文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

嚴(yán)勁芬

摘 要：新時(shí)期背景下，文書檔案管理工作的重要性逐漸突顯出來(lái)，特別是經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，為文書檔案管理工作的開展提供了平臺(tái)，但同樣也面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。為此，應(yīng)科學(xué)合理地運(yùn)用現(xiàn)代管理手段與方法，注重文書檔案管理工作，盡可能增強(qiáng)文書檔案管理工作人員素質(zhì)，促進(jìn)文書檔案管理工作效率的提升。文章將文書檔案管理工作作為研究重點(diǎn)，闡述了其中存在的問(wèn)題與解決對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理工作；問(wèn)題；對(duì)策；分析

文書檔案能夠真實(shí)記錄各項(xiàng)工作，并且被當(dāng)作重要憑證，為歷史查證提供有價(jià)值的參考依據(jù)，同時(shí)還能夠正確地指導(dǎo)各項(xiàng)工作開展。而文書檔案管理工作人員應(yīng)正確認(rèn)知文書檔案的重要作用，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題并解決，進(jìn)一步增強(qiáng)文書檔案管理工作的水平。

一、文書檔案管理工作的重要作用

近年來(lái)，文書檔案管理工作在資源開發(fā)方面發(fā)揮著關(guān)鍵性作用，具體表現(xiàn)在文書檔案的憑證與參考作用兩方面。為此，必須要不斷強(qiáng)化文書檔案工作，以保證資源開發(fā)的作用得以充分發(fā)揮。而文書檔案能夠真實(shí)地記錄歷史，具備法律效用，不同于其他文獻(xiàn)，因此，文書檔案記錄的客觀性比較明顯。對(duì)于文書檔案記錄的方式而言，涵蓋了當(dāng)事人手稿、當(dāng)事人聲音與形象文件，所以真實(shí)性特征突出。而文書檔案可以真實(shí)地反映出實(shí)踐活動(dòng)的廣度，進(jìn)而為認(rèn)識(shí)自然并改造自然提供有價(jià)值的理論參考依據(jù)。

二、文書檔案管理工作問(wèn)題解構(gòu)

1.文書與檔案工作銜接不合理。文書檔案管理工作在各行業(yè)中的作用不斷增加，而通過(guò)對(duì)文書工作和檔案工作開展?fàn)顩r的研究與分析可以發(fā)現(xiàn)，兩者間存在緊密的聯(lián)系，但同樣也有所差異。為此，在文書檔案管理工作開展過(guò)程中，必須要對(duì)兩者關(guān)系予以正確地處理，進(jìn)一步增強(qiáng)工作質(zhì)量與效果。然而，文書工作和檔案工作在銜接程度方面并不理想，管理體系與制度也尚未完善，對(duì)文書檔案管理科學(xué)性以及規(guī)范性產(chǎn)生了直接的影響，同樣也阻礙了文書檔案管理工作水平的提高。

2.文書檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高。因文書檔案管理工作的重要性不斷增加，所以，只有提高工作人員綜合素質(zhì)才能夠滿足工作的具體需求。然而，大部分單位文書檔案管理工作人員的專業(yè)水平不高，所掌握的基礎(chǔ)知識(shí)也不全面，綜合素質(zhì)有待提高。在實(shí)踐管理中，工作人員的操作不熟練，導(dǎo)致工作規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性嚴(yán)重缺失，直接影響了文書檔案管理工作的開展。為此，基于檔案管理工作的改革，應(yīng)強(qiáng)化文書檔案管理人員素質(zhì)，為檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。

3.文書檔案管理工作被忽視。目前，大部分單位文書檔案管理工作都沒(méi)有得到領(lǐng)導(dǎo)重視，究其原因，檔案管理工作的發(fā)展時(shí)間不長(zhǎng)，尚未被社會(huì)重視，且在認(rèn)知文書檔案資源重要作用方面存在偏差，所以直接影響了文書檔案管理工作的效果。另外，在實(shí)踐管理過(guò)程中，在文書檔案管理工作中的投入力度也不到位，難以直接形成效益且落實(shí)效果差強(qiáng)人意，對(duì)文書檔案管理工作的質(zhì)量與效率帶來(lái)了極大的影響。

三、完善文書檔案管理工作的有效途徑

1.重視文書與檔案工作的銜接效果。在文書檔案管理工作中，文件與檔案質(zhì)量的影響作用較大，所以，必須要高度重視兩者銜接的規(guī)范化，這同樣也是推進(jìn)文書檔案工作開展的前提條件。而在實(shí)踐管理中，一定要增強(qiáng)對(duì)于文書檔案管理工作的重視程度，認(rèn)知文書檔案管理的重要作用，確保文書材料歸檔與立卷更加準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)文書與檔案工作發(fā)展的一體化。其中，審核文件材料的過(guò)程中，一定要檢查紙張文體與大小，增強(qiáng)文件的標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性，以免出現(xiàn)字跡不清晰與胡亂涂改的問(wèn)題。為此，需要對(duì)各種材料進(jìn)行全面收集，確保文件發(fā)放的準(zhǔn)確性，根據(jù)詳細(xì)的要求登記并補(bǔ)充，進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案工作的開展，增強(qiáng)檔案管理水平。

2.強(qiáng)化部門間互動(dòng)。為了增強(qiáng)文書檔案利用效率，最關(guān)鍵的就是要收集文書檔案，確保檔案質(zhì)量。在這種情況下，需要注重部門與部門之間的互動(dòng)，使工作人員能夠主動(dòng)了解不同部門的數(shù)據(jù)信息，掌握全新材料，全面優(yōu)化文書檔案管理工作，進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案管理工作效率的提高。另外，還應(yīng)當(dāng)適應(yīng)單位未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，為決策提供有價(jià)值的參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的全面發(fā)展。

3.建立并健全管理制度。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，文書檔案管理工作全面推進(jìn)，所以，需要建立并健全管理制度，才可以有效地促進(jìn)文書檔案管理工作的開展。其中，應(yīng)盡可能細(xì)化程序與規(guī)定，重視實(shí)用性與操作性，將管理制度的監(jiān)督作用與約束作用充分發(fā)揮出來(lái)。在簽發(fā)公文的時(shí)候，一定要按照公文簽發(fā)條例進(jìn)行，不允許發(fā)放無(wú)效文件，在經(jīng)過(guò)復(fù)審與核對(duì)以后才可以送至相關(guān)部門。若文件內(nèi)容要修改，也應(yīng)當(dāng)遵循程序要求復(fù)審，尤其是幅面的尺寸與字體字號(hào)等，保證文書檔案管理的規(guī)范化，增強(qiáng)文書檔案管理的實(shí)際作用。另外，還應(yīng)當(dāng)重視發(fā)文稿紙與文件處理單等內(nèi)容要準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔，保證文件發(fā)放范圍更加合理，有效控制文件數(shù)量，以免文書檔案管理工作出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題。

4.定期開展文書檔案管理工作人員的培訓(xùn)活動(dòng)。文書檔案管理工作的實(shí)踐過(guò)程中，要想保證工作開展的有序性，必須要定期組織專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，確保工作人員綜合水平的提升，從根本上提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。其中，在收集文書檔案過(guò)程中，要嚴(yán)格檢查文字規(guī)范性，并在分類方式的幫助下有效整理并利用文書檔案。另外，文書檔案管理應(yīng)統(tǒng)一，尤其是文號(hào)的編發(fā)與標(biāo)題制作以及文件選用和附件等等，經(jīng)過(guò)仔細(xì)核對(duì)以后，根據(jù)具體程度登記并傳閱，以保證文書檔案歸檔的正確性。同時(shí)，文書檔案目錄編號(hào)要科學(xué)，確保文書檔案查閱更方便。通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備的運(yùn)用，明確檔案目錄與檢索條件，進(jìn)而確保文書檔案利用率。在這一環(huán)境下，文書檔案管理工作人員必須要不斷強(qiáng)化自身技能，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)予以完善，全面優(yōu)化文書檔案結(jié)構(gòu)，全面提高文書檔案管理的水平。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，單位檔案管理水平的提高同樣要求文書檔案管理工作不斷完善，給予文書檔案管理工作高度重視，為檔案資料使用價(jià)值與質(zhì)量的提高奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。為此，應(yīng)結(jié)合不同單位的文書檔案管理狀況，全面收集文書檔案，加大相關(guān)規(guī)章制度的完善力度，在提升文書檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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