(jìn)檔案利用效率提升，為各項(xiàng)活動(dòng)有效開(kāi)展創(chuàng)造便利。

1.3 更好服務(wù)各項(xiàng)工作

提升計(jì)劃生育檔案歸檔率不僅能推動(dòng)各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，還能確保檔案資料完整，為各項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)展創(chuàng)造便利。在計(jì)劃生育決策時(shí)，可以通過(guò)查閱資料，獲取真實(shí)和詳細(xì)的信息，提高管理和決策的針對(duì)性，讓檔案資料更好為計(jì)劃生育各項(xiàng)工作服務(wù)。

2 提高計(jì)劃生育檔案歸檔率的不足

盡管提高計(jì)劃生育檔案歸檔率具有重要作用，但在實(shí)際工作中，一些工作人員沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)這些制度措施，工作人員的積極性不高，制約檔案歸檔率提升，存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下方面。

2.1 制度不健全

目前在檔案歸檔工作當(dāng)中，相關(guān)制度仍然缺失，存在不健全和不完善的地方。例如，一些管理人員的職責(zé)沒(méi)有明確，管理工作不到位，一些管理人員的責(zé)任意識(shí)淡薄，對(duì)檔案管理的制度和措施沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí)。再加上獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制不健全，檔案管理人員的教育和管理培訓(xùn)制度沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)，制約檔案歸檔率提升。

2.2 流程不規(guī)范

檔案歸檔有明確的工作流程和規(guī)范要求，為提高工作水平，必須加強(qiáng)管理，確保各項(xiàng)活動(dòng)順利進(jìn)行，保證歸檔的每個(gè)要點(diǎn)得到嚴(yán)格執(zhí)行，工作流程得到有效落實(shí)。但在計(jì)劃生育檔案歸檔管理過(guò)程中，一些工作人員沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行這些規(guī)范流程，未能認(rèn)真把握每個(gè)細(xì)節(jié)和要點(diǎn)，不利于提升檔案歸檔率。

2.3 責(zé)任不明確

雖然管理規(guī)章制度明確檔案管理人員的職責(zé)，對(duì)他們提升歸檔率的責(zé)任和工作要求提出明確規(guī)定。但目前存在的問(wèn)題是，這些責(zé)任制度沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)，制約工作水平提升。例如，一些工作人員責(zé)任意識(shí)淡薄，沒(méi)有明確履行自己的職責(zé)，再加上獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制沒(méi)有落實(shí)，制約歸檔率提升。

3 提高計(jì)劃生育檔案歸檔率的對(duì)策

為彌補(bǔ)實(shí)際工作存在的不足，有效提升檔案的歸檔率，促進(jìn)其作用有效發(fā)揮，結(jié)合計(jì)劃生育檔案管理工作需要，可以采取以下改進(jìn)和完善措施。

3.1 完善檔案管理制度

構(gòu)建健全完善的檔案管理制度，有效規(guī)范各項(xiàng)工作，促進(jìn)歸檔工作制度化。落實(shí)歸檔工作責(zé)任制，明確歸檔工作人員職責(zé)，讓他們有效履行職責(zé)，順利開(kāi)展歸檔的各項(xiàng)工作。建立并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員歸檔的積極性，促進(jìn)工作效率提升。

3.2 提高人員法律意識(shí)

管理人員要提高法律意識(shí)，嚴(yán)格按照《檔案法》的相關(guān)規(guī)定開(kāi)展各項(xiàng)工作，落實(shí)管理規(guī)章制度?？朔w檔不及時(shí)的缺陷，強(qiáng)化法律意識(shí)，利用身邊的真實(shí)案例加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的引導(dǎo)，讓他們充分認(rèn)識(shí)檔案管理的作用。并增強(qiáng)對(duì)計(jì)劃生育檔案歸檔完整性、實(shí)效性、客觀性、真實(shí)性的認(rèn)識(shí)，確保各項(xiàng)工作符合法律法規(guī)要求，有效促進(jìn)工作水平提升。

3.3 健全歸檔管理流程

嚴(yán)格按計(jì)劃生育檔案歸檔的規(guī)范措施，構(gòu)建健全完善的檔案歸檔流程，明確工作細(xì)則和要點(diǎn)，有效規(guī)范管理人員的各項(xiàng)工作。定期對(duì)檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)，讓他們系統(tǒng)的掌握檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格按流程開(kāi)展各項(xiàng)操作。重視現(xiàn)代信息技術(shù)利用，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化，利用互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)構(gòu)建歸檔管理系統(tǒng)，監(jiān)控歸檔管理工作流程，并且每個(gè)星期、每個(gè)月統(tǒng)計(jì)歸檔情況。相關(guān)負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格執(zhí)行檔案歸檔管理流程，嚴(yán)格根據(jù)歸檔流程、時(shí)間節(jié)點(diǎn)按時(shí)歸檔，促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理工作水平提升。

3.4 落實(shí)獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制

歸檔不僅關(guān)系到計(jì)劃生育檔案管理的實(shí)效性問(wèn)題，同時(shí)也涉及計(jì)劃生育檔案資料準(zhǔn)確、及時(shí)、迅速、完整歸納和整理問(wèn)題，也關(guān)系到相關(guān)決策的科學(xué)性與實(shí)效性。為此，管理單位和工作人員要加強(qiáng)協(xié)調(diào)和溝通，構(gòu)建嚴(yán)謹(jǐn)、暢通的檔案交接登記簽字制度，制定詳細(xì)的檔案管理工作質(zhì)量控制細(xì)則。并加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的協(xié)調(diào)和溝通，落實(shí)巡視和檢查制度，定期和不定期對(duì)計(jì)劃生育檔案生成的各環(huán)節(jié)的節(jié)點(diǎn)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，每個(gè)月將監(jiān)督檢查情況及時(shí)公開(kāi)，讓單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)檔案歸檔率有更為詳細(xì)全面的認(rèn)識(shí)。然后根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果，對(duì)歸檔及時(shí)、質(zhì)量穩(wěn)定的單位和個(gè)人實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)，并將其與勞動(dòng)補(bǔ)貼、年終評(píng)獎(jiǎng)、職稱晉升等聯(lián)系起來(lái)。對(duì)歸檔不及時(shí)的單位和個(gè)人實(shí)施量化考評(píng)懲罰，對(duì)造成糾紛等不良影響的，對(duì)檔案管理人員采取停職、解聘等處罰措施。

3.5 執(zhí)行管理責(zé)任制度

嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí)檔案管理責(zé)任制，讓每個(gè)工作人員認(rèn)真履行職責(zé)，做好歸檔工作的每個(gè)細(xì)節(jié)，認(rèn)真把握每個(gè)要點(diǎn)。要對(duì)歸檔的及時(shí)性有充分認(rèn)識(shí)，在思想上足夠重視，提高歸檔工作質(zhì)量，及時(shí)完成每項(xiàng)任務(wù)和操作。要提高法律意識(shí)，保證計(jì)劃生育檔案質(zhì)量，書(shū)寫(xiě)、編號(hào)等各項(xiàng)工作嚴(yán)格按要求進(jìn)行，為及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔創(chuàng)造條件。將歸檔率水平與檔案管理人員的待遇、福利等聯(lián)系起來(lái)，讓他們從思想上重視該項(xiàng)工作，從制度上提升檔案歸檔率。同時(shí)也有利于提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，自覺(jué)完成檔案歸檔的每一項(xiàng)工作，有效促進(jìn)計(jì)劃生育檔案的歸檔率提升。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，提升計(jì)劃生育檔案歸檔率具有重要作用。作為檔案管理人員，應(yīng)該認(rèn)識(shí)其重要意義，結(jié)合檔案管理工作需要，落實(shí)各項(xiàng)制度措施，明確管理人員職責(zé)。從而更好適應(yīng)檔案管理工作需要，有效提升計(jì)劃生育檔案歸檔率，為各項(xiàng)工作開(kāi)展和正確決策提供參考和依據(jù)，促進(jìn)計(jì)劃生育檔案作用的充分發(fā)揮。

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