關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考

周宏麗+陳麗娟

摘 要：人事檔案主要記錄每個人的成長經(jīng)歷、政治面貌等人事信息，用于事業(yè)單位的選拔和提升的重要證明，所以人事檔案的管理非常重要。隨著我國不斷的改革，人事檔案的管理也越來越嚴(yán)格，為了適應(yīng)事業(yè)單位的改革，人事檔案的管理越來越備受大家的重視。目前，我國在管理人事檔案上存在諸多問題，這些問題將阻礙人事檔案管理的水平和事業(yè)單位對人才的選拔。本文針對人事檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析研究，提出了一些管理策略，以提升事業(yè)單位人事檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化；策略

人事檔案作為個人的重要信息材料，是事業(yè)單位用人的重要參考依據(jù)。人事檔案的管理，對我國事業(yè)單位人才的引進(jìn)有著重要指導(dǎo)作用。我國的事業(yè)單位目前存在著諸多問題，部門較多，工作成員的信息多種多樣，人員的流動速度也相當(dāng)快，使得人事管理難度較大。所以，我國要不斷加大人事檔案管理的力度，不斷完善人事檔案管理的制度，提高檔案人事管理人員的責(zé)任心等，使得人事檔案的管理工作能更好地適應(yīng)我國事業(yè)單位的發(fā)展和變化。

1 目前基層事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀與問題

1.1 忽視人事檔案管理的重要性

人事檔案的管理工作看似簡單基礎(chǔ)，所以很少受到工作人員的關(guān)注和重視，認(rèn)為管理檔案的工作人員平時只是進(jìn)行簡單的記錄和歸類儲存工作，只需保證做到不丟失和泄密就可以，所以長期處于一種被動的狀態(tài)，難以開展更高質(zhì)量的檔案管理工作。忽視人事檔案管理的重要性，將使得檔案的管理工作無法適應(yīng)新形勢下企事業(yè)單位的改革和發(fā)展。

1.2 管理方法滯后

隨著時代的不斷發(fā)展，人事檔案的管理方法顯然已經(jīng)不能再適應(yīng)當(dāng)前的形勢，所以，人事檔案的管理方法也要不斷進(jìn)行革新。目前，大部分檔案管理工作者都缺乏專業(yè)技能，對人事檔案的管理程序不太熟悉，嚴(yán)重影響著檔案管理的水平。而且，許多企事業(yè)單位對人事檔案管理的方法比較落后，還停留在人工或者半人工操作上，雖然已經(jīng)從紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)向電子檔案，但在管理上仍缺乏系統(tǒng)的管理，效率非常低。

1.3 收集工作缺乏力度

檔案的管理工作中最主要的就是人事信息的收集，現(xiàn)行的人事檔案管理制度還不健全，執(zhí)行力度不夠，檔案的管理人員缺乏專業(yè)性，使得檔案的收集工作不及時，材料分類不規(guī)范，收集的材料不全面，通過審核時常出現(xiàn)收集的材料存在虛假信息等情況，違背了人事檔案真實和唯一的管理要求。某企業(yè)對某部門的2000多名員工進(jìn)行人事檔案信息調(diào)查，發(fā)現(xiàn)年齡不符合入職要求的近200多人，工齡記錄不明確的將近100多人，還有一些事業(yè)單位考評、鑒定等書面材料都是雷同的套話，不能反映個人的真實情況，嚴(yán)重影響了人事檔案的管理工作和檔案的利用率。此外，材料信息進(jìn)行收集時，材料用紙不規(guī)范、破損、泛黃等現(xiàn)象，使得檔案的收集和整理難度加大。

1.4 檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高

隨著我國科學(xué)技術(shù)不斷地發(fā)展，對人事檔案管理方面起到了一定的推動作用，但我國計算機水平還是比較落后，在人事檔案的管理上沒有充分發(fā)揮其功能，在查看人事信息和資料檢索時仍然是人工操作，而沒有進(jìn)行無紙化讀檔，紙質(zhì)化檔案的工作量非常大，不僅使得調(diào)閱檔案資料時間加長，嚴(yán)重影響工作效率，而且，隨著時間的推移，紙質(zhì)會泛黃、破損，或者一旦發(fā)生了起火等意外事件，人事信息的銷毀會造成巨大的損失，不利于長期保存。雖然有的企事業(yè)單位都安裝了人事檔案管理系統(tǒng)的軟件，但是實用性不夠高，大部分只能進(jìn)行記錄和統(tǒng)計個人信息，并沒有對個人信息和有力的佐證材料原件進(jìn)行保存，信息化水平不高。

2 提高基層事業(yè)單位人事檔案管理成效的策略

2.1 加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)

我國企事業(yè)單位面臨著重大改革，在這個階段下，要想提高人事檔案的管理水平，首先就要加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)，人才是任何事業(yè)發(fā)展的源泉，培養(yǎng)和吸收一些有較強操作能力和創(chuàng)新意識較強的復(fù)合型人才，定期對檔案管理的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和思想教育，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和工作責(zé)任心，讓他們從思想上重視人事檔案管理的重要性，給他們創(chuàng)造條件去學(xué)習(xí)最新的檔案管理技術(shù)和方法，只有這樣才能提高檔案的管理水平和工作效率。

2.2 創(chuàng)新檔案管理思路

人事檔案的管理模式要不斷地進(jìn)行創(chuàng)新，只有摒棄陳舊的管理模式，才能適應(yīng)時代的改革和發(fā)展要求。我國目前正處于市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展階段，因此必須要在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下創(chuàng)新檔案的管理模式，它與社會的信息化程度是密不可分的。傳統(tǒng)的管理模式保密性、便利程度都比較高，但是過于封閉，人事檔案的利用水平較低，管理難度比較大，所以改變傳統(tǒng)的檔案管理思路、方法和技術(shù)，展開開放式的檔案管理模式勢在必行。充分發(fā)揮二者的優(yōu)勢，使得企事業(yè)單位能更好的使用和挖掘人才。

2.3 建立健全人事檔案管理工作制度

建立完善的人事檔案管理工作制度，可以提高檔案管理的工作水平。檔案管理工作是一項連續(xù)的、復(fù)雜的工作，需要一個完善的制度來制約，否則就會引起混亂，所以人事檔案的管理工作制度要不斷完善和落實。人事檔案的管理工作要嚴(yán)格按照制度的要求進(jìn)行實施，完善檔案管理的細(xì)則，杜絕虛假的信息入檔，并且對入檔的材料進(jìn)行規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的整合，保證收入的人才信息準(zhǔn)確、真實和實用。大力宣傳《檔案法》的規(guī)章制度，使得每個人知法守法，使得人事檔案的管理工作持續(xù)健康發(fā)展。

2.4 加強人事檔案管理的信息化建設(shè)

加強人事檔案的信息化建設(shè)，是人事工作水平的重要依托，也是對檔案信息需要的客觀要求。這就要求檔案管理部門采用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，不斷的引進(jìn)新的技術(shù)和設(shè)備，將文字和圖片等相關(guān)材料輸入到檔案管理系統(tǒng)中，利用相關(guān)的技術(shù)對其進(jìn)行轉(zhuǎn)換，形成具體的數(shù)據(jù)。不斷地更新檔案管理系統(tǒng)，使得信息的發(fā)布具有時效性，更好的為領(lǐng)導(dǎo)、部門提供他們需要的材料，方便他們查閱，提高人事檔案的利用水平。也可將無需保密的檔案信息發(fā)布到相關(guān)平臺，向社會和人員提供信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

2.5 注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質(zhì)量

目前，人事檔案的收集工作不夠嚴(yán)格，工作人員對檔案收集的重視程度低，一直處于被動的狀態(tài)，只有在需要時才會進(jìn)行查閱和審核，加大了調(diào)用檔案的時間和難度，所以不僅要從管理人員的重視程度上入手，加大財力物力的投入，不斷完善檔案的基礎(chǔ)性建設(shè)。檔案儲存的設(shè)施必須要保證檔案的安全和完整，為人事檔案的收集工作提供良好的條件和儲存環(huán)境。

3 結(jié)語

由此可見，我國人事檔案在進(jìn)行管理時存在諸多問題，這使得檔案管理的工作面臨著巨大挑戰(zhàn)。要想提高人事檔案管理的水平，就要不斷地加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)，注重人事檔案的管理質(zhì)量，創(chuàng)新檔案的管理思路，完善人事檔案管理的工作制度，提高人事檔案的信息化、規(guī)范化程度，為我國企事業(yè)單位和社會的發(fā)展提供重要的參考依據(jù)和保障。

參考文獻(xiàn)

[1]韓英偉.談克服人事檔案管理制度四大難點[J].安慶師范學(xué)院學(xué)報，2005（4）.

[2]李玲，蔣枝紅，黃虹，陳海燕.探討提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的現(xiàn)狀——以湖南省寧遠(yuǎn)縣為例[J].湖南行政學(xué)院學(xué)報，2011（03）

[3]黃耀儀.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議——各級地方關(guān)系之間的影響[J].邵陽學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版），2011（06）

[4]陳琦.現(xiàn)代信息技術(shù)背景事業(yè)單位人事檔案管理水平管理制度的改革——西安交通人事檔案管理制度建設(shè)例析[J].西安學(xué)報，2013（03）