計劃生育檔案歸檔工作存在的問題及解決方法

潘之柱+韓召杰

摘 要：計劃生育檔案歸檔工作具有重要作用，能保證檔案資料完整、提高檔案利用效率、促進(jìn)作用有效發(fā)揮。但目前歸檔工作存在不足，相關(guān)制度沒有嚴(yán)格落實，歸檔率比較低。為轉(zhuǎn)變這種情況，有效提升檔案歸檔工作水平，需要采取改進(jìn)和完善措施：嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)章制度、提高管理人員責(zé)任意識、落實歸檔管理工作流程，并建立落實獎懲激勵機(jī)制。

關(guān)鍵詞：計劃生育檔案；歸檔工作；規(guī)章制度；責(zé)任意識；獎懲激勵機(jī)制

歸檔工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，受到工作人員的普遍重視和關(guān)注。但在計劃生育歸檔工作中，由于一些工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，沒有嚴(yán)格落實相關(guān)制度措施，制約檔案歸檔工作效率提升，需要采取改進(jìn)措施。本文介紹計劃生育檔案歸檔工作的意義，指出存在的不足，并提出有效的解決方法，希望能為實際工作開展提供啟示。

1 計劃生育檔案歸檔工作的意義

在計劃生育檔案管理工作中，結(jié)合管理需要，提升歸檔工作效率是不可忽視的內(nèi)容，其重要意義表現(xiàn)在以下方面。

1.1 保證檔案資料完整

歸檔工作是檔案管理的重要流程，也是計劃生育檔案管理的重要內(nèi)容。在開展歸檔工作時，通過采取有效措施，遵循規(guī)范流程進(jìn)行歸檔，保證資料收集完整。有利于確保檔案資料完善，防止資料遺漏和丟失，進(jìn)而為計劃生育管理和決策提供參考和依據(jù)。

1.2 提高檔案利用效率

要想實現(xiàn)對計劃生育檔案資料的有效利用，首先就要做好歸檔工作。作為管理人員，通過嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)范措施，有利于避免檔案資料丟失，提高檔案歸檔率。進(jìn)而實現(xiàn)對歸檔工作的有效改進(jìn)，也為提高計劃生育檔案管理工作效率奠定基礎(chǔ)。

1.3 促進(jìn)作用有效發(fā)揮

加強(qiáng)計劃生育檔案歸檔工作，保證各項資料完整，能為管理和決策提供參考和依據(jù)。進(jìn)而方便使用者對檔案資料進(jìn)行查詢，有利于提高檔案資源利用效率，同時也能為各項工作的有效開展奠定基礎(chǔ)。

2 計劃生育檔案歸檔工作存在的問題

雖然歸檔工作具有重要作用，但在檔案管理工作中，相關(guān)制度沒有嚴(yán)格落實，一些工作人員素質(zhì)偏低，制約歸檔工作效率提升，存在的不足表現(xiàn)在以下方面。

2.1 制度沒有嚴(yán)格落實

雖然很多單位制定嚴(yán)格的歸檔管理制度，對各項工作開展具有重要的指導(dǎo)作用和價值。但在歸檔工作中，相關(guān)制度沒有嚴(yán)格執(zhí)行，一些工作人員歸檔和管理意識淡薄，難以有效規(guī)范歸檔工作，制約計劃生育檔案歸檔水平提升。

2.2 責(zé)任意識比較單薄

相關(guān)單位忽視提高檔案管理人員素質(zhì)，他們沒有嚴(yán)格執(zhí)行歸檔工作流程，信息技術(shù)應(yīng)用不到位，檔案管理數(shù)字化被忽視，影響歸檔工作效率提高。此外，也沒有建立完善的管理培訓(xùn)制度，難以提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，不利于激發(fā)他們的工作潛能，導(dǎo)致在歸檔管理工作中缺乏責(zé)任意識，制約歸檔管理的實效性提升。

2.3 管理流程不夠規(guī)范

歸檔管理有著明確的規(guī)范和流程，對各項工作開展產(chǎn)生重要指導(dǎo)價值。但在計劃生育歸檔工作中，相關(guān)流程沒有得到嚴(yán)格執(zhí)行和落實，工作流程不規(guī)范，相關(guān)細(xì)節(jié)沒有得到有效把握，不利于提升歸檔工作水平。

2.4 獎懲激勵沒有執(zhí)行

健全完善獎懲激勵機(jī)制有利于提升歸檔效率，充分調(diào)動檔案管理人員積極性。但在歸檔工作中，一些單位不注重激發(fā)工作人員熱情，獎懲激勵機(jī)制沒有嚴(yán)格落實。導(dǎo)致工作實效性不足，難以有效提升歸檔工作效率，也不利于激發(fā)檔案管理工作人員的主動性。

3 計劃生育檔案歸檔工作存在問題的解決方法

為彌補(bǔ)歸檔工作存在的不足，有效提升檔案管理的歸檔效率。結(jié)合計劃生育檔案管理工作需要，可以采取以下解決對策。

3.1 嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)章制度

歸檔管理工作的有效開展，工作效率提升，離不開健全完善的制度約束和規(guī)范。作為管理人員，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行歸檔管理各項制度措施，有效提升工作水平。首先，要制定健全完善的歸檔管理規(guī)章制度，明確歸檔管理目標(biāo)和流程，讓管理人員有效履行職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行和落實各項制度措施，提高歸檔管理制度化和規(guī)范化水平。其次，落實歸檔管理責(zé)任制。為防止相互推諉現(xiàn)象發(fā)生，在歸檔工作中要嚴(yán)格落實各項制度措施，明確管理人員職責(zé)，讓他們在規(guī)定范圍內(nèi)開展各項工作。進(jìn)而有效規(guī)范歸檔管理每個要點(diǎn)和工作流程，激發(fā)工作人員熱情。要增進(jìn)歸檔工作人員相互之間的聯(lián)系，加強(qiáng)協(xié)調(diào)與配合，相互形成合力，實現(xiàn)對各項規(guī)定的有效執(zhí)行，努力提高計劃生育檔案歸檔工作效率。最后，建立并落實管理培訓(xùn)制度，綜合采用課堂授課、現(xiàn)場參觀和訪問學(xué)習(xí)、相互借鑒和交流、觀看視頻等形式，熟悉歸檔管理工作流程，提高檔案管理人員綜合技能和素質(zhì)。并提高計算機(jī)應(yīng)用技能，掌握檔案數(shù)字化管理和應(yīng)用技巧，構(gòu)建歸檔管理信息工作平臺，順應(yīng)新時代和新形勢，促進(jìn)計劃生育檔案管理水平提升。

3.2 提高管理人員責(zé)任意識

認(rèn)真學(xué)習(xí)并掌握《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，讓歸檔工作的開展具有制度約束和規(guī)范。讓檔案管理人員有效增強(qiáng)責(zé)任意識，加強(qiáng)相關(guān)制度和工作流程的學(xué)習(xí)和交流，尤其是加強(qiáng)對檔案管理人員業(yè)務(wù)和技能培訓(xùn)。采用案例展示等形式，讓管理人員充分認(rèn)識歸檔管理的重要作用，增強(qiáng)歸檔意識和責(zé)任意識，努力提升歸檔工作效率，為計劃生育決策和管理創(chuàng)造條件。檔案管理人員還要主動作為，積極履行職責(zé)，在歸檔過程中做好資料審核工作，確保檔案資料完整，實現(xiàn)對資源的有效開發(fā)和利用。另外還要積極配合本單位檔案資料檢查工作，加強(qiáng)質(zhì)量審核，獲得本單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。進(jìn)而得到人力、物力、財力方面的支持，也為提升歸檔率，促進(jìn)檔案管理水平提高創(chuàng)造條件。

3.3 落實歸檔管理工作流程

計劃生育檔案歸檔應(yīng)該嚴(yán)格遵循工作流程進(jìn)行，推動各項工作制度化和流程化，有效約束和規(guī)范各項活動，努力提高歸檔工作實效性。管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行歸檔工作流程，定期對工作人員開展業(yè)務(wù)和技能培訓(xùn)，讓他們熟練掌握各項操作，努力提升工作效率。利用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，構(gòu)建歸檔管理信息系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)資源共享。對歸檔流程做好詳細(xì)記錄工作，統(tǒng)計每個月檔案的歸檔情況，為改進(jìn)服務(wù)和工作流程創(chuàng)造條件。設(shè)立專門負(fù)責(zé)人員加強(qiáng)檔案管理監(jiān)控，保證各項制度得到有效落實，讓工作人員嚴(yán)格按規(guī)范流程對計劃生育檔案進(jìn)行歸檔。

3.4 建立落實獎懲激勵機(jī)制

根據(jù)歸檔工作需要，建立并嚴(yán)格落實計劃生育歸檔管理獎懲激勵機(jī)制，激發(fā)管理人員積極性。對歸檔效率高，相關(guān)制度嚴(yán)格落實的單位和個人實施獎勵，包括物質(zhì)和精神上的獎勵。對沒有認(rèn)真履行職責(zé)，管理工作不到位的個人和單位采取懲罰措施。

4 結(jié)束語

作為計劃生育檔案管理的重要內(nèi)容，歸檔工作是不可忽視的環(huán)節(jié)。因此，管理人員在開展檔案管理時，應(yīng)該充分認(rèn)識其重要作用，結(jié)合計劃生育工作需要，健全并嚴(yán)格落實各項制度措施，努力提高管理工作效率和歸檔率。從而確保檔案資料完整，為計劃生育管理和決策提供參考和依據(jù)，促進(jìn)檔案歸檔工作水平提升。

參考文獻(xiàn)

[1]宋學(xué)民.新形勢下基層計劃生育檔案工作中存在的問題及解決對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014 （7），230-231

[2]何葉.人口和計劃生育檔案工作的科學(xué)管理[J].中國外資企業(yè)，2015（23），166

[3]于華.加強(qiáng)高校計劃生育檔案工作的意義和有效途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（9），60-61

[4]魏曉英.淺論計劃生育檔案管理存在的問題[J].蘭臺世界，2013（s1），34

[5]盛吉燕，周金蓮.淺談計劃生育檔案管理存在的問題及對策[J].科技傳播，2015（4），190